CRMと名刺管理の違いとは？機能や目的・メリットを解説

顧客の情報を管理する機能を持つ、名刺管理ツールとCRM（顧客管理ツール）。

Excelなどで顧客データを管理している会社では、そろそろツールを導入しようと検討しているところも多いのではないでしょうか。

顧客データをシステムで社内共有することで、効率的・有効的に情報を活用することができます。

また、顧客データと過去の履歴を参考に決裁者に直接アプローチをするなど、営業活動に活かすことも可能です。

この記事では、名刺管理ツールとCRMの違いに重点を置き、それぞれのツールについて解説します。

CRMと名刺管理ツールの違いとは

顧客情報を管理するツールとして役に立つのが、「CRM」と「名刺管理ツール」です。

顧客の情報を共有して会社全体で有効的に活用するという概要は同じですが、機能・導入目的で大きな違いがあります。

機能面での違い

まずは、CRMと名刺管理ツールの機能面での違いを解説します。主な違いは以下の通りです。

• CRM：顧客の基本情報のほか、商談状況・販売履歴・売上見込みなど、一部のツールではSFA(営業支援ツール)の概念も組み合わされている
• 名刺管理ツール：名刺に記載されている情報を取り込み、システム上で管理する

CRMでは、顧客に関する網羅的な情報を管理する一方で、名刺管理ツールは名前の通り、名刺に書かれている情報のみを蓄積することしかできません。基本的には、CRMの方が高機能であり、業務内での使用範囲も広くなります。

関連記事：CRMとは？導入メリットや機能、ツールの選び方/活用例を解説

導入目的の違い

また、それぞれの導入目的にも違いがあります。

• CRM：顧客との関係性強化による売上向上
• 名刺管理ツール：顧客情報の可視化・共有

CRM導入の目的は、蓄積された顧客情報を活用することで、顧客との関係性構築を強化し、売上拡大を目指すことです。

顧客情報を共有することで、顧客ニーズを分析することが可能になり、結果として信頼関係を構築することができます。

一方で、名刺管理ツールは、顧客情報を可視化し、共有するところに目的があります。営業組織内で名刺情報を共有し、営業活動に生かすところまでが導入目的であり、顧客との関係性強化までは含みません。

関連記事：名刺管理アプリ・ソフト・ツールの10選を比較 | 価格（無料あり）・特徴

CRMの機能

次に、CRMの主な機能について解説します。

「Customer Relationship Management」を略してCRMと呼ぶように、文字通り顧客との関係を構築して管理するツールです。

CRMを利用することで、売上・利益に繋がる顧客情報を管理し、積極的に営業活動に活かすことができます。

具体的にどのような機能があるのか見てみましょう。

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顧客情報管理

名刺管理ツール同様に、顧客の基本的な情報をデータベース上で管理できます。

名前、企業名、部署、電話番号などだけでなく、趣味嗜好や出身地、家族構成などの追加情報も蓄積していくことができます。

顧客管理に関する詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説

営業活動管理・支援

顧客が購入した商品・サービスなどの取引実績、今までの案件、現在の商談進捗状況や競合他社の引き合いリストなど、営業活動の情報を一元管理できます。

「営業の見える化」により、マネージャーはタイムリーな判断を下すことができるようになります。

また、蓄積された顧客・案件情報を基にして、見込み客や新規案件開拓などの分析にも活用できます。

マーケティング支援

顧客情報を抽出して、対象の顧客に対してのみ、ピンポイントでメールマガジンやアンケートを送るなど、ダイレクトマーケティングで活用することができます。

潜在的なニーズを探ったり、特定の顧客に対してのみのキャンペーンを打ったりすることで、営業チャンスを増やすことができるのです。

もちろん一括送信で、新製品・新サービスリリースのお知らせや、アフターフォローを行うという使い方もあります。

SNSと連携している製品も多く、ソーシャルメディアマーケティングでも活用できます。

カスタマーサポート

問い合わせ内容やクレーム内容などをデータ化し蓄積することで、顧客対応の自動化や少人数での営業に活かすこともできます。

また、通信販売やコールセンターなどのビジネスでは、CRMを導入することで顧客ごとの問い合わせ履歴が共有できるため、顧客一人ひとりに合わせた細やかな対応ができるようになります。

