顧客・取引先管理する4つの方法！外出先でも簡単に使えるテンプレートも紹介

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あなたの会社の営業部では「取引先の連絡先がすぐに見つからない」「商談に行った後のフォローが漏れてしまった」ということがないでしょうか。

もし、こうした事態が頻繁に起こってしまうようなら、顧客・取引先管理が上手くできていないことが原因の一つと考えられます。

こうした管理にはなるべく時間や労力をかけたくないものだと思いますが、

• 売上が上がらない原因を突き止め、改善策を立てる
• どのフェーズで、どのくらいの数字を達成すべきかを予測する

など、営業の機会を逃さないようにするためには必要不可欠なものです。

そこで今回は、顧客・取引先管理をする目的に合わせた、効率的な管理方法を3つご紹介いたします。

【本記事と合わせて読みたいおすすめ資料】
▶︎▶︎エクセルから脱却すべきタイミングとは？〜SFAの導入で変わる営業組織〜

顧客・取引先管理とは？

顧客・取引先管理とは、取引先の所在地や担当者の氏名や年齢、与信枠などの基本情報を管理することです。

一般的に、取引先とは信用を担保に売掛金取引を行いますが、リスクが伴うため、情報を管理してどちらも安心して仕事ができるようになります。

管理する最大の目的は、売掛金未回収の防止です。取引先の状況がわからなければ、貸したまま倒産するリスクもあり、自社が不利益を被る可能性もあります。

また、市場分析やマーケティングなど、自社の売上をアップする際の施策にも有効活用できる点も大きなメリットです。

顧客・取引先管理の4つの方法

まずは、顧客・取引先管理の一般的な方法を見ていきましょう。

1. Excelで管理
2. SFAで管理
3. DSRで管理
4. CRMで管理

メリット・デメリットも合わせて紹介していきます。

なお、「顧客管理」に関する詳細は、こちらの記事内で詳しく解説しています。
関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説

1. Excelで管理

Excel管理の方法は至ってシンプルです。

管理したい項目を決めてシートを作成、あとは営業メンバーに適宜、入力してもらいます。

なお、管理する項目については、以下をベースに、自社で営業活動に必要な情報を追加してみていただければと思います。

• 取引先管理：
  顧客の企業情報や担当者情報
  （記入項目：企業名、業界、社員数、会社ホームページのURL、住所など）
• コンタクト管理：
  商談についての経緯・進捗などの履歴
  （記入項目：担当者（役職）、連絡先など）
• 案件（商談）管理：
  案件が顕在した段階からの進捗状況
  （記入項目：案件名、企業名、商品、チャネル、フェーズ、課題など）
• 行動（アクション）管理：
  アポやクロージングなどの営業活動と数値データ
  （記入項目：案件名、フェーズ、行動の内容・担当者・日付・施策、実施結果など）

Excelで管理するメリット

• 無料で今すぐ始められる
• シートを自分の管理スタイルに合わせて作ることが可能
• 入力するだけなので誰でも使える

Excelで管理するデメリット

• それぞれのデータが相互に紐付かない
• 入力作業が多く、更新が大変
• 入力内容の変更履歴を追うことが難しい（誰が入力したのか、変更をしたのかがわらかない）
• グラフ化や分析に時間と労力がかかる

▶︎▶︎Excel管理に限界を感じてきたら確認したい「Excelからの脱却タイミング」とは？

2. SFAで管理

SFA（Sales Force Automation：営業支援ツール）では、営業活動に関する情報をデータ化し、蓄積・分析することで、営業活動の効率化や売上のアップが見込めます。

関連記事：SFAとは？CRMとの違いは？|意味・役割・主な機能を徹底解説

ここでは、マツリカが提供する「Mazrica Sales (旧 Senses) 」を例にとって、説明します。

・取引先管理
主に取引先企業の基本情報を管理します。社名を入力すると、企業データベースに登録されている情報が自動で反映されるので、1分程度で取引先の登録が完了します。※企業データベースはMazrica Sales (旧 Senses) 特有の機能です。

(画像：SFAツールMazrica Sales (旧 Senses) )

・進捗管理
営業プロセスの中でどこまで進んでいるのかを管理します。
たとえば、テレアポ→ヒアリング→営業(訪問)→クロージング→受注という営業フローがあります。

(画像：SFAツールMazrica Sales (旧 Senses) の案件ボード画面)

