Senses Lab. トップ ツール紹介 タスク・プロジェクト(ToDo)管理のポイント|営業でも使えるツール11選

はじめての方はこちら! ⇒ 顧客/営業管理の完全マップ【初級・中級・上級:15記事で解説】

朝起きて夜寝るまで、普段の生活は「やらなければいけないこと」の積み重ねであるとも言えます。

それぞれの作業を段取りよく進めることが、限られた時間を有意義に過ごすコツだと思います。

特に、仕事における「やらなければいけないこと」は、忘れたり期日に間に合わなかったりすると、自分の評価や成績にも直結してしまいます。

その「やらなければいけないこと」=タスクを上手に管理し、業務を効率的に進めることが大事ですよね。

今回はビジネスにおけるタスク管理に着目し、ツールを活用したタスク管理の必要性と、実際のツール紹介をさせていただきます!

 

タスク(ToDo)管理の必要性

タスク(todo)管理のポイントと営業でも使えるタスク管理ツール11選|Senses Lab. |1

タスク(Task)を日本語に訳すと、「仕事」「課題」といった意味。

コンピューター用語でもタスクという言葉は使われますが、その場合は「コンピューターが処理できる作業の最小単位」を表します。

それが転じて、ビジネス用語として「タスク」と使う場合にも、小さい単位の作業や仕事という意味で使われるようになりました。

ちなみに、複数の作業を同時進行することを「マルチタスク」、ひとつのタスクに取り組むことを「シングルタスク」、決まった曜日や時間にやるべきことは「ルーチンタスク」と言います。

そして、このタスクが複合されたものが「プロジェクト」となります。

つまり、プロジェクトを遂行するためにはいくつもの細分化したタスクを行わなければいけないということでもあります。

たとえば、「41日に入社式を行う」というプロジェクトがあるとします。

そのためには「会場の手配」「新入社員への連絡」「役職者のスケジュール調整」「マイクやプロジェクターなどの備品準備」「社旗や看板などの準備」など、さまざまなタスクを期日までに行う必要がありますよね。

これらのタスクを整理せずに進めてしまうと、作業漏れがあったり、期日までに間に合わなかったりすることが起きてしまいます。

いわば、タスク管理とは、やるべきことをリストアップして整理することで、優先順位を決めたり作業漏れをなくしたりして、効率的かつ正確に仕事を行うために必要なことなのです。

また、タスクと似た意味で「ToDo(トゥドゥ)」という言葉がありますが、一般的にタスクは「期限内に必ずやらなければいけないこと」であるのに対し、ToDoは「期限は決まっていないが、いずれやらなければいけないこと」であると言われています。

営業におけるタスク管理

営業担当者にとっても、タスク管理とは重要なものです。

たとえば「○日までに見積書を提出する」「○日に△様に訪問して新商品の提案を行う」というタスクを管理できていないと、せっかくの受注チャンスをなくしてしまうだけでなく、顧客との信頼関係にも影響してしまいます。

最適なタイミングでアクションに繋げ、最終的には受注獲得をするためにも、営業部門にとってタスク管理は切っても切り離せないもの。

しかし、毎日のように顧客対応に追われている営業担当者は、ルーチンタスクの他にも、突発的なタスクも入ってきて、なかなか全てのタスクを管理しきるのが難しい…と感じている人も多いはず。

こうした課題は、組織体制にも弊害を及ぼす場合があります。

マネージャーや同僚が他のメンバーのタスクを把握できていないと、同じ仕事を重複して進めてしまったり、トラブルに気づかなかったり、「○○さんはどこで何をしているのだろう」と疑念が生まれてしまったりしてしまうのです。

つまり、タスク管理の課題には、個人単位の努力も大事ですが、組織としてタスク管理に取り組むことも大事!

