顧客数が増えてきたら、社内の顧客情報を一元管理して営業活動を効率化することが重要です。

Excelは普段の業務で使い慣れている人も多いため、顧客管理でも活用しやすいツールのひとつです。

本記事では、Excelによる顧客管理の方法やExcelの機能など、顧客管理に役立つ情報をお届けします。また、Excel以外の顧客管理方法も紹介しているので、あわせて参考にしてください。

Excelで顧客管理を行う方法

顧客に関する情報は、氏名・連絡先・住所などの基本的な情報だけでなく、取引履歴や商談履歴、アクセス履歴など多岐にわたります。

こうした顧客情報を適切に管理するために、手軽に活用できるのが「Excel(エクセル)」です。

普段の業務でExcelを使い慣れているという人も多いため、Excelであれば顧客管理もしやすいでしょう。

それでは、具体的にどのようにして顧客管理を行うのか紹介していきます。

関連記事:顧客管理とは?基本やツールを使った管理方法を分かりやすく解説

管理項目やフォーマットを設定する

まずは、顧客情報で管理したい項目を決め、フォーマットを作成します。

管理すべき項目は複数ありますが、以下の項目は必ず押さえておきましょう。

  • BtoBの場合:顧客番号、企業名、所在地、担当者名、連絡先(必要に応じて業種やWebサイト・SNSなど)
  • BtoCの場合:顧客番号、氏名、住所、連絡先(必要に応じて年齢や性別など)

他にも、商談履歴や営業アクション(電話・メール)履歴、受注(購買)履歴など営業に関するデータも管理できると良いでしょう。

管理項目が決まったら、フォーマットを設定します。

行には番号、列には管理項目を並べていくのが一般的ですが、自社で管理しやすいフォーマットにしましょう。(画像1)

画像1 フォーマットを設定する
画像1 フォーマットを設定する

顧客データを入力する

フォーマットが設定できたら、項目に沿って顧客データを入力していきます。

このとき、入力ルールを決めておくことが重要です。

  • 「株式会社」は入れるのか
  • アルファベットや数字は半角か全角か
  • 名字と名前の間にスペースを入れるか

入力ルールを決めておかないと、重複してデータを入力しても気づかなかったり、検索した際にヒットしなかったりするため注意しましょう。

データをリスト化する

データが揃ったら、表をリスト化してさらに使いやすくしていきます。

まずはリスト化したい範囲を選び、「ホーム」タブにある「テーブルの書式設定」(※バージョンによっては「テーブルとしての書式設定」)を選択します。

カラーやデザインが異なる複数のスタイルが表示されるためお好みのスタイルを選択すると、表がリスト化されます。(画像2)

画像2 表をリスト化する
画像2 データをリスト化する

リスト化することで、項目にある四角いボックスをクリックすると、データの並び替えやフィルター、検索などが簡単にできるようになります。

たとえば、「ステータス」の項目を作っておけばステータスごとに絞り込みができたり、「受注金額」の項目を作れば受注金額順に並び替えたりできます。(画像3)

画像3 絞り込みを行う
画像3 絞り込みを行う

営業データを分析する

Excelで顧客管理をする価値は、単に顧客に関する情報を集約するだけではありません。

蓄積されているデータを基に、営業活動の状況やボトルネックなどを分析することも可能です。

  • どの業界で受注金額が高いか
  • どの営業アクションが受注につながっているか
  • 失注しやすいのは、どのフェーズのときか

上記は一例です。データが充実しているほど、さまざまな分析ができるようになり、自社の現状や課題を客観的に把握できます。

また、Excelの関数を活用することで、複雑な分析もできるようになるでしょう。

関連記事:営業データ分析3つの手法!見るべき項目やSFAを活用した分析手法

Excelで顧客分析を行う際に覚えたい便利機能

Excelで顧客分析を行う際には、以下のような機能を活用すると便利で効率的です。

ウィンドウ枠の固定機能

項目や顧客数が増えてくると、スクロールをした際に項目名や顧客名が隠れて見えなくなってしまいます。

項目や顧客数が増えてきた時に活用したいのが「ウィンドウ枠の固定」機能です。

「表示」のタブにある「ウィンドウ枠の固定」を選択します。

任意の列や行を固定できるほか、先頭行もしくは先頭列を固定することも可能です。(画像4)

