CRMとメール連携で営業はここまで変わる！メリット・デメリットとおすすめツール5選

日々の営業活動において、以下のような悩みを抱えていませんか？

• 顧客への返信が部門間で重複している
• 過去の複雑なやり取り履歴を追うのに時間がかかる
• 多岐にわたる報告業務がコア業務を圧迫している

これらの悩みは、決してあなた個人の能力の問題ではありません。多くの場合、それは「情報管理の仕組み」や「部門間連携」が十分に整っていないことに起因します。

本記事では、まさにそうした課題を抱えるあなたのために、CRMとメール連携がもたらす具体的な解決策と貴社に最適なツール選び、導入を成功させるための実践的なポイントをご紹介します。

情報管理の仕組みを改善し、営業活動をより効率的で生産的なものに変革していきましょう。

「CRMとメールの連携」とは？

「営業活動における諸課題を解決する具体的な解決策」の一つに、CRMとメールソフトの連携があります。

CRMとは、「Customer Relationship Management（顧客関係管理）」の略語であり、多くの場合は顧客関係管理を行うツールのことを指します。

これは単なる顧客リストではなく、顧客とのあらゆる接点（電話、会議、Webサイト訪問など）を記録し、関係性を深めるための戦略的なプラットフォームです。

つまり、CRMとメールソフトの連携とは、顧客情報を一元管理するデータベースと、普段使っているメールソフトをつなぐことを言います。

これにより、メールのやり取りが自動的に顧客情報に紐づけられ、大規模な顧客基盤における情報の一貫性と透明性を確保します。

関連記事：CRMとは？導入メリットや機能、ツールの選び方/活用例を解説

連携で実現できること

CRMとメールを連携すると、常に最新のやり取りがCRMに集約されます。
例えば、

• あなたが顧客にメールを送ると、その内容が自動でCRMの顧客履歴に記録される
• 顧客からの返信も、自動でCRMに取り込まれ、対応状況がリアルタイムでわかる
• チームの誰もが、特定の顧客との過去のメール履歴をCRM上で確認できる
• 部門横断で顧客接点の全体像を把握し、一貫した顧客体験を提供できる
• 担当者変更時の引き継ぎが劇的に効率化され、ビジネス機会の損失を防ぐ

このように、バラバラになりがちなメールのやり取りをCRMに集約することで、情報が整理され、チーム全員が同じ顧客情報にアクセスできるようになります。

これにより、情報共有の漏れがなくなるだけでなく、顧客対応の質が格段に向上し、営業活動が劇的に効率化され、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になるのです。

CRMとメールを連携する5つのメリット

顧客対応のミスは、会社の信頼を損ね、営業効率を大きく下げてしまいます。

こうした課題を解決し、営業活動を劇的に変えるのが、CRMとメールソフトの連携です。これにより、営業担当者の業務効率が上がり、顧客との関係構築がスムーズになります。

