予算管理とは？目的・手順・管理のポイントや役立つツールを解説

予算管理を行なっている方は多いと思いますが、中には目的を失っていたり、管理の方法が定まっていなかったりする方もいると思います。

目的を持った適切な予算管理を行うことで、会社の成長に繋がります。

今回は、予算管理の方法と活用するのに欠かせないPDCAサイクル、そして、予算管理をするのに便利なツールをご紹介いたします。

予算管理とは？

予算管理とは「予算を達成するために、期初の計画（予算）と期末の実績（活動の結果）を比較・分析し、改善などの適切な対応をしていくこと」です。

日々、営業活動をしていると、どうしても目の前の業務や数字だけを追ってしまいがちです。

しかし、会社を経営していく上では、1ヶ月後や1年後、3年後などの将来のことも予測を立てておかなければ、事業計画を立てたり、事業に必要な資金を確保することができません。

そこで必要になるのが、予算管理です。

長期の目標や利益の予測を立てておくことで、達成できそうにない場合には改善をしたり、すぐに軌道修正をすることができます。

予算管理をする目的・メリット

次に、簡単に予算管理をする目的・メリットをまとめておきます。

1. リソースの効率的な運用
   限られたリソースを最大限に活用するために、予算管理によって収入と支出を詳細に把握・管理することが重要です。
2. 戦略的計画の実行
   企業の長期的な目標や戦略を達成するために、予算を計画し、資源を配分します。これにより、事業計画が現実的かつ実行可能なものになります。
3. リスク管理
   予算管理によって、財務状況を常に把握し、予期せぬ支出や収入の変動に対する対策を講じることができます。
4. 意思決定のサポート
   予算管理は経営陣が正確な情報を基に迅速な意思決定を行うための基盤となります。

予算管理と予実管理・経営管理の違い

予算管理と類似する管理業務である「予実管理」と「経営管理」の違いについて簡単に解説します。

予算管理と予実管理の違い

予実管理とは予算と実際の業績を比較し、差異を分析することです。
予算管理は未来の計画に焦点を当て、収入と支出を予測して計画を立てることを中心とするのに対し、予実管理は計画と実際のパフォーマンスの違いを把握して改善策を講じることを目的とする違いがあります。

