今回は、営業プロセスを見える化するための方法としてよく使われている、Excelでの管理とSFAの導入について、管理の方法やメリットをご紹介します。

・・・ところでみなさんの会社では、きちんと見える化をしていますか?「見える化って何?」「見える化って本当に必要なの?」と思われるかもしれませんが、ここは声を大にして言っておきます。見える化は、絶対に必要です!

まずは、見える化することのメリットについてもお伝えします。

営業プロセスを見える化・可視化することのメリット

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そもそも「見える化・可視化」とは何をすることなのか?という疑問を感じている方もいるかもしれません。

わかりやすく言うと、「最初のお客様とのコンタクトから受注までのプロセスと、各フェーズの数字をわかるようにしておくこと」です。

例えば、社員ごとの契約数しか把握していないという状態は、見える化されているとはいえません。

見える化をして、各フェーズの数字を分析すると、
①売上が上がらない原因がわかり、改善策を立てることができる
②どのフェーズで、どのくらいの数字を達成すべきかがわかる
ということができるようになります。

目標や売上達成という長い道のりに小さなゴールを設定するイメージと言えば、わかりやすいかもしれません。

いきなり100kmを走る方法を考えるのは無理でも、1km、2kmと少しずつゴールを作れば、100kmを走るための方法も考えやすくなります。また、小さな達成を続けることでモチベーションを高く保ち続けられるというわけです。

営業プロセスを見える化するのに必要なデータ

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見える化するメリットがわかったところで、次は見える化するのに必要なデータについて、考えてみましょう。

営業活動に関するデータにはさまざまな種類があり、その量は膨大です。なので、すべてのデータを使うわけではありません。

業界や営業スタイル(BtoB、BtoCなど)によって違いがありますが、BtoBで一般的に必要となるのは以下ようなのデータです。

■取引先に関する情報:
会社名、社員数(規模)、業界、URL

■コンタクト(顧客・見込み顧客)に関する情報:
名前、メールアドレス、電話番号、役職

■案件(商談)に関する情報:
会社名、担当者、提案する商品、チャネル(最初の接点、どこで知り合ったか)、フェーズ、ヒアリングから得られる情報(検討段階、課題、競合検討サービス)

■行動(アクション)に関する情報:
取引先名、フェーズ、提案する商品、チャネル、行動の実績

上記を見ると、フェーズや商品、チャネルなどが何回も出てくることに気づくと思います。

たとえば「フェーズ」は案件と行動にあります。これは、案件の状況を正しく把握する案件情報として、また、どんな行動が効果に繋がったのかを知る行動情報としても使用することから、2つに紐付けられています。

Excelによる見える化

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Excelを利用する場合には、前提として、みんなが見れる&記入できることが必要です。

設定で、校閲>ブックの共有をするのでもいいですが、複数人で同時に使用するとファイルが壊れやすいので、クラウド上で使えるスプレッドシートが便利です。

Excelを使った営業プロセス管理

それでは、具体的なやり方を見ていきましょう。見える化したい、管理したい項目を決めて、それぞれでシートを作成すればOKです。

以下に、取引先管理、コンタクト管理、案件(商談)管理、行動(アクション)管理の4つのシートのサンプルを載せておきますので、参考にしながら作ってみてください。

・取引先管理:

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顧客の企業情報や担当者情報を管理します。
(記入項目:企業名、業界、社員数、会社HPなど)

・コンタクト管理:

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顧客との商談の履歴を記録し、経緯・進捗を管理します。
(記入項目:担当者(役職)、連絡先など)

・案件(商談)管理:

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案件が顕在した段階から記入し、進捗状況を管理します。
(記入項目:案件名、企業名、商品、チャネル、フェーズ、課題など)

・行動(アクション)管理:

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アポやクロージングなど営業活動と数値データを記載します。
(記入項目:案件名、フェーズ、行動の内容・担当者・日付・施策、実施結果など)

※上記のテンプレートは下記URLからダウンロードできます。ぜひご利用ください!
https://docs.google.com/spreadsheets/d/15dmu0TeSPaeKmO8NhjkXV3oKfB3e_8WnocgKAT-xl1g/edit

