健全に会社を運営していくためには、働くスタッフのシフト管理が重要です。

しかし、一人一人のスケジュールの希望やスキルの差によってシフトをいちいち組まなければならなかったり、急な欠勤にシフト管理で対応しなければならないこともありますよね。

シフト管理はジグゾーパズルのように複雑であり、多くの時間と手間がかかるため、管理者にとってストレスになってしまうことが多いのです。

そんな複雑なシフト管理のお悩みを解消するために、シフト管理ツールの導入を検討してみませんか?

シフト管理は大変すぎる?

シフト管理ツール10選|クラウド化・一元管理することのメリットとは? | Senses Lab. | 1

働くスタッフのシフト管理に悩まされている経営者やマネージャーは多いですが、実際にどのような面で苦労しているのかを調べてみました。

調査対象が飲食店に限定されてしまいますが、2017年に飲食店.COMが飲食店経営者・運営者200名を対象に行ったアンケート調査によると、シフト作成にかかる時間は6割の店舗で「1時間以内」と回答した一方、9%の店舗は「3時間以上」と回答しています。
このうち約7割が11名以上のスタッフを抱えている店舗であり、スタッフの人数が多いほどシフトの調整に時間がかかってしまっていることが分かっています。
学生のアルバイトが多い飲食業界では、試験やレポートなどのスケジュールがあるためシフト希望を尊重してシフトを組まなければいけませんが、それらの調整や希望のヒアリングなどにも時間がかかっているのかもしれません。
シフト調整に時間がかかってしまうと、スタッフにシフトを開示するのがギリギリになってしまい、修正の希望があっても対応できないということも起こりえます。

更に、管理者にとっては、人件費とシフトのバランスも頭を悩ませるポイント。
人件費を抑えるために最小人数でシフトを組んでいると、スタッフの急な欠勤が一人でもいれば対応できないことも多々あります。
また、スキルや経験年数によってスタッフの時給が異なる場合、時給・勤務時間・土日などの割増などの給与計算にも時間がかかってしまいます。

スタッフと管理者視点でのシフト管理ツールの魅力

飲食店.COMの調査によると、50.5%の店舗が紙ベースでシフト管理をしていると回答。
43.0%がExcelなどのofficeツール、残り6.5%がシフト管理ツールを導入していると回答しています。
2017年の調査なので、現在はもっと増えているかもしれませんが、いまだ紙ベースでシフト管理をしている企業も多いでしょう。
しかし、先述のシフト管理のお悩みを軽減させるためにも、シフト管理ツールの導入は非常にメリットのあることです。

スタッフは、シフトの希望を期限日までに提出する必要がありますが、シフト管理ツールであればアプリなどで手軽に提出することができます。
出勤希望日やお休みの希望だけでなく、勤務可能な時間帯まで指定することが可能。
プッシュ通知などで提出期限日をお知らせしてくれるため、希望を出し忘れることもありません。

また、管理者側にとってもメリットがあります。
まず、スタッフのシフト希望をシステムで一括管理することで、シフト管理の工数を軽減。
スタッフのスキルを登録しておけば、希望とスキルを基にしたシフトを自動的に組むことができるようになります。
更に、システムが人手不足の日や時間帯を判断してくれるため、アプリでスタッフにヘルプの要請を出すこともできて、もっと働きたいスタッフへ効率的に情報を共有できる仕組みが構築されるのです。
他にも拠点がある企業であれば、他店舗への協力要請もツール上で可能。
繁忙期でも慌てずに済むようになりますよ。

シフト管理をクラウド化することで解決する6つの問題

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1.シフト収集・共有、作成工数を削減
今まではスタッフがメールや紙でシフト希望を提出していた企業も、クラウド化することで全スタッフのシフト希望を一括管理することができるようになります。
希望シフトがそのまま自動でシフトに反映されるため、管理者はそこからスキルや忙しさなどによって調整するだけで済みます。
シフト希望の提出期日を設定することで漏れもなくなりますし、確定したシフトはすぐにスタッフに通知されるためスタッフのストレスもなくなります。

2.偏りをなくす
ツール内で仕事内容やスタッフのスキルなどを「人時」の単位で管理することで、日ごと・月ごとに必要となる人時も可視化し、偏りやムラのないシフト配置が可能になります。
今まで能力の高いスタッフに負担が大きかった企業も、クラウド化することで全スタッフのスキルや希望が可視化され、モチベーションを高めるシフト管理ができるようになるのです。

