営業のタスクは多岐にわたり、フォローアップや商談の進行管理など、日々の業務が複雑化しがちです。効率的なタスク管理ができていないと、重要な業務の漏れや遅延が発生し、売上目標の達成に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
そこで、本記事では営業のタスク管理を効率化するための方法を解説するとともに、おすすめのタスク管理ツールもあわせて紹介します。
タスク管理を見直して営業活動を最適化し、生産性向上を目指しましょう。
この記事の内容
営業のタスク管理とは？
タスク管理とは、個々の業務やプロセスを整理し、優先順位をつけ、効率的に遂行していくための手法です。
営業の現場では、顧客のフォローアップ、商談の進行管理、見積書の作成、契約書の作成など、多岐にわたるタスクが発生し、これらを適切に管理することが重要です。
営業活動は売上に直結する重要な業務のため、日々のタスク管理も徹底して行うことで、会社の売上拡大に貢献します。
関連記事：営業管理とは？6つの基本項目と効率的な管理方法を解説
タスク管理とスケジュール管理の違い
タスク管理とスケジュール管理は似ているようで、それぞれ異なる役割を持っています。タスク管理は、業務を効率的に進めるために優先順位を設定し、進捗を追跡することを目的としています。
一方、スケジュール管理は、時間や日程に焦点を当て、どのタイミングで何を行うかを計画し、時間を効率的に配分・調整する手法を指します。
営業活動においては、タスク管理で業務の進捗を確認しつつ、スケジュール管理で顧客との打ち合わせや商談のタイミングを調整することが求められます。
関連記事：営業のスケジュール管理・カレンダーツール/アプリおすすめ11選！
タスク管理とTo Doの違い
タスク管理を効果的に行うためには、タスクとToDoの違いを理解することが重要です。
タスクは具体的な作業を指し、ToDoはそのタスクをリスト化したものです。例えば、「資料作成の準備」はタスクであり、「営業プレゼン用の資料を金曜日までに作成する」はToDoに該当します。
この違いを把握することで、タスクを明確化し優先順位をつけやすくなります。特に営業パーソンにとってタスク管理は時間管理と密接に関係しており、限られた時間で成果を上げるためには、タスクの重要度や緊急度を見極めることが求められます。
例えば、新規顧客への提案書送付は受注の可能性に直結するため優先度が高い一方で、社内の定例会議の準備は重要でありながら緊急性が低い場合が多いです。
このようにタスクを分類して優先順位を設定することで業務効率が向上します。また、営業活動は状況に応じて変化するため、日々の業務終了後にタスクの進捗状況を確認し、翌日の予定を再調整することが大切です。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理は混同されがちですが、それぞれ異なる視点で業務を管理します。タスク管理は、日々の細かな業務や目の前のタスクを整理・実行することに焦点を当てています。
一方、プロジェクト管理は、長期的な視点で複数のタスクや業務を統合し、最終的な目標に向かって進行を管理することを指します。
日々のタスク管理がうまくいくことで、プロジェクト全体の進捗も順調に進むことが期待されます。
特に営業現場では、大きな商談や長期的な取引においてタスクとプロジェクトの両方をバランスよく管理することが成功の鍵となるでしょう。
関連記事：タスク管理が上手い人とは？スキルや方法・便利ツールを紹介
営業のタスク管理の重要性
多忙な営業パーソンは、日々さまざまな業務に追われており、生産性の向上が急務です。
営業パーソンの仕事といえば、顧客とのやり取りや提案、新規・見込顧客開拓といった「営業活動」がイメージされますが、それだけではありません。
実際には、事務作業や資料作成、顧客調査、データ入力、社内会議や研修などの「営業”前後”の活動」が仕事のうちの66%を占めると言われています。
営業パーソンはこの「営業”前後”の活動」を効率化し、生産性を上げることで、成果に直結しやすい「営業活動」に注力することができます。そのため、タスク管理を徹底して行うことが営業パーソンにとっては必要不可欠となります。
営業のタスク管理を行う5つのメリット
ここでは、営業のタスク管理を行うことで得られる5つの主要なメリットを紹介します。
- 業務効率化
- 売上拡大
- 業務の抜け漏れ防止
- チームの連携強化
- 顧客満足度（CS）の向上
業務効率化
タスク管理を行うことで、業務の進行がスムーズになり、時間の無駄が削減されます。
優先順位を明確にすることで、どの業務をいつ処理すべきかが一目でわかるようになるため、効率的に業務に取り組むことができます。
また、各タスクの進捗状況が可視化されるため、リソースの最適な配分が可能となり、営業パーソン一人ひとりの生産性が向上します。
関連記事：業務効率化とは？進め方や6つのアイデア・おすすめツール7種を紹介
売上拡大
営業タスクを効率的に管理することは、売上拡大にもつながります。
