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請求書・納品書の作成、在庫の確認、仕入など、販売に関わる業務は非常に多く複雑です。
これらの業務がバラバラのツールで行われていると、情報がうまく伝わらなかったりミスにつながったりしてしまう可能性も。
そこで販売に関する業務やデータを一元管理できる販売管理システムの導入がおすすめです。
本記事では、販売管理システムの機能や導入形態に触れ、販売管理におすすめのシステム7製品をご紹介します。
販売管理システムの検討時、ぜひ参考にしてくださいね。
この記事の内容
販売管理システムとは
販売に関する一連の業務を管理できる販売管理システム。
販売管理システムにはどのような機能が搭載されているのか、具体的な販売管理業務をまじえて紹介します。
複雑な販売管理の5つの業務
簡単に「販売」を表現すると、自社の商品やサービスを提供して顧客から代金を受け取るという流れのことを言います。
「販売」は企業が利益をあげるために基本となる行動のため、普段はあまり意識せず、組織で決められた販売管理のルールに沿って業務を行っているかもしれません。
しかし、ひとつの商品を販売するためにはさまざまなデータや書類などが必要になり、組織によっては部署をまたぐこともあり、実は販売管理とは複雑なものなのです。
お金とモノ（商品やサービス）の流れを理解していなければ、適切な販売管理はできません。
今一度、販売管理の具体的な業務内容について確認しましょう。
販売管理のなかの業務は、大きく「受注管理」「請求管理」「出荷・納品管理」「在庫管理」「仕入管理」に分けられます。
１．受注管理
受注管理では、まずは見積もりの提示を行います。
販売のまえに数量や金額、納期などの内容を顧客とすり合わせし、相違がなければ契約を締結します。
業種や商材によって契約方法は異なりますが、契約書を取り交わす方法や申込書・発注書などで対応する方法などがあります。
契約が締結したら正式な受注となり、担当者は受注伝票の作成や受注内容のシステム入力などの受注業務を行います。
▶︎▶︎受注管理にお困りなら、受注管理システム単体を利用することもおすすめです
２．請求管理
業種や商材によって異なりますが、一般的には商品の納品が完了したら請求書を発行して、代金を請求します。
請求業務をしなければ会社に売上金が入ってこないため、忘れてはいけない作業です。
また、請求するだけでなく代金を回収する必要もあります。
請求金額と顧客からの支払金額が同額であるかをチェックして消込作業をしたり、期日までに支払われない場合は督促をしたりします。
３．出荷・納品管理
受注した内容を基にして出荷作業を行います。
納期に間に合うよう、製造や開発のスケジュールを組んだり発送の手配をしたりします。
納品書や受領書の作成も必要な組織もあるでしょう。
出荷した商品を顧客に渡し、単価や数量などの納品内容に間違いがなければ受領書にサインや押印をしてもらい納品完了となります。
受け取った受領書を基にして売上伝票を作成して、経理担当者へ引き継ぎます。
４．在庫管理
販売管理のなかで、在庫管理も大事な業務のひとつです。
在庫が適切に管理されていなければスムーズに出荷できませんし、逆に過剰に所有していても経費がかかってしまいます。
そのため、日々の入庫数や出庫数を把握するだけでなく、定期的に棚卸しをして正確な在庫データを管理する必要もあります。
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５．仕入管理
販売する際や在庫の補充の際などに、商品の仕入が必要な業種もあります。
仕入管理では、まずは仕入先に商品や数量などを伝えて見積もりを依頼します。
仕入先が決まっていない場合は、複数の仕入先から見積もりを提示してもらう相見積もりをすることもあるでしょう。
仕入先が決定したら、契約を締結して発注します。
商品が入荷・納品されたら内容を検品したり、仕入伝票を作成して経理担当者に引き継いだりします。
そして仕入先からの請求書から支払手続きを行い、期日までに支払を完了して出金伝票に記載します。
複雑な業務を一元管理できる販売管理システムとは
販売管理は、上記の例のようにいくつもの作業や人員が必要となる複雑な業務です。