以下では、CRMとメールの連携のメリットを5つご紹介します。それぞれのメリットがどう課題を解決し、あなたの営業目標達成に貢献するのか、詳しく見ていきましょう。

①顧客対応の質と一貫性の向上

CRMとメールを連携することで、チーム全員のメール履歴が顧客情報に自動で紐づけられます。

「誰が」「いつ」「どんな」対応をしたかが一目瞭然になるため、顧客への連絡漏れや、同じ内容を二重に送ってしまうといった重複対応を徹底的に防げます。

特に、大規模な顧客基盤を持つ企業において、どの担当者が対応しても高品質で一貫した顧客体験を提供できるようになり、顧客からの信頼獲得に貢献します。

②報告業務の自動化と工数削減

営業担当者が最も手間だと感じる日報や週報の作成、さらには複雑な営業プロセスにおける多岐にわたる活動報告は、メール履歴の自動記録によって大幅に削減されます。

CRMに顧客とのメールのやり取りが自動で蓄積されるため、手動で活動内容を記録する手間が省け、上司やチームはリアルタイムで進捗を確認できます。

これにより、報告業務にかかる時間を削減し、営業活動に集中できる時間が増えます。

③顧客情報・案件情報の一元管理と情報サイロ化の解消

顧客とのすべてのやり取りや案件情報がCRMに一元管理されるため、担当者が不在でも他のメンバーが過去のやり取りを全て確認して対応できます。

これにより、担当者の不在が原因でビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。

また、営業、マーケティング、カスタマーサポートなど、部門間で分断されがちな顧客情報が統合され、情報サイロ化を解消します。

担当者変更時の引き継ぎもスムーズになり、顧客対応の質を維持したまま円滑な連携が可能になります。

④営業活動の可視化とデータに基づいた戦略立案

メール連携機能によっては、顧客ごとのメールの開封率やクリック率などを分析できます。これらのデータから顧客の関心の度合いを測り、次のアプローチや提案内容を検討する際に活用できます。

経験や勘に頼るだけでなく、具体的なデータに基づいた営業戦略を立案できるようになり、より精度の高い予測と効果的な営業活動へと繋がります。これは、大規模な営業組織における意思決定の迅速化に不可欠です。

関連記事：営業プロセスの見える化とは？可視化の3ステップを解説

⑤既存システムとの連携による業務フローの最適化

CRMに蓄積された顧客情報（業種、役職、購入履歴など）を活用し、ターゲットを絞った一括メール配信やステップメールの自動送信が可能になります。

これは単体機能としてだけでなく、すでに導入されているマーケティングオートメーション（MA）ツールやERPなどの基幹システムとの連携により、顧客獲得から育成、契約、サポートまでの一連の業務フローをシームレスに最適化します。

これにより、情報の二重入力の手間を省き、組織全体の生産性を向上させます。

関連記事：MAツールと連携すべき5つのツール！マーケティングオートメーションを促進する方法

導入前に知っておきたい3つのデメリット

CRMとメールソフトの連携は大きなメリットをもたらしますが、導入にはいくつか注意すべき点があります。導入後に後悔しないためにも、以下の点を理解した上で慎重に検討を進めましょう。

①投資コストと費用対効果の検証

CRMとメール連携ツールには、当然ながら初期費用と月額利用料が発生します。

選択するツールや機能、ユーザー数で費用は大きく変わるため、予算内で継続できるか、そしてそのコストに見合う費用対効果（ROI）が見込めるかをしっかり検討する必要があります。

これは単なる出費ではなく、未来の営業力強化への戦略的な投資として捉え、長期的な視点で判断しましょう。特に大規模導入においては、総所有コスト（TCO）も考慮に入れる必要があります。

対策として、導入前に綿密な費用対効果シミュレーションと、段階的な導入計画を策定することが重要です。

関連記事：CRMの費用対効果とは？導入コストとROIの測定方法を徹底解説

②導入と定着に手間がかかる

新しいツールの導入には、初期設定や既存システムとの連携に一定の手間がかかります。

また、最も重要なのは、チームメンバー全員がツールを使いこなし、日々の業務に定着するまでの教育と浸透期間が必要な点です。

ITツールに不慣れなメンバーがいる場合、活用されないリスクもあります。

導入効果を最大限に引き出すためには、丁寧なオンボーディングと継続的なサポート、そして経営層からのコミットメントを含む全社的なチェンジマネジメント体制が不可欠であることを認識しておきましょう。

対策として、導入支援プログラムの活用や、社内スーパーユーザーの育成、定期的なトレーニング実施が効果的です。

③自社に合わないツールを選ぶと非効率につながる

これがCRMとメール連携ツール導入における最大の失敗ポイントです。

自社の営業スタイルや業務フローに合致しないツールを選ぶと、操作が複雑すぎたり、必要な機能が不足していたりして、結果的に業務が非効率になるリスクがあります。

導入前には、自社の課題や目的、そして将来的な拡張性や既存システムとの連携要件を明確にし、無料トライアルやデモを活用して、実際に操作感を確かめることが非常に重要です。

特に、セキュリティ要件やコンプライアンスへの対応も、中堅・大企業では必須の確認事項となります。

対策として、複数ツールの比較検討、無料トライアルでの徹底検証、そして既存システムとの連携テストを事前に行いましょう。

【失敗しない】CRMの選び方5つのポイント

「メリット・デメリットは分かったけれど、CRMを導入して失敗したくない」とお考えの方。

後悔しないCRM選びのために、必ず押さえておきたい5つの判断基準をご紹介します。これらのポイントを参考に、あなたの会社に最適のCRMを見つけて、営業活動を最大化しましょう。

