営業活動で『業務が属人化していて進捗が見えにくい』『納期が遅れがち』などの課題に直面していませんか？これらの課題は進捗状況が可視化されていないことが原因で、適切な管理ができていない可能性があります。
本記事では、営業進捗管理の重要性やメリット、陥りやすい失敗要因を解説し、チームの生産性を高めるための具体的な管理手法を紹介します。
この記事の内容
営業の進捗管理とは?
進捗管理とは、プロジェクトや営業案件において、計画した作業スケジュールと実際の進行状況を比較し、進捗のズレを把握するための手法です。
単なる状況確認だけでなく、作業の遅れやトラブルが発生した場合には、迅速な原因特定と対策の実施が必要となります。管理体制の強化により、計画通りの進行が保たれ、業務全体の安定化にもつながります。
進捗管理は、IT企業のシステム開発、製造業の生産ライン、営業活動など、さまざまな分野で用いられています。
特に営業活動では、目標達成に向けた現状の把握と適切な軌道修正が欠かせません。顧客との信頼関係を維持し、成果を最大化するためにも必要な取り組みです。
進捗管理が不十分な場合、以下のようなリスクが生じることがあります。
- コスト増加：スケジュールの遅れを取り戻すために、残業や追加人員を投入せざるを得なくなり、余計な人件費やリソースが発生する。
- 信頼の低下：納期の遅延や進捗の不透明さにより、顧客の信用を損ねる恐れがある。
- 業績悪化：売上目標の未達成や利益の減少を招き、経営面への悪影響が懸念される。
進捗を適切に管理することで、業務の遅れを抑え、課題やトラブルの早期発見につながります。進行状況を可視化することで、組織全体の生産性が高まり、目標達成の精度も向上するでしょう。
関連記事：商談管理のポイント｜SFAを使った営業効率化の方法とは？
営業の進捗管理をするメリット
適切な進捗管理を行うことで、営業活動の精度が向上し、業務効率化や売上拡大など多くの利点を得られます。以下では、具体的な効果について説明します。
売上管理が正確になる
進捗管理を徹底すると、現状の把握が容易になり、より正確な売上予測が立てられます。 各案件の進捗状況をリアルタイムで確認することで、必要な改善策を素早く検討できるようになります。 売上目標の達成が難しい場合でも、早期に問題を察知できれば、軌道修正の余地が生まれるでしょう。
関連記事：売上管理とは？目的やエクセル/SFAでの管理方法を具体例で解説
とるべきアクションが明確になる
進捗状況を可視化することで、タスクの担当者や期限が明確になり、次に何をすべきかが把握しやすくなります。 やるべきことが不明瞭なままだと、指示待ちの状態が生じ、業務の停滞を招きかねません。 しかし、タスクが管理されていれば無駄な待機時間は減少し、担当者は自身の業務に集中できるようになります。 結果として、作業の効率が上がり、次のタスクへの移行もスムーズに進むでしょう。
QCDを徹底して守ることができる
進捗管理を徹底すると、QCD（品質・コスト・納期）のバランスを保った業務遂行が可能です。 QCDは「Quality（品質）」「Cost（予算）」「Delivery（納期）」の略称で、製造業や営業分野で重視される管理指標です。 スケジュールの遅れに気づかないまま作業を続けると、納期直前に急ピッチで進めざるを得なくなり、品質の低下やコスト増加を招く恐れがあります。 一方、進捗状況を常に把握していれば、事前に対策が取れ、プロジェクトの健全な進行が期待できます。
問題やリスクを早期発見できる
進捗状況をリアルタイムで確認することで、問題やリスクの早期発見が可能となります。 状況把握が不十分なまま進めると、遅れやトラブルを見逃し、気づいた時にはすでに手遅れになるケースも少なくありません。 営業案件の場合、顧客対応の遅れによって商談を逃す可能性も考えられます。 しかし、進捗管理を行えば、課題の兆候を早期に把握し、必要な対応を講じることができるでしょう。
関連記事：案件管理とは？案件管理の種類や選び方とおすすめツール12選
営業の進捗管理に必要な項目【テンプレートあり】
ここからは、営業の進捗管理で見るべき7つの項目を解説します。
営業の進捗管理で管理すべき項目は以下の通りです。
- 目標管理
- 案件管理
- 顧客管理
- タスク管理
- 行動管理
これらの項目を管理できるExcelテンプレートもありますので、ぜひ活用してみてください。
目標管理
目標管理とは、営業チームや個々の営業担当者ごとに具体的な目標を設定し、達成度を継続して評価することです。
目標に対する進捗を把握することにより、必要に応じて戦略の修正や追加のリソース投入を行えます。営業組織の方向性を定めるためにも、目標は明確に設定しましょう。
関連記事：MBO（目標管理制度)とは？メリットや目標設定の方法を解説
案件管理
案件管理では、各案件に対して担当者や取引先、進捗率などの情報を記録します。
これにより、案件ごとの進捗状況や担当者の状況を一目で把握することができます。
営業マネージャーは、遅れが生じている箇所を早期に発見し、迅速にフォローに回ることが可能です。案件管理表の作成においては、以下のような項目を記載するのが一般的です。
