「データを活用したマネジメントに興味がある」「営業データをもっと活用したい」
このように思っていても、複数のツールにデータが点在していたり、データ管理が属人化していたりすると、なかなかデータ活用が促進できません。
しかしDXの時代となり、営業にもDXの波が広がっているなかで、営業のデータ活用は避けては通れなくなっています。
そこで注目されているのが「データマネジメント」です。
本記事では、営業のデータマネジメントについて詳しく解説します。
データマネジメントを加速するツールも紹介するので、データ活用に課題を抱えている営業リーダーやマネージャーはぜひ参考にしてみてください。
この記事の内容
データマネジメントとは？
データマネジメント（Data Management）とは、直訳すると「データ管理」と表現できます。
ただし、単に「データを管理すること」という意味合いだけでなく、データを適切に集約・蓄積して分析し、ビジネスに活用していく一連の取組みをデータマネジメントと言います。
データマネジメントの目的
データマネジメントの目的は、一言でいうと「データを活用して企業成長につなげること」です。
「データ」と一口に言っても、企業が扱うデータは多岐にわたります。顧客に関するデータや、自社で取り扱っている商材についてのデータ、売上や受注などの情報をまとめたデータなど、さまざまです。
このような膨大なデータには、実はビジネスのヒントが多く隠されています。データを分析することで、顧客の購買行動やニーズを把握したり、受注につながりやすい営業パターンを紐解いたりできるのです。
IT社会になり購買行動が変化したことや、価値観の多様化によりニーズも複雑化している現代では、かつてのように「モノを作ったら売れる」という時代ではなくなっています。データから顧客の心理をくみ取り、よりニーズにマッチしたアプローチができる組織が生き残れる時代です。
こうした背景から、データを分析・活用してビジネスを加速させる「データマネジメント」が求められています。
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「DMBOK」によって定義されているデータマネジメント
データマネジメントの定義は、国際的なデータマネジメントの知識体系ガイド「DMBOK（Data Management Body Of Knowledge）」に記載されています。
データとインフォメーションという資産の価値を提供し、管理し、守り、高めるために、それらのライフサイクルを通して計画、方針、スケジュール、手順などを開発、実施、監督することである。
出典：データマネジメント知識体系ガイド 第二版｜DAMA International (著), DAMA 日本支部 (翻訳), Metafind コンサルティング株式会社 (翻訳)
こちらの定義からわかるように、データは企業の「資産」です。そのため単にデータを保管するだけでなく、戦略的に活用するための一連の流れが重要です。
営業がデータマネジメントを取り入れる5つのメリット
データマネジメントは、これからの時代のビジネスでは非常に重要な取組みです。顧客データや案件データなど多くのデータを扱う営業組織にとっても、データマネジメントの重要性は高まっています。
営業でデータマネジメントを行うことで、以下のメリットが期待できます。
1.営業データの活用が促進する
「営業データを活用したい」と思っていても、なかなか活用が進んでいない営業組織も少なくありません。
理由として、以下のような要因が挙げられます。
- 名刺管理ツール、顧客データベース、売上管理表など、営業データが点在していて集約できない
- 営業データを分析する時間がない
- Excelでデータ管理をしているが、データが多すぎてファイルが重くなりストレスになっている
このような状況だと、必要なときに必要なデータを取り出すことができず、意思決定や判断が遅れる可能性があります。わずかな遅れで「顧客を競合他社に取られた」「対応が遅れて顧客の購買意欲が下がった」といった事態を招き、命取りになりかねません。
しかし営業データが適切に管理できていれば、膨大な営業データのなかから必要なデータを即座に抽出できます。また、自動で分析する機能が搭載されていれば、分析の時間や手間も削減でき、より意思決定が高速化するでしょう。
関連記事：営業のデータ活用を推進する5ステップと企業のデータ活用事例
2.データ管理の属人化を防ぐことができる
営業活動は営業担当者個人で進めることが多いため、顧客や案件に関するデータを営業担当者が属人的に管理する営業組織も少なくありませんでした。