関連記事：営業の予実管理とは？5ステップと成功のポイント・ツールを解説

予算管理と経営管理の違い

経営管理とは、ヒトやモノ、情報といった予算に限定されない経営上のリソース全体を管理することです。

そのため、予算管理よりも幅広い視野での管理が求められます。予算管理は経営管理の一部に位置づけられます。

関連記事：経営管理とは？その目的とKPI管理・データ管理の改善方法

予算管理で扱う予算の種類

次に、企業における予算の種類を解説します。企業の予算には、大きく分けて以下の種類があります。

売上予算

売上予算は企業の売上目標を示す数値です。

前年の売上実績を基に算出する場合や、商品単価と目標販売数を掛け合わせて算出する場合があります。

原価予算

原価予算は、製品やサービスを生み出すために必要な原価を見積もる予算です。

材料費などを含みます。売上予算や原材料価格などに影響されるため、市場動向に応じて定期的に見直しと調整が必要です。

経費予算

経費予算は企業活動の維持に必要な経費を見積もる予算です。オフィスの賃料、光熱費、広告宣伝費などが含まれます。

利益予算

利益予算は企業の利益目標を示す数値です。

売上予算から原価予算と経費予算を差し引いて算出します。売上、原価、経費それぞれの予算目標を達成することで、利益予算も達成されます。

ただし、いずれかの予算が目標未達でも、他の予算で利益目標を補うことが可能です。

例えば、売上予算の目標を達成できなくても、原価予算や経費予算でカバーすることで、利益予算を達成することができます。

予算管理の流れ

予算管理は、Plan（編成）・Do（執行）・Check＆Act（フィードバック）というPDCAサイクルに沿って進めていきます。

それぞれのサイクルで何をすればいいのか、具体的に見ていきましょう。

関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAサイクルを効率的に回す3つのコツを紹介

予算の編成（Plan）

まずは、以下の2つの軸で必要な予算や経営資源を決定しましょう。

• 経営目標をどのように達成していくのか
• ヒト、モノ、カネの経営資源をどのように分配するのか

予算の作成や編成をする際には、以下の3つの点に注意して作ってみてください。

①簡単に修正できるようにしておく

各部門で予算をつくってから経営者の承認を得るまでには、繰り返し修正を行うことも珍しくありません。

Excelなどで予算をつくっているのであれば、金額を変更しただけですべてが更新されるように、計算式を組んでおきましょう。

②月次レベルでも予算をつくっておく

年度予算だけでなく月次予算を作成しておくことで、管理やチェックの精度を高めたり、改善のための行動を素早く取ることができます。

③現実的な予算と目標（理想）予算を設定する

予算作成の際に現場に意見を聞くと、売上予測に関しては低めに、経費については多めに出す傾向にあります。

しかしこれでは、会社の成長には繋がりません。

そこで、現場の情報や意見を取り入れた現実的な予算と、経営判断として少し厳し目の目標（理想）予算の2つを設定しておくといいでしょう。

予算編成を元に実行する(Do)

編成した予算通りに、事業や業務を進めていく段階です。

実際は、計画通りに進まないことの方が多いことは事実です。

しかし、計画通りに実現すること以上に、誰がどのような業務を行うのかを把握しておくことが重要です。

それぞれの役割と実際に行った行動がわかっていれば、改善の手段が見つけやすくなります。

分析と改善を行う(Check&Act)

事業や活動が予算どおりに進んでいるかをチェック（Check）し、進捗が遅れている場合には改善するための行動（Act）を取ります。

具体的には、目標数値と実績数値を比較・分析し、浮き彫りになった課題を解消するためのアクションプランを立てます。

ここで「予算管理をする目的・メリット」の項目で紹介した④責任の所在の明確化ができていると、課題に対してより効果的なアクションプランを立てることができるようになります。

なおチェックの頻度は1ヶ月ごと、四半期ごとなど、あらかじめ決めておくことが必要です。

頻度が高すぎたり、不定期でのチェックにしてしまうと、予算管理に振り回されてしまうことになりかねません。

効率的な予算管理を行うためのポイント

予算管理は企業経営において極めて重要ですが、必要以上にリソースをかけるのは避けた方がいいでしょう。

ここでは、効率的な予算管理を実現するための7つのポイントを解説します。

予算設定の適切な粒度を意識する

効率的な予算管理には、財務部門だけでなく現場との調整が不可欠です。

あまりに細かい設定では時間がかかりすぎ、逆に粗すぎる設定では本来管理すべき数字が見えにくくなり、適切な施策が打ちづらくなります。自社に適した粒度で予算を設定することが重要です。

予算に固執しすぎない

予算はビジネス状況を把握するための重要な指標ですが、内外の要因で状況が変化することがあります。

無理に初期設定の予算を追い続けるよりも、柔軟に見直すことで現実に即した行動が取れるようにしましょう。

予算の差異分析を行い、原因を特定する

予算管理の目的は、単に予算を守ることではなく、設定した目標を達成することです。

予算と実績に差異が生じた場合、その原因を特定し、必要な対策を講じることで、より効率的な予算運用が可能になります。

部門間の連携を強化する

経営陣や財務部門だけで予算を策定すると、現場との乖離が生じやすくなります。

各部門のマネージャーと連携し、全体的なビジネス状況を把握しながら、企業目標と各部門のニーズのバランスが取れた予算策定を行いましょう。

継続的な監視とレビューを行う

予算管理は期初と期末だけではなく、定期的に進捗を確認することが重要です。

定期的なレビューにより計画とのズレを早期に発見し、問題が大きくなる前に対処することで、予算達成への道が開けます。必要に応じて予算の再配分や調整も検討しましょう。

責任と権限を明確にする

組織形態によっては、予算管理の責任が不明確になることがあります。

特に機能別組織では責任が曖昧になりやすいので、予算管理を担当する部署や個人を明確にし、必要な権限を与えて迅速な意思決定ができる体制を整えましょう。

予算差異分析の代表的な手法

前述のように、予算差異分析は、効率的な予算管理を実現するための有効な手法の一つです。 ここでは、予算差異分析の手法について具体的に解説します。

単純比較による差異分析

単純比較による差異分析は、予算と実績の数値をそのまま比較し、差異を把握する最も基本的な手法です。

具体的には、予算と実績の金額差や、予算に対する実績の割合を計算して、計画との差を明確にします。

たとえば、ある期間における売上高や費用、利益の実績を予算と比較することで、達成度を定量的に把握します。 この手法はシンプルで実施しやすい反面、なぜ差異が発生したのかという原因分析には向いていません。