- 案件名
- 現在の受注数
- 受注済み金額
- 今後の受注見込み数
- 受注見込み金額
- 現在の商談件数
- 受注率
- 進捗率
関連記事：案件管理とは？必要性や選び方とおすすめツール12選
顧客管理
顧客管理とは、顧客の情報を一元管理し、営業活動や顧客とのやり取りの履歴を整理・記録することです。
効果的な顧客管理によって、顧客との関係を強化し、満足度を高められるため、リピート購入や長期的な契約を促進できます。
CRM（顧客関係管理）ツールを活用すると、データの取りこぼしなく、個々の顧客に対して最適なアプローチを行えるでしょう。
関連記事：顧客管理とは？基本やメリット・ツールの選び方を分かりやすく解説
タスク管理
タスク管理においても、進捗を追跡・管理し、営業プロセスにおける個々のタスク優先順位や期限を明確にしましょう。
タスク管理は、ミスや遅延を防ぐだけでなく、営業目標の達成に向け適切なプロセスをたどり、チーム全体のパフォーマンスを向上させるために重要です。
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行動管理
行動管理では、営業担当者の日常的なアクション（テレアポ、商談、クロージングなど）を追跡し、成果にどう結びついているかを管理します。
営業アクションの進捗を管理することで、成果の出やすい行動パターンを特定し、改善の必要な領域を明確にできるでしょう。
行動管理を通じて、営業活動の質を高め、目標達成に向けた最適なアプローチを探るのにも役立ちます。
関連記事：行動管理とは？営業の管理方法とPDCAサイクルの回し方
以下はMazricaが作成した顧客管理・案件管理のExcelテンプレートです。
テンプレート内の入力箇所（どこに何を入力すればいいのか？）を分かりやすく明記していますので、すぐに活用することができます。
関数などの設定も不要で、苦手な方でも問題ありません。
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営業の進捗管理の方法
営業の進捗管理を効果的に行い、プロジェクトを成功させるためには、重要なポイントを意識する必要があります。以下の3つのステップを徹底することで、プロジェクトの精度と生産性が向上します。
- 進捗確認の場を作る
- タスクを細分化する
- 進捗管理ツールを導入して進捗を見える化する
進捗確認の場を作る
進捗状況を把握し続けるためには、定期的な確認の場を設ける必要があります。 特に、複数の担当者やタスクが存在するプロジェクトでは、情報共有が滞ると進行に悪影響を与えかねません。
例えば、朝礼や定例ミーティングを活用し、メンバー全員が進捗状況を共有できる環境を整えると良いでしょう。 また、マネージャーが関与せずとも、担当者が自発的に報告できるデジタルツールの導入も効果的です。
関連記事：【Mazrica Sales活用事例】Mazrica Salesで営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例
タスクを細分化する
タスクが大まかすぎる場合、担当者の役割や納期が曖昧になり、業務の混乱を招く原因となります。 営業進捗をより正確に管理するためには、以下のようにプロセスを細分化する方法が効果的です。
- 初回アポイント取得
- 顧客ヒアリング
- 商品・サービス提案
- 見積もり・クロージング
- 受注
各段階で達成すべき目標と成果物を明確に設定することで、状況の把握が容易になります。さらに、細分化されたタスクは、抜け漏れや進行の停滞を防ぎ、業務の透明性向上にも寄与します。
進捗管理ツールを導入して進捗を見える化する
正確な進捗管理を実現するためには、デジタルツールの導入が有効です。 ホワイトボードやExcelでの管理も可能ですが、情報の更新漏れや共有不足といった課題が発生しやすくなります。
情報の更新がリアルタイムで反映され、誰でも扱いやすいデジタルツールを用いると、チーム全体の把握が容易になります。
進捗の見える化によって、優先順位の調整や作業の抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの効率化につながるでしょう。
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Excelでの営業の進捗管理方法とおすすめツール
営業の進捗管理は、必要最低限の項目であれば、Excelやスプレッドシートを活用して行うことができます。
ただし、企業の規模やビジネスモデル、営業チームの状況によっては、SFA（営業支援システム）を導入した方が、最終的に生産性が向上することが多いです。
進捗管理をExcelやSFAで適切に行うことで、この無駄な時間を削減する可能性があります。
本章では、ExcelとSFAのどちらを選ぶべきか、それぞれに適した企業の特徴について解説します。
Excel管理に適している企業の特徴
Excelを使って進捗管理を行う場合、以下のような項目を管理することが可能です。
