DX化が進み、自社にとって最適なシステムを導入して業務改善を図る企業が増えています。しかし、システム開発を発注する側と受注する側での認識のズレから、思い描いていた内容とは異なるシステムが納品されてしまうトラブルも少なくありません。

そこで知っておきたいのが、提案依頼書とも言われるRFP(Request for Proposal)です。システム開発の依頼を検討している人は、RFPについて理解して適切なRFPを作成しましょう。

今回はシステム開発の方向性をも担うRFPについて、概要やメリット、さらに策定の際の注意点について解説します。

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RFP(Request for Proposal)とは

RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。
システム開発の現場にて発注者が開発側に対して提出する書面で、発注要件が書かれています。
具体的には、自社の現状の課題や、課題解決のためにシステムに搭載したい機能などが書かれています。

RFPはこのような情報を開発側に共有し、自社システムのための最適な提案を引き出すための役割をもちます。

RFPの意義

RFPはシステム開発を担うIT企業にとっては一般的なものですが、それ以外の企業にとってはあまり馴染みがないでしょう。

「RFPって意義があるの?」「ミーティングで希望を伝えればいいのでは?」と思うかもしれませんが、システム開発を依頼するのであれば用意しておくべき書面です。

発注側がRFPを用意してなければ、開発側に対して意図や希望が適切に伝わりません。開発側は発注側の現状・将来像がわからないままシステムの内容を提案するため、もちろん内容にはズレや不足が生じます。

軌道修正をするにも時間も労力もかかるため、お互いにとって大変なストレスとなるでしょう。

その反面、RFPを事前に用意しておけば自社の希望を適切に開発側に伝えられます。内容のすり合わせができているため、開発側の提案内容も満足のいくものとなり、スムーズにシステム開発が進むでしょう。
また、RFPがあれば自社の課題を冷静に見つめなおすきっかけにもなります。今まで気づかなかった課題にも気づくことができ、システムに入れるべき機能も見つかるかもしれません。

もちろんRFPを作成するにはリソースがかかりますが、スムーズにシステム開発を進めるためにもRFPは欠かせない存在と言えます。

RFPに含まれる内容

RFPを作りたいと思っていても、どのような内容で構成したらいいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。
RFPの内容に決まりはありませんが、開発側に希望を適切に伝えるために情報を過不足なく伝える必要があります。以下の流れで構成すると、必要な情報を盛り込んだRFPになるでしょう。

【概要・全体像】
・背景、現状の課題:システム開発に至った背景や現状の課題を伝えるページ
・ゴール:提案から納品までのスケジュール、予算、品質など、求めるゴールを伝えるページ
・運用予定情報:社内の組織図、システム利用予定人数、保守体制などを伝えるページ
・現行ハード・ソフト情報:現在利用しているサーバーやPC、システムやソフトウェアの情報を伝えるページ

【提案依頼要件】
・提案を依頼したい範囲:システム開発だけを依頼したいのか、システム開発から保守まで依頼したいのか、など依頼したい範囲を伝えるページ
・提案依頼内容:どんなシステムを提案してほしいか伝えるページ
・機能要件:システムに盛り込んでほしい機能と、不要な機能を伝えるページ
・プロジェクト体制:開発側でプロジェクトに入ってほしい人材やマネジメント方法などを伝えるページ
・テスト要件:システムのテストについての要望を伝えるページ
・移行要件:現行システムから新システムへ移行する際の要望を伝えるページ
・教育要件:新システムに移行する際に、システム利用メンバーに教育をしてもらう要望を伝えるページ

【その他】
・資料の貸し出しや貸与物に関する取り決め
・画像の提供に関する取り決め
・契約条件や保守義務などの法務条件

上記のように、RFPにはシステム開発に必要となる情報や条件をなるべく詳細に記載し、最適な提案につながるような情報提供をしましょう。

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RFPの作り方

RFPはシステム開発に欠かせない書類ですが、どのようなステップで作成したら良いのか気になる人も多いのではないでしょうか。
まずは一般的なシステム開発依頼の流れを確認しましょう。

1.課題発見、システム導入の目的設定
2.社内での現状確認
3.開発会社(ベンダー)の情報収集、選定
4.RFP作成、提出
5.ベンダーからの提案内容の確認、システム内容の決定
6.システム開発開始

つまりRFPを作成する前に、まずは社内での情報洗い出しや共有が求められます。
特に開発するシステムが社内にとって大きな位置づけとなるものの場合、予算だけでなく、自社のIT戦略や他部署へ与える影響なども考慮しなければいけません。ときには社内でヒアリングやミーティングを行い、全社的にシステムの希望要件をまとめる必要があります。

