Excelでの営業管理が限界になった時の対処方法とは?

Excelで営業管理をしていると、こんな疑問を感じませんか?

「上手くいってる感じだけど、本当に上手くいっているのか?これがベストな方法(正しいやり方)なんだろうか・・・?」

他の方法を知らなかったり、Excel以外で営業管理をしたことがなければ、こうした疑問を持つのは当然です。

そこで今回の記事では、今やっているExcel管理をもっと上手くやる方法と、SFA(営業支援システム)を導入して抜本的に改善する方法の2つをご紹介したいと思います。

Excelの営業管理に限界を感じたらどうする?

Excelの営業管理に限界を感じたらどうしたらいい?2つの解決方法|Senses.Lab|1

営業管理は、営業活動のプロセスごとの数値データを分析することで課題を発見し、改善していくことを目的としています。

数値データを使うことから、Excelで管理をしている会社が多いと思います。

そこで、もし今の時点で、
・いろんなところにデータが散らばっていて見づらい
・複数のシートに同じ情報を入力しなくてはいけない
・案件数が増えて、データ集計が大変
・入力の抜け漏れが増えてきた気がする

・・・といった限界を感じているのであれば、取るべき方法は2つに1つ。①Excelの管理方法を見直す(効率的に管理ができるように改善をする)か、②SFA(営業支援システム)を導入するか、です。

注意点として、いきなり②から始めるのはおすすめできません。

まずは①で管理方法を見直して、改善できないかどうかを試してみてください。

そのあとで導入を検討しても、遅くはありません。

Excelで管理を続けるか、それともSFAを導入するかを考えるポイントは、「管理したいデータはそもそも何か?」「上手く管理をするために必要な機能は何か?」を考えてみることです。

Excelの得意分野は「データを残すこと」と、「データを集計・分析すること」です。

例えば、顧客ごとの売上だけを管理するのであれば、顧客情報と売上高のデータさえ残しておければよく、顧客の規模別の売上高などは簡単にグラフにできます。

これだけのデータしか扱わないのであれば、Excelの機能で十分。

管理方法を改善することで、ぐっと使いやすくなります。

しかし、もっと大量の情報を扱ったり、他の機能も必要な場合にはSFAを導入したほうがいいでしょう。

それでは早速、①の方法から見ていきましょう。

①Excelの管理方法を見直す(効率的に管理ができるように改善をする)

・複数の関数を組み合わせて、面倒な集計を簡単にできるようにする
・マクロを使って複数の手順を自動でできるようにする
・フィルタリング機能を組み合わせて、検索や分析をしやすくする

・・・といった感じでExcelの機能を使いこなすことで、たいていの顧客管理はできてしまいます。

さらに、

1.顧客情報の保存
2.日報管理
3.見積書、請求書の管理
4.営業成績の集計・分析

上記の4点については、Excelの機能だけでも上手く管理することができます。具体的な手順は、それぞれ以下の通りとなります。

1.顧客情報の管理

1つのシートに入力するデータが多くなればなるほど、情報が見づらくなり、上下左右にスクロールしなければならくなってしまうのが、Excelの欠点の一つです。

この欠点は、以下の工夫によって回避することができます。

・罫線を利用して、全体の構造をはっきりさせる
・1行目、1列目、重要な行・列に色をつける
・「ウィンドウ枠の固定」機能を使う

上記の2つは、たいていの人が使いこなしているでしょう。

そこで、最後のウィンドウ枠の固定について、説明したいと思います。

会社ごとに行を追加して、列に顧客情報を記入する場合。

顧客が増えると上下にスクロールする回数が増え、顧客情報が増えると左右にスクロールしなくてはならなくなります。

これをできる限り最低限にできるのが、「ウィンドウ枠の固定」機能です。

Excelの表示>ウィンドウ枠の固定から、設定することができます。(設定後に解除したい場合には、「ウィンドウ枠の解除」というボタンをクリックします。)

何もしない状態ですと、このように情報が途切れてしまいます(画面では担当者電話番号が途切れています)。

しかし、B列(会社名)を選択して「ウィンドウ枠の固定」をクリックすると・・・

会社名を表示させたまま、見たい情報を同時に表示させることができ、間違いが起こりにくくなります。

また、取引先が増えてきて行を追加する場合は、6行目の項目名が書かれた部分を固定することで、情報が見やすくなります。

2.日報管理

日報のように決まったフォーマットを使う場合には、シートのコピーが便利です。

シートの下部にあるシートの名前が書かれた部分(初期設定ではシート1、sheet1などとなっています)を右クリック>移動またはコピー>コピーを作成する、という手順でシートのコピーを作成することができます。

日報のフォーマット(雛形)を作っておき、日付ごとに新しくシートをコピーして追加し、ひと月分をファイルにまとめて提出してもらうことで、管理もしやすくなります。

3.見積書、請求書の管理

見積書や請求書は、白、水色、白・・・といったように、1行ごとに飛ばしながら色をつけると、とても見やすくなります。

設定方法は簡単です。

▼詳細部分の1行目の項目を除いた全体を範囲選択
▼ホーム>条件付き書式>セルの強調表示ルール>その他のルール>数式を使用して書式設定するセルを決定の項目を選択
▼以下の関数を入力する
「=MOD(ROW(),2)=0」
▼色を選択する

4. 営業成績の集計・分析

Excelでの集計・分析、グラフ化には、「フィルタ機能」が便利です。

ホーム>(一番右側にある)並べ替え/フィルタの▼をクリックすると、数字を小さいものから大きなものへ(昇順)、大きなものから小さなものへ(降順)に、簡単に並べ替えることができます。