ポイント1:機能は十分か

CRMを選ぶ際、まず確認すべきは、貴社の複雑な営業プロセスに対応できるエンタープライズレベルの機能が揃っているか、そして将来的な事業拡大に対応できる拡張性があるかという点です。

「メール連携」はもちろん、高度な案件管理、パイプライン管理、カスタマイズ性、セキュリティ機能など、自社の営業スタイル・組織形態に必要な機能があるか確認しましょう。

多機能すぎるツールは操作が複雑になり、多機能すぎる「オーバースペック」もコスト増加の原因になるため注意が必要ですが、将来の成長を見据えた機能選定が重要です。

ポイント2:操作は直感的で簡単か

どれだけ高機能なCRMでも、現場の営業担当者が使いこなせなければ意味がありません。SFA利活用の成功は、営業担当者による正確なデータ入力に大きく依存するとも言えます。

しかし、SFA/CRMの利用実態と活用課題に関する実態調査によると、全体の4割以上の営業管理職がSFA/CRMの情報入力・更新が煩雑であること、現場の営業メンバーがSFA/CRMに情報を入力しないことを課題に上げています。

また、「SFA/CRMをより活用していくためにどのような機能や支援を求めるか」という問いに対しては、「入力自動化・項目簡略化」や「AIによる入力サポート」が特に挙げられています。

つまり、CRMツールにおける入力作業の難易度は、CRMツールの利活用に大きく影響するのです。

貴社の営業担当者が「使いやすい」と感じるCRMツールを選ぶことで、データの質と量を向上させ、分析の精度を高められます。

必ず無料トライアル期間を利用し、複数の営業担当者で実際に操作感を確かめることを強くおすすめします。

▶▶SFA/CRMの利用実態と活用課題に関する実態調査の詳細はこちらから

ポイント3:料金は予算に合っているか

ほとんどのCRMツールは、ユーザー数に応じたID課金制です。現在の社員数で総額いくらになるか、そして将来的な増員計画も考慮して検討すべきです。

安価でも機能不足やサポート不十分な場合があり、高価でも使わない機能ばかりで費用対効果が低い場合もあります。自社の予算と必要な機能、将来の成長を見据え、最も費用対効果の高いプランを選びましょう。

ポイント4:サポート体制は充実しているか

CRMは導入して終わりではありません。初期設定時の不明点や、運用中の疑問、トラブルなど、様々な場面でベンダーのサポートが必要になります。

導入時の設定サポートの有無、利用中の質問に答えてくれるカスタマーサポートの充実度、その対応範囲（電話、メール、チャットなど）を確認することは非常に重要です。

手厚いサポートがあるツールを選ぶと安心です。ベンダーが提供する、ユーザー定着支援施策などの有無も確認しましょう。

ポイント5:既存システムとのシームレスな連携

CRMは単体で使うだけでなく、普段利用している他のツールと連携できると、さらに効率が向上します。

メールソフト（Gmail、Outlook）はもちろん、社内チャットツール（Slackなど）、マーケティングオートメーション、会計ソフト、BIツールなど、貴社が既に利用しているSaaSや基幹システムとスムーズにデータ連携できるかを確認しましょう。

API連携の柔軟性や、連携実績の豊富さは、情報の一元化と業務フロー全体の最適化を実現する上で非常に重要なポイントです。

【2025年版】メール連携に強い！おすすめのCRM/SFA 5選

前章で解説した「選び方のポイント」を踏まえ、ここでは営業活動を劇的に変える、メール連携に強みを持つCRM・SFAツールを厳選して5つご紹介します。

各ツールの特徴やメール連携の具体的な機能、料金プラン、そしてどんな企業におすすめかを分かりやすく解説していますので、ぜひ比較検討の参考にしてください。

1. Mazrica Sales｜AIで営業活動を可視化・最適化する国産SFA/CRM

主な機能と特徴

• AIによる案件リスク分析
• 営業プロセス可視化
• 直感的で使いやすいUI
• 日本の商習慣に合わせた機能

メール連携機能の詳細

MazricaSalesのメール連携は、単なる送受信履歴の記録に留まりません。GmailやOutlookと連携し、送受信したメールを自動で案件や顧客情報に紐付けることができます。