この機能を使うと、行や列が固定されるためスクロールしても情報が隠れなくなります。

画像4 ウィンドウ枠の固定機能
画像4 ウィンドウ枠の固定機能

フォーム機能

Excelにフォーム機能を追加することもできます。

フォーム機能は、Excelの上部にある「クイックアクセスバー」に追加できます。

まずはExcel上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」をクリックして「その他のコマンド」を選択します。(画像5)

画像5 Excel上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から「その他のコマンド
画像5 Excel上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から「その他のコマンド」

次に「コマンドの選択」で「すべてのコマンド」を選択します。(画像6)

画像6 「コマンドの選択」で「すべてのコマンド」
画像6 「コマンドの選択」で「すべてのコマンド」

そして「フォーム」を選択します。膨大な項目がありますが、アルファベット順→あいうえお順となっているため、探してみましょう。(画像7)

画像7 「フォーム」を選択
画像7 「フォーム」を選択

「フォーム」を選択したら「追加」→「OK」を選択すると、クイックアクセスツールバーにフォーム機能が追加されます。

セルを選択してフォーム機能を使うと、顧客ごとの情報をすべて閲覧したり検索したりできるだけでなく、「新規」で新たにデータを入力することも可能になります。(画像8)

画像8 「新規」で新たにデータを入力することも可能
画像8 「新規」で新たにデータを入力することも可能

重複のチェック機能

重複データがあると正確に分析できないため、どれだけ注意深く入力していても定期的に重複チェックを行いましょう。

重複のチェックをするには、「ホーム」タブにある「条件付き書式」で「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選択します。(画像9)

画像9 「ホーム」タブにある「条件付き書式」で「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選択
画像9 「ホーム」タブにある「条件付き書式」で「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選択

重複するデータがあると色分けして表示されるため、削除や修正を行いましょう。(画像10)

画像10 重複データが色分けして表示される
画像10 重複データが色分けして表示される

検索機能

必要なデータにクイックにアクセスしたいときには検索機能を活用しましょう。

ホームタブにある「検索と選択」にある「検索」からデータの検索が可能です。(画像11)

画像11 「検索と選択」にある「検索」からデータの検索
画像11 「検索と選択」にある「検索」からデータの検索

オプションを活用すると、大文字/小文字や全角/半角などの細かな設定もできるので、使いこなせるようになると便利です。

ピボットテーブル機能

「ピボットテーブル」機能では、データを自動で集計して分析に役立てることができます。

「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選択します。(画像12)

画像12 「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選択
画像12 「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選択

次に、範囲を選択したら「OK」をクリックします。(画像13)

画像13 範囲を選択したら「OK」をクリック
画像13 範囲を選択したら「OK」をクリック

右側に「ピボットテーブルのフィールド」が表示されるため、そこから集計したい項目を選択しましょう。(画像14)

画像14 「ピボットテーブルのフィールド」から集計したい項目を選択
画像14 「ピボットテーブルのフィールド」から集計したい項目を選択

指定したセルに、自動で集計された結果が入力されます。(画像15)

画像15 指定したセルに、自動で集計された結果が入力される
画像15 指定したセルに、自動で集計された結果が入力される

また、ピボットテーブルを使うとグラフ化も簡単です。

ピボットテーブルの範囲を指定したら「ピボットテーブル分析」タブにある「ピボットグラフ」を選択するとさまざまなパターンのグラフができあがります。(画像16)

画像16 「ピボットテーブル分析」タブにある「ピボットグラフ」からさまざまなパターンのグラフが作成可能
画像16 「ピボットテーブル分析」タブにある「ピボットグラフ」からさまざまなパターンのグラフが作成可能

今回は「企業名」と「受注金額」に関するグラフを作成できました。(画像17)

