情報資産とは？営業現場での情報の管理方法・リスク回避方法を解説

企業経営に欠かせない資産はヒト・カネ・モノ・情報の4つと言われています。

その中でも「情報」は企業にとって財産であり重要な資産です。情報を適切に収集できていなければどんな企業も立ち行きません。

この記事では、情報を「資産」として営業活動に役立てるためのポイントをお伝えします！

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情報資産とは？

「情報資産」とは、そもそもどのようなものを指すのかをおさらいしましょう。

情報資産とは、企業活動に必要となる情報本体だけでなく、その情報を処理したり管理したりするための装置のことも意味します。

また、IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）による定義では、情報資産とは「価値がある情報」とされています。

具体的にどのような情報のことを指すのかと言うと、

• 顧客情報
• 人事情報
• 製品開発情報
• 生産技術情報
• 経営計画情報
• 情報の記録媒体（HD、ディスクメディアなど）

などを指します。

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営業における情報資産

企業にとって情報資産が重要なものであることはご理解いただけたかと思いますが、実は情報資産は営業活動でもカギを握るものになります。

営業活動における情報資産はさまざまなものがありますが、最も重要なものは一人ひとりの顧客に関する情報でしょう。

顧客（取引先）の業界や業種、取り扱っている商材やビジネスモデル、競合企業や市場などは、なくてはならない情報です。

情報の有効活用は現代企業の重要な課題です。以下の記事にて「データドリブンな営業」の説明をしております。

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BtoBビジネスにおける情報資産

また、特にBtoBビジネスの場合は、担当者だけでなく決裁者の役職や趣味嗜好などの情報も必要となりますし、決裁までの稟議フローなども把握しておく必要があります。

もちろん、顧客がどんな課題を抱えていて、どのような条件であれば自社の商材に対するニーズが高まるのかという、商談での提案の際に必要となる顧客情報も資産になります。

もっと突き詰めると、顧客が欲している情報は何か、その情報をどんなタイミングで、そしてどのような方法で得たいのかということは、営業だけでなくマーケティングでも必要な情報資産となるのです。

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情報資産（顧客情報）を獲得するための具体事例

それでは、これらの顧客情報はどのように得たらいいのでしょうか。

内面的な情報はヒアリングなどを通して得ることができますが、そもそも顧客の氏名や連絡先などを保有していなければアプローチすることはできませんよね。

具体的には、以下のような手段があります。

• 過去に交換した名刺
• 展示会やセミナーの参加者リスト
• WEBサイトのお問い合わせフォームからの送信履歴
• 資料請求者
• 既存顧客からの紹介
• 社内の別の部署からの紹介

他にも、営業で資産として活用できる情報はあります。

それは、営業活動の情報。

例えば、顧客との商談内容、契約内容、営業担当者ごとの売上や受注率などは、営業戦略を練り直したりマネージャーが指示をしたりするうえで欠かせない情報となります。

これらの営業活動の情報を蓄積しておくことで、成功事例やナレッジ、ノウハウを共有して営業担当者一人ひとりの営業力が強化されることも期待できます。

上記のようにSFAを活用して営業の活動を残すことで担当営業が退職した後も顧客とのやりとりが残ります。

この情報を営業資産として活用できるかどうかが営業力強化の分かれ道となります。

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更に蓄積された営業情報をダッシュボードで分析することでPDCAサイクルを高速に回せるようになります。

SFAが情報を蓄積してくれるので、営業パーソンはSFAを元に適切な行動がとれるようになるのです。

例えば、弊社SFAに備わっている各種分析レポート。チャネル分析レポートやファネル分析レポートなどがあり、全体の情報を可視化して表示してくれます。

情報はただ溜めておくだけでなく可視化して有意義に用いなくてはなりません。その助けとしてSFAはとても重要です。

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情報資産管理の重要性と情報漏洩のリスク

情報化社会の発展に従って、情報資産管理の重要性が注目されてきています。

顧客情報を始め蓄積された多くの情報を分析・研究を進めることで、戦略を立てる大きな手助けになります。

メールや議事録など、営業活動を通して蓄積された全ての営業情報も資産として大きな価値を持ちます。

これらの膨大な量の情報をデジタルl環境で管理する必要がある現在では、これまでよりもより一層、内部の情報漏洩や不正、外部からのサイバー攻撃などの脅威にさらされる可能性が大きくなりました。

直接対面しなくてもインターネットを通じて企業や顧客が繋がれたりすることは非常に便利ですが、これにより企業情報や顧客の個人情報もインターネットを通じて外部に流出してしまうかもしれないのです。

