情報共有の方法とは？社内における効率的な仕組みの作り方

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「あの件って、どうなったんだっけ？」

「B社の見積りなら、先週出しましたよ。」

「そうじゃなくて、A社のクロージングの件なんだけど・・・。」

情報共有がきちんとできていないことで発生してしまう、上司と部下、あるいはメンバー間のやり取り。

みなさんの会社でも毎日のように、こうしたやり取りを耳にするのではないでしょうか？

言葉のコミュニケーションも大事ですが、業務連絡のようなものは、なるべく早く、簡単に済ませたいですよね。

そこで今回は、現場のメンバーに情報共有をするメリットを感じてもらい、さらに、上手く情報を共有できる仕組みやツールの使い方について、ご紹介していきたいと思います。

社内で情報を共有する目的とは？

まずは、情報共有する目的、つまり、「情報共有して何を実現したいのか」について、改めて考えてみましょう。

営業部門であれば、以下の目的で情報共有をしていることが多いと思います。

①次の打ち手や改善策を立てる

日々、変わっていく案件の進捗や顧客の状況を把握しておくことで、リアルタイムで最適な打ち手や改善策を立て、行動に移すことができるようになります。

②ノウハウの共有

売れている営業の提案方法や資料作成などのノウハウを共有することで、チーム全体のレベルが上がり、売上を増やすことができます。

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③時間や労力などの無駄を削減

いわゆる報・連・相を円滑にすることで、何度も聞き直したり、漏れていた案件を慌てて対応するといったことがなくなります。

情報共有に無駄な時間や労力をかけなくてよくなり、営業本来の提案や商談といった活動に注力することができるようになります。

情報共有について、現場はどう感じている？

情報共有の大切さは、現場のメンバーの誰もが理解しているし、おそらく大多数は賛成もしているでしょう。

しかし実際のところは、情報共有ができていないことがほとんどです。

それは、なぜなのでしょうか。

今日会った人、その人との会話、顧客から得られた知見などを共有するということは、自分の行動がすべて見られてしまうということです。

これ対して現場の営業メンバーが、「監視されたくない」「自分のノウハウを知られたくない」と思ってしまうのは、ある意味、自然な反応です。

喜んでやりたがる人はいないでしょう。

では、情報共有を促すにはどうしたらいいのでしょうか？

これはもう、地道に説得を続けるしかありません。

前項でお伝えした情報共有の目的に加え、監視するのではなく、現場の育成や組織拡大のために情報共有をする必要があるということを、伝えましょう。

現場のメンバーにとってもメリットがあることがわかれば、自然と情報共有をするようになるはずです。

正しく情報共有するのに必要な仕組み

現場のメンバーが情報共有に意欲的になったとしても、きちんと情報共有できる仕組みがなければ、せっかくの情報も有効活用できないまま、宝の持ち腐れになってしまいます。

ここでは正しく情報共有をするために必要不可欠な、2つの仕組みを見ていきたいと思います。

①部門内だけでなく、関係部門にも共有できる

どれだけ簡単に入力できるツールを用意したとしても、情報を入力する作業というのは面倒なものです。

そこで役立つのが、“シングルインプット・マルチアウトプット”という仕組みで、一度入力するだけで、同じ情報を入力すべき場所、全てにインプットされ、あらゆる情報レポートに表示・出力されるというものです。

これが実現できれば、営業部門、マーケティング部門、サポート部門など顧客接点のあるすべての部署で同時に情報共有する、といったことも可能になります。

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②外部連携や通知で、リアルタイムでの共有ができる

日々、追加・更新され続ける情報を、ずっと追い続けるのは相当大変なことですし、全ての情報が必要なわけではないと思います。

そこで、自分に必要な情報が入力された時点で、デスクトップやスマホなどに通知をしてくれる、つまり、情報を探しに行くのではなく、情報の方からやってきてくれる仕組みを作っておくと便利です。

また、外回りの多い営業の場合には、外出先からでも簡単に入力や報告ができるよう、外部システムと連携をさせておくことも必要です。

こうすることで、どこにいても自分に必要な情報を漏らすことなく、リアルタイムで知ることができるようになります。

社内の情報共有に役立つツール

ここまで紹介してきた仕組みを実行するのはExcelだけでは難しく、すぐに限界を感じてしまうと思います。

以下のようなツールを導入することで、簡単に情報共有できる仕組みを作ることができます。

チャットツール

ほんの数年前までは、連絡手段は電話やメールが主でした。

しかし現在では、個人同士のやりとりではSkypeやFacebook Messenger、LINEが使われるようになり、ビジネスの現場でも、チームでコミュニケーションが取れるチャットツールが使われるようになってきました。

