CRMと名刺管理の違いとは？機能や目的・メリットを解説

顧客の情報を管理する機能を持つ、名刺管理ツールとCRM（顧客管理ツール）。

Excelなどで顧客データを管理している会社では、そろそろツールを導入しようと検討しているところも多いのではないでしょうか。

顧客データをシステムで社内共有することで、効率的・有効的に情報を活用することができます。

また、顧客データと過去の履歴を参考に決裁者に直接アプローチをするなど、営業活動に活かすことも可能です。

この記事では、名刺管理ツールとCRMの違いに重点を置き、それぞれのツールについて解説します。

※名刺管理ツールとCRMは連携して活用することもできます。
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CRMと名刺管理ツールの違いとは？

顧客情報を管理するツールとして役に立つのが、「CRM」と「名刺管理ツール」。

顧客の情報を共有して会社全体で有効的に活用するという概要は同じですが、機能・導入目的で大きな違いがあります。

機能面での違い

まずは、CRMと名刺管理ツールの機能面での違いを解説します。主な違いは以下の通りです。

• CRM：顧客の基本情報のほか、商談状況・販売履歴・売上見込みなど、一部のツールではSFA(営業支援ツール)の概念も組み合わされている
• 名刺管理ツール：名刺に記載されている情報を取り込み、システム上で管理する

CRMでは、顧客に関する網羅的な情報を管理する一方で、名刺管理ツールは名前の通り、名刺に書かれている情報のみを蓄積することしかできません。基本的には、CRMの方が高機能であり、業務内での使用範囲も広くなります。

導入目的の違い

また、それぞれの導入目的にも違いがあります。

• CRM：顧客との関係性強化による売上向上
• 名刺管理ツール：顧客情報の可視化・共有

CRM導入の目的は、蓄積された顧客情報を活用することで、顧客との関係性構築を強化し、売上拡大を目指すことです。

顧客情報を共有することで、顧客ニーズを分析することが可能になり、結果として信頼関係を構築することができます。

一方で、名刺管理ツールは、顧客情報を可視化し、共有するところに目的があります。営業組織内で名刺情報を共有し、営業活動に生かすところまでが導入目的であり、顧客との関係性強化までは含みません。

CRM・名刺管理ツールについては、こちらの記事内で詳しく解説しています。

関連記事：

・CRMとは？意味や機能・おすすの顧客管理ツールをわかりやすく解説

・名刺管理アプリ・ソフト・ツールの10選を比較 | 価格（無料あり）・特徴

CRMの機能

「Customer Relationship Management」を略してCRMと呼びます。

文字通り、顧客との関係を構築して管理するツールです。

このツールを利用することで、売上・利益に繋がる顧客情報を管理し、積極的に営業活動に活かすことができます。

具体的にどのような機能があるのか見てみましょう。

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●顧客情報管理

名刺管理ツール同様に、顧客の基本的な情報をデータベース上で管理できます。

名前、企業名、部署、電話番号などだけでなく、趣味嗜好や出身地、家族構成などの追加情報も蓄積していくことができます。

顧客管理に関する詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説

●営業活動管理・支援

顧客が購入した商品・サービスなどの取引実績、今までの案件、現在の商談進捗状況や競合他社の引き合いリストなど、営業活動の情報を一元管理できます。

「営業の見える化」により、マネージャーはタイムリーな判断を下すことができるようになります。

また、蓄積された顧客・案件情報を基にして、見込み客や新規案件開拓などの分析にも活用できます。

●マーケティング支援

顧客情報を抽出して、対象の顧客に対してのみ、ピンポイントでメールマガジンやアンケートを送るなど、ダイレクトマーケティングで活用することができます。

潜在的なニーズを探ったり、特定の顧客に対してのみのキャンペーンを打ったりすることで、営業チャンスを増やすことができるのです。

もちろん一括送信で、新製品・新サービスリリースのお知らせや、アフターフォローを行うという使い方もあります。

SNSと連携している製品も多く、ソーシャルメディアマーケティングでも活用できます。

●カスタマーサポート

問い合わせ内容やクレーム内容などをデータ化し蓄積することで、顧客対応の自動化や少人数での営業に活かすこともできます。

また、通信販売やコールセンターなどのビジネスでは、CRMを導入することで顧客ごとの問い合わせ履歴が共有できるため、顧客一人ひとりに合わせた細やかな対応ができるようになります。

