【フォローアップメールの書き方】便利なテンプレや例文・作成のコツも紹介

営業活動で大事なのは、顧客に自分のことを忘れないでいてもらうこと、つまりメールなどのこまめな連絡です。

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そうしたメールのことを営業のフォローアップメールと言いますが、実はこのフォローアップメールはともすれば「ウザい」と感じられてしまうことも。
例えば、なんとなくメールアドレスを登録した企業からあまり興味のない商品やサービスについてのメルマガが送り続けられたら嫌な気持ちがしますよね。
営業のフォローアップも焦点のずれたものを送ってしまうとこの例と同様に顧客に嫌な印象を与えてしまうのです。

つまり、営業のフォローアップの連絡で大事なのは頻度だけではなくどれほど顧客のニーズにマッチした連絡をすることができるか、ということ。
しかし、初めからなんのテンプレもなくメールを書くことは難しいと思います。

そこで、この記事では営業のフォローアップメールに使えるテンプレについて紹介します。

他のメールのテンプレについては以下の記事をご参考ください。

• 新人営業必見！今さら聞けないメール作法・テンプレ｜挨拶編
• 新人営業必見！今さら聞けないメールテンプレ・作法｜お礼・お詫び編
• 新人営業必見！今さら聞けないメールテンプレ・作法【例文付き】｜関係構築・おまけ編

フォローアップメールの書き方

営業活動のフォローアップのためのメールは、24時間以内に送ることが鉄則。鉄は熱いうちに打て、の格言の通り、なるべく早く・丁寧に送ることが大切です。

ここでは、アポ獲得後・商談後・休眠顧客に向けた３通りのメールを紹介します。

関連記事：営業の後追いメールの書き方｜種類別の例文・フレーズも

アポ獲得後のメール

アポを獲得したら、アポの確認と今後の進め方についてメールを送らなければなりません。

このメールに含まなければならない情報は主に3つ。①アポのお礼②アポの内容の確認③今後の進め方になります。

重要なのは、あまり内容を盛り込み過ぎないこと。メールでは4点以上の内容を盛り込むことは避けたほうがいいと言われています。しっかりと伝えたいことをメールに記載しながら、あまりに情報過多になりそうなことは避けるのがベターです。

一方で、アポ獲得後のメールは関係性の初期に送るメールであることも事実。あまりに簡潔すぎると無愛想だったり、冷たい印象を与えてしまったりしてしまいます。

簡潔さと丁寧さのバランス感覚が求められると言っていいでしょう。

関連記事：アポイントのうまい取り方とは？獲得率を上げる3つのコツ

メール文例

〇〇会社　〇〇課　〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇会社の〇〇でございます。

お忙しいところ、お時間を割いてくださるとのこと、ありがとうございます。

それでは、下記の通り貴社に伺わせていただきます。

日時：〇月〇日（曜日）〇時
場所：貴社会議室

今回伺わせていただき、以下のことについてご相談できればと考えております。

1.貴社の課題について

貴社が抱えている悩み・課題についてヒアリングをさせていただきます。弊社が今まで対応してきた案件などと比較して、新たな視点から課題を見つけるお手伝いもさせていただければ幸いです。

⒉.弊社の商品について

貴社の課題について、弊社の商品がどのようにお役に立つことができるか、提案させていただきたいと思います。

当日は、どうぞよろしくお願いします。

商談後のお礼メール

商談後のお礼メールもその日のうちになるべく早く送ることがポイント。

貴重なお時間を割いていただいたことに対する感謝の意を伝えましょう。

あまり感触がよくなかったからといって短文で送ってぶっきらぼうな印象を与えてしまってはいけません。

いつ相手の会社に新たなニーズができ、その際に自分の会社を思い出して必要にしてくれるか分からないからです。また、いい印象を与えることで他の部署等を案内にしてくれることもあります。

何れにせよ、アポがどんな結果に終わっていても丁寧な印象を与えるメールを送ることが大切です。

メール文例

〇〇会社　〇〇課　〇〇様

いつもお世話になっております。

本日貴社にお話に伺わせていただいた、〇〇会社の〇〇です。

本日は、ご多忙の中、長時間お時間を割いていただき、大変ありがとうございました。
また、貴社の現状と課題について共有させていただき、心から感謝を申し上げます。

弊社の商品が貴社の課題解決のためのお手伝いできることを申し上げましたが、追加の疑問点・要望等ございましたらお気軽にご相談ください。

本日お話を伺って、貴社のお力になりたいという思いをより一層強くいたしました。
より一層精進してまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。

