多くの企業で活用されている日報ですが、形式が決まっていないケースも多く、部下に何を書いてもらうか悩む管理職の方も多いかと思います。

しかし、業務日報はただ書けば良いのではありません。

目的を理解して整理をしてから書くことで、作業の効率化に役立てたりコミュニケーションに役立てたりすることができます。

今回は、作業の効率化に役立つ日報の書き方をご紹介します。

日報の目的とは

日報の書き方一つで業務が効率的に!部下に日報を定着させるポイント | Senses Lab. | 1

業務の可視化やコミュニケーションツールなど、多彩な目的で使用される日報。

日報を書くことを部下に義務付ける前に、「なぜ日報を書くのか」をきちんと説明することで、より有意義な日報になります。

チーム内での情報共有

「日報を書く人」と「日報を読む人」、相互の情報共有ができるのが日報のポイントです。

日報は単に部下と上司が読むだけではなく、チームメンバー全員で共有し確認をすることができるようにしましょう。

そうすることで、メンバー全員の業務内容や業務量を理解し、適正な人物・人員で作業を分担することができるようになります。

業務を可視化する

部下が日報を書いて提出することで、その日一日の仕事の流れをチームリーダーが確認することができます。

また、日報で業務内容を可視化することで、どの業務に、どのくらいの時間が掛かるのかを可視化することができます。

日報は書いている部下のマネジメントに活用できるだけではなく、より効率的な作業分担を行うことができるのもメリットの一つといえるでしょう。

日報を書く・提出することで、業務の棚卸を行い、どんな業務にどのくらい時間が掛かってるのかを知るだけではなく、やるべき仕事・価値を知ることができるようになります。

コミュニケーションを円滑にする

日報は業務の報告をするだけではなく、コミュニケーションツールとして活用することも可能です。

商談で外出が多い日は、朝から夜まで帰社できないということもありますよね。

会話のやり取りが少なかったとしても、日報を見ることで管理職の人は仕事の進捗だけでなく、部下のコンディションを知ることができます。

たとえば、「妻が妊娠しました」というコメントがあれば、出産日前後に休暇を取ると予測できるので、あらかじめスケジュールに配慮をすることができますよね。

日報には、社内であったことや週末の様子、近場のランチ情報など、コミュニケーションに役立つ情報があれば記入してもらいましょう。

また、悩みや問題点が書かれていれば、大きな問題に繋がる前に適正な対応を取ることが可能です。

業務改善に役立つ日報の書き方

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日報は、時間を掛けて書けば良いという訳ではありません。

効率的に日報を書いて業務改善に繋げる方法をご紹介します。

テンプレート化する

まず、日報のテンプレートを作り情報を蓄積できるようにしましょう。

▼日時
2017年10月16日 18:00
▼記入者
Senses 太郎
▼業務内容
9:00~10:00 株式会社〇〇様 打ち合わせ
      →議事録送付済
      →内田さんにお見積りを依頼し、再度ご連絡。
       (内田さんに依頼済み、23日までに対応をお約束)
10:30~12:00 □□様 サポート対応
      →先方の都合で、Sensesの設定作業をサポート対応。
      →以前も同じようなことがあり、工数を割かれたため、今後は費用をもらいたい。
13:00~15:00 △△株式会社様 打ち合わせ
       →トライアル利用のフィードバックあり(議事録参照)
       →同条件で契約延長決定(~2018年11月)
16:00~16:30 メール対応
16:30~18:00 ◎◎様 提案書作成
       →Sensesの利用方法に関して、提案書を作成。
       →来週、提案予定なのでチェックをお願いしたいです。

▼所感
【社内共有】
見積書のテンプレートが共有フォルダ内から移動されていました。
原本は上書きせず、必ず共有フォルダに残すようにして欲しいです。
個別のサポート依頼の際は、個別事情は汲みますが特定の業務に関しては費用が発生するという規定があると嬉しいです。

【営業申し送り】
△△株式会社様ですが、決裁権を持つのは鈴木様のようです。
競合サービスとの比較資料への反応が良かったです。

【その他】
週末は友達とバーベキューに行ってきました!
平和の森公園は、有料のアスレチックがあり、お子さん連れでも楽しめると思います。
社内レクでも活用できそうです。

伝わりやすいポイントを押さえた日報にする

日報はただ書くだけではなく、読み手に「伝わる」ことが大切なポイントです。

▼数字を使って明確にする

仕事の進捗に成果や予測など、数字を使用して具体的に日報を書くことで、経験を共有することができます。

たとえば、契約の延長が決まった場合。

「契約延長」だけ書かれていると、いつまでなのか、どんな条件で再合意に至ったのかわかりませんよね。

具体的な数値を記入しておくことで、より伝わりやすい日報を書くことができます。

▼時系列でまとめる

「テンプレート化する」でご紹介したように、時系列でまとめて、業務内容とどのくらい時間が掛かったかわかるようにしましょう。

また、重要なタスクがある場合には、タスク漏れを防ぐために記載しておくことも重要なポイントです。

日報を定着させるには

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日報を定着させるためには、日報を有意義に活用することができる体制づくりが必要です。

短時間で書けるようにする

日報を書くことも大切な業務の一つですが、なるべく時間を掛けたくないものですよね。

テンプレートを使用することで、執筆に掛かる時間を軽減することができます。

また、クラウドを活用すると、移動中に日報の下書きを作成できるだけではなく、外出先でも日報の提出が可能です。

▼ツールを使用する

クラウドを活用したツールでは、スマートフォンやPCなどからいつでも日報を作成・更新することができます。

写真+コメント機能があれば、より分かりやすい日報作成が可能です。

そして日報ツールのメリットは、日報に資料を添付したりURLを書き込むことができる点です。

クライアント企業に共有した資料が日報に添付してあれば、気になることをすぐに確認することができますよね。

手書きの日報にこだわらずツールを活用するのも、日報作成の業務を効率化する一歩といえます。から読み返せるようにする

日報の真価は、「成長の確認」や「過去の振り返り」で発揮されます。

▼問題点と施策、そして結果をまとめておく

問題点と施策をまとめておけば、同様のトラブルがあったときの参考になります。

PCDAサイクルを回すためにも、課題・施策・結果が分かるようにしておきましょう。

▼チームメンバーが誰でも閲覧できるようにする

チーム内での担当の変更や、クライアントの引継ぎを行うこともありますよね。

その際に日報を誰でも閲覧できるようにしておけば、前任者から引き継ぎのなかった細かい対応や課題についても知ることができます。

予備知識を持つためにも、課題解決のためにも、チームメンバーで日報を共有しましょう。

日報には必ずフィードバックを行う

日報が提出されても、忙しいからと確認をおろそかにしていませんか。

日報には必ずフィードバックを行いましょう。

部下よりも先に退社する場合には、朝出勤したらフィードバックの時間を設けたり、他のチームメンバーに確認をお願いするのも良いかもしれません。

フィードバックがあることで、モチベーションを保つことができます。

注意したいのが、「フィードバックはなるべくポジティブな内容にすること」です。

注意点は端的にし、成長した点や良かった点に気が付いたらそこを褒めます。

口頭ではなく文章で残ることで、落ち込んだ時に読み返して励みにする方もいらっしゃいます。

おわりに

日報は書いた人だけではなく、会社にとっても重要な資産といえます。

日報を有効活用することで、業務改善を行うことができるだけではなく、部下の変化をキャッチアップして、適切な対応を取ることも可能です。

管理工数を軽減するためにも、ぜひ日報を活用してくださいね!

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