タスク管理によって、重要な商談や顧客フォローに時間を割くことが可能になります。
また、タスクの抜け漏れを防ぎ、スケジュール管理も徹底することで、顧客への対応も丁寧に行うことができ、信頼性が向上します。
これにより、顧客との長期的な関係が築かれ、新たな商談機会が増加するなど、売上拡大が期待できるでしょう。
関連記事：売上拡大に必要なことは？拡大を妨げる要素と8つの具体施策
業務の抜け漏れ防止
タスク管理を行うことで、業務の抜け漏れを防止することができます。
営業パーソンは、商談以外にも、契約手続きや見積り・提案書の準備、顧客のフォローアップなど細かな業務も多いのが特徴です。業務の抜け漏れを防止するために、タスク管理は必要不可欠と言えるでしょう。
チームの連携強化
タスク管理は個々の営業パーソンだけでなく、チーム全体の連携も強化することができます。
タスクをチームで共有することで、誰が何を担当しているのかを明確にし、重複する作業やコミュニケーションの行き違いを防ぐことができます。
これによりチーム全体の業務をより効率良く進め、売上をあげるための営業活動を促進します。
顧客満足度（CS）の向上
タスク管理を行うことで、顧客の要望やニーズに対して迅速かつ、抜け漏れなく対応が可能となり、結果的に顧客満足度の向上につながります。
顧客からの信頼を獲得することで、既存のアップセルや新規商談・紹介案件の増加といった効果も期待できるでしょう。
関連記事：顧客満足度（CS）とは？向上のポイント・ツール7選と具体事例
営業のタスク管理を行う方法
営業のタスク管理について、基本的な方法を4つのステップに分けて解説します。
①タスクをリストアップする
まずは、現在抱えているすべてのタスクを洗い出します。商談の準備や顧客フォロー、資料作成など、大小問わず全ての業務をリストに書き出すことで、全体像を把握できます。
見落としていた業務や優先度の高いタスクも明確になるため、効率的なタスク管理の第一歩となります。
②タスクを仕分けし、優先順位を付ける
次に、リストアップしたタスクを仕分けし、優先順位を付けます。
プロジェクト別やカテゴリー別に仕分けした上で、重要度と緊急度に応じて優先順位を付けていくと良いでしょう。
例えば、締め切りが迫っている提案書の作成や、重要な商談のアポイントメントなどは高い優先度を持ちます。
このようにタスクを整理することで、何から手を付けるべきかが明確になり、効率的に業務を進めることができます。
③スケジュールを決定する
優先順位を付けたタスクに対して、具体的なスケジュールや期限を設定しましょう。
カレンダーやタスクリストに期限や予定時間を記入し、日々の業務計画を立てます。
無理のないスケジュールを組むことで、緊急度の高いタスクが差し込んできても対応できるなど、業務を圧迫することなく、確実にタスクを完了させることができます。
カレンダーなどでスケジュールを把握しづらい場合は、タスク管理アプリやプロジェクト管理ツールなどを活用することも有効です。
④タスクの進捗を管理する
設定したスケジュールに基づいてタスクを進めながら、進捗状況を定期的に確認します。
タスク管理ツールや進捗管理シートを活用して、完了したタスクや遅延している業務を把握しましょう。
進捗を可視化することで、必要に応じて計画や時間の使い方を見直したり、チームメンバーと進捗の共有をすることも容易になります。
関連記事：営業の進捗管理の方法とは？7つの管理項目とポイントを解説
営業のタスク管理を成功させる4つのポイント
営業のタスク管理を成功させるためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
ここでは、タスク管理を効果的に行うための4つのポイントを解説します。
- タスクを細分化する
- タスク管理の優先順位をしっかりと設定する
- 時間管理を徹底する
- タスク管理ツールを活用する
タスクを細分化する
タスクを洗い出す際は、できる限りタスクを細分化するよう意識しましょう。
大きな業務をそのままタスクとして扱うと、何から手をつけてよいかわからず、作業が滞る原因となります。
タスクを細分化し、具体的な作業レベルにまで分解することで、すぐに行動に移すことができます。
例えば、「商談準備」というタスクを「顧客の現状分析」「提案資料の作成」「ヒアリング項目の作成」といった具合に分割することで、抜け漏れなくタスクを実行できます。
タスクの優先順位を明確にする
タスク管理の成功させるために、優先順位をしっかりと設定することが不可欠です。
優先順位が明確になっていないと、本来先に取り組むべきタスクを後回しにしてしまい、重要な取引や商談に影響を及ぼしてしまうリスクがあります。
先述したとおり、優先順位を付ける際には、緊急度と重要度に基づいた分類が役立ちます。
上図のように、まずは緊急度と重要度を分類し、基本的には「緊急かつ重要なタスク」から着手しましょう。（上図①）
②の「重要だが緊急ではないタスク」は、余裕をもった期日をしっかりと設定しておくことで、本来重要なタスクであるため、実行漏れのないよう管理しましょう。
