【テンプレあり】エクセルで営業の案件管理をするポイントと使い方

営業活動を進める中で行う案件や進捗の管理。おそらくエクセルで管理されている方も多いのではないでしょうか。

• エクセルを使って綺麗に案件を管理したい！
• エクセルで顧客の情報を管理しようとしても、上手く使いこなせていない
• とりあえずデータを入れているだけなので、見にくくて有効に使いずらい

エクセルは、営業活動において「どの顧客が今どういう状況でどんなことをしなければならないのかの管理」や「営業の売上目標の管理」に有効なツールです。

ただしエクセルで営業管理するポイントを押さえていないと、思うように案件管理や目標管理が実現できません。

そこで本記事では、まず案件管理で管理すべき情報を具体化し、次にそれをエクセルで管理していくにはどうすればよいか、そのときどこに気をつけるべきかについてお伝えしていきます。

• エクセルで管理できる営業管理
• エクセルで管理する際のポイント
• エクセル管理のデメリットと解決策

すべて読めば、エクセルを上手く活用するコツがわかり、あなたの営業活動がより良いものになるでしょう。

エクセルを用いた顧客管理が苦手なあなたへ。下記の営業管理テンプレートを使えば、エクセルが苦手な人でも案件管理ができます。
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営業管理とは「営業プロセスを設計し、プロセスを数値に基づいて分析しながら修正していくこと」

営業管理とは「営業プロセスを設計し、そのプロセスを数値に基づいて分析しながら修正していくこと」です。

「営業管理」は案件が営業プロセスのどこに位置しているのかを記録していく「案件管理」と、そのプロセスの問題点を分析し、それを踏まえて次回の目標設定を行っていく「目標管理」に分けることができます。

さらに分解していくと、次のようになります。

• 案件管理
• 目標管理

それぞれ詳しく解説します。

関連記事：営業管理の秘訣とは？｜営業で管理すべき4つのデータと管理の方法

案件管理

案件管理とは「文字通り営業活動において各案件を管理すること」です。

案件管理では、下記3つの管理が重要です。

• 顧客情報管理
• 進捗管理
• アクション管理

それぞれ詳しく解説します。

顧客情報管理

顧客情報管理とは、主に取引先企業の基本情報を管理します。

• 会社名
• 相手の担当者
• メールアドレス
• 住所
• 電話番号
• 会社URL
• 所属業界

(画像：SFAツールSensesの取引先一覧画面)

2021年1月時点でSensesには50万社以上の企業情報が登録されており、取引先情報登録の際に企業名を入力するだけで、住所・電話番号・企業規模などの基本情報からプレスリリース、財務情報までを自動で取得できます。

進捗管理

進捗管理とは「営業プロセスの中でどこまで進んでいるのかを管理」します。

(画像：SFAツールSensesの案件ボード画面)

例えば、テレアポ→ヒアリング→営業(訪問)→クロージング→受注という営業フローがあります。

進捗情報を管理することで成約の妨げとなっている部分を特定する手法を分析していきます。これをパイプライン管理と言います。

関連記事：パイプライン管理とは？営業シーンにおける導入事例を徹底解説

アクション管理

アクション管理とは「今までの営業アプローチでどのような情報が得られたか、また次回アクションはいつになるのかを管理」します。

(画像：SFAツールSensesのアクション詳細画面)

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目標管理

目標管理とは「文字通り営業活動における何らかの目標を管理すること」です。

会社や部門全体の目標、個人の目標の管理だけでなく、それぞれがモチベーションの維持・向上につながるとベストです。

売上目標設定(会社/部門全体の)

案件管理で得た売上額をもとにして次期目標を設定していきます

売上目標設定(営業個人の)

会社の売上目標をもとに個人のノルマ設定を行います。

そのとき、顧客への営業履歴を参考にすることで、体感ではなく数値に基づいた反省ができ、ノルマ達成につながります。

関連記事：売上予測とは？営業の売上予測計算方法：売上予測レポート2つの作り方

(画像：SFAツールSensesのファネル分析レポート画面)

上記はSensesのレポート機能の１つである「ファネル分析レポート」です。

営業のどのフェーズで案件が落ちてしまっているのかがわかります。なぜそのフェーズで落ちているのかを分析し対策を立てましょう。

モチベーション管理

ノルマの達成、未達者への賞与やフォローを行うことでモチベーションの維持を行います。

担当者毎にも以下のようにレポーティングできます。

各担当者毎の得意・苦手を把握することで、より適切なフォローアップができます。

例えばクロージングが苦手な営業担当にはマネージャーが同行することでクロージングの精度を高めます。あるいは関係構築が得意な営業には初回商談を積極的に依頼するなどです。