しかし、営業に関するデータ管理が属人的だと「マネージャーが全体の進捗を把握できない」「目標値への達成度を分析できない」などの問題点が生じてしまいます。その結果、対応の漏れ・遅れによりトラブルが起きたり、期日内に目標を達成できなかったりするなどのリスクがあります。
また、営業担当者が退職すると、その担当者が保有していた営業データは消失してしまいます。どんな顧客を担当していたのか、どこまで商談が進んでいたのか、といったことがわからなくなるため、スムーズに引き継ぎができません。
しかし営業のデータマネジメントができれば、各営業担当者が抱えている案件の進捗を把握でき、適切にマネジメントを行えます。過去の履歴などもすぐに把握できるため、退職や異動に伴う引き継ぎの際もスムーズです。
3.営業効率化につながる
適切なデータマネジメントは、営業現場にも良い影響を与えます。
蓄積されたデータを分析すると顧客のニーズや課題を把握できるため、最適なタイミングで最適なアプローチができます。また、ほかの営業メンバーの成功事例や営業資料などを参考にすることで、受注につながりやすい営業活動が可能です。
さらに、急な退職や異動があった際にも、過去のデータを確認すれば顧客とのやり取りの履歴を把握できます。そのため、営業担当者が変更になっても適切な顧客対応ができ、機会損失を防ぎます。
このように、営業データを適切に管理しておくことで、効率よく営業活動を回していくことができるでしょう。
4.顧客満足度や従業員満足度の向上につながる
データマネジメントによって顧客のニーズに合わせた提案やアプローチができるため、顧客の不満やクレームが大きく減ることが期待できます。顧客のニーズに合った製品・サービスの開発もできるようになり、自社ならではの価値を提供できるでしょう。
また、従業員一人ひとりの成果がデータとして数値化されるため、頑張りや努力が可視化されます。そのため頑張りを適切に評価できるようになり、従業員満足度にもつながるでしょう。
5.業績の向上につながる
データマネジメントによって、顧客に対して最適なアプローチができたり、従業員の頑張りが評価されてモチベーションが上がったりすることで、結果的に業績向上も見込めます。
また「商材ごとの売上データを分析して、売上が少ない商材は販売を中止する」「地方の顧客のほうが単価が高いため、地方に支店を作る」などの経営判断もしやすくなります。適切な経営判断により、業績を向上させていくことが可能です。
データマネジメントの導入が必要な企業の特徴
データマネジメントは、上記で挙げたように多くのメリットがあります。
その一方、今まで点在していたデータを一ヵ所に集約したり、従業員全員にデータ入力を依頼したりするのは、大きな労力がかかります。
そのため、データマネジメントに取り組むべきか悩ましいと感じる人も多いのではないでしょうか。
そこで、データマネジメントに取り組むべきか判断に迷ったら、以下の特徴に当てはまっているかどうかを基準にして判断しましょう。
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1.属人的なデータ管理になっている
一人ひとりで個別にデータを管理していたり、データ管理の担当者が決められたりしていると、ほかのメンバーがデータを確認できず活用につながりません。
誰もが自社のすべての顧客データにアクセスでき、過去のやり取りや現在の進捗などを確認し合えることで、ミスやトラブルを防いだり営業力が底上げされたりします。
属人的なデータ管理になってしまっている場合は、早急に営業データマネジメントに取り組むべきでしょう。
2.社内のデータセキュリティルールが曖昧になっている
営業で取り扱うデータには、顧客の個人情報や、自社商材のノウハウなど、機密性が高いデータが多く存在します。
しかし、自宅でテレワークをしている従業員や、訪問の合間にカフェなどで仕事をする従業員などがいると、機密情報が漏えいしてしまうリスクがあります。
そのため、データのセキュリティに関するルールは、見直すべきタイミングにきています。
データマネジメントに取り組む場合、データを「資産」として扱うようになるため、必然的にセキュリティルールも事細かに設定するようになります。
データの扱い方やアクセス権限などのセキュリティルールを細かく定めたいと考えている組織は、データマネジメントに取り組むと良いでしょう。
営業のデータマネジメントを実施するためにSFA/CRMを導入する