サイバー攻撃技術も日々狡猾にも進化しており、機械システムだけでなく人の心理にまで攻撃を及ぼそうとするものも増えてきています。

情報資産は非常に大きな価値があり、それゆえに常に狙われてしまっています。

そのため、何らかの対策を講じて情報資産を適切に管理することが重要なのです。

情報資産の管理方法とセキュリティ対策

情報資産は、営業活動を活性化させることもできる貴重なデータです。

しかし一方で不適切に扱い漏洩などが起これば、企業や組織の負債となるリスクと隣り合わせです。従って、情報資産の正しい管理方法を理解しておくことが欠かせません。

情報資産台帳に記入する

情報資産管理の基本は、どの情報資産を、誰が、何処に管理するかを決めることです。

もっとも基礎的なやり方は、管理台帳に以下のような項目を記入していくものです。

• 情報資産
• 記録媒体・保存媒体
• 情報の利用範囲
• 情報の気密性
• 情報の重要度
• 管理者
• 記録日
• 保存期限

このやり方は、SFAのようなデジタル媒体を利用する際にも応用できます。

このように管理台帳に記入しておくことで、何処にどの情報資産があり誰が管理しているのかを容易に把握できるようになります。

重要度や気密性の段階ごとに分類分けをして丁寧な管理ができるのもメリットです。

情報が新しくなった場合には迅速にアップデートさせる必要があるので、後から編集しやすい状態にしておくことが重要です。

記録媒体の管理

最初に、情報資産を記録している媒体の把握・管理を行っていきます。

紙やUSBメモリ、外付けのドライブ・タブレットなど社内の全ての記録媒体を確認しましょう。

もしも廃棄予定のハードディスクに情報資産が保存されたままになっていたら、情報漏洩を引き起こしかねません。

このようなリスクを防ぐためにも、どこに何の情報が入っているか必ず全ての媒体をチェックするようにしましょう。

また、可能であれば、情報資産が一元管理できるように記録媒体を絞り込んでおくことをおすすめします。

複雑な管理網を保っておくよりも、簡潔でわかりやすいほうが管理の手間も省け、漏洩のリスクが低くなるためです。

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情報の電子化・操作ログの確認

つづいて、情報の管理に移ります。紙の書類や契約書などは可能な限り電子化しましょう。

これによって検索や保存、管理の効率性を大きく上げることができます。

特に重要性の高いデータにはアクセス制限を設けるなど、特定の人物のみ扱えるようにしておくことも有効です。

電子化したデータは、読み書き情報や移動・保存といった操作ログを監視しましょう。

操作ログを監視することで、操作ミスや不審操作のチェック、エラー調査や性能測定等を行うことができます。

また、操作ログを監視していることを従業員に伝えることで、内部犯行の抑止効果も期待できます。

社内のセキュリティ意識の向上

情報漏洩のリスクは、社外からのサイバー攻撃だけとは限らず、社内のヒューマンエラーによっても起こりえます。

例えば、誤操作でデータを消去してしまう、デバイスのアップデートを適切に行っていない、怪しいメールに記載されたURLを踏んでしまうといったミスが在り得ます。

社内の人間のセキュリティ意識が低いと、サイバー攻撃を受けるリスクも上昇しかねません。

情報漏洩の問題の深刻性や、社員の動作一つ一つにその重みがかかっているということをよくわかってもらう必要があります。

社員のセキュリティ意識を高めると同時に、内部不正に対する対策も重要です。

データのコピーペーストや印刷が安易にできないようにするといった物理的な対策や、内部不正のハイリスクローリターン性の周知を行うなどの対策ができます。

情報を守ると同時に社員も守るという意識で、データの管理や監視を適切に行いましょう。

営業資産を活用した営業戦術

これらの営業活動での情報資産（営業資産）は、営業の戦術にも活かすことができます。

ここからは、どのような方法で営業戦術に活用していけばいいのかを具体的に解説します。

名刺管理

名刺は、これから顧客となる可能性のある人物の氏名・企業名・役職・連絡先などの情報が全て載っている重要なものです。

そして、実は名刺には「顧客情報」だけでなく、「いつ・どこで・社内の誰が接点を持ったのか」といった人脈の情報までも含まれています。

つまり、「名刺」という情報資産を適切に管理することで、営業チャンスを最大限に活かすことができるのです。

そのような名刺管理のためのツールとして「SanSan」「Camcard Business」などのサービスが開発・提供されています。

これらのツールでは、顧客の名刺をクラウド上でデータベース化して社内全体で一元管理することができるようになっています。

名刺管理ツールを活用することで、どんどん溜まっていく名刺をスマートに管理できたり、外出先に名刺ホルダーを持っていく必要がないため紛失や情報漏えいのリスクを防げたりするメリットがあります。

更に、異動や転職があった場合は自動で名刺内容が更新されたり、社内外の人脈ツリーが見える化できたりするため、営業機会のロスも防ぎます。

名刺管理ツール徹底比較記事はこちらをご覧ください。
【関連記事】：名刺管理アプリ・ソフト10選徹底比較～価格（無料あり）・特徴

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CRMの活用　

近年さまざまな企業で導入が進んでいるCRMツールですが、CRM＝Customer Relationship Managementは日本語に訳すと「顧客関係管理」となります。

つまり、営業における情報資産を一元管理することで、顧客とのより良い関係を構築していくことを目的としているツールなのです。

そのCRMをうまく活用することで、営業資産を社内で共有するだけでなく、より顧客に寄り添った営業活動を行うことができます。

例えば、「○○さんだからおたくの会社と付き合っているのよ」という関係性が出来上がっている場合、他の営業担当者がいきなり接点を持つことは難しいですよね。

しかし、CRM上に顧客と社内の人物の関係を記録しておくことによって、該当する顧客と接点を持ちたいと思っている営業担当者がアプローチしやすくなりますし、社内の人物もサポートしやすくなります。

また、顧客のSNS上での投稿やフォローしているアカウントを知ることで、顧客のニーズや課題を把握することもできるため、これらの情報をCRM上に蓄積していくことも可能です。

このように、CRMを単なる「顧客のデータベース」としてだけでなく、ちょっとした工夫を加えることで営業の仕組みが改善されていくことが期待できます。

CRMの詳細、CRMの価格・特徴の比較は以下の記事で詳しく紹介しています。

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終わりに

情報資産は企業経営や営業活動に欠かせないものですが、適切に管理・活用しなければ「資産」としての価値がなくなってしまう可能性もあります。

セキュリティリスクを理解して、適切なツールを活用することで「情報」を資産として最大限に活用することができるでしょう。

上手に情報資産を営業に活用し、企業の成長につなげていきましょう。