また、メール以外の電話、社内会議といった日々の営業活動を含む「アクション」情報は、アクション予測/分析/推移レポートにて自動分析され、AIによるネクストアクションの提案を得ることもできます。

日報作成などの報告業務を大幅に削減しつつ、データに基づいたより戦略的なコミュニケーションを実現します。

関連記事：【Mazrica Sales活用事例】営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例

料金プラン

• Starter：5,500円/ユーザー/月～
• Growth：11,000円/ユーザー/月～
• Enterprise：16,500円/ユーザー/月～

※詳細はこちら：Mazrica Sales 料金

こんな企業におすすめ

営業活動の属人化に課題を感じている企業や、データに基づいた科学的な営業戦略を立てたい企業に最適です。特に、AIを活用して営業効率を向上させたいと考えている中堅・大企業、または日本の商習慣に合った国産SFAを求める企業におすすめです。

2. Salesforce Sales Cloud｜世界No.1の実績と信頼性

主な機能と特徴

• 圧倒的なカスタマイズ性
• 充実したSFA機能
• AIによるインサイト提供

メール連携機能の詳細

GmailやOutlookと自動で連携し、送受信したメールを顧客情報や商談に紐付けて自動で記録します。

CRMから直接メールを送信できるほか、メールテンプレートを活用して効率的なコミュニケーションが可能です。誰がいつ、どんな内容で連絡したかが一目瞭然になり、抜け漏れや重複を防ぎます。

料金プラン

• Starter Suite:：3,000円/ユーザー/月〜
• Professional:：12,000円/ユーザー/月〜

※詳細はこちら：Salesforce Sales Cloud 料金ページ

こんな企業におすすめ

CRM導入が初めてで、将来的な事業拡大を見据え、拡張性のあるグローバルスタンダードなツールを選びたい企業に最適です。

複雑な営業プロセスを持つ企業や、多角的なデータ分析を求める企業にもおすすめです。

3. Zoho CRM｜高機能とコストパフォーマンスのバランス

主な機能と特徴

• 豊富な機能群
• AIアシスタント「Zia」
• 高いコストパフォーマンス
• 幅広い連携サービス

メール連携機能の詳細

GmailやOutlookと連携し、メールの送受信履歴を自動で顧客レコードに紐付けます。一括メール送信機能や、顧客の開封・クリック状況を追跡するメールトラッキング機能も搭載しています。

営業担当者は顧客の関心度合いを把握し、効果的なアプローチに繋げられます。

料金プラン

• スタンダード:：1,680円/ユーザー/月〜
• プロフェッショナル： 2,760円/ユーザー/月〜
• エンタープライズ： 4,800円/ユーザー/月〜

※詳細はこちら：Zoho CRM 料金プラン

こんな企業におすすめ

コストを抑えつつも、多機能で本格的なCRMを導入したい中堅企業に最適です。

特に、マーケティングと営業活動を連携させたいと考えている企業や、グローバル展開を検討している企業にもおすすめです。

4. HubSpot Sales Hub｜無料から始められるマーケティング連携の強み

主な機能と特徴

• 無料CRMからスタート可能
• マーケティング機能とのシームレスな連携
• 直感的なUI/UX
• インバウンド営業に特化

メール連携機能の詳細

GmailやOutlookと連携し、メールの送受信履歴を自動でCRMに記録します。メールの開封率やリンククリックを追跡できるトラッキング機能、個別送信用のテンプレート、パーソナライズ機能も充実しています。

顧客の興味関心度を測りながら効果的なメールアプローチが可能です。

料金プラン

• 無料プラン： 0円
• Starter:：1,080円/ユーザー/月〜
• Professional:：10,800円/ユーザー/月〜

※詳細はこちら：HubSpot Sales Hub 料金

こんな企業におすすめ

マーケティング活動と営業活動を統合し、インバウンド営業を強化したい企業に最適です。直感的な操作性で迅速な導入を目指す企業や、顧客とのエンゲージメントを高めるための機能に重点を置く企業にも向いています。