ひとつのミスが大きなトラブルにもつながりかねないですが、人の手や目で管理しているとどうしてもミスが生まれやすくなってしまいます。
そんな課題を解決してくれるのが、一連の販売管理業務をシステムで一元管理できる販売管理システム。
販売管理システムを用いることにより、情報が一元化されて複数の部署での連携もスムーズになります。
また、売上金額や在庫数などが自動で同期されるため、作業が効率化するだけでなくミスの防止にもつながります。
「受注したのに在庫が足りない」「在庫が多すぎてロスになってしまう」「顧客からの入金がないのに督促していなかった」などのトラブルも、販売管理システムの導入で解決できるでしょう。
販売管理システムは販売データを蓄積できるというメリットもあります。
過去の販売履歴から販売予測を立てたり、顧客の属性に合わせたマーケティング施策を立案したりするなど、さまざまな販売戦略に役立てられるのです。
販売管理システムの3つの主な機能
販売管理システムでは、販売管理に関わる一連の業務や情報を可視化する機能が搭載しています。
基本機能は「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」で、それぞれ業務ごとに機能が細分化されています。
販売管理機能
・見積機能：見積内容の入力、見積書作成
・受注管理：受注内容の入力、受注書作成、受発注同時入力（製品によっては見積内容から受注にステータス変更ができるものもある）
・売上管理、売掛管理：売上や売掛情報の入力、集計、データの取込み・出力
・請求管理、債権管理：請求書の発行、入金処理、債券消込
・案件管理：案件ごとの状況や履歴確認、案件ごとの収益・予実管理
在庫管理機能
・出荷管理機能：出荷指示、在庫確認、在庫調整
・入荷管理：入荷予定日の管理、入荷数の管理
・棚卸し機能：棚卸しデータの入力、データ取込み、実在庫数の修正
購買管理機能
・発注管理：発注情報の入力、発注書（注文書）の作成
・仕入管理：仕入予定の入力、仕入確定と在庫計上
・支払管理：支払手続き、支払消込
販売管理システムの3つの種類と導入方法
販売管理システムには、パッケージ型、クラウド型、オンプレミス型の3種類の導入形態があります。
それぞれ特徴が異なるので、自社のセキュリティ体制や運用リソースと照らし合わせて検討しましょう。
また、販売管理システムの導入プロセスについても解説します。
パッケージ型
パッケージ型の販売管理システムは、既製のソフトウェアパッケージを自社パソコンにインストールして利用するものです。
インストールするだけで利用できるため、手軽に始められる点がメリット。
自社サーバーでの管理・運用のためセキュリティ面の安全性は高いですが、バージョンアップやメンテナンスなどは自社内で行う必要があります。
また、ソフトをインストールしたパソコンでしか利用できないので、複数人で管理をしたい場合には不便かもしれません。
クラウド型
クラウド型の販売管理システムは、インターネットを介してシステムを利用する方法です。
ベンダーのサーバーで管理しているシステムを利用するため、ソフトの購入やインストールをしなくても利用できます。
自社でのバージョンアップやメンテナンスの必要がないため、システム管理のリソースはほとんど必要ありません。
インターネット環境であれば利用できるので、場所やデバイスを選ばないという点もメリットでしょう。
ソフトの購入は不要ですが、毎月の利用料金はかかります。
またカスタマイズ性が乏しいため、自社のルールやフローに沿ってシステムをカスタマイズしたい場合は対応できないことが多いでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社内もしくはデータセンターにシステムを構築して運用する方法です。
自社でサーバー管理やメンテナンスをする必要がありますが、自社のネットワークを介したパソコン全てで利用できるためセキュリティ面では安心です。
オンプレミス型は既製のものを利用するだけでなく、1からフルスクラッチで構築することも可能です。
そのため自社の販売管理のルールに適応したシステムを構築できます。
しかしシステム構築には多大なコストがかかり初期投資が必要になりますし、サーバーの管理費や運用のための人件費も毎月かかります。