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名刺管理ツールの機能

使い方や目的がシンプルな名刺管理ツール。

散らばりがちな名刺の情報をデータ化し一元化することで、社内で共有することができて便利です。

実際、名刺管理ツールではどのようなことができるのでしょうか。

機能や使い方をご説明します。

●名刺情報をデータ化

顧客からいただいた名刺をスキャンもしくはスマホで撮影することで、記載されている情報がデータ化されます。

運営会社によって、AIを導入していたり、オペレーターが手入力していたり、正確な情報を取り込めるような工夫がされています。

●名刺内容変更の際に、情報も更新

昇進や部署の異動で相手の名刺内容が変更になる場合もあります。

紙の名刺だと同一人物のものが増えてしまいますが、名刺管理ツールを使うと情報を更新してくれます。

●マルチデバイス対応

顧客情報を取り扱う上で、マルチデバイスに対応していることは効率的な営業活動において重要です。

オフィスでパソコンを使って顧客情報を検索したい時もあれば、外出先でスマホから検索して連絡したい時もあるでしょう。

そんな時に、パソコン・スマホ・タブレットなど、その時の自分にベストなデバイスから名刺情報を閲覧できることは、紙の名刺を一枚一枚探すよりも、遥かに効率的です。

CRMのメリット・デメリット

CRMのメリットについては、以下の点が挙げられます。

• 顧客情報の資産化

  顧客に関するさまざまな情報を蓄積して一元管理でき、さらに社内共有が可能なので、部署をまたいで顧客情報を活用できます。

• 営業の見える化と戦略化

  商談状況などの営業活動の進捗状況、販売履歴などの営業活動の実績などが見えるようになり、精度の高い分析と販売戦略を行うことができます。

  さらに、マネージャーからの最適なタイミングでの指示も受けやすくなります。

• 顧客満足度アップ

  細やかなサポートやアフターフォロー、情報発信が可能になります。

デメリットとしては以下のようなことがあります。

• コスト

  イニシャルコスト、ランニングコストのどちらもかかります。

  また、名刺管理ツールと違い社内の業務フローに合わせて設定が必要なため、社内の工数もコストとしてかかります。

• 効果が見えにくい

  導入したからと言って、すぐに売上が上がったり顧客が増えたりするわけではないため、顧客情報を入力するだけで終わらずにどのように活かしたのか、PDCAをまわして測定しなければなりません。

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名刺管理ツールのメリット・デメリット

名刺管理ツールを利用するメリットは以下の点が挙げられます。

• 業務効率のアップ

  対象人物の検索などの手間が、デジタル化をすることで簡単になります。

  また、グループ分けも可能なので、アナログで必要だったファイリングなどの作業もなくなり、紛失の危険もありません。

• 社内での共有

  部署内だけでなく、他の部署の営業チャンスにも活用することができます。

• 外出先での確認

  各取引先の名刺を持ち歩くことは不可能ですが、ツールを使うことで外出先でも顧客情報を確認できます。

• 顧客情報の損失を防ぐ

  従来は相手の異動や昇進などの情報が入ってこずにビジネスチャンスを逃していた場合でも、相手の名刺情報が更新されるとデータベースも更新されます。

  また、名刺を所有していた担当者の退職により顧客情報の引継ぎができないなどのリスクもなくなります。

しかしながら、いくつかのデメリットも存在します。

• コスト

  毎月の利用料がかかります。

• 顧客管理との二重管理

  顧客情報をシステムまたはExcelなどで管理している営業パーソンは、名刺データと同じ情報をもう一方のツールでも管理しているため重複してしまいます。

• データの確認の手間

  AIだけでテキスト化する製品は正確に内容が反映されないこともあり、名刺データ取り込み後に内容の確認が必要となる場合があります。

CRMと名刺管理ツールの選び方

さて、名刺管理ツールとCRMの比較を見てきましたが、自社に合ったツールを導入しなければ意味がありません。

導入することでどのようなことを達成したいのか、どのような課題を解決したいのか、という点を自社内で検証してから選ぶ必要があります。ここでは、CRMと名刺管理ツールの選び方を解説します。

目的から選ぶ

名刺管理だけが目的であれば、単機能ながら安価な名刺管理ツールで十分かもしれません。既に顧客データの管理フローがあり、単に名刺情報を一元化するだけでよければ、コストを抑えられます。

しかし、営業活動の根本的な効率化を狙うのであれば、CRMの導入がお勧めです。CRMは顧客データの一元管理に加え、属性分析や対応履歴の分析、最適なアプローチ方法の提案など、データに基づく高度な営業支援が可能です。

機能と費用から選ぶ

名刺管理ツールでは、名刺の電子データ化が簡単に行えます。このため、低コストで名刺情報を一元的に管理することができます。

しかし、名刺管理ツールが実現できるのは、あくまでも名刺情報の一元管理に過ぎません。

この一元管理された情報をどのように活用し、営業プロセスの効率化につなげていくかは、各社が独自に検討する必要があります。名刺情報の蓄積や分析は、別途対応しなければなりません。

一方、CRMシステムには名刺管理に加え、顧客関係を構築・維持するための様々な機能が搭載されています。

顧客データの一元管理はもちろんのこと、詳細な属性情報の管理や対応履歴の記録、さらには商談状況の可視化や各フェーズの進捗管理なども可能となります。

CRMなら、単に情報を集めるだけでなく、より円滑な顧客対応を実現することができるのです。しかし、名刺管理システムに比べ、費用が高くなる場合が多いため、自社に必要なものを十分に検討することが重要です。