案件管理：受注数、商談件数、進捗率など
目標管理：個人目標、成績、目標達成率など
Excelで管理を行うメリットとして、誰でも馴染みやすいツールであるため教育コストが低く済むことや、数式やマクロを一度設定すれば入力が容易になる点が挙げられます。
しかし、運用が進むにつれて以下のような課題が生じることもあります。
- データ量が増え作業効率が低下
- 誤操作でファイルが破損
- 複雑な関数やマクロのメンテナンスが困難
- 最新ファイルの特定に時間がかかる
特に、共同で編集する人数が多い場合や案件数が多い企業では、これらのリスクが高くなり、Excelでの管理が適さない場合があります。
小規模な組織で管理項目が限定されている場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートでも十分な進捗管理が可能です。
SFA導入を検討すべき企業の特徴
データ管理の負担を最小限に抑え、データに基づく戦略策定や意思決定を行う企業には、SFA（営業支援システム）の導入がおすすめです。
SFAを使えば、営業担当者が進捗状況をテンプレートに従って入力するだけで、全案件のフェーズを可視化できます。
SFAは、Excelに比べてデータの抽出や分析が自由自在で、時間や業界、担当者ごとに情報を管理できるほか、営業担当者のコンタクト履歴を共有したり、タスクにアラートを設定したりといった機能も備わっています。
多くの企業では、最初にExcelやスプレッドシートで管理を開始し、限界を感じた段階でSFAに切り替えることが一般的です。
データを蓄積するには早めに運用を始めることが理想であり、将来的に事業規模を拡大する計画がある場合、SFA導入を早期に検討することが賢明でしょう。
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営業の進捗管理を定着させるポイント
営業進捗の管理を効率化するには、まずは営業チーム全体が成長を実感できる仕組みを構築することが重要です。
以下の3つのポイントを活用して、進捗管理を組織に根付かせましょう。
簡単に入力できるフォーマットを用意する
進捗管理を効果的に行うには、入力作業が負担にならないフォーマット作りが不可欠です。すべて自由記述形式では時間がかかり、定着しにくくなる可能性があります。
エクセルを活用する場合は、ドロップダウンリストを用意して入力項目を絞ると、効率的にデータを収集できます。
また、SFAでは多くの項目が選択式になっているため、入力作業の効率化が可能です。なかには、スマートフォンのカメラで名刺や商談メモをスキャンするだけで入力が完了する機能を持ったSFAもあります。
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進捗管理の目的を明確化し、共有する
進捗管理を単なるルーティンワークにしないためには、その目的を営業チームに浸透させることが大切です。
進捗管理は、営業チーム全体のパフォーマンス向上を目指す手段であり、担当者自身の成長にもつながるものです。
例えば、進捗データをもとに営業成績を可視化し、個別のフィードバックを行うことで、担当者が自身の役割や成果を実感できる環境を作りましょう。
関連記事：営業資料の管理・共有で変わる受注率！資料の種類やセールステックの活用方法
フィードバックを欠かさず行う
フィードバックは、営業担当者のモチベーションを高めるうえで重要です。
進捗データが更新されても、上司が何も反応しなければ、担当者のやる気を損なう可能性があります。
進捗管理表は状況を把握する手段にすぎません。口頭で担当者の状況や悩みをヒアリングし、的確なアドバイスを行うことで、現場とのコミュニケーションを密に保ちましょう。
ツールだけに頼らず、個別の対応を大切にすることが重要です。
関連記事：正しいフィードバックのやり方とは？効果が出る3つのポイントを解説！
まとめ｜自社に合ったツールを導入して営業進捗を見える化しよう
進捗管理は、システム開発やクリエイティブ制作、営業案件などさまざまな業務に欠かせません。
適切に進捗管理ができていないと、納期に間に合わなかったり大きなトラブルが起きたりするなどのリスクがあるため、注意が必要です。
まずは細分化してタスクを洗い出し、スケジュールと担当者を設定することから始めましょう。
また、進捗管理にはツールの活用もおすすめです。チーム内のタスクや状況を一元管理できるため、状況をすぐに把握できます。
「Mazrica Sales」を活用すれば、案件ボードで営業の進捗状況が直感的に把握でき、対応漏れやトラブルにも早期に対応できるでしょう。
ほかにも営業に役立つ機能が多数搭載されています。
弊社が提供するMazrica Salesは、誰でも使えて誰でも成果を出せることにこだわったSFA/CRMです。
Mazrica Salesの案件管理画面では、案件の進捗状況が色別に表示され、視覚的に案件進捗が把握でき、停滞案件などがある場合は一目瞭然です。
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