導入の方法
自社に合った販売管理システムを導入するためには、以下の流れを意識して導入を進めましょう。
1．導入目的を明確にする
どんなシステムを導入する場合でも、そのシステムを導入してどのような成果を出したいのか明確にしましょう。
「なんとなく便利そうだから」などのあいまいな導入目的では、実際に利用する現場の理解が得られずに失敗に終わってしまう可能性があります。
導入目的を明確にするために、まずは自社の課題を洗い出したり販売管理業務を調査したりすることをおすすめします。
2．必要な機能や導入形態を確認する
販売管理システムの導入目的が決まったら、どのような機能が必要かを確認しましょう。
関係部署にヒアリングをして、販売管理システムに求める機能を検討してください。
また、クラウド型なのかパッケージ型なのかオンプレミス型なのかも併せて話し合いましょう。
3．システム・ツールの調査、比較
さまざまな販売管理システムのなかから、自社にとって必要な機能を搭載したものや業務フローに合っていそうなものを調査します。
いくつか候補を選定し、それぞれベンダーから説明を受けるなどして機能や料金などを比較しましょう。
ベンダーによってサポート体制も異なるので、導入や運用の支援についても確認しておくことをおすすめします。
4．トライアル
候補が定まったらトライアルを実施しましょう。
話を聞くだけでは実際の使い勝手は分かりません。
トライアルでは自分で使い勝手を確かめるだけでなく、実際に利用する現場にも確認してもらい、活用できそうかどうかを判断します。
5．社内稟議
自社に合った販売管理システムが見つかったら社内稟議を通し、無事に通れば導入決定です。
スムーズに導入が決まるためには、費用対効果の予測や運用体制なども用意しておくと良いでしょう。
6．導入決定後
導入が決定したら、各部署に目的や期待できる効果などを共有して、システム導入を理解してもらうことも大事です。
ITツールを使い慣れていない人はシステム導入に抵抗を示すかもしれませんが、販売管理システムを導入するとどのような効果が期待できるかを説明して、粘り強く協力を求めましょう。
また、ベンダーを呼んでシステムの説明会を行ったり社内にシステム担当者を配置したりすると、運用についての不安を軽減できます。
販売管理システム比較7選
販売管理の中でも案件管理に特化するならSFAを！
販売管理システムを活用することで受注から納品までのプロセスを一元管理できますが、個別の案件ごとの状況や売上などの管理には向いていないこともあります。
そこで案件管理に特化したい場合は、SFA（営業支援システム）の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
SFAは、案件ごとに商談からクロージングまでのプロセスを可視化できるツールです。
弊社が開発・提供している「Senses（センシーズ）」の案件管理機能を、例としてご紹介します。
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個別の案件は一枚ずつのカード形式で管理され、案件ボード上に表示されます。
案件カードはフェーズに分けて管理できるため、直感的に状況を理解することが可能です。
また最終アクションからの経過日数に応じて案件カードが色分けされ、対応漏れや保留なども一目でわかるように設計されています。
個別の案件カードの中には、商談や電話などのアクション履歴の蓄積、提案資料や見積書・請求書などの添付などが可能です。
またメールシステムからメール内容を自動取込したり、カレンダーシステムとスケジュール連携をしたりすることもできるため、より効率化が実現するでしょう
・楽楽販売
クラウド型販売管理システム「楽楽販売」は、クラウド型ですがカスタマイズの柔軟性が高いことが特徴です。
販売管理に関わる一連の業務を網羅しており、楽楽販売さえあれば各部署に横断する業務も一元管理することができます。
特に便利なのが自動処理機能で、夜間のデータ一括処理やメールからの自動取込を活用すると作業効率が大幅にアップするでしょう。
さまざまな外部サービスとの連携もできるので、他のITツールと併用して活用していくことも可能です。
【料金】
・初期費用：150,000円
