営業資料は営業活動に欠かせないものである一方、管理や共有ができていないためにトラブルに発展することも珍しくありません。営業資料次第で成果にも差が生まれるため、効果的な管理・共有を目指しましょう。
そこで本記事では、企業が陥りやすい営業資料にまつわる課題と、課題解決につながるセールステックを紹介します。営業資料の管理・共有に悩んでいる方は、ぜひお役立てください。
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この記事の内容
さまざまな営業資料と使い分け
営業活動で活用する資料には、さまざまな種類があり、営業シーンや目的に応じて使い分けなければなりません。
たとえば、顧客がまだ商品・サービスについて理解していない段階では、理解を深めて興味を持ってもらうための営業資料が必要です。まだ商品・サービスについて充分に理解していない段階で、見積書やオプション紹介などの資料を提出しては、顧客の心をつかめないでしょう。
初回訪問なのか受注間近の商談なのか、顧客の温度感はどうなのか、などのシーンに合わせて営業資料を使い分けることで、営業成果を高めることが可能です。
それでは、具体的に営業資料とはどのような種類があるのでしょうか。営業シーンでよく使われる主な営業資料を紹介します。
関連記事：【営業のプレゼンテーション大全】始め方・終わり方、資料作成のポイントからちょっとしたtips紹介
商材紹介資料
パンフレットやカタログなど、自社で扱っている商品・サービスの概要をまとめた資料は、商材に興味を持ってもらうきっかけとして活用されます。初めて訪問するときや新商品がリリースしたときなどに多く使われる傾向にあります。
また商材紹介資料はパッと見て商材について知ることができるため、展示会会場に設置しておいたり、顧客に送付したりするなど、さまざまな用途で活用されます。
標準提案資料
より商材について理解してもらうために活用されるのが、標準提案資料です。標準提案書とは営業部内で共通の提案資料のため、どのような業界やビジネスモデルの顧客にも活用できるよう設計しなければなりません。
一般的には、顧客が抱えている課題と問題提起してから、自社商材を活用した課題解決方法を提案します。自社商材を導入するベネフィットを伝えやすく、顧客の関心度を高める効果が期待できます。
個別提案資料
標準提案資料に対し、個々の顧客にカスタマイズしたのが個別提案資料です。顧客の課題をヒアリングしたうえで、その課題をどのようにしたら解決できるのか、自社商材がどのように貢献できるのか、といった視点でストーリーを組み立てます。
特にBtoB営業の場合、新しい商品購入やシステム導入には、稟議を通したり意思決定に複数の人物が関わったりします。そのため、クライアントの意思決定に関わる人物が全員納得できるよう、クライアントにマッチした提案資料にすることが重要なのです。
比較資料
市場が成熟している現代では、競合商材だけでなく代替品・類似品も多数出回っています。消費者の選択肢は膨大に存在する状況のため、他社商材よりも優位であることを納得して理解してもらわなければなりません。
比較資料を活用すると、競合商材や代替品などとの違いをわかりやすく可視化でき、自社商材の優位性を伝えるのに効果的です。
事例資料
関心度が高まっている顧客の背中を押すきっかけとして、事例資料が活用できます。実際に自社商材を導入している企業にインタビューし、導入背景や導入後の効果などをわかりやすくまとめた資料です。
事例資料を通じて「自社と同じような業界の企業で導入して成功している」「このような活用方法もあるのか」などと思ってもらうことができ、受注の後押しになってくれるでしょう。
営業資料の管理・共有のトラブル
営業資料は営業職にとって欠かせないため、部内で共有していることも多いでしょう。
しかし、管理や共有にあたってトラブルが起きることも。具体的にどのようなトラブルがあるのか見ていきましょう。
営業資料の作成・探す作業に時間がかかる
複数の商材を扱っていると、商材ごとの紹介資料や提案資料を作成していることも少なくありません。また、提案先の業界別に営業資料を作成していることもあるでしょう。
営業シーンに合わせた資料を用意しておくことは非常に有効ですが、作成に時間がかかるだけでなく、どこにどの資料を保存しているのかわからなる場合が多々あります。
クラウドストレージに保存しているのか、USBメモリに保存しているのか、はたまたメールで共有されたのか、といったこともわからずやみくもに探していると、時間ばかりかかってしまいます。
資料作成・資料探しに時間がかかり、大事な商談に間に合わないといったリスクも懸念されるでしょう。
似た資料を作成してしまう
営業担当者ごとに営業資料を作成・保管していると、誰がどのような資料を作成したのか部内で共有できません。
すでに高品質の営業資料が部内の誰かが作成していても、ほかの担当者がその営業資料の存在を知らなければ、同じような内容の資料を最初から作成してしまい非効率です。
古い資料を使ってしまう
商品の価格やサイズが変更したり、サービスに新機能をアップデートしたりした場合、すぐに提案資料の内容も修正しなければなりません。しかし営業資料が適切に管理されていないと「誰かが修正してくれるだろう」と人任せにした結果、誰も修正対応せずに古い情報が残ったままになっていることも見受けられます。