営業のデータマネジメントでは、膨大な量のデータを扱い、複雑な分析も行います。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどでのデータ管理では限界があるため、SFAやCRMといった営業効率化ツールを活用することをおすすめします。
SFA/CRMとは？
SFA（Sales Force Automation）は、日本語で「営業支援ツール」と呼ぶように、営業活動をサポートして効率化してくれるツールのことです。顧客情報や案件情報を蓄積したり、各営業担当者のアクション履歴を蓄積したりできます。
CRM（Customer Relationship Management）は「顧客関係管理」と訳され、顧客との関係性を構築・維持するツールです。顧客の氏名や連絡先などの情報から、購買履歴やお問い合わせ履歴など、顧客に関するあらゆる情報を一元管理できます。
SFAとCRMは似通った機能をもっているため「SFA/CRM」と表記されることも多くあります。
▶️▶️【入門編】劇的に営業効率が変わる！SFA/CRMとは？
データマネジメントにSFA/CRMツールを導入すべき理由
SFA/CRMの大きな特徴として、データの蓄積と分析がしやすいことが挙げられます。
決められた項目に沿って情報を入力するだけでデータが保存され、検索機能を使うと瞬時に必要な情報にアクセスできます。外部ツールと連携できるSFA/CRMなら、外部ツールへの入力内容や顧客とのやり取りを自動で同期できるため、二重入力の手間もありません。
また、分析機能も搭載されているため、関数の知識がなくても複雑で高度な分析も自動で行えます。売上目標に対する達成度を把握したり、営業担当者ごとのボトルネックを分析したりすることで、最適なネクストアクションや改善策を打ち出すことができるのです。
このように、SFA/CRMを導入すると、データの集約・蓄積だけでなく高度な分析によりデータ活用が促進され、データを活かした営業活動を実現できるでしょう。
関連記事：CRM分析とは？効率的なデータ分析方法とポイントを解説
営業のデータマネジメントに必要な機能
SFA/CRMによって機能はさまざまですが、データマネジメントに活用するならば以下の機能が搭載されたツールを選定しましょう。
1.コードの採番
一つひとつのデータを区別して整理するために、コードを採番する機能は必須です。
取引先の企業名や担当者名などでデータを区別しようとすると、同じ企業名の取引先があると区別が難しかったり、担当者が変更になった際に混乱したりしかねません。
「企業コード」や「担当者コード」などを設け、各データを区別できるようにしましょう。
2.データクレンジング
誤字や表記ゆれなどがあると、データが重複してしまい正しくデータ管理ができません。
たとえば「株式会社sample」「（株）sample」「株式会社サンプル」では、同じ企業だとしても表記の違いによって別々のデータとして区別されてしまいます。
このような表記の違いによる重複データがあると、分析の際に正しい結果が出なかったり、重複して営業活動をしてしまったりするため、社内が混乱する原因となります。
そのため、こうした重複データを抽出して整理できる、データクレンジング機能が必要です。
3.名寄せ
SFA/CRMを、MAツールや名刺管理ツールなどと連携する場合、同じ企業の同じ担当者のデータが重複して登録されてしまうことがあります。
そこで、氏名や住所、電話番号などで同一人物を割り出して整理できる「名寄せ」機能があると便利です。
名寄せをしていないと、データクレンジングができていない場合と同様に、重複データが存在することとなります。
SFA/CRM「Mazrica Sales 」の名寄せ機能は、重複している可能性のあるデータをAIが自動で検出します。人の目による名寄せでは見落としが発生しやすいですが、AIのサポートによって効率的かつ確実に重複データを抽出できます。
関連記事：名寄せとは？ | 効率的な顧客データ管理方法とおすすめツールも紹介！
4.データの可視化・分析
データマネジメントを実行するためにはデータを蓄積するだけでなく、見やすいように可視化する機能や、データ同士を分析する機能も必要です。
たとえばダッシュボード機能があれば、データや分析結果を一ヵ所に集約でき、必要な情報をすぐに確認できます。また、レポート機能では、分析結果がグラフ化されるため、直感的に状況を理解しやすくなります。
5.非構造化データの保存・検索
データには、以下の2種類があります。
- 構造化データ：行や列などで整理されたデータ
- 非構造化データ：WordファイルやPDF、画像や音声ファイルなどのデータ