・アクション管理
今までの営業アプローチでどのような情報が得られたか、また次回アクションはいつになるのかということを管理していきます。

(画像：SFAツールMazrica Sales (旧 Senses) のアクション画面)

・売上目標設定（会社/部門全体の）
案件管理で得た売上額をもとにして次期目標を設定していきます

・売上目標設定（営業個人の）
会社の売上目標をもとに個人のノルマ設定を行います。そのとき、Excelに記載されている顧客への営業履歴を参考にすることで、体感ではなく数値に基づいた反省を行うことができ、ノルマ達成につながります。

(画像：SFAツールMazrica Sales (旧 Senses) のファネル分析レポート画面)

・モチベーション管理
ノルマの達成、未達者への賞与やフォローを行うことでモチベーションの維持を行います。

SFAで管理するメリット

• データが自動で紐づくので、二度手間にならない
• Excelほど入力作業が多くない
• グラフ化や分析がワンクリックでできる
• レポートを簡単に出力できる

SFAで管理するデメリット

• データの蓄積が必要なので、導入までに時間がかかる
• 使い方を覚えられない場合、入力しなくなることで導入に失敗してしまう

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3. DSRで管理

デジタルセールスルーム（DSR）とは、BtoB企業が見込み顧客と情報や営業コンテンツを共同し、効率的な営業活動を行うことを目的としたオンラインスペースのことです。

デジタルセールスルームでは、売り手と買い手がリアルタイムでチャットのやり取りをしたり、チャットや動画メッセージ、資料の共有などによってオンデマンドでの交流を行うことができます。

たとえば、DealPods（ディールポッズ）は営業と顧客においてやり取りされる、情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。

営業は、マイクロサイト内での買い手の行動情報を取得し顧客分析を可能にすることで、求められている情報を求められているタイミングで提供できるようになります。

これにより買い手は、より早く、楽に、知りたい情報を取得でき購買体験が向上します。
営業は、より早く、確実にお客様と信頼関係を築きながら案件を受注できます。

営業も顧客も、互いに協力し合い案件やプロジェクトを前に進められるようになるのです。

▶︎▶︎DealPodsの紹介資料はこちら

4. CRMで管理

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、売上や利益に貢献する優良顧客を増やして、長期的な関係を構築することで利益の拡大を図るためのツールです。

関連記事：CRMとは？意味や機能・おすすの顧客管理ツールをわかりやすく解説

SFAでは営業メンバーを管理することで顧客に対するアプローチの仕方を管理しますが、CRMでは顧客の購買行動に沿った行動・思考・感情を明確にして、商品やサービスを購入するまで管理します。

（これを、カスタマージャーニー・マーケティングといいます。）

具体的には、以下のような流れで管理をしていきます。

▼コンバージョン（何を成果、ゴールとするのか）を設定する
購入、会員登録、資料請求、セミナー申し込み、問い合わせなど、何をコンバージョンにするのかは会社によって異なります。

どのフェーズでメールでのアプローチをするのか、営業にパスするのかは自社の商品やサービス、顧客に合わせて設定しましょう。

▼ツール内でカスタマージャーニーを設定する
たとえば、イベント案内のメールを開封したら商品案内のメールを送る、といったような感じで、顧客が取る行動を予測し、それに対するアクションを設定します。
※ツール内で設定したアクションは自動で行われます

黄色：CRMが自動で行うアクション、緑：顧客が取ったアクション、赤：顧客が取らなかったアクション

顧客・取引先管理方法を選ぶ際の5つのポイント

ここでは、選択する時に考えるべき5つのポイントをご紹介します。

1. どんな情報が必要か
2. 他のツールと連携するかどうか
3. 閲覧、入力は誰がするのか
4. 複数の人が同時に入力するかどうか
5. 外出先から閲覧・入力するかどうか

どの方法が自社に合うのかを考えながら読み進めてみてください。

1. どんな情報が必要か

どんなことでも「小さい・少ない」よりも「大きい・多い方」がいいと言われますが、情報に関しては、必要最低限のものを集める・管理するのがベストです。
あれもこれもと大量に情報を集めても処理しきれないですし、そうなれば活用することもできません。
また、個人情報漏洩のリスクも高まります。

