Senses Lab. トップ 業務改善・効率化 情報共有の必要性|効率化の方法と注意点とは?

はじめての方はこちら! ⇒ 顧客/営業管理の完全マップ【初級・中級・上級:15記事で解説】

会社が抱えている情報は膨大な数があります。

その情報、すべて活用できていますか?眠ってしまっていて、活用にも至っていない情報もあるはずです。

情報共有をすれば、一人ひとりが抱えていた情報が組織全体に見える化されて、さまざまなメリットがもたらされます。

情報共有の必要性をおさらいすると同時に、情報共有の方法やポイントを見ていきましょう。

情報共有の意味と目的

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情報共有とは、個々の社員がもっている情報を社内やチームなどの組織全体で共有することを言います。

社員一人ひとりに属人化していた情報を全体で共有することにより、その情報を活用して個々の生産性だけでなく組織全体の生産性を高めることに繋がるのです。

組織での情報共有をする目的は、大きく分けて二つの側面があります。

ナレッジの共有

「ナレッジ」とは、ビジネスでは「組織にとって有益となる個人が持っている知識・経験」という意味を持ちます。

長く業務に携わっていたり、専門的な業務をしたりすることで得られるものです。

そのナレッジは、企業の財産ともなります。

例えば、デキる営業マンのノウハウを営業組織全体で共有することで組織の営業力が強化されたり、ベテラン社員のナレッジを共有することによって時間をかけることなく新入社員を教育できたりすることが可能になるのです。

また、営業の課題やトラブルに直面した際にも、過去に同じ経験をしている人のナレッジを参考にすることで解決の糸口が見つかることも。

このように、ナレッジを可視化していることによって、その情報を活用できる社員が増えるということになり、組織の生産性が向上します。

時間の効率的な利用

日々の仕事で、マネージャーやチームメンバーに報連相をすることは多いと思います。

しかし、情報共有が行われていないと、誰がどんな案件を進めているのか、どんな課題を抱えているのかなどが見えなくなってしまい、業務が属人化してしまうことも。

また、伝達ミスや伝え漏れなどで、トラブルが起きてしまったりすることもあります。

更に、提案書やマニュアルなどを共有しておくことで、新しく作る手間もなくなりますよね。

情報共有をしていることでそのような無駄を省くことができ、スムーズかつ効率的に業務を遂行することができ、生産性向上に繋がるのです。

情報共有を促進させるツールを導入する

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情報共有が大事だということは理解していても、その方法が分からないという方も多いかもしれません。

紙の資料やExcelでは、質も量も限界があります。

そこでおすすめなのが、ツールを導入すること。

社内の誰もが活用できる情報リソースを持つことで、社員一人ひとりは新しいナレッジや自分に必要な情報を手軽に得られて成長することができます。

個人個人の成長は、組織の成長にも繋がります。

それでは、情報共有を促進させるツールにはどのようなものがあるのでしょうか?

社内タスクの情報共有~タスク管理ツール~

タスク管理ツールは、個々のタスクをチームで共有・管理するツールです。

仕事をしている上で、ルーチンで行うタスクのほかに日々舞い込んでくるタスクがありますが、いつ・誰が・いつまで・どんなタスクを処理しなければいけないのかという情報を共有することで組織の生産性が上がります。

・業務報告

わざわざメールや電話でマネージャーやメンバーに報告しなくても、自分がどんな業務をしているのかを知ってもらうことができます。

報告に使っている時間を削減することにより、業務に充てる時間を増やすことができるのです。

・タスクを分散させる

一人ひとりがどれだけの量のタスクを抱えているのか、優先度・重要度の高いタスクを抱えているのかを可視化することにより、特定の人にタスクが集中してしまうことを防ぐことができます。

タスクを割り当てる際に「誰の担当にしたらいいか」が判断しやすくなるため、一人に負担がかかることを防止します。

・サポート体制が生まれる

自分以外のメンバーのタスクが見えることによって、過去に似たような案件を処理したことがあれば、アドバイスできたり参考になる資料などを渡したりすることができます。

また、「手が空いたから私がこのタスクをやっておこうか?」と手伝うこともでき、社内で協力し合って効率よくタスクを処理していくことができます。

・実行力が高まる

タスクを共有することで、そのまま放置していたり対応を忘れたりしていると、周囲から指摘してもらうことができます。

そのうちに「指摘される前に処理しよう」という想いになり、実行力が高まってタスクの放置や処理漏れがなくなるでしょう。

具体的なタスク管理ツールを紹介している記事もあるので是非参考に!