③の「緊急だが重要ではないタスク」に関しては、時間に余裕があれば①と並行して先にこなしてしまうのがおすすめです。
④の「重要でも緊急でもないタスク」は、取り組むべきタスクなのかどうかを精査した上で、必要なのであれば期日を設定し、今は取り組む必要がないと判断した場合は切り捨てることもタスク管理のポイントの一つです。
時間管理を徹底する
タスク管理を行う上で、時間管理を徹底することは非常に重要です。
各タスクに対して適切な時間を割り当て、スケジュールに従って進めていくことで、業務の遅延を防ぎます。
また、タスクを実行する中で、当初予定していた作業時間をオーバーしたり、思ったよりも早く終わった、という場合があるでしょう。
時間管理を徹底することでそういった場合に柔軟にスケジュールを調整し、プロジェクトの進行やタスクの実行計画を見直すことができます。
関連記事：タイムマネジメントのコツとは？用途別ツールとフレームワーク紹介
タスク管理自体を負担にしない
タスク管理そのものが負担になってしまったら元も子もありません。
特に、自分のタスクだけでなく、チームや部署全体のタスク管理を任される場合、その負担はさらに大きくなり、業務効率や生産性にも影響を及ぼすことがあります。
こうした状況を改善するためには、タスクを効果的に整理・管理できる体制を整えることが重要です。
効率的な管理体制の構築により、業務のスムーズな進行と従業員の働きやすい環境づくりを目指しましょう。
タスク管理ツールを活用する
タスクを効率的に管理するために、ツールの活用は非常に有効的です。
タスク管理ツールを活用することで、個人のタスク管理やスケジュール管理ができるだけでなく、営業チーム全体でタスクを共有し、進捗を可視化することが可能になります。
誰が何を担当していて、進捗やタスクの完了状況をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト全体の進行管理がスムーズに行えます。
関連記事：タスク管理ツール・ToDo管理におすすめ13選を徹底比較【2024年最新版】
営業のタスク管理ツールおすすめ4選
ここでは、営業パーソンにおすすめのタスク管理ツールを4つ紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
Mazrica Sales｜誰でも使えて、誰でも成果を出せるSFA/CRM
【製品概要】
Mazrica Sales（マツリカセールス）はクラウド型営業支援ツール（SFA/CRM）で、商談管理や営業のタスク管理ツールとして活用できます。
Mazrica Salesでは、営業活動を「アクション」としてタスク登録できます。
アクションは、面談/メール/電話といった顧客対応、社内タスク(社内ミーティングや提案書作成など)、社外タスク(パートナー企業への同行依頼など)の5つに分類して登録ができ、それぞれのアクションは提案/興味喚起/アポ取りなど、目的ごとに振り分け可能です。
また、Mazrica Salesでタスク管理をすると、SFAで営業管理、ToDoリストでタスク管理、カレンダーでスケジュール管理、のように重複管理が発生せず、営業プロセスに沿った全ての業務を一つのツールに集約できるため、効率の良い管理ができるでしょう。
▶︎Mazrica Sales主要機能ページはこちら
【特徴】
- 営業タスクが自動で一覧化され、誰でも進捗が確認できる
- 営業活動のタスク管理・スケジュール管理が同時にできる
- タスク管理だけでなく、案件の進捗や取引先情報などもあわせて管理できる
- 組織のメンバーと情報共有がしやすく、営業組織全体の管理ができる
▶︎Mazrica Salesの特徴・他社との違いに関する詳細はこちら
【料金】
- Starterプラン：月額27,500円から
※5人のユーザーを含む
※追加ユーザーあたり月額5,500円 - Growthプラン：月額110,000円から
※10人のユーザーを含む
※追加ユーザーあたり月額11,000円
※無料トライアル可能
【こんな企業におすすめ】
- 営業管理、タスク管理を手軽に行いたい企業
- 営業の入力負荷を下げ、営業効率を上げたい企業
- データを溜めて活用する習慣を作りたい企業
- Google WorkspaceやSlackなど、様々なツールと連携して管理を効率化したい企業
【無料トライアル】
SFA/CRM・営業支援ツール『Mazrica Sales』は無料トライアルが可能です。以下のリンクよりお申し込みください。
【URL】https://product-senses.mazrica.com/
Asana
【製品概要】
Asana は誰でも簡単に使えるワークマネジメントプラットフォームです。
チームにおけるタスクやプロジェクトをクラウド上で管理でき、外部サービスとの連携も豊富です。
2012年にリリースされ、世界中で13,0000社以上（日本企業は有料プランを1000社以上）が利用しており、シンプルな操作とUIにより、さまざまな分野の業務に利用される人気のタスク管理ツールとして広く普及しています。