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エクセルで案件管理・目標管理する際のポイント

エクセルで案件管理する際のポイントは、下記2点です。

• 「エクセルの情報を使って何を分析したいのか」
• 「エクセルはどう使えば良いのか」

前者については、「エクセルで分析する項目」を丁寧に選ぶ必要があります。

例えば、「受注までスムーズに案件を進めるためにどんな情報が必要か」には流入経路や決裁者についての情報が管理できていると良いですね。

また、「後で自分の営業活動を振り返りたいるにはどんなデータが必要か」という場合には、フェーズごとの案件残存数や各営業の実施結果などがわかると良いでしょう。

まずは、次のような抽出したいデータを具体的にしていきます。

• 案件のステータス（テレアポ/面談/トライアル/受注など）
• 契約確度(ABCDEの５段階評価など)
• 営業チャネル（顧客の流入経路）
• 活動メモ

エクセルを作成する上で必ず守らなければいけないルールとして、「データは1行1案件ずつ縦に重ねていく」ということです。

データを2行に分けてしまったり、見やすくするために空白スペースを作ったり、縦軸と横軸の情報をクロスさせてしまったりというミスが多く見られます。

エクセルで主に管理する場合は、エクセル自体がデータベースとなります。

そのに情報が正しい形式で入力されなければ、データを加工して様々な分析をできません。

他にも、見やすくするためのコツとしては次のようなものがあります。

• 関連するファイルやシートへのリンクをつける
• 共有フォルダへのリンクをつける
• 期限が近い案件がわかるように時系列に並べる
• 出来るだけファイルを分けない（情報の一元管理）

【目的ごと】エクセルを用いた営業の案件管理のポイント

エクセルで案件管理を行うときには、「情報と情報が結びついている」ことが大切になってきます。

報同士が結びついていなければ、正確なデータをもとに売り上げ予想を立てたり、過去の営業の反省を行ったり、欲しい情報へ素早くアクセスしたりできません。

しかしながら、案件にまつわる情報というのは膨大で、更新頻度も高いためなかなか管理しきれないというのが本音ではないでしょうか。

そこでここでは、「案件管理」や「目標管理」をどうエクセルに落とし込んでいくかを下記の目的ごとに分けて紹介していきます。

• 「顧客情報管理」
• 「進捗管理」
• 「アクション管理」
• 「目標管理」

それぞれ詳しく解説します。

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エクセル管理のポイント①顧客情報管理編

相手企業の基本情報を登録しましょう。

• 会社名
• 相手の担当者
• 住所
• 電話番号
• 会社URL
• 所属業界

決裁者のアドレスなども記載しておくと便利でしょう。

エクセル管理のポイント②進捗管理編

進捗管理のエクセルでは、営業プロセスのどこまで進んでいるのかを管理します。

テレアポ→ヒアリング→営業(訪問)→クロージング→受注という基本的なフローを自社用に作成してみましょう。

また、記載項目としては、「契約確度」や「流入経路」などもおすすめです。このエクセルデータはデータ加工する際の核の部分となってきます。

エクセル管理のポイント③アクション管理編

今までの営業活動でどのような情報が得られたのか、次回アクションはいつになるのかを管理していきます。

今回のアクションと先方の反応を残しておくと振り返りの参考となります。

また、アクションのエクセルデータは進捗管理のエクセルデータに紐づけておくと、探す手間が省けます。ここで使った資料などもリンクを残しておくと良いでしょう。

エクセル管理のポイント④目標管理編

先述した通り「目標管理」は営業プロセスを分析、改善することを目的としています。

その分析データを抽出するためにエクセルが用いられます。更にピボットテーブルを用いることで見たい情報にフォーカスできます。

例えば、「部門としての売り上げ成績が悪いので売上アップをしたい」と思ったならば、「原因の特定」と「対応策の検討」をしなければいけません。

「原因の特定」

1. 営業プロセスを見直す
2. (エクセル)進捗管理のエクセルデータをテレアポ/商談/クロージングごとに並び替える
3. 各プロセスごとの案件残存数を抽出する
4. 弱いフェーズを特定する

「対応策の検討」

1. 顧客の流入経路別の案件残存数を確認する
2. (エクセル)チャネル別の残存数をエクセルで抽出する
3. 優良/不良チャネルの特定する
4. 優良チャネルの強化/不良チャネルを改善する

もしくは

• (エクセル)営業成績のいい社員のアクションを抽出する
• 成功例を共有する

「営業成績の悪い個人にフィードバックをしたい」場合は下記です。

「原因の特定」

• (エクセル)進捗管理のシートから個人の営業成績を抽出する
• 営業プロセスでの弱みを特定する

「対応策の検討」

• (エクセル)アクション管理の項目からネックとなっているアクションを抽出する
• 反省点を洗い出しでマネージャーがアドバイスする

という様に、エクセルデータを加工して活用することで、根拠に基づく分析につながります。

図表やグラフで表すとより見やすくなります。

参考記事：失注要因分析で売り上げを伸ばす！その方法とツールとは？

また、Excelと同様に、データからグラフやチャートを作成することができるツールとしてよく比較されるのが「BIツール」です。

以下の記事では、ExcelとBIツールの比較や、無料で利用できるツールをご紹介しております。

関連記事：BIツールとは？おすすめ10選を徹底比較【2023年最新】

【無料】営業の案件管理で使えるエクセルテンプレート

営業の案件や進捗管理に使えるエクセルテンプレートは下記です。

案件がどのチャネルで、どのフェーズで、契約確度や金額はどのくらいなのかを一元管理できます。

また、起こしたアクションをまとめるシートもあるため、適切にPDCAを回せます。

エクセルを用いた顧客管理が苦手なあなたへ。下記の営業管理テンプレートを使えば、エクセルが苦手な人でも案件管理ができます。
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案件管理でエクセルを利用するデメリット