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名刺管理ツールの機能

次に、名刺管理ツールの機能について解説します。CRMと比べ、使い方や目的はシンプルです。

散らばりがちな名刺の情報をデータ化し一元化することで、社内で共有することができます。

名刺情報をデータ化

顧客からいただいた名刺をスキャンもしくはスマホで撮影することで、記載されている情報がデータ化されます。

運営会社によって、AIを導入していたり、オペレーターが手入力していたり、正確な情報を取り込めるような工夫がされています。

名刺内容変更の際に、情報も更新

昇進や部署の異動で相手の名刺内容が変更になる場合もあります。

紙の名刺だと同一人物のものが増えてしまいますが、名刺管理ツールを使うと情報を更新してくれます。

マルチデバイス対応

顧客情報を取り扱う上で、マルチデバイスに対応していることは効率的な営業活動において重要です。

オフィスでパソコンを使って顧客情報を検索したい時もあれば、外出先でスマホから検索して連絡したい時もあるでしょう。

そんな時に、パソコン・スマホ・タブレットなど、その時の自分にベストなデバイスから名刺情報を閲覧できることは、紙の名刺を一枚一枚探すよりも、遥かに効率的です。

CRMのメリット・デメリット

次に、CRMを導入するメリットとデメリットについて解説します。

CRMのメリット

CRMを導入することで、顧客情報を一元管理し、社内で共有できるため、営業・マーケティング・カスタマーサポートなど部署を超えた活用が可能になります。

また、商談の進捗状況や販売履歴が可視化され、データに基づいた精度の高い分析や戦略的な営業活動が実現できるほか、マネージャーが適切なタイミングで指示を出しやすくなります。

さらに、顧客ごとの対応履歴をもとに細やかなサポートやアフターフォローが可能となり、適切な情報発信を通じて顧客満足度の向上や長期的な信頼関係の構築につながります。

CRMのデメリット

CRMのデメリットとして、まずコスト面の負担が挙げられます。

導入時のイニシャルコストや運用にかかるランニングコストが発生するだけでなく、名刺管理ツールとは異なり、社内の業務フローに合わせた設定が必要なため、その調整や運用にかかる社内の工数もコストとして考慮しなければなりません。

また、導入後すぐに売上が向上したり顧客が増えたりするわけではなく、効果が見えにくい点も課題となります。

そのため、顧客情報を単に入力するだけで終わらせず、どのように活用するのかを明確にし、PDCAを回して効果測定を行いながら運用を最適化していく必要があります。

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名刺管理ツールのメリット・デメリット

次に、名刺管理ツールを導入するメリットとデメリットについて解説します。

名刺管理ツールのメリット

名刺管理ツールを活用することで、業務効率の向上や情報共有の円滑化が期待できます。デジタル化により対象人物の検索がスムーズになり、グループ分けも可能なため、従来必要だったファイリング作業が不要になり、紛失のリスクも軽減されます。

また、名刺情報を社内で共有できるため、部署を超えた営業チャンスの創出にも役立ちます。さらに、外出先でもツールを活用すれば顧客情報をすぐに確認でき、必要な情報を持ち歩く手間が省けます。

加えて、相手の異動や昇進などの情報が自動で更新されるため、従来のように情報不足によるビジネスチャンスの損失を防ぐことができ、担当者の退職による顧客情報の引継ぎ漏れといったリスクも回避できます。

名刺管理ツールのデメリット

名刺管理ツールには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。まず、毎月の利用料が発生するため、コスト面での負担を考慮する必要があります。

また、すでに顧客情報をCRMやExcelなどで管理している場合、名刺データと同じ情報を別のツールにも登録することになり、二重管理の手間が発生する可能性があります。

さらに、AIによる自動テキスト化を採用しているツールでは、名刺の情報が正確に反映されないことがあり、データ取り込み後に手作業で内容を確認・修正する必要が生じる場合もあります。

CRMと名刺管理ツールの選び方

さて、名刺管理ツールとCRMの比較を見てきましたが、自社に合ったツールを導入しなければ意味がありません。

導入することでどのようなことを達成したいのか、どのような課題を解決したいのか、という点を自社内で検証してから選ぶ必要があります。ここでは、CRMと名刺管理ツールの選び方を解説します。

目的から選ぶ

名刺管理だけが目的であれば、単機能ながら安価な名刺管理ツールで十分かもしれません。既に顧客データの管理フローがあり、単に名刺情報を一元化するだけでよければ、コストを抑えられます。

しかし、営業活動の根本的な効率化を狙うのであれば、CRMの導入がお勧めです。CRMは顧客データの一元管理に加え、属性分析や対応履歴の分析、最適なアプローチ方法の提案など、データに基づく高度な営業支援が可能です。

機能と費用から選ぶ

名刺管理ツールでは、名刺の電子データ化が簡単に行えます。このため、低コストで名刺情報を一元的に管理することができます。

しかし、名刺管理ツールが実現できるのは、あくまでも名刺情報の一元管理に過ぎません。

この一元管理された情報をどのように活用し、営業プロセスの効率化につなげていくかは、各社が独自に検討する必要があります。名刺情報の蓄積や分析は、別途対応しなければなりません。