また、営業資料の内容を修正したとしても、同じフォルダ内に新旧の資料が混在していると、どの資料が最新版なのかわかりにくくなります。その結果、商談で古い資料を提出してしまい、顧客に間違った情報を提供してしまうリスクもあります。
どの資料が成果につながる資料なのかわからない
営業資料の成果を高めるためには、実際の営業現場で顧客の反応を見ながら、内容をブラッシュアップしていくことが重要です。「資料Aは○○業界の顧客に有効だ」「資料Bはリプレイスを検討中の顧客に効果が見られた」といった成果につなげることができ、営業資料ひとつで成果に大きな差が生まれることも珍しくないのです。
しかし、成果につながる営業資料を各営業担当者に属人的に保管していると、せっかくのナレッジが共有されずに営業部全体の成果を上げられないでしょう。
営業資料の管理・共有のおすすめセールステック
営業資料の管理・共有に課題があると、部内の営業力を底上げできずに成果を上げることが難しくなります。
営業資料の効果的な管理・共有には、セールステックの力を借りるのも一つの方法です。
そこで、ここからはおすすめのツールやサービスを紹介します。
関連記事：セールステックとは？7つの重要カテゴリーを徹底紹介【カオスマップ付き】
Mazrica Sales 営業データの蓄積から活用がスムーズ
Mazrica Salesでは取引先、案件、アクション情報に添付されているファイルを検索・共有することが可能です。
SFA（営業支援システム）の「Mazrica Sales（マツリカセールス）」は、営業活動を加速させる機能が複数搭載されています。もちろんファイルの添付や保存もできるため、営業資料の管理・共有に活用することも可能です。
取引先や案件、営業アクションなどに紐づけてファイルを添付できるため、商談で利用した営業資料や特定の取引先で反応が良かった営業資料などを保存できます。ファイル検索機能を使えばすぐに目当ての営業資料を見つけることもできるため、資料探しにかかる時間も削減できるでしょう。
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公式サイト：https://product-senses.mazrica.com/
DealPods 大型商談を成約に導く
DealPodsはデジタルセールスルームサービスです。顧客ごとにDeal Roomという専用サイトを作成し、サイト内で売り手と買い手がコミュニケーションを取ることができる「DealPods（ディールポッズ）」。買い手の企業内での意思決定プロセスの進捗状況の確認や、売り手と買い手のタスク管理をしながら、案件を円滑に受注まで進めます。
買い手側には営業資料をクラウド上で保存できるだけでなく、各資料の利用回数や顧客の閲覧データなどを分析できる機能も搭載。データに基づいて、より成果につながる営業資料にブラッシュアップできます。
公式サイト：https://product-senses.mazrica.com/lp-enterprise-sales-dealpods-lab-io
SalesDoc 「効率的に成果を上げる」営業チームへ
「SalesDoc」は、営業資料や営業動画などの成果を高めるためのツールです。
資料を送付後に営業電話をかけても「まだ確認していません」などと言われてしまうことは多くはないでしょうか？ SalesDocは営業資料をアップロードして生成されたURLを顧客に送付することで、資料が閲覧されたタイミングで自動的にアポイント打診のポップアップが表示されます。最適なタイミングでアポを打診できるため、アプローチが効率化するでしょう。
公式サイト：https://promote.sales-doc.com/
_KNOWLEDGE WORK みんなが売れる営業になる
「_KNOWLEDGE WORK」は、営業資料・動画や営業ノウハウなどを蓄積し、スピーディに見つけられるツールです。資料や動画を顧客に送ると、閲覧状況をトラッキングしてくれる機能も搭載されています。
ほかにも、営業人員の育成に活用できる教育プログラムや、外部システムとの連携など、さまざまな機能が搭載。営業組織のスキルアップにつながります。
公式サイト：https://knowledgework.cloud/
ノコセル ファストセールスで営業プロセスを自動化
「ノコセル」は、営業資料を起点とした営業活動を実現できるツールです。顧客に営業資料を共有すると閲覧データがトラッキングでき、どのページを重点的に読み込んでいるか把握できます。
また資料上でチャットできるため、電話やメールよりもスピーディに営業活動をできるでしょう。
公式サイト：https://nocosell.com/
終わりに
営業資料は営業活動に欠かせないツールの一つ。内容次第で成果にも大きな差が生まれるため、成果につながる営業資料を作成し、部内全体で適切に共有・管理することが重要です。
しかし実際には、「管理が属人化していて、成果につながる資料がどこにあるかわからない」「資料探しに時間がかかる」などの課題を抱えている組織も少なくありません。
そのため、上手にセールステックを活用しながら、営業資料を効果的に使って成果を高めていくことが求められています。
本記事で紹介した内容を参考に、自社の営業資料に関する課題を見直してみてはいかがでしょうか。
尚、営業資料作成の他にも、SFA活用で効率化できることが沢山あります。
こちらの資料で詳しく解説していますので、ぜひ併せてご覧ください。
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