5. kintone (サイボウズ)｜自由に構築できる日本発のプラットフォーム

主な機能と特徴

• 高い柔軟性とカスタマイズ性
• 豊富な連携サービス
• チームコラボレーション

メール連携機能の詳細

kintone自体に直接的なメール送受信機能はありませんが、GmailやOutlookとの連携アプリやプラグインを導入することで、メールの自動保存や送信が可能です。

これにより、顧客とのメール履歴をkintoneの顧客情報と紐付け、情報の一元管理と共有を実現できます。

料金プラン

• ライトコース： 1,000円/ユーザー/月〜
• スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月〜
• ワイドコース：3,000円/ユーザー/月～

※詳細はこちら：kintone 料金

こんな企業におすすめ

パッケージ型CRMでは自社の業務に合わないと感じる企業や、ITリテラシーが高く、柔軟にシステムを構築・改善していきたい企業に最適です。

既存の社内システムとの連携を重視し、独自の業務フローをシステムに落とし込みたい企業にも向いています。

スムーズに導入するための3ステップ

CRMとメール連携ツールの選定は、営業活動を大きく変える第一歩です。しかし、ツールを決めただけで満足してはいけません。

ここからは、実際にツールを導入し、最大限に活用するための具体的な3ステップをご紹介します。これらのステップを踏むことで、導入のハードルを下げ、スムーズな運用開始を目指しましょう。

ステップ1:導入目的の明確と社内共有

ツール導入で最も大切なのは、「何のために導入するのか」という目的を経営層から現場まで、全社で共有することです。

「顧客対応の抜け漏れをなくす」「報告業務の時間を削減する」など、具体的な課題と期待する効果を明確にしましょう。

目的が曖昧だと、導入後に「結局何が変わったの？」と不信感が募り、ツールの定着が難しくなります。

導入前に目的を共有することで、メンバーのモチベーションを高め、主体的な利用を促し、大規模な組織変革を円滑に進めることができます。

関連記事：CRM導入の成功事例5選｜課題・運用方法・効果・導入時のポイント

ステップ2:無料トライアルで操作性を徹底チェック

ツールを決定したら、必ず無料トライアル期間を最大限に活用しましょう。

この際、「営業のキーマン数名だけでなく、関連部門（マーケティング、カスタマーサポートなど）の代表者も巻き込み、実際に使ってみる」「本番と同じように案件情報を入力してみる」「顧客とのメール連携を試す」など、具体的な業務フローに沿って操作性を徹底的に確認してください。

デモ環境だけでなく、自社のデータに近い形で試すことで、導入後のギャップを最小限に抑えられます。使い勝手の良さが定着の鍵を握ります。

ステップ3:スモールスタートで運用開始

最初から全機能を完璧に使いこなすことを目指す必要はありません。まずは、「メール連携と案件管理だけ」のように、機能を絞ってスモールスタートで運用を開始することをおすすめします。

いきなり多くの変更を求めると、現場の負担が大きくなり、混乱を招く可能性があります。徐々に利用範囲を広げ、慣れてきたら他の機能も追加していくことで、無理なくツールを定着させ、段階的に効果を最大化できるでしょう。

これは、大規模なシステム導入におけるリスクを最小限に抑え、成功確率を高めるための重要な戦略です。

まとめ

CRMとメールの連携は、業務効率化と情報共有の円滑化を強力に推進します。

顧客対応の抜け漏れ防止、報告業務の自動化、属人化の解消、データに基づいた戦略立案、そして効率的なメールマーケティングへと、そのメリットは多岐にわたります。

最適なツールを選ぶには、この記事で紹介した5つのポイントを検討し、導入段階では「目的明確化」「無料トライアル」「スモールスタート」の3ステップが鍵です。これは単なるツールではなく、営業組織を強化し、売上を向上させる「戦略的な投資」となります。

まずは気になるツールの資料請求や無料トライアルから、貴社の営業変革への最初の一歩を踏み出すことをおすすめします。