このプロセスを飛ばしてしまうと、現行システムとうまく連携できなかったり、システム導入後にトラブルになったりするリスクがあるでしょう。

これらの社内での情報洗い出しや共有が終わったら、実際のRFP策定に入ります。
RFPに必要な項目は先ほど紹介した通りです。情報や希望条件を不足なく伝えるため、それぞれのページを充実させてRFPを作りましょう。

RFPとRFIの違い

RFPと間違いやすいものの一つに「RFI」があります。RFIとは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書/情報依頼書」と言います。

RFIはRFPと同様に、発注側が開発側に対して提出する書面です。ただし内容が異なります。

RFIは、開発側の会社情報や開発実績、技術や製品の情報などを開示するよう求める書面です。端的に言うと「あなたの会社にシステム開発依頼を検討しているけれど、会社や技術の情報を教えてください」といった内容のものがRFIとなります。

RFIはシステム開発を発注することが決まっていない段階で依頼するため、発注先を決めるための選考で使われることが多い書類です。一方のRFPは、すでに発注が決まっている段階で依頼する書類のため、RFIの次に提出するものとなります。

内容や目的は異なりますが、どちらも最適なシステム開発には欠かせないもの。どちらの内容もしっかりと理解し、システム開発を依頼する際にはどちらも作成するようにしましょう。

RFPのメリット

RFPの作成は、どのようなメリットがあるのでしょうか。大きく分けて3つのメリットについて紹介します。

RFPは、発注側の要望を正しく開発側に伝えるために有効です。口頭で希望要件を伝えても、正確に伝わらなかったり伝え漏れがあったりしてしまいます。

しかしRFPにより希望を整理することで、不足なく正しい情報を伝えられます。
文書として残しておけるため、トラブル防止にも役立ちます。

口頭で要望を伝えたり、あいまいに口約束したりしていると、あとから「言った/言わない」のトラブルが起こりやすくなります。このようなトラブルでプロジェクト進行が止まってしまい、うまくいかないのはもったいありません。

その点RFPは条件を明文化しているため、このようなトラブルを回避できるでしょう。

またRFPを作成するためには、自社の現状を客観的に見なおす必要があります。自社を冷静に分析することができ、今まで見つからなかった課題や解決すべきことが見つかるかもしれません。

このような気づきは企業の成長につながる有益なものです。RFP作成をきっかけにこのような気づきがあれば、相乗効果を生むでしょう。

SFA導入におけるRFP策定の注意点

システムの開発や導入の業務は、情報システム部門が担当しているという企業が多いでしょう。
しかし情報システム部門が独断でRFPを策定して検討を進めてしまうと、現場とのギャップが生まれてしまいかねません。せっかく導入しても現場で定着せず、失敗に終わってしまうケースも多いのです。

営業部門が活用するツールのひとつであるSFA(営業支援システム)についても、同様のケースが多く見受けられます。

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通常、SFA検討の際のRFPでは、営業部門へのヒアリング内容をもとに情報システム部門がRFPを作成するケースが多い傾向です。しかし情報システム部門は、営業部門が本当に必要としている機能や自社の業務フローにマッチした機能が分かりません。

その結果、ヒアリングだけでRFPを作ると「多機能で高性能なSFA」になります。

このようなSFAを営業現場が使いこなせるのなら問題ありませんが、リアルな現場では機能の多さや入力項目の複雑さは、利用しにくくなってしまいます。
SFAの理想像と現実像がかけ離れてしまい、結果として定着せずに終わってしまうのです。

このようなギャップを埋めるために、RFP策定は情報システム部門に丸投げするのではなく、営業部門も介入して一緒に作成する必要があります。

機能面だけでなく、運用方法や現場への教育などを営業部門も一緒に考えながら、無理のない範囲で運用できるようRFPを策定しましょう。

またRFP策定には大きなリソースがかかるので、自社独自のSFAを0から作るのではなく既存SFAを検討するのも一つの手です。要件が合いそうなパッケージ型のSFAを無料トライアルして吟味するのが良いでしょう。

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終わりに

最適な提案を受けるためには、最適なRFPの作成が求められます。

もちろんRFPを作成するためには、事前のヒアリングや情報収集、さらには分析なども必要になるため多大なリソースがかかります。しかし、自社の現状や希望を適切に伝えるためにはRFPが欠かせません。

システムの規模に関わらず必要なものなので、まずはRFPの基本を理解し、案件にマッチしたRFPを作成しましょう。

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