一方、CRMシステムには名刺管理に加え、顧客関係を構築・維持するための様々な機能が搭載されています。

顧客データの一元管理はもちろんのこと、詳細な属性情報の管理や対応履歴の記録、さらには商談状況の可視化や各フェーズの進捗管理なども可能となります。

CRMなら、単に情報を集めるだけでなく、より円滑な顧客対応を実現することができるのです。しかし、名刺管理システムに比べ、費用が高くなる場合が多いため、自社に必要なものを十分に検討することが重要です。

名刺管理機能を搭載したおすすめCRM4選

近年では、名刺管理機能を搭載したCRMツールが登場し、営業プロセスの効率化に大きく貢献しています。

しかし、製品によって機能やコストが異なるため、それぞれの特徴や強みを比較し、自社のニーズに最適なCRMを選ぶことが重要です。そこで今回は、名刺管理機能を備えたおすすめのCRMを4つご紹介します。

Mazrica Sales

Mazrica Sales は純国産のSFA/CRMツールで、営業担当者の使いやすさを重視した設計が特徴です。入力負荷の軽減や営業活動のサポート機能が充実しており、業務効率の向上に貢献します。

営業案件の進捗は カード形式 で表示され、直感的に状況を把握できるほか、放置されている案件は時間の経過とともにカードの色が変化 するため、案件の抜け漏れを防ぐことができます。

さらに、画面操作は ドラッグ＆ドロップ で簡単に行えるほか、 モバイルアプリ にも対応しており、外出先でもスムーズに入力・確認が可能です。

Mazrica Salesの名刺管理機能

Mazrica Salesには、名刺情報を自動でデータ化できる OCR機能 も搭載されています。 モバイルアプリで名刺をスキャンするだけで、AIが情報を自動解析し、CRMデータとして即時登録されるため、 入力作業の手間やミスを削減 しながらデータの正確性を確保できます。

さらに、OCR機能は商談中のメモやホワイトボードの記録 もスキャン可能で、営業活動の履歴として簡単に登録できるため、情報の蓄積と活用をスムーズに行えます。

Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud は、名刺登録機能を備えたSFA/CRMツールで、多機能性と外部ツールとの柔軟な連携が特徴です。

中小企業から大企業まで幅広いニーズに対応でき、営業活動の効率化を支援します。 AIとデータを活用した高度なCRM機能により、営業プロセスを最適化できる点が大きなメリットです。

ただし、標準機能として名刺取り込み機能は搭載されておらず、「PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce」などの外部ツールを活用して名刺データを登録する必要があります。そのため、導入の際には自社の環境に合わせたカスタマイズや連携の設定が重要になります。

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRM は、株式会社ジーニーが運営する 営業の生産性向上と業績改善 に特化したSFA/CRMツールです。

誰でも使いやすいシンプルな管理画面で、直感的な 「設定」「入力」「分析」 をスムーズに行えるのが特徴です。 特に名刺管理機能も充実しており、専用アプリを使って名刺をスキャンするだけで、「見込客」「会社」「担当者」ごとに 自動登録できます。

さらに、取り込んだ名刺データを名寄せし、顧客情報と紐づけて管理できるため、情報の一元化が可能です。スマホ1つで簡単に名刺データを取り込み、対応状況や顧客属性をメモとして登録することもでき、営業活動の効率を大幅に向上させます。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャー は、ソフトブレーン株式会社が提供するSFA/CRMツールで、名刺管理機能をはじめ、営業活動の効率化を支援する多彩な機能を搭載しています。

スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで簡単にデジタル化でき、「無料のOCR機能」 と、「プロによる高精度な名刺デジタル化サービス（1枚35円）」 の2種類の取り込み方法を選べるのが特徴です。

さらに、名刺情報を活用した 人脈管理機能 も備えており、取り込んだデータをもとに、アプローチすべき関係者や役職を可視化できます。 これにより、営業担当者が 適切なキーパーソンに効率的にアプローチ できるようになります。

加えて、地図機能を活用することで、顧客の所在地を視覚的に把握し、訪問ルートの最適化も可能です。

まとめ

CRMと名刺管理ツールは、機能や目的、管理するデータの内容が異なるため、自社に導入する際は、どのような課題を解決したいのかを明確にすることが重要です。

そのうえで、各ツールの特徴を比較・検討し、自社のニーズに最適な製品を選びましょう。 また、名刺管理機能を搭載したCRMツールが数多く登場しており、企業の営業活動を効率化する手助けをしています。

名刺管理機能には 「OCRによる自動データ化」 から 「プロによる高精度なデータ化」 までさまざまなタイプがあり、自社の予算やニーズに応じて最適なツールを選ぶことが重要 です。

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