上手に運用すればデータを管理、利用することができるエクセルですが、多くの企業が課題を感じているのが現状です。

また、そもそもExcelを使いこなすためのITリテラシーを身につけるのに時間がかかるということなども原因の一つでしょう。

ここでは案件管理でエクセルを利用するデメリットを解説します。

• 他のツールと連携できない
• 時系列に把握することが難しい

それぞれ詳しく解説します。

デメリット①他のツールと連携できない

エクセルでは他のツールと連携させることができません。

エクセルで管理している営業データをMAツールや会計ソフト、生産管理システムや売上集計システムなどに蓄積されたデータと連携して分析したいというケースもあるでしょう。

営業個人は自分の情報をそれぞれ自分のスマートフォンのカレンダーや手帳で管理しているため、上司への報告のためだけにわざわざExcelに情報を転記するということが面倒に感じられます。

また、同じようなデータを二重に入力したりする手間が生じたり、ミスにつながってしまったりすることにもなります。

関連記事：なぜ脱エクセルが必要なのか？Excel以外のツール活用のメリットを解説！

デメリット②時系列に把握することが難しい

これから案件を進めたり、提案をしたりする際に、顧客との過去のやり取りを参照することも多いfはずです。

過去にどのような商談をしたのか？どのような商材を受注したのか？何度報恩したのか？などの情報を抽出する際に、エクセルではデータの検索がしにくく、顧客を軸にした時系列のデータを把握することが難しくなってしまいます。

数値分析するための情報が不足しているといったことや、リアルタイムの情報が見れないといった課題が発生するでしょう。

関連記事：ExcelとSFAのメリット・デメリットとは？営業プロセスを見える化する２つの営業管理方法

エクセル問題を解決するならSFAツールがおすすめ

近年はエクセルで案件管理などの営業管理を行う代わりにSFAなどのクラウドツールで管理する企業も増えてきています。

SFAであれば、クラウド内に顧客情報や案件情報などを集めることで、今までエクセルで管理していた情報を楽に管理できます。

さらに、そのようなツールには営業成績の分析レポートなどの機能も備わっているため、エクセルで情報を加工し、図表に落とし込むといった面倒な作業にかかる時間をグッと減らせます。

関連記事：【Senses活用事例】Excel管理から脱却し営業活動を効率化する方法

尚、エクセルから脱却すべきタイミングについては、下記の資料内で詳しく解説しています。

▶︎▶︎ExcelからSFAへ移行すべきタイミングとは？【Excel管理に限界を感じている方必見】

まとめ：エクセルで営業の案件管理するポイント

営業管理は案件の取りこぼし防止や日々の業務を効率的に進めていく上で欠かせないものです。

エクセルでは主に下記4つの管理ができます。

• 「顧客情報管理」
• 「進捗管理」
• 「アクション管理」
• 「目標管理」

適切にエクセルを使えるようになることで、営業活動において「どの顧客が今どういう状況でどんなことをしなければならないのかの管理」や「営業の売上目標の管理」できるようになります。

ただし、エクセルは他のツールと連携ができなかったり、他の人との共有がしづらかったりと効率的に営業活動をする上では、100点のツールとは言えません。

エクセルにデメリットを感じる場合は、SFAツールの利用がおすすめです。

その中でも「Senses」は、各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボードがあったり、OCR機能を使えば名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしが可能。現場の入力負荷を削減したりできます。

また、営業のボトルネックを分析できるレポートやAIによるネクストアクションのレコメンドなど、データの蓄積から営業の分析・改善までをカバーしています。

下記のような企業の方におすすめのツールです。

• 案件管理、進捗管理を手軽に行いたい企業
• 営業の入力負荷を下げ、営業効率を上げたい企業
• データを溜めてそれを活用する文化を醸成したい企業
• SlackやGmailなど、様々なツールと連携して営業管理がしたい企業

株式会社翻訳センター（業種：サービス）は、エクセルで案件管理をしていましたが、Sensesの「直感的な使いやすさ」に魅力を感じ導入。

「1,000件を超えたあたりからシートの容量が重くなり、起動するのに時間がかかったり、データの扱いにストレスを感じるようになりました。部署内で、いよいよ危機感を覚えてきたのがこのころでした。」（東海氏）
「私自身、当時はプレイングマネージャーとして現場業務も兼任していました。自身の営業業務と並行して組織の営業管理を実現するためには、エクセルでは限界があると感じたのです。」（林氏）

もともとの高い営業力を活かせる営業活動を実現し、解約率も改善しました。

下記に、Sensesの特徴や機能をまとめた無料の製品資料があるので、ぜひダウンロードしてみてください。
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