メールにて大変恐縮ですが、
取り急ぎお礼申し上げます。

休眠顧客へのメール

過去に案件化し、商談などを行なっていたものの、様々な理由で連絡が取れなくなったり商談がストップしてしまった顧客のことを「休眠顧客」と呼びます。

休眠顧客は一度は商品の契約を検討した相手であり、連絡をとって掘り起こしてみる手は十分にあります。新規顧客を獲得するよりも安価に案件化することができ、顧客の勝手もわかっているので価値は十分にあります。

一方で、なんの戦略もなくメールを送るだけでは前回と同じ結果に終わってしまいます。そこで重要なのは休眠顧客の休眠の理由をきちんと精査すること。

「予算が合わない」で休眠してしまったのか、「やりたいことができない」で休眠してしまったのか、理由によってメールの文面を使い分ける必要があるのです。

そこで、休眠顧客の掘り起こしには前回の欠点をリカバリーするようなメリットを提示できるかどうかが重要と言えるでしょう。

関連記事：休眠顧客の掘り起こしとは？アプローチ方法・営業で活用できるツールや事例を紹介

今回は、予算が合わなかった休眠顧客に対して送るメールの文面をご紹介します。

メール文例

〇〇会社　〇〇課　〇〇様

長らくご無沙汰しております。
〇〇会社の〇〇でございます。

昨年の〇月のお打ち合わせでは大変お世話になりました。
以前に勉強させていただいたことを生かして、現在も同じ部署に留まって仕事をしております。

前回のお打ち合わせから長らく時間が経ち、貴社の最近のご様子を伺うことができれば、と思いメールをさせていただきました。
ご状況に変化がございましたら、また新しいご提案できれば幸いです。

また、弊社は現在大変お得な割引キャンペーンを行なっております。
そちらも合わせてご紹介させていただければ嬉しいです。

ご返信をお待ちしております。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

見込み顧客に対するフォローメール

将来顧客になるかもしれない見込み顧客を顧客にするために、フォローアップのメールを送ることも欠かせません。

そのときに重要なのは、相手の力になれるかもしれないことを示唆してアポイントを取り付けること。
売りたいという色気を表に出してしまうと、相手からは警戒されてしまう場合があります。

見込み顧客にアプローチするためには、第一にも第二にも、相手の力になりたいのだという誠意を見せることが重要です。

見込み顧客へのメール

見込み顧客にメールを送る場合、見込み顧客のセグメント分けを行うことが大事です。
どの顧客も一緒に同じようなメールを送るだけでは顧客に刺さらない場合があります。
そこで、見込み顧客の問題意識はどこにあるのか見極めた本文を作ることが大事になってきます。

あらかじめ、見込み顧客を獲得する際に顧客の問題意識を知ることができるような仕組みを作っておくことも重要でしょう。

メール文例

〇〇会社　〇〇課　〇〇様

初めまして。
〇〇会社の〇〇と申します。

この度は、弊社のサービスに興味を持っていただきありがとうございます。
記入いただいた情報を元にしますと、〇〇様は現在、〇〇というような問題意識をお持ちでしょうか。

〇〇という問題について、弊社が協力できる点があるかもしれません。
つきましては、一度〇〇についてもう少し細かいお話を伺ってもよろしいでしょうか。

ご都合の良いご連絡方法やお時間をお知らせくださると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

おまけ

個々の営業のフォローメールも重要ですが、営業に繋げるためのメルマガの文章にも気を配ることが大事です。

そこで、この記事では最後におまけとしてメルマガの書き方についても紹介したいと思います。

メルマガの構成とコツ

メルマガのコツは、タイトル・構成・技術的な注意点の3つのポイントに絞ることができます。

まず、タイトル部分はメルマガの顔とも言うべきもの。タイトルが興味惹かれるものでなければ、そもそもメールを読んでもらえません。

そこで第一に気をつけるべきは、タイトルの文字数やキーワードの選び方です。

タイトルの文字数は、長すぎると読んでもらえません。そこで、必ず16文字から22文字くらいに収めましょう。メールのタイトルとして表示されるのもこれと同等の文字数ですので、一目で内容を把握できる文字数となっています。

