みなさんの会社でも予算をつくっていると思いますが、完成させただけで満足していませんか?

予算は上手く管理・活用してこそ、本領を発揮できるもの。

今回は、予算管理の方法と活用するのに欠かせないPDCAサイクル、そして、予算管理をするのに便利なツールをご紹介いたします。

予算管理とは?

予算管理とは?予算管理の方法とPDCAサイクル | ツールも紹介 | Senses Lab. | 1

予算管理とは「予算を達成するために、期初の計画(予算)と期末の実績(活動の結果)を比較・分析し、改善などの適切な対応をしていくこと」です。

日々、営業活動をしていると、どうしても目の前の業務や数字だけを追ってしまいがちです。

しかし、会社を経営していく上では、1ヶ月後や1年後、3年後などの将来のことも予測を立てておかなければ、事業計画を立てたり、事業に必要な資金を確保することができません。

そこで必要になるのが、予算管理です。

長期の目標や利益の予測を立てておくことで、達成できそうにない場合には改善をしたり、すぐに軌道修正をすることができます。

予算管理をする目的・メリット

ここで簡単に予算管理をする目的・メリットをまとめておきます。

①目標の設定

経営戦略上の目標利益を達成するための、売上最低目標や諸経費の上限を決めます。

②目標達成のための計画策定

予算をつくる過程で「どうやったら目標を達成できるのか?」、「目標達成に必要な資金は十分か?」を考えることで、目標達成までの道筋が数値化されて明確になり、計画に落とし込みやすくなります。

③戦略の伝達

予算作成、予算管理を通して、経営戦略をメンバーに伝えることができます。

④責任の所在の明確化

事業部長は事業全体の責任を負う、営業マネージャーはプロジェクト単位までなど、責任の範囲を決めておきます。

こうすることで、後述するPDCAサイクルを回す際に役立ちます。

⑤目標と実績の分析

作成した予算を定期的に比較・分析をすることで、

・実績の進捗に遅れがないかどうか

・目標を達成できそうかどうか

・・・といった判断ができ、必要であれば改善策を考えることができます。

予算管理に必要な売上予測レポートの作り方

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予算管理をするには、どのくらいの売上が達成でき、どのくらいの利益が得られるのかを考えて売上予測を立てることが必要です。

そこで、この項目では売上予測の方法を2つ、ご紹介したいと思います。

①売上履歴から売上予測を立てる

1年前の売上履歴から売上予測を立てる方法です。

去年のデータ(1年前の売上利益)✕成長率(年間平均成長率)で算出することができます。

なお、解約や更新となる契約や、市場の動向なども加味することで、より正確なデータを予測することができます。

②営業ファネルから売上予測を作る

アポや問い合わせから、商談、見積り、クロージング、受注までのフェーズごとに、アポ獲得数、クロージング数などを予測し、最後に受注金額(売上)を算出します。

例えば、テレアポを200件やるとして、アポ獲得率が50%だとするとアポ獲得数は100件。

次のステップの商談からクロージングに至る確率が30%だとクロージング数は30件、といった形で辿っていきます。

なお、上記2つの方法について詳しくは、「営業の売上予測計算方法:売上予測レポート2つの作り方」で解説をしていますので、ぜひ合わせてご覧ください。

PDCAサイクルを使った予算管理方法

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予算管理は、Plan(編成)・Do(執行)・Check&Act(フィードバック)というPDCAサイクルに沿って進めていきます。

それぞれのサイクルで何をすればいいのか、具体的に見ていきましょう。

Plan(編成)

・経営目標をどのように達成していくのか

・ヒト、モノ、カネの経営資源をどのように分配するのか

・・・という計画を立てます。

予算の作成や編成をする際には、以下の3つの点に注意してつくってみてください。

①簡単に修正できるようにしておく

各部門で予算をつくってから経営者の承認を得るまでには、繰り返し修正を行うことも珍しくありません。

Excelなどで予算をつくっているのであれば、金額を変更しただけですべてが更新されるように、計算式を組んでおきましょう。

②月次レベルでも予算をつくっておく

年度予算だけでなく月次予算を作成しておくことで、管理やチェックの精度を高めたり、改善のための行動を素早く取ることができます。

③現実的な予算と目標(理想)予算を設定する

予算作成の際に現場に意見を聞くと、売上予測に関しては低めに、経費については多めに出す傾向にあります。

しかしこれでは、会社の成長には繋がりません。

そこで、現場の情報や意見を取り入れた現実的な予算と、経営判断として少し厳し目の目標(理想)予算の2つを設定しておくといいでしょう。

Do(執行)