タスク・プロジェクト(ToDo)管理のポイント|営業でも使えるツール11選

営業情報の共有~SFA/CRM~

SFACRMは顧客情報に紐づいた営業活動の情報を蓄積したり、顧客ごとの販売履歴や売上などを可視化することができるツールです。

営業において、商談の成功事例や人脈などの情報は財産となりますが、そのような情報資産を有効に活用するためにSFACRMを活用することができます。

・営業戦略の迅速な立案

案件の進捗や顧客の状況などを把握して適切なアプローチをしていくために、きちんとした情報を共有する必要があります。

迅速に営業戦略を立案するためにも、営業情報の共有は欠かせないのです。

Senses営業会議

・営業活動の最適化

日々の営業情報を蓄積することにより、受注に至った経緯だけでなく、失注の際の経緯や課題も明らかになります。

自社の営業について分析できるため、科学的に営業活動を最適化し、営業力の向上に繋げることができるのです。

・営業の属人化を防ぐ

営業活動が属人化してしまうと、誰がどんな案件を進めていて、どんな理由で受注/失注したのかも分かりません。

細かい営業情報を可視化することにより、課題が明らかになるだけでなく、属人化していた人脈を活用して新たなビジネスチャンスを見つけたり、提案書などの作成の手間を省けたりして、効率的な営業組織が実現します。

また、営業情報が属人化してしまっていると、退職や異動に伴う引継ぎもうまくいかずにチャンスを逃してしまいますが、営業情報を共有していることで引継ぎもスムーズに行えます。

・正確な売上予測

SFA/CRMには売上実績も蓄積も可能。

平均単価や受注率などの情報をグラフ化することができるため、現在の営業状況を把握・分析して、月内や年内の見込み客数や商談数の目標を具体的に立てることができるようになるのです。

マネージャーは売上予測を基に、適切なアドバイスや指示をすることができます。

他にも様々なSFA/CRMの活用方法があります。こちらの資料をご確認ください。

顧客情報の共有~名刺管理ツール~

名刺管理ツールは、紙ベースの名刺をデジタルデータで管理するツールです。

名刺をスマホカメラやスキャナーで撮影して取り込むだけで、自動でデータ化することが可能。

・スムーズな名刺管理

名刺交換の機会の多いビジネスパーソンは、いつの間にかどんどん名刺が増えていってしまい、先方の電話番号を確認するだけでも名刺ファイルの山を掘り返して一苦労…なんて手間が発生してしまっていました。

名刺をデジタルデータで管理できる名刺管理ツールを使えば、そのような手間もなくなります。

また、ツールに登録している人が異動や昇進などがあれば、ツール内の役職や部署も自動で変更になるため、他の営業担当者への引継ぎなどもスムーズ。

・すでにある人脈の活用

名刺管理ツールでは、取引先ごとに人脈が可視化することが可能です。

例えば、これから新規開拓先としてアプローチしようと思っている企業に、すでに他の担当者が人脈を作っていたら、その人脈を活用してアプローチすることができます。

また、他の営業担当者がすでにアプローチしていたら二重営業を避けられたり、上長同士に面識があれば上長にサポートを頼んだりすることもできますね。

名刺管理アプリ・ソフト・ツールの10選を比較 | 価格(無料あり)・特徴

情報共有の効率化のポイント

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情報共有を効率的に進めるためのいくつかのポイントを紹介します。

・情報共有の目的を統一する

ただ単に「情報を共有しましょう」と言っても、なかなか蓄積もされないし活用にも繋がりません。

なぜなら、その情報共有に意味を見いだせていないから。

「なぜ、この情報を共有するのか」という目的をきちんと社内で統一しなければ、そもそも情報共有は始まりません。

例えば、営業組織ならば「売上のいい営業担当者やベテランのナレッジを共有するため」、カスタマーサポートなら「クレームや問合せ、顧客の状況を把握するため」、社内全体ならば「伝達ミスや対応漏れをなくすため」「自分の必要な情報をすぐに見つけられる」など、情報共有をすることの価値があるはずです。

きちんと情報共有して組織力を底上げしていくために、目的をきちんと社内全体で把握することから始めましょう。

・情報共有ツールの導入

組織で統一された情報共有の基盤を持っていないと、せっかく情報を蓄積しても、共有できずに終わってしまいます。

そのためには、先ほど紹介した情報共有ツールを活用しましょう。

組織によって最適なツールは異なると思いますので、まずは無料トライアルなどでいくつか検討してみてから決めるのもいいですね。

特に「現場で使いやすい仕様であるか」「管理や設定がしやすいか」という点に留意して選ぶと、導入後の運用もスムーズにいきますよ。

・タグやグループ機能を活用する

組織が大きくなればなるほど、自分に関係のない情報も出てきてしまいます。

膨大な情報の中から必要な情報を得るために、タグ機能を使って同じカテゴリーの丈夫尾をまとめておくのがおすすめ。

タグでまとめることで、検索やアクセスもしやすくなり、効率的に情報共有が行えます。

また、部署内やチーム内でのみ共有したい場合は、グループ機能を活用しましょう。

必要な情報を整理して、効率的に共有することができますよ。

終わりに

社員一人ひとりが持っている情報も、全体で共有することによってビジネスチャンスが生まれたりコミュニケーションが活発になったりして、組織力が向上することが分かりましたね。

ただ単に情報を共有するだけでなくて、ツールを活用したり運用ルールを定めたりすることによって、効率的に情報共有を行うことができます。

会社の情報資産を有効に活用していきましょう!

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