3.ヘルプの調整がしやすくなる
人手が足りない日に「Aさん、○月○日に出られる…?」とスタッフに直接聞くのは、意外と管理者にとってストレスの溜まることです。
しかし、シフト管理ツールを導入すれば人手が足りない日をスタッフへ通知できるため、ヘルプの要請が簡単。
また、エリア内の他店舗へのヘルプ要請もできるため、自分の店舗へヘルプを送ってもらうだけでなく、人手が余ったときに他の店舗へ応援を送ることもできます。

4.人的ミスをなくす
紙やExcelでシフト管理をしていると、いざ当日になってから人手が足りなかったり、給与計算が間違ってしまったりするという人的なミスが発生しやすくなってしまいます。
しかし、シフト管理ツールを利用することによってシフト作成や給与計算が自動化されるため、それらの人的ミスも防げるようになり、今まで修正などにかけていた時間や労力もなくなります。

5.不正防止
タイムカードで勤怠管理をしている場合、スタッフが勤務時間を偽装することは意外と簡単にできてしまいます。
勤務時間を偽ることで給与が上乗せされてしまうため、店舗の人件費もかさんでしまうだけでなく、スタッフとの信頼関係もなくなってしまいます。
そのような不正を防止するときにも、シフト管理ツールが活躍してくれます。
ツールにもよりますが、出勤時間・退勤時間の打刻の方法が、GPS、ICカード、顔や指紋の認証、専用端末などにより、不正な打刻を徹底的に防ぎます。

6.ペーパーレス化
シフト管理をデジタル化することで、ペーパーレスにも貢献することができます。
ペーパーレス化することでコスト削減やデータ管理の効率化にもつながり、働きやすい環境が実現するでしょう。

タイプ別シフト管理ツール11選

1.   らくしふ

らくしふ

「らくしふ」は、LINEを用いて、シフト管理効率化から利益率向上まで繋げるシフト管理ツールです。外食・小売・アミューズメント業界を中心に導入店舗数は4,500店舗を突破しており、シフト管理業務の90%以上の削減や、他店舗間のヘルプ機能の活用による月間数百万円分のリソースの創出など、様々な成功事例が生まれています。

【料金】
・初期費用:1万円/店舗
・月額:お問い合わせ
店舗数ごと課金プランやユーザー数ごと課金プランなど
業種・業態に応じてご用意

【URL】
https://rakushifu.jp/

2.king of time

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勤怠に関わる豊富な機能を備えた「king of time」は、2019年の富士キメラ総研調査で勤怠管理Saas市場における利用ID数が1位に輝いたツールです。
シフト管理の機能も充実しており、スタッフはスマホやパソコンからシフト申請や確認が簡単にできます
スケジュールと実際の勤務時間、人件費、各拠点の勤怠データなどの予実管理が一括でできるため、煩雑な勤怠管理も楽に行えます。
「早番」「遅番」などのスケジュールパターンを登録しておき、それを割り振るだけなので、スタッフの人数が多い企業でも効率よくシフトを組むことができますよ。

【料金】
月額300円/人

【URL】
https://www.kingtime.jp/function/shift/

3.ジョブカン

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4万社を超える導入実績をもつ「ジョブカン」は、シフト管理だけでなく、出勤管理や有給申請管理など勤怠管理の幅広い作業が効率的に行えます。
スタッフの希望シフトを自動反映させたり、人員の過不足を自動判定したりするため、シフト管理に掛けていた工数も大きく軽減されるでしょう。
タスクごとの工数集計や超過労働対策などの機能もあり、管理者の手間を省きます。
利用する機能の数に応じて利用料金が異なるため、自社に必要な機能のみを厳選して利用することができるのも嬉しいポイント。

【料金】
・無料プランあり
・1機能利用:月額200円/ユーザー
・2機能利用:月額300円/ユーザー
・3機能利用:月額400円/ユーザー
・4機能利用:月額500円/ユーザー

【URL】
https://jobcan.ne.jp/

4.  jinjer勤怠

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「jinjer勤怠」は、スタッフだけでなく管理者側のソフトもタブレットやスマホに対応しているシフト管理ツール。
最大の特徴がAI。
搭載されているAIがスタッフのエンゲージメントを分析することで、退職などを未然に防ぎます。
シフト管理、打刻、集計が一括管理できることで、人的ミス防止や工数削減にもつながります。
また、同社から提供されている人事、コンディション、労務などの他のツールを組み合わせて利用することで、人事データを一つのプラットフォームで管理できるようにもなります。