編成した予算通りに、事業や業務を進めていく段階です。

「どうせ、計画通りに進まない。」

たしかに、こうした側面があるのは事実です。

しかし、計画通りに実現すること以上に、誰がどのような業務を行うのかを把握しておくことが重要です。

それぞれの役割と実際に行った行動がわかっていれば、改善の手段が見つけやすくなります。

Check&Act(フィードバック)

事業や活動が予算どおりに進んでいるかをチェック(Check)し、進捗が遅れている場合には改善するための行動(Act)を取ります。

具体的には、目標数値と実績数値を比較・分析し、浮き彫りになった課題を解消するためのアクションプランを立てます。

ここで「予算管理をする目的・メリット」の項目で紹介した④責任の所在の明確化ができていると、課題に対してより効果的なアクションプランを立てることができるようになります。

なおチェックの頻度は1ヶ月ごと、四半期ごとなど、あらかじめ決めておくことが必要です。

頻度が高すぎたり、不定期でのチェックにしてしまうと、予算管理に振り回されてしまうことになりかねません。

予算管理ツール(特徴・費用)

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予算作成や予算管理をExcelで行っている会社は多いと思いますが、人数が増えてきたり、同時に閲覧や編集を行うのであれば、ツールを使うのが便利です。

単に使い勝手がいいというだけでなく、分析なども簡単に行うことができるため、管理の効率化にも繋がります。

まずは、予算管理ツールを2つご紹介します。

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

会計や予算管理に必要となるデータ入力からレポート・分析までをトータルに実現し、予実管理まで兼ね備えたアプリケーションです。

モバイルやタブレット表示にも対応しており、低コストで手軽に導入することができます。

サービス名:Oracle Planning and Budgeting Cloud Service
月額費用:1ユーザー14,400円〜
製品紹介ページ:http://www.oracle.com/jp/applications/performance-management/pbcs/overview/index.html

BizForecast

BizForecast

使い慣れたExcelのレイアウトや関数をそのまま利用できる、ユーザーフレンドリーなインターフェイスが特徴です。

また、従来のツールでは難しかった、報告・承認、進捗状況の把握やエラーチェックを視覚的に確認することができます。

サービス名:BizForecast
月額費用:非公開
製品紹介ページ:https://www.primal-inc.com/product/bizforcast/

売上予測ツール(特徴・費用)

売上をつくってくるのは、多くの場合、営業です。

そこで、SFA(営業支援ツール)を紹介します。

Senses

Senses

日々の行動を時系列で表示することで、チームメンバーの活動状況を簡単に把握できます。

また、過去の類似案件やメールから、成約につながる勝ちパターンをSensesが提案。

効果的なネクストアクションを、スピーディーに実行することができます。

サービス名:Senses
月額費用:1ユーザー5,000円〜
製品紹介ページ:https://product-senses.mazrica.com/

eセールスマネージャー

eセールスマネージャー

生産性向上と労働時間削減を目的に開発されたツールです。

外出先から1〜2分で活動報告をするだけで情報がリアルタイムに共有されるため、会議資料の作成が不要。

また、自動アラート機能で、フォロー漏れをなくすことができます。

サービス名:eセールスマネージャー
月額費用:1ユーザー6,000円〜
製品紹介ページ:https://www.e-sales.jp/

おわりに

予算管理の効果を最大限に発揮するには、最適なタイミングでアクションプランや改善策を立案し、実行することが必要です。

また、数字をグラフ化して予算達成度がわかるようにしておくことで、誰もが「このままだと予算達成が危ない」といった意識を共有し、次の行動を考えることができます。

そのためには、予算と実績をリアルタイムに近い形でチェックできるような、情報インフラが欠かせません。

ぜひこの機会に、予算管理や売上予測ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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