ポイントは、顧客管理の目的に合わせた情報だけを収集・管理すること。
請求書の発行のためだけにしか使わないのであればExcelで十分です。

一方で、B to Bで販売をしている会社であれば、企業情報、担当者情報、購入履歴、顧客の予算、営業のアプローチ履歴を管理することが必要になります。

この場合は、SFAやCRMシステムを導入することで管理がスムーズになり、成果に結びつけやすくなります。

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2. 他のツールと連携するかどうか

マーケティング活動から営業活動、さらに長期的な顧客の管理までを行う場合、SFAとCRMの連携が必要不可欠です。

ここで気をつけたいのが、情報がきちんと紐づくかどうかという点です。
それぞれのツールに手入力しなくてはならないとなると、作業時間や労力が増えてしまいますし、入力ミスなども起こりやすくなります。

また、営業活動をExcelで管理していて、後から顧客管理のためにCRMを導入する時にも注意が必要です。
なぜならExcelのデータを自動でツールに反映させることはできないからです。

他のツールと連携できないことを踏まえた上で、それでもCRMを導入するのか、それとも営業活動はSFAで管理することにしてCRMと連携させるのか。

どの方法が一番、業務を効率的にできるのかを考えて選ぶようにしましょう。

3. 閲覧、入力は誰がするのか

顧客・取引先の情報は、全員が同じ情報を共有することが望ましいです。

しかし、自分に関係ない情報が大量に溢れてしまっていれば、情報を探すのにも手間がかかりますし、必要な情報を見逃してしまうことにもなりかねません。

こうした事態を回避するには、情報を閲覧できる人、入力できる人を設定し、必要ない情報にはアクセスできないようにしましょう。

Excelの場合には、ファイルにパスワードを設定したり、読み取り専用にすることで、閲覧や入力を限定できます。
SFA・CRMの場合にはツールの機能で細かく権限を設定することができます。

4. 複数の人が同時に入力するかどうか

自分だけが使うものなのか、それともチームや会社全体で使うものなのかによっても、どの管理方法を選ぶのか変わってきます。

チームで使う場合には、複数の人が閲覧することが前提になるかと思います。

しかしそこで、同時に一人ずつしか入力できなければ、仕事の効率はどんどん下がってしまいます。

小規模なチームであれば、Excelの共有設定やスプレッドシートで問題ありませんが、使用する人数や情報が増えるとファイルの動作が重くなったり、壊れてしまったりする可能性が高まります。

そのため、4〜5名以上で使う場合には、SFAやCRMの導入を検討してみた方がいいでしょう。

5. 外出先から閲覧・入力するかどうか

社内のパソコンからだけで閲覧・入力するのか、それとも外出先でスマートフォンやタブレットなどからも閲覧・入力できるようにするのかについても、考えておきましょう。

社内だけに限定した場合はセキュリティ面も安心ですし、管理手法もExcelで事足ります。

しかし、外出先で資料が閲覧できない、会社に戻らないと入力できないとなると、営業メンバーの負荷は相当大きくなってしまいます。

この点を考慮にいれて、どうすべきかを判断しましょう。

外出先からも閲覧・入力できるようにする場合には、画面や入力方法が自動でスマートフォンやタブレットに最適化されるSFAやCRMが便利です。

顧客・取引先管理ツール・テンプレート

Excel管理に使うテンプレートと、SFAとCRMのツールを徹底比較した記事をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

▶︎▶︎Excelテンプレートを見てみる

▶︎▶︎SFAの価格・特徴・導入事例44選を徹底比較した記事を見てみる

▶︎▶︎CRMの価格・特徴35選を徹底比較した記事を見てみる

おわりに

顧客・取引先管理方法は、目的に合わせて選ぶことが大切だとお伝えしてきましたが、あと2つ、重要なポイントがあります。

• 規模に合わせた管理方法を選ぶ
  SFAやCRMはたしかに便利なツールですが、使うユーザーが2〜3名など、ごく少人数であれば、Excelで十分な場合もあります。
• 社員のITリテラシーを考える
  多機能なものは操作が複雑で、使わないメンバーも出てきてしまいます。
  自社の社員がどのくらいのITリテラシーを持っているのかを見極めると同時に、できる限りシンプルに使えるものから管理を始めてみるのがいいでしょう。

記事の中でお伝えした、管理する目的に加えて上記も踏まえた上で、どの管理手法がいいかを検討してみてください。