・月額：60,000円～
【URL】
https://www.rakurakuhanbai.jp/
・board（ボード）
「board」は、開発を手がけたヴェルク株式会社の経営者自らが自身の経験に基づいて開発した販売管理ツールです。
そのため、請求や発注などの販売管理の業務のみに対応したシステムではなく、経営判断に必要な分析機能も充実しています。
ほかにも、業務漏れ防止のための通知機能や英語・外貨対応など、より実務的な機能が豊富。
リソースが少なくても販売管理ができるよう設計されたシステムなので、フリーランスや中小企業を中心に導入されています。
【料金】
・Personal：月額980円/人
・Basic：月額1,980円/人
・Standard：月額3,980円/人
・Premium：月額5,980円/人
【URL】
https://the-board.jp/
・アラジン・オフィス
「アラジン・オフィス（Aladdin Office）」はパッケージ型販売管理システム。
販売管理ソフトだけでなく、在庫管理や貿易管理など業務に特化したパッケージも展開しています。
またアパレルや食品、衣料や製造業など業種に特化したパッケージも販売しているため、より自社の業務フローに適したシステムを導入することが可能です。
システム構築が不要な「アラジン・クラウド」もラインナップしているので、ニーズに応じて選択できるのも嬉しいですね。
【料金】
お問い合わせ
【URL】
https://aladdin-office.com/
・POS＋（ポスタス）
販売管理・店舗管理システムを提供しているのがPOSレジ「POS＋」。
小売店、飲食店、美容・サロンに特化しており、それぞれの業種に対応した独自の機能が搭載されているのがポイントです。
例えば小売店向けであれば、多店舗管理や在庫管理、販促にも対応。
POSレジでの会計と自動連携するため、毎日在庫を確認したりレジ設定をし直したりする必要もなくなるでしょう。
【料金】
・初期費用：138,000円～
・月額：6,000円～
【URL】
https://www.postas.co.jp/
・楽商
販売管理パッケージソフトの「楽商」は、16種類の業種に対応したソフトを展開しています。
顧客との対応履歴に紐づいた販売管理や、バーコードスキャンによる在庫管理など、効率化につながる機能が充実。
カスタマイズ性の高さやサポートの手厚さも好評で、自社に最適な販売管理システムによる課題解決が期待できます。
【料金】
お問い合わせ
【URL】
https://www.rakusyo.jp/
・iDempiere（アイデンピエレ）
「iDempiere」は、オープンソースなので無料で利用できるのがメリットの販売管理システムです。
販売管理に関わる受注や納品などの業務を網羅しており、コストをかけずに販売管理をしたい企業にはおすすめ。
オープンソースは自社向けにカスタマイズできるというメリットもあるので、iDempiereを基にして自社に最適な販売管理システムを構築してもいいかもしれませんね。
【URL】
https://www.compiere-distribution-lab.net/idempiere-lab/business-apps/so/
・Exequint（エグゼクイント）
パッケージ型の販売管理システム「Exequint」は、多業種で活用できる基本機能を搭載し、さらにカスタマイズも可能です。
また、特に在庫管理機能が充実しており、ロットや賞味期限での管理やセット商品の組み立てや解体の管理もできます。
ネットワークでの利用にも対応しているので、遠方の拠点の情報も一元管理できます。
【料金】
お問い合わせ
【URL】
http://www.censys.co.jp/solution/exequint.html
終わりに
普段は意識していなくても、実は一個の商品を販売するだけでもさまざまな作業や労力がかかっています。
それらひとつひとつの業務を効率化して一元管理することにより、生産性の向上や円滑な情報共有が実現します。
販売管理システムやSFAを導入し、販売管理に関わる課題を解決しましょう。
SFAは営業組織でなくても利用することが可能なので「自社の業種や業界に合った利用方法を提案してほしい」という方はお気軽にお問い合わせください。