【料金】
jinjer勤怠のみを利用する場合は
・初期費用10万円
・月額300円/人

【URL】
https://hcm-jinjer.com/kintai/

5.CLOUZA

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シンプルで分かりやすいシフト管理ツールの「CLOUZA」は、初めて勤怠管理システムを導入する企業や今まで多機能すぎて使いこなせなかった企業におすすめです。
基本的なシフト管理や集計、リアルタイムでの勤務状況の可視化、GPSによる位置情報の確認のほか、弥生給与やマネーフォワードなどの給与管理ソフトと連携して自動で給与計算も可能。

【料金】
月額200円/ユーザー

【URL】
https://clouza.jp/

6、Optamo(オプタモ)

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スタッフのシフト希望やスキルなどの複数の条件を統計解析の技術を使ってシフト調整してくれる「Optamo」。
人手が不足しているときに空いているスタッフに募集をかけたり、他の拠点へ応援を要請したりできるため、人材を有効に活用できます。
シフト申請や確認はスタッフ専用サイトを利用するため、情報共有も効率化。

【料金】
お問い合わせ

【URL】
https://www.optamo.jp/

7.Shiftee

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シフト管理ツール「Shiftee」は、スタッフごとのスキルを登録することで店舗ごとの偏りをなくしたり、連続勤務や超過勤務スタッフにアラートを通知することで労務管理をしたりすることができます。
スタッフごとのシフト希望と、店舗ごとの必要人数から、AIが自動でシフトを作成することも可能。
シフト作成にかけていた工数を削減し、マネジメントに専念することができます。

【料金】
・LIGHT版:月額200円/ユーザー
・FULL版:月額400円/ユーザー
・FULL版+自動作成オプション:月額500円/ユーザー

【URL】
https://www.shifteeapp.jp/

8.マネーフォワードクラウド勤怠

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働き方関連の法律にも対応した機能を利用できる「マネーフォワードクラウド勤怠(MFクラウド勤怠)」。
基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制などの就業形態に応じて、柔軟にシフト管理・勤怠管理をすることができます。
マネーフォワードクラウド給与とのAPI連携で、給与の自動計算も楽に行えます。

【料金】
お問い合わせ

【URL】
https://biz.moneyforward.com/attendance

9.スマレジ・タイムカード

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勤怠管理、給与計算、日報管理、マイナンバー管理など、人事・労務に関わる業務を一括管理できる「スマレジ・タイムカード」。
スマレジと連携させることで、売上金額や来店客数などから最適化されたシフトを作成できます。
経営状況と勤怠状況を連動して分析することで、経営判断や経営分析に大きく貢献。
利用したい機能に応じてプランも変更できるため、自社に合わせた運用が可能です。

【料金】
・スタンダード:30名まで月額0円、31名以上の場合は+月額100円/人
・プレミアム:10名まで月額2,000円、11名以上の場合は+月額300円/人
・エンタープライズ:10名まで月額6,000円、11名以上の場合は+月額600円/人

【URL】
https://timecard.smaregi.jp/

10.Rshift(アールシフト)

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特に小売業やサービス業で必要となる機能が充実している「Rshift」は、人時でシフトを考えることで無駄やムラをなくすことができるシフト管理ツールです。
レイバースケジューリング(LSP)理論、統計分析手法、数理最適化手法などを活用しているため、簡単に高精度なシフトを作成可能。
シンプルなデザインで、誰でも使いやすいUIを追求しています。

【料金】
・初期費用50万円
・月額300円/人

【URL】
https://www.rshift.jp/product.php

11.Sync Up(シンクアップ)

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専任の担当者が導入から定着までをサポートしてくれるシフト管理ツール「Sync Up」。
店舗ごとの課金のため、お試しで数店舗から始めることも可能です。
希望シフトが自動反映されたシフト表を管理者が調整するだけなので、シフト作成にかけていた工数を大幅軽減。更に、日頃頑張っているスタッフにメダルを送れる機能もあり、スタッフの満足度やモチベーションの向上も期待できます。

【料金】
・無料プランあり
・ストア:月額6,000円/店舗
・エリア:月額8,000円/店舗
・エンタープライズ:月額16,000円/店舗

【URL】
https://www.sync-up.jp/

終わりに

今まで作成や調整に時間がかかっていたシフト管理も、クラウドツールを導入することで大幅に工数を削減することができます。
紙やExcelでは見えてこなかったデータも可視化できるため、スタッフの勤怠を経営戦略にも活かすことが可能になりますよ。
シフト管理や勤怠管理を自動化してマネジメントに注力することで、売上拡大を目指しましょう!

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