Excelで営業プロセスを管理することのメリット・デメリット

比較がしやすいように、メリットとデメリットをまとめておきます。

<メリット>
・無料で今すぐ始められる
・シートを自分の管理スタイルに合わせて作ることが可能

<デメリット>
・それぞれのデータが相互に紐付かない
・入力作業が多く、更新が大変
・入力内容の変更履歴を追うことが難しい

SFAによる見える化

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SFA(Sales Force Automation:営業支援ツール)は、営業活動に関する情報をデータ化し、蓄積・分析することで、営業活動の効率化や売上アップをすることを目的につくられたツールです。

自分でテンプレートを作成したり、データを集計・分析する必要はなく、簡単に導入することができます。

SFAを使った営業プロセス管理

Excelと同様に、各項目ごとにどんな管理をしていくのか、見ていきましょう。
※ここでは「Senses(センシーズ)」を例にとって説明します

・取引先管理:

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企業データベースに登録されている企業情報が自動的に紐づきます。登録されていない取引先の場合は情報入力が必要ですが、約1分程度で取引先の登録ができます。
※企業データベースはSenses特有の機能です。

なお、取引先の情報は案件管理に紐づけることが可能です。

・コンタクト管理:

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コンタクト情報は、取引先に紐づいて登録されています。

・案件(商談)管理:

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案件(商談)を登録すると、ダッシュボードで一覧表示されます。案件の基本情報(案件名、提案する商品、チャネルなど)、案件がどのフェーズなのかを、瞬時に把握することができます。
※SFAによって表示形式は違います

案件管理には、取引先、コンタクト、行動のすべての情報が紐づき、案件をクリックして選択すると、詳細ページに行動履歴が出てくる仕組みになっています。

・行動(アクション)管理:

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行動履歴(情報)は案件管理に紐づいているため、案件に対して誰が・いつ・どのような行動をしたかを簡単に確認できます。

また、コメント機能でその行動に対してのコミュニケーションを取ることもできます。 提案資料の確認や事前準備などに関してコメントすることで、外出が多い営業組織でもスムーズに情報共有をすることが可能です。

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SFAで営業プロセスを管理するメリット・デメリット

SFAでの管理にも、メリットとデメリットがあります。

<メリット>
・データが必要な項目すべてに自動で紐づく
・Excelほど入力作業が多くない
・レポートを簡単に出力できる

<デメリット>
・導入までに時間がかかる(データを蓄積するため)
・すぐに使い方を覚えられないと、継続して使い続けられず、失敗する確率が高い

SFAとExcel、どちらがいい?

ここまでSFAとExcelそれぞれの営業プロセス管理の方法を見てきましたが、みなさんが知りたいのはたぶん、結局どっちがいい?ということではないでしょうか。

結論から言えば、どちらでもいいです。

営業の人数や案件数が多くなってExcelでの管理が難しいと感じていたり、入力が手間だと考えるならSFAを導入したほうがいいでしょう。

ですが、コストをかけてまでというのはちょっと・・・と感じているなら、SFAを導入するべきではありません。

ExcelやSFAは単なる手段でしかありません。本当の目的は、営業プロセス管理をすることで、課題を解決したり売上をアップさせたりすることのはず。であれば、使いやすい方を選べばいいだけの話です。

特にSFAは、導入したこと自体に満足してしまいがちなので、自社の課題がSFAで解決できるのかを「営業支援ツール(SFA)で解決できる課題とは?」で確認してみてください。

まとめ

この記事を読んだだけでは、どちらがいいのかわかりにくいかもしれません。

そこで最後に、ExcelのテンプレートとSFAの無料トライアルについて、ご紹介させていただきます。

使ってみれば、自分や自社にとってどちらが使い勝手がいいのかが、わかると思いますので、ぜひ両方とも使ってみてください。

・Excelの営業プロセス管理テンプレート
https://docs.google.com/spreadsheets/d/15dmu0TeSPaeKmO8NhjkXV3oKfB3e_8WnocgKAT-xl1g/edit

・Senses無料トライアル申し込み

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