キーワードに関しては、確実に刺さる言葉を使うことが大事です。そこで、どのような顧客に送られるメールなのか、どのようなワードが現在ホットなのか、分析を行ってからタイトルを決定するようにしましょう。
同時に、キーワードをあまり難しい言葉に設定しないことも大事です。
さらに、キーワードや全体の雰囲気から「限定感」や「特別感」を出せるともっといいですね。

構成は、元からテンプレートを作っておくとメルマガの作成や効果測定が容易にできるようになるのでおすすめです。
テンプレートをたまにいじることによってどのようなメルマガが心に刺さりやすいのか効果を測定しやすく、パターンを作って属人化を避けることができるのでテンプレートは必須です。

テンプレートは、かつて書いたような論文や作文と同じ構成にしましょう。

つまり、序論・本論①・本論②・結論とパラグラフを作成するのです。

また、この際に本論にそれぞれ見出しをつけることも大事です。一目で構成が分かるようなメルマガにすることによって、読み手のストレスが軽減されますし、理解してもらいやすくなります。
テンプレートは一度作ったものをずっと使い続けるのではなく、常に効果測定を行って正解を探し続けることがおすすめです。

技術的な注意点としては、メルマガは必ずワンスクロールで終わるような長さに整えましょう。
さらに、HTMLメールであれば、フォントサイズや容量の重さにまで気を配る必要があります。
あるデータでは、開封されたメルマガを読者が読む時間は7秒以下とも言われており、これは文字数にすると70文字ほど。 文頭や短い文章にどれほど情報を詰め込めるかがキーです。 メルマガの基本は、なるべく読み手にストレスフリーに情報を得て興味を持ってもらうことにあります。
必ず、読み手にどのように表示されるかを考えて作成しましょう。

また、メルマガの最終的な目標を達成するためにCTAを設置することは欠かせません。 その際に重要なのはどこにCTAを設置するか。 オススメは、メルマガの初めに置いてしまうことです。先ほど、メルマガを読者が読む時間は10秒以下とありましたが、その10秒の間にアクションを仕掛けなくては意味がありません。 メルマガの様々なところでCTAを行うことも大事ですが、通常後半に行けば行くほどクリック数は指数関数的に減っていきます。 CTAは前半に集中させることで効果が得られます。 それから、メルマガを送る場合は「特定電子メール法」を遵守してくださいね。 この法律は相手がメルマガを受け取ることを承諾していることといつでも受け取りが拒否できるようにすること、送信者は自らの情報を明記しなければならないということを義務付けています。 同意なしにメルマガを送ってしまっていないか、受け取りを拒否するための導線が設置されているか、自らの情報をきちんと明かしているかを必ずチェックしましょう。

メルマガ（テキストメールの場合）のテンプレ

件名：お得意様限定メルマガ○月号　本当にユーザーが必要とする〇〇とは？

こんにちは！
〇〇社〇〇部の〇〇です。

商品を販売する上でやはり一番大事なのは、顧客が求めている商品を作ることでしょう。
本日は、本当にユーザーが必要としている〇〇についてご紹介したいと思います。

▶︎▶︎〇〇に関する詳しい資料はこちらをクリック

1．ユーザーが求めているのは軽量化？！

（本文）

2．ユーザーの60％は夏でも快適に使えることを希望

（本文）

3．まとめ

ユーザーの皆さんは、持ち運べるように小さく軽い商品を求めているようです。また、暑い夏に快適に使うことを希望しているようですね。
こちらのメールが商品開発のヒントとなれば幸いです！

▼軽く、夏でも温度の高くなりづらい〇〇についてはこちら
http://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

株式会社　〇〇　〇〇部
〇〇　〇〇

住所：〜〜
お問い合わせ先〜〜〜〜

・メールアドレスの変更 ・メールマガジンの配信停止

終わりに

一度メールの作法を身につけると、様々な場所で応用してずっと活用していくことができます。
今回は、営業のフォローアップメールとメルマガの書き方についてご紹介しましたが、いずれも丁寧に興味を引くメールを送ることが大事です。
また、送りすぎると嫌悪感を抱かせてしまうという点でもこれらには共通点があります。
メールの書き方を身につけ、相手に好感を抱いてもらえるようなメールが書けるようになるよう、練習しましょう！