割り込み業務を効率化してスマートに対処する方法

こんにちは！ Senses Lab.編集部です。

「今日はこの作業をしようと決めていても、合間に入る“割り込み業務”のおかげで本来やりたい作業が終わらない！」という経験はありませんか？
日常的に割り込み業務が入って時間が足りなくなってしまうことに悩んでいるなら、効率化してしっかり集中する時間を作ることをおすすめします。

割り込み業務を効率化して、“時間が足りなくなる状態”を解消する方法をご紹介します！

よくある仕事の割り込みとは

よくある仕事の割り込みは日常の仕事風景を思い返すと、さまざまなパターンが見えてきます。

たとえば、業務に集中したいときに限って電話が鳴り、応対しなければならないシーンはすぐに思い浮かぶ人も多いのではないでしょうか。新着メールがあればすぐに開封してしまい、あとでやればよい仕事が気になって先に済ませてしまおうと作業してしまう…、なんてこともありますよね。

他にも、「あの案件の進捗は？」など、今すぐに対応しなくてもいい質問が上司や同僚から投げかけられると、その質問に答える為に対応してしまう、といった割り込み業務もビジネスシーンではよく見かけるものです。

こうしたよくある仕事の割り込みは、以下の3つのパターンに分けられます。

1. 緊急性が高く、割り込ませてでもすぐにやらなければいけない業務
2. 周囲にアピールすることで防げることができる割り込み業務
3. 自分が気をつけることで割り込みを防げる業務

1のパターンは、突発的に起こる緊急事態への対応は後回しにできないため、できるだけ緊急業務が発生しないように努める以外の対策はできませんが、2と3のパターンは事前の対策や自分の心がけ次第で改善することができます。

それぞれどのように対策すればよいのかチェックしていきましょう！

日々の働きがけで割り込み業務も上手にコントロール

2のパターン（周囲にアピールすることで防げることができる割り込み業務）に効果的なのが、日々の働きがけです。
周囲の協力を得ることで、割り込み業務に時間を取られることなく、やりたい仕事に集中できるようになります。

「この時間は作業に集中したいから、基本的に他の応対はできない」と伝え、時間を決めて作業時間を確保するのも一つのの手です。その時間帯には電話を受けることも避けたい、と協力してもらえるよう伝えていれば電話応対に時間を取られることもありません。

また、必要な情報は共有し、いつでも確認してもらえる環境をつくっておくことも割り込み業務のコントロールに繋がります。たとえば、部署内だけでなく、他部署とも連携可能なツールを取り入れれば、進捗やそのときの状況を誰かに確認しなくても、ツールを見れば把握できるようになります。

集中して作業している時間に「あれどうなった？」と聞かれる割り込み業務（対応）を減らすには、普段から周囲へ積極的に状況を伝えたり、ツールを取り入れたりといった働きがけをしていくことが大切です。

割り込み業務も効率化！その方法とは

割り込み業務は、日々の働きがけ以外にも自分が気をつけていくことで十分効率化できます。特に、3のパターン（自分が気をつけることで割り込みを防げる業務）は「割り込み業務をどう対処していくか」について、自分なりのルールを設けることで、集中する時間の確保も、割り込み業務を効率的にこなしていくこともできるようになります。

割り込み業務を効率化するためのルール

• メールやチャットなどは見ないようにする。
• タスクリストを作成し、割り込む業務も重要度にあわせてリストに追加。すぐに作業しないようにする。

メールやチャットで流れてくる様々な情報を都度確認していると、時間をどんどん取られてしまいます。クライアントにも、緊急性の高いものは電話で連絡してほしい旨をあらかじめ伝えておけば、“メールやチャットでくる連絡は比較的重要度の低いもの”となるはずです。
集中したいときには、メールやチャットは開かずに、チェックする時間を決めて対応するようにしましょう。

また、タスクリストを作成する方法もおすすめです。
口頭で伝えられたものや、メールを確認したことから業務が発生してしまった時は、まずリストに入れておきます。すぐに対応するのではなく、重要度に合わせてリストに追加することで漏れを防ぎ、そのとき作業していることに集中することもできます。

自分の中のルールがあれば、割り込み業務に時間がかかり、本来やるべき仕事が残ってしまう悪循環を防げるので、決めたルールをしっかり守るようにしましょう。

業務効率化に関する詳細はこちらの記事内でも詳しく解説しています。
関連記事：業務効率化の手法4つと成功事例、おすすめツール紹介

おわりに

「やるべき仕事を集中して作業してしまいたい」と思っていても、次から次へと舞い込んでくる割り込み業務でなかなか作業時間が確保できないなら、周囲に働きかけて環境を整えたり、自分なりのルールを設けたりして効率化してみましょう。

スムーズに作業できるようになるだけで、時間の使い方も変わっていきます。メリハリをつけた仕事の進め方で、デキる営業パーソンを目指しましょう！