チャットツールは複数のサービスが出ていますが、ここでは多くの企業で使われている2つのツールをご紹介いたします。

Slack（スラック）

グループを作ってチーム内でやり取りをすることができます。

ドラッグ＆ドロップでファイル共有を簡単にできるほか、情報をSlackに飛ばして仕事の最新情報をリアルタイムで把握することもできます。

基本的な機能は無料で使うことができ、最近、日本語版がリリースされたことで、使い勝手もぐっと良くなりました。

chatwork（チャットワーク）

ビジネスでの利用を目的に作られたチャットツールで、チャットのほか、動画での会話で会議をすることができます。

また、チャットの中で発生したタスクを同一ツール上で管理できることで、タスクの遅れや漏れを防ぐことができます。

営業支援システム（SFA）

営業支援システム（SFA）とは、顧客情報や案件の進捗状況など営業活動に関する情報を蓄積・分析できるシステムです。

属人化されがちな営業情報や営業プロセスを見える化することで、
①営業ナレッジの共有
②営業活動の効率化
を実現し、受注率アップに繋げていくことができます。

チャットツールと同様、さまざまな営業支援システム（SFA）が登場していて、初めて導入する場合には、自社にはどれがいいのか、なかなか選びづらい状況です。

ここでは、情報共有の迅速さ・正確さ・把握しやすさに特化したSFAツールを1つ紹介したいと思います。

Mazrica Sales (旧 Senses)

「Mazrica Sales (旧 Senses) 」は、現場での使いやすさにこだわって設計されたSFAです。

直感的に案件の進捗を把握できる「案件ボード」、入力負荷を軽減する外部ツール連携、AIによる受注確率の予測など、営業の生産性を高めるための機能が充実しています。

上記に挙げたようなチャットツールとの連携させることができるため、案件の進捗情報や営業の活動情報をリアルタイムで共有することに長けています。

サポート体制も充実しており、カスタマーサクセス担当者が伴走して運用定着までサポートします！

社外（営業と顧客）の情報共有に役立つツール

社外との情報共有に役立つツールとして、DSRツールを紹介します。

DSR（デジタルセールスルーム）ツール

デジタルセールスルーム（DSR）とは、BtoB企業が見込み顧客と情報や営業コンテンツを共同し、効率的な営業活動を行うことを目的としたオンラインスペースのことです。

デジタルセールスルームでは、売り手と買い手がリアルタイムでチャットのやり取りをしたり、チャットや動画メッセージ、資料の共有などによってオンデマンドでの交流を行うことができます。これを活用することでクロージングを早めることができます。

DealPods（ディールポッズ）は営業と顧客においてやり取りされる、

• 製品紹介や提案書などの資料
• 参考Webページやデモンストレーション動画などのURL
• 議事録や案件サマリーなどのテキストメモ
• 約束や宿題、確認事項など双方のタスク管理
• 連絡や質問などのチャットコミュニケーション

これらの情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。

Deal Room機能は完全招待制、かつメールアドレスで本人認証し、パスコードや有効期限を設けます。

さらにDeal Room内は閲覧やダウンロード履歴を取得しており追跡可能です。ツール内の機密情報は暗号化されクラウド上に保管されるため安全。営業とお客さまのやり取り履歴は全てDeal Room内に蓄積されるため、契約後の「言った/言わない」のリスクも排除されます。

DealPodsの概要資料はこちらから

おわりに

「情報共有をしよう！」という話が社内で出てくると、どうしても「どうやって情報共有をするか」といった手段にばかり目がいってしまいがちです。

しかし、最初にお伝えした通り、情報共有で大切なのは、情報を入力する現場のメンバーが「情報を共有したくなる」仕組みを作ることです。

①次の打ち手や改善策を立てる
②ノウハウの共有
③時間や労力などの無駄を削減
・・・といった現場にとってのメリットを伝え、自然と情報共有できるような環境づくりを目指しましょう。