構造化データはSFA/CRMに蓄積しやすいですが、非構造化データはデータベース化ができないため蓄積していくことが困難です。
そこで、非構造化データを保存できる機能も必要となります。
たとえばMazrica Sales では、案件や取引先などの情報に非構造化データを保存できます。たとえば、以下のように紐づけて管理できるようになります。
- 取引先に提出した見積書
- 商談で使用した提案資料
- オンライン商談を録画した動画ファイル
また、ファイル名などで検索することも可能なので、データの取り出しもスピーディです。
営業のデータマネジメントに最適なSFA/CRMとは？
数あるSFA/CRMのなかでも、データマネジメントに適しているのはどのようなツールなのか気になる方も多いのではないでしょうか。データマネジメントを加速するSFA/CRMのポイントは、以下の通りです。
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1.データの入力がしやすいツールであること
データマネジメントを行うには、前提として充分なデータ量が必要です。そのためには、営業現場が積極的に入力してくれるツールであることが重要となります。
- インターフェースがシンプルで使いやすい
- 入力項目をカスタマイズできる
- モバイル対応していて外出先でも入力できる
こうした特徴をもつSFA/CRMが良いでしょう。
また、外部ツールと連携して自動でデータを同期できる機能があると、より利便性が高いです。
- 名刺管理ツールと連携して顧客情報が自動で登録される
- Gmailと連携してメールの内容が自動同期される
- Googleカレンダーと連携して訪問予定が自動でカレンダー登録される
こうした連携機能があることで、現場の入力負荷がより軽減されるだけでなく、データ量も溜まっていきます。
2.営業プロセスに関わるデータを一元管理できること
営業活動は、初回アプローチから初回訪問、決裁者商談やクロージングなど、複数のフェーズに分かれています。それゆえ、一連の営業プロセスを経ていくと、必然的に多くのデータが発生します。
これらのデータが点在していると、誰が・いつ・どうやって対応したのかが把握しにくくなり、トラブルが起きる可能性があります。
また、さらに広い視点で見ると、営業は単体で存在しているものではなく、マーケティングやインサイドセールス、カスタマーサクセスなどとつながっています。
それぞれの部門や業務で導入しているツールが異なるとしても、SFA/CRMとシームレスに連携できるツールであれば、データの同期ができるため情報共有もスムーズになります。
SFA/CRMを選定する際には、一連の営業プロセスに関わる多くのデータを一元的に管理できるかどうか、という点も重視しましょう。
3.名寄せ機能が実装されているツールであること
先述の通り、名寄せ機能がないと重複データが発生し、重複してアプローチしたり正しくデータ分析ができなかったりするなどの事態を引き起こします。
適切にデータマネジメントを行うためには、名寄せ機能は必須です。名寄せ機能が搭載されているSFA/CRMを選定しましょう。
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営業のデータマネジメントにはMazrica Sales活用がおすすめ
営業のデータマネジメントに適したSFA/CRMの条件は「入力がしやすいか」「データを一元管理できるか」「名寄せ機能があるか」です。
この条件を満たしたツールとして、SFA/CRM「Mazrica Sales」をおすすめします。
現場の使いやすさにこだわったMazrica Salesは、操作性の良いインターフェースとマルチデバイス対応により、忙しい営業現場でも入力しやすく設計しています。また外部ツールとの連携も豊富なので、自動でデータが同期でき、入力負荷が大きく軽減されます。
営業フェーズごとにデータを管理できるため、一連の営業プロセスのデータの一元管理が可能。マーケティング機能も搭載されており、マーケティングからカスタマーサクセスに至るまでのプロセスまで網羅できます。
もちろん名寄せ機能も搭載されているので、重複データの発生を防止します。
さらに、搭載されたAIが各案件の受注確率を予測。類似案件から最適なネクストアクションを提案してくれるため、営業活動が高速化します。
Mazrica Salesについての詳しい機能・特徴は下記資料でも確認できるので、ぜひダウンロードしてみてください。
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