利益差異分析

利益差異分析は、特に利益に焦点を当てて、予算と実績の差異を分析する手法です。

売上やコストなど、利益に直接影響を与える要因を分解し、どの要素が利益差異に寄与しているのかを明らかにします。

たとえば、売上の増減、変動費や固定費の変動による影響を個別に分析します。

これにより、利益に関する差異が、コスト削減の結果なのか、売上増加によるものなのか、具体的な要因を特定することができます。

利益差異分析は、経営層が収益性を判断し、次のアクションプランを立てる際に非常に有用です。

これらのフレームワークを活用することで、予算と実績の差異をより体系的に、そして根本的に理解し、改善に向けた具体的なアクションを考案することができます。

予算管理で注意すべきポイント

予算管理の手順について解説しましたが、予算管理時にはどのような点に注意すべきでしょうか。

ここでは、以下の3つの注意点について解説します。

1. 予算管理そのものを目的ではない
2. 適度にストレッチした予算を設定する
3. 設定した予算の根拠を明確にする

予算管理そのものが目的ではない

注意点の1つ目は、予算管理自体が目的ではなく、手段の一つである点です。 完璧に予算通りに管理すること自体が目的ではありません。

期末に予算と実績が一致するだけでは何の意味もありません。予算管理の本質は、予算と実績の差異を分析し、差異が生まれる原因に対して対策を講じることです。

適度にストレッチした予算を設定する

注意点の2つ目は、適度にストレッチした予算を設定することです。 予算が低すぎると簡単に達成できてしまい、社内に緩みが生じる可能性があります。

一方で、高すぎる予算はモチベーションを低下させ、早期に諦めてしまうリスクがあります。

予算は低すぎても高すぎてもネガティブな影響を及ぼす可能性があるため、「背伸びすればなんとか達成できる」レベルのストレッチ予算を設定することが重要です。

一部の企業（特に零細企業など）では予算管理を行っていないところもありますが、予算目標があることで、目標達成に向けた行動が取れるようになります。

設定した予算の根拠を明確にする

目標値は、明確な根拠に基づいて設定する必要があります。

なぜその目標値を選定したのか、現場に説明できるようにしておくことが大切です。

特にトップダウンで予算を編成する場合、各部門の目標値が実現可能であるか、現場に過度な負担をかけないかをしっかりと確認することが求められます。

目標値の明確な根拠を説明できなければ、現場の社員は納得して目標達成に大して動くことができません。

そのため、具体的な根拠に基づいて、適切な目標値を設定することが重要です。

予算管理に役立つツール・システム

予算管理の効率化を図るためには、ツールやシステムを用いることをおすすめします。

具体的には、以下の方法が挙げられます。

エクセルの活用

売上、原価、経費などの予算管理をエクセルで行うことが可能です。

小規模な事業や、扱う商材が単純な場合にはエクセルでも十分に対応できるケースがあります。

しかし、エクセルでの管理は特定の担当者による属人的な運用に陥りやすく、計算ミスや意図的な予算修正が発生するリスクがあります。

また、実績との照合が手間となり、労力がかかる点にも注意が必要です。

予算管理システムの活用

効率的に予算管理を行うには、予算管理システムの活用が有効です。

予算管理システムを導入することで、予算編成が自動化され、人的ミスを防ぎやすくなります。

また、予算管理の情報をスムーズに共有することが可能となり、透明性の高い、持続的な予算管理が実現できます。

SFA/CRMの活用

売上は営業が作るものであるため、予算管理の中でも、売上管理においてはSFA/CRMの活用が有効です。

売上予測の機能が充実しているSFA/CRMを活用すれば、入力内容に基づいて高精度な予測を立てることが可能です。

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おわりに

予算管理の効果を最大限に発揮するには、最適なタイミングでアクションプランや改善策を立案し、実行することが必要です。

また、数字をグラフ化して予算達成度がわかるようにしておくことで、誰もが「このままだと予算達成が危ない」といった意識を共有し、次の行動を考えることができます。

そのためには、予算と実績をリアルタイムに近い形でチェックできるような、情報インフラが欠かせません。

ぜひこの機会に、予算管理や売上予測ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

予算管理に役立つSFA/CRM「Mazrica Sales」を使えば、売上の見込み金額を正確に、わかりやすく把握することが可能です。

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