売上高の高い順に並べ替えたい時には、降順を使えばいいわけですね。

地域別の営業担当ごとに売上高を調べたい場合にも、このフィルタ機能を組み合わせることで、確認できます。

フィルタリングしたデータはグラフにもできますので、見やすく&わかりやすいレポートを作ることができます。

②SFA(営業支援システム)を導入する

Excelでもかなりの管理ができてしまうので、「これならSFA(営業支援システム)を導入する必要はないなぁ。」と思った方が多いのではないでしょうか。しかし、この時点で判断してしまうのは早計です。

営業管理の中で最もデータ量が多い「案件管理」については、Excelではかなり難しいと言わざるをえません。

というのも、案件管理では、商談日、取引先、営業担当者、商材、商談の経緯、商談内容、案件の進捗、受注の確度、受注予定日、売上予測額、営業メンバーの行動履歴・・・などなど、さまざまな情報が必要で、これを1社ずつ作るとなると、かなりの時間と工数がかかってしまうからです。

また、顧客情報などは1度入力すればOKなものがほとんどですが、案件管理は状況に応じて、日々更新や追加されていくものです。

こうなると、集計や分析、グラフ化をするのは困難を極めます。

そこで検討していただきたいのが、SFA(営業支援システム)の導入です。

営業が効率化された、売上がアップしたというメリットがある反面、定着しなかったなど導入が上手くいかなかったという声も聞かれます。

導入を検討する際には、以下の3つのポイントを考えてみると、成功の確率が大幅に上がります。

1.導入目的と課題が明確になっている

「誰が」、「どのように使って」、「どんな成果を挙げたい」のかを明確にし、そしてそれがSFAの導入で解決できる、と納得できてから導入しましょう。

※SFAで解決できる課題については「営業支援ツール(SFA)が解決できる課題とは?」で、詳しく説明しています。

2.価格と機能のバランスが自社に合っている

機能は多い方が良いと考えがちですが、初めて導入するのなら、自社の課題を解決できるシンプルな機能があれば十分です。

価格も、高い方がいいというわけではなく、まずは小さく始めてみるのがおすすめです。

3.使い勝手がいい

見た目がいいとか世間の評価が高いという基準ではなく、実際に入力を行う現場の営業が操作しやすいツールを選びましょう。

無料で試せるトライアルなどで、現場の営業に使ってもらうと失敗が少ないです。

選ぶといっても、SFA(営業支援システム)は国内・海外を含めると数十以上のサービスがあり、いくつかに絞り込むのも難しいかと思います。

営業支援ツール・システム(SFA)39選比較 | 2017完全版 | 価格・特徴・導入事例」で、Senses Lab.おすすめのSFAをご紹介していますので、比較・検討の際には、ぜひご覧ください。

営業支援システムを導入するメリット

Excelの営業管理に限界を感じたらどうしたらいい?2つの解決方法|Senses.Lab|2

最後に、SFA(営業支援システム)を導入するメリットを見ておきましょう。

①営業マネージャーから見たSFA導入の効果

1.営業活動が見える化される

顧客の予算や競合データ、各営業がどのフェーズや行動に時間をかけているのか、といったことがリアルタイムで把握できることで、受注確度の判断やより的確なアドバイスができます。

2.イレギュラーを発見しやすい

進捗が止まったままの案件や、値引額が大きすぎるなど、通常とは違う状態の商談や案件を、早期に見つけることができます(アラート機能があるSFAもあります)。

3.数字をすぐに把握できる

業績報告や会議の際に必要な、数値レポートを簡単につくることができます。

これまで2時間ほどかかっていた集計作業が、たった4分でできるようになったという事例もあります。

②現場から見たSFAの導入効果

1.ネクストアクションがわかる

過去に、自分や他の営業メンバーが成功した行動パターンをSFAで知ることで、受注率を上げることができます。

2.ミスや漏れを防げる

アラート機能や、上司・同僚に情報が見えていることで、長期間訪問していない顧客や、やり残していることを漏れなく把握できます。

3.報告時間を短縮できる

決められた項目をプルダウンで選択して、簡単に報告できます。

③経営者から見たSFA導入の効果

1.経営戦略の立案に活かせる

市場や顧客、組織全体の状況がリアルタイムでわかるので、情報に基づくスピード感のある経営判断ができるようになります。

2.教育コストの削減

SFAでナレッジの共有ができるため、先輩に聞かなくても、提案資料や行動の勝ちパターンを学ぶことができます。

新人への教育コストもぐっと下げることができます。

おわりに

Excelの営業管理を改善する方法と、SFAを導入する時のポイントとメリットについて解説してきました。

チームメンバーが少人数で、案件数が100件以下など、扱う情報・データが少なければ、Excel管理でも十分に事足ります。

しかし、メンバーや案件が増えてくるとともに、入力や更新が必要な項目も増え、集計や分析の手間はそれ以上に煩雑なものになっていきます。

また、Excelには一覧性がないため、入力の漏れやダブりが発生しがちで、そうなると対応を忘れたり間違ってしまうというトラブルもおきかねません。

Excelは、データ量が多い状態で同時に複数名が使うと動作が重くなったり、保存がしにくく壊れやすい状況になります。

こうなる前に一度、改善方法を試してみたり、SFA(営業支援システム)の導入を検討してみていただければと思います。