画像17 「企業名」と「受注金額」のグラフの例
画像17 「企業名」と「受注金額」のグラフの例

Excelで顧客分析をする際の注意点

Excelは便利な機能が充実していますが、顧客管理や顧客分析をする際には意識しておきたい注意点があります。

以下のポイントを押さえておきましょう。

縦方向にデータを管理する

項目は横方向に配置し、顧客のデータは縦方向に増やしていくようにしましょう。

縦方向に顧客データを積み上げることで、Excelの便利な機能を使えるようになります。

空白のセルを作らないようにする

空白のセルがあると、ピボットテーブルなどの便利な機能がうまく機能しません。

該当するデータがない場合は、空白にするのではなく「‐」や「null」などを入力すると良いでしょう。

項目をむやみに増やさない

顧客管理をしていると「あの項目も必要かもしれない」「この項目も管理したい」といった思考になることがありますが、むやみに項目を増やすのはおすすめできません。

現場担当者の入力負荷がかかりますし、入力ミスが発生する可能性も高まります。

また、項目が多いと必然的にデータ自体も増えていくため、ファイルが重くなり動作が遅くなるなどのリスクもあります。

入力方法をマニュアル化する

複数の担当者が入力する場合、全員が同じルールで入力できるようにマニュアルを作成しましょう。人によって入力方法が異なると、情報を正しく管理できずにミスやトラブルの原因になりかねません。

データを入力するタイミングや更新頻度、重複データをチェックする頻度など、細かくマニュアル化しておくと安心です。

編集者や管理者を固定する

顧客管理では、顧客の個人情報が膨大に蓄積されているため、取り扱いには十分に注意しなければなりません。

情報漏えいが起きないよう、ファイルの編集者や管理者を固定すると良いでしょう。

編集者以外は決められたシートしか入力できないようにしたり、データを入力する際には管理者の許可を取ったりするなどのルールを決めると安心です。

Excelで顧客管理を行うメリット・デメリット

Excelは便利な機能がたくさんあるため顧客管理に向いている反面、デメリットとも言える点もいくつかあります。

Excelで顧客管理を始める際には、以下のメリット・デメリットについても理解しておきましょう。

Excelで顧客管理を行うメリット

まずは、Excelによる顧客管理のメリットから紹介します。

安価に顧客管理が始められる

Excelはもともとパソコンにインストールされている人も多く、コストを気にせずに始められる点がメリットです。

入力するデータが揃っていて、フォーマットを作成できれば、すぐにでも顧客管理を始められます。

Excel活用が進んでいれば運用が容易

普段からExcelを使い慣れているという企業であれば、新しく操作方法や入力方法を学ぶ必要がありません。

新しいツールを導入すると社内に浸透させるためにレクチャーや勉強会など行う必要がありますが、Excel活用が進んでいる場合は特別な教育をしなくても運用できるようになるでしょう。

Excelで顧客管理を行うデメリット

Excelでの顧客管理やコスト面や使いやすさなどでメリットがありますが、注意したいデメリットもあります。

データ管理に制限が多い

Excelは、最大で 1,048,576行、16,384列まで使用できます。

しかし、ここまでデータを入力すると必要なデータを見つけるのに多大な時間がかかるうえに、ファイル自体も重くなり操作性が悪くなります。

顧客数や商談数などが増えていくとデータ量も増していくため、データ管理が困難になるでしょう。

データの誤入力や誤削除が起こりやすい

Excelで管理項目が増えていくと、データの入力ミスが起きやすくなり、正確な情報管理ができません。

また、誤って入力データや行・列を消してしまうこともあり、いつ誰が消してしまったのか履歴を遡るのが難しかったり、データの復元が困難だったりするなどのデメリットもあります。

リアルタイムでデータが確認できない

複数人でExcelでの顧客管理を行う場合、クラウドストレージなどでExcelファイルを保管し、データを更新したい人がそこからダウンロードして使用し、再びクラウドストレージに戻すという作業になります。

そのため、別のメンバーはその間は操作できず、リアルタイムでデータを確認したくても他のメンバーがファイルを操作しているとデータを確認できません。

また、個人情報を取り扱うため、特定のパソコンでしかファイルを開けないという企業もあります。

特定の環境でのみアクセスができる場合、オフィスに戻らなければ顧客情報を確認できないため、外出先などで緊急で顧客情報を確認したい際に不便です。

データ分析・活用がしにくい

Excelはあくまでも「表計算ソフト」であるため分析に特化しているわけではありません。

関数やピボットテーブルなどを活用することで高度な分析もできますが、自身で設定しなければならないため関数や機能についての知識やスキルが求められます。

また、請求書作成ツールやタスク管理ツールなどに顧客情報を連携するのも難しいため、データ活用が進みにくい点もデメリットです。

関連記事:なぜ脱エクセルが必要?営業で脱エクセルする3つのメリットと成功事例・おすすめツールを紹介

Excelより顧客管理を効率化する方法

Excelは表計算ソフトのため、顧客管理に最適化されたツールではありません。

顧客管理を効率化するには、顧客管理に特化したツールを活用するのが最善策と言えます。

そこでおすすめなのが「CRM」です。

CRMとは?