営業以外も兼務していて、複数のプロジェクトがある場合や、分かりやすいUIを求めている方にはおすすめのツールです。
【特徴】
- 無料で始められる ※ユーザー数や機能制限あり
- 直感的に操作可能なユーザーインターフェース
- 連携できる外部ツールが豊富
- 営業だけでなく、マーケティングやコーポレートなど様々な仕事管理ができる
【料金】
- Personal：0円
個人や少人数チーム向けのプラン
※機能制限あり - Starter：月額1,200円/ユーザー
※最大500人まで利用可能
※タイムライン、プロジェクトダッシュボードなどの機能付き
※機能制限あり - Advanced ：月額2,700円/ユーザー
※最大500人まで利用可能
※Starterに加え、ポートフォリオやオートメーション、AIなどの機能付き
※オートメーションは上限あり - Enterprise：料金は問い合わせ
※ユーザー数無制限
※自動化アクションやAI、ポートフォリオなどの機能が無制限
※優先サポート付き - Enterprise+：料金は問い合わせ
※Enterpriseに加え、監査ログや監査ログAPI、セキュリティサポートなどが付き、コンプライアンス要件が厳しい企業におすすめ
【URL】https://asana.com/ja
Notion(ノーション)
【製品概要】
Notionは、オールインワンのタスク管理、プロジェクト管理、ドキュメンタリー作成、議事録作成などさまざまな機能を統合したプロダクティビティツールです。
タスク管理のテンプレートなども豊富で、かつカスタマイズも柔軟にできるため、組織にあわせた管理・運用が可能です。
ドキュメントやメモの作成なども可能なため、タスク管理以外にもナレッジ共有やマニュアル作成、企画書の作成など様々な業務をまとめて管理したいチームにはおすすめのツールと言えるでしょう。
【特徴】
- 外部ゲストなど複数人と共有でき、共有するためのURLの発行も可能
- カスタマイズの自由度が高い
- メモ機能やドキュメント機能など、タスク管理以外の機能も多い
- テンプレートが豊富
【料金】
- フリー：0円
※個人利用におすすめのプラン
※10名までゲスト招待可能
※機能制限あり - プラス：月額1,650円/ユーザー
※少人数チームにおすすめのプラン
※無制限のファイルアップロード
※100名までゲスト招待可能
※機能制限あり - ビジネス：月額2,500円/ユーザー
※プラスプランの全機能に加え、プライベートスペースやPDFの一括エクスポート、高度なアナリティクスなどの機能追加
※250名までゲスト招待可能 - エンタープライズ：料金は問い合わせ
※ビジネスプランの全機能に加え、高度なセキュリティ設定やコンプライアンスに関するインテグレーション、監査ログなどが付属
※250名までゲスト招待可能
jooto(ジョートー)
【製品概要】
Jooto(ジョートー)は株式会社PR TIMESが運営しており、有料導入企業数は約2,400社、利用ユーザー数は40万人以上を超えるタスク・プロジェクト管理ツールです。
カンバン方式やガントチャートを中心としたタスク管理機能を備えており、大規模なプロジェクト管理や、細かなスケジュール管理に対応しているのが特徴で、直感的なユーザーインターフェースも人気の一つです。
【特徴】
- 無料プランあり
- ドラッグ&ドロップで操作できる直感的でシンプルなデザイン
- ガントチャートでプロジェクトの全体像と進捗が一目でわかる
- タスクに関する質問や報告など、コミュニケーション機能付き
【料金】
- 無料プラン：0円
※ユーザー数1名まで
※外部連携不可 - スタンダードプラン：月額417円/ユーザー（年間契約）
※月額契約の場合：500円/月
※ユーザー数1名〜
※外部連携機能（CSV、API）利用可 - ビジネスプラン：月額980円/ユーザー（年間契約）
※月額契約の場合：1,300円/月
※ユーザー数1名〜
※スタンダードプランに加え、セキュリティ対策・サービス品質保証付き - タスクDXプラン：料金は問い合わせ
※ユーザー数：無制限
※ビジネスプランプランに加え、専任担当による導入･活用支援付き
終わりに｜ツールを活用してタスク管理を効率化しよう
営業活動を効率的に進めるためには、タスク管理が不可欠です。
タスクを適切に整理し、優先順位を明確にしながら進捗を把握することで、業務の抜け漏れを防ぎ、売上拡大にもつながります。
また、タスク管理ツールを活用すれば、個人だけでなくチーム全体の連携もスムーズになり、業務効率が大幅に向上します。
営業活動の成功・改善に向けてぜひツールを取り入れ、日々のタスク管理を最適化していきましょう。
下記ページにて、本記事でも紹介したMazrica Salesの強みやできることをまとめておりますので、概要を知りたい方はぜひご覧ください。
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