CRMとは「Customer Relationship Management」の略称で、日本では「顧客関係管理ツール」と称されます。

顧客との適切な関係性構築のため、顧客に関する多様な情報を一元管理し、データの分析・活用ができるツールです。

CRMによって機能はさまざまですが、たとえば以下のような機能が搭載されています。

  • 顧客情報管理
  • 取引履歴管理
  • 商談履歴管理
  • 問い合わせ履歴管理
  • メール配信
  • アクセス解析
  • 問い合わせフォーム作成
  • データ分析、レポーティング

最近では、AIなどの最新技術が搭載されたCRMも多く登場しています。たとえば、名刺情報をスマホカメラで撮影するだけでデータ化されたり、AIによる高度な分析を実行できたりするなど、それぞれのCRMによって特徴や機能はさまざまです。

関連記事:CRMとは?導入メリット・機能や選び方とツールも紹介

CRMを選ぶ際のポイント

CRMは多岐にわたる製品が提供されていますが、自社にとって最適な製品を選定することが成功のポイントです。

CRMを選ぶ際には、以下のポイントを重視しましょう。

導入のしやすさ

まずは「導入のしやすさ」です。導入に際して、複雑な初期設定やカスタマイズなどが必要となるCRMでは、スムーズに導入できずに頓挫する可能性があります。

簡単な設定で使いやすいCRMを選定し、スムーズな導入を目指しましょう。

定着のしやすさ

そしてもうひとつのポイントが「定着のしやすさ」です。

新たなツールを導入すると、現場は使い方や操作方法などを学ぶ必要があります。

使い方が難しかったり、入力項目が多かったりすると、現場担当者はなかなか馴染むことができず定着しません。

顧客管理は、現場がいかにデータを入力してくれるかが成功のカギです。

現場で使いやすく定着しやすいCRMを選定し、顧客管理を実現しましょう。

関連記事:CRMの正しい選び方とは?導入前に確認すべき5つのポイント

導入・定着しやすいSFA/CRMならMazrica Sales

「Mazrica Sales」は現場での導入のしやすさ・定着のしやすさに定評のある、特に営業部門の顧客管理に最適なSFA/CRMです。

実際にExcelの顧客管理をしていた企業様が、Mazrica Salesを導入した事例も多数あります。

シンプルなインターフェース、使い勝手の良い設計、モバイルデバイス対応で、現場の使いやすさにこだわっています。

また、豊富な外部サービスと連携できるため、たとえばメールやスケジュールの情報を自動で同期でき、入力負荷が大きく削減されます。

こうした使い勝手の側面のほか、AIによる業務効率化や分析も充実しています。

過去の類似案件から最適なネクストアクションを提示したり、受注リスクを予測したりする機能が搭載されている点も、現場担当者の業務効率化を実現しているため、現場での定着のしやすさにつながっています。

Mazrica Salesの詳細については、以下の資料で紹介しているのでぜひ参考にしてください。

プロダクトサイト:Mazrica Sales

終わりに|自社にあった顧客管理の方法を見つけよう

企業は、自社にはどのような顧客がいて、どのような商品・サービスを購入しているのか、正確に把握するために顧客管理が不可欠です。顧客管理を行うためには、もともとパソコンに入っていて普段から使い慣れているExcelを活用するのも一つの手です。

しかしながら、Excelでの顧客管理は、データ分析・活用の難しさや、リアルタイムでのデータ共有などの点で課題があります。

SFA/CRM「Mazrica Sales」を活用すると、外出先でもすぐにデータを確認・更新でき、ワンクリックでレポートを抽出できるため、Excelのデメリットを解消してくれるでしょう。

案件に紐づいた顧客管理ができ、対応漏れ・遅れや重複データなどを自動で抽出する機能も搭載されています。

このように、CRMはExcelよりも効率的に顧客管理が可能です。Mazrica Salesも顧客管理のひとつの選択肢として、ぜひ検討してみてください。

Mazrica Salesサービス紹介資料

Mazrica Salesは「現場の定着」にもっともフォーカスした営業支援ツール(SFA/CRM)です。Mazrica Salesの特徴や機能の詳細についてまとめた概要資料と、実際の画面を確認できるデモ動画をお送りいたします。

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