組織としてタスク管理をするためには、デジタルツールの導入がおすすめです。

営業担当者個人としては

・マルチデバイス対応のため、移動中や外出先でもタスク入力や確認ができる

・自身のタスクを整理することで、営業タイミングを逃さない

・顧客対応や訪問などの純営業活動時間を増やすことができる

というメリットが生まれ、営業組織としては

・お互いのタスクが見える化することで、マネージャーからのアドバイスや他のメンバーからのフォローも期待できる

・過去のタスクを蓄積することで、同じようなことがあった場合に役立てることができる

といったメリットがあります。

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タスク(ToDo)管理の注意点

タスク(todo)管理のポイントと営業でも使えるタスク管理ツール11選|Senses Lab. |2

タスク(ToDo)管理が大事だと理解していても、うまくいかないという人もいるでしょう。

そんな時は、まず、タスクリストを見直してみてください。

きちんとタスクが細分化されているか確認してみましょう。

大きな作業項目でリストアップしてしまっていると、その作業を完了するまでにどのくらいの工数(時間)がかかるのかを把握しにくくなってしまいます。

そのためには、一つの大きな作業項目を細分化してください。

たとえば「会場手配」という作業でも、細分化すると「会場探し」「空き確認」「見積依頼」「比較検討」「会場決定」「予約・入金」などの項目に細分化できるはずです。

ひとつの作業を完了させるために、どのくらいのタスクがあってどのくらいの時間がかかるかを把握するためにも、タスクは細分化して管理しましょう。

細分化することで時間の見通しが可能になり、一日の業務時間の調整ができるようになって、締め切りに遅れることもありません。

また、ノートやポストイットなどを使うと、突発的なタスクに対応しにくかったり、タスクの順番を変更するのが面倒だったりします。

ポストイットだと、そのポストイット自体をなくしてしまうこともありますよね。

そのため、先述の通りデジタルツールを活用することで、順番の変更も楽に行うことができ、紛失などのリスクもなくなります。

しかし「タスク管理ツールを導入しても定着しない」ということもゼロではありません。

ツール導入の際には

・自社の業務に合った機能が備わっていること

・現場で使いやすい仕様であること

・導入目的が明確であること

に注意することで、メンバーの活用意識も強くなり定着に繋がるでしょう。

タスク・プロジェクト(ToDo)管理ツール

それでは、どのようなタスク管理ツールがあるのでしょうか?

SensesLab厳選のタスク管理ツールをご紹介します!

Senses(センシーズ)|営業でのタスク(ToDo)管理に最適

Sensesn 案件ボード

【製品概要】

AI搭載のSFAとして営業活動をサポートしているSensesも、タスク(ToDo)管理ツールとして活用することができるんです!

Sensesでは営業活動を「アクション」として登録することができます。

アクションの種別は“面談”“メール”“電話”といった顧客対応、“社内タスク”(社内ミーティングや提案書作成など)“社外タスク”(パートナー企業への同行依頼など)5つが固定で分類されています。

それぞれのアクションは“提案”“興味喚起”“アポ取り”など、「なぜそのアクションを行うのか」という目的を設定できるので、各タスクの目的を確認しながら進めることができるのです。

ひとつひとつのタスクを遂行していくことで案件が進むので、営業プロセスに合ったタスク管理が可能。

また、Sensesでタスク管理をすることで、SFAで営業管理・ToDoリストでタスク管理・カレンダーでスケジュール管理といった重複管理が発生せず、すべての業務を一つのツールに集約することができて効率的です。

Senses活用メリットのご紹介 〜現場活用の14シーンを徹底解説!〜

【特徴】

・営業活動におけるタスク管理に適している

・同時にスケジュール管理も可能

・アクションをまとめて日報として提出もできる

・組織内のメンバーと共有することでお互いにサポートしあうことができる

▶︎Sensesのサービス概要資料はこちら

【料金】

Starter:月額5,000/ユーザー

Growth:月額10,000/ユーザー

Enterprise:お問い合わせ

URL

https://product-senses.mazrica.com/

Trello

【製品概要】

Trelloはタスク管理ツールとして最も多くのユーザーに使われていると言われており、そのユーザー数は全世界2,000万人以上!

シンプルで使いやすいインターフェースや、豊富なChrome拡張機能が人気の秘密ですが、なんといっても多彩な機能を無料で使うことができるのが一番の特徴ではないでしょうか。

有料プランにアップグレードすると、大きなサイズのファイル添付が可能になったり、セキュリティが強化されたりするので、無料版で導入してみてからアップグレードを検討してみても良いですね。

各タスクはカード式で管理でき、「作業中」「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗を把握できます。

26個のショートカットキーを覚えると、更に業務効率がアップ!

【特徴】

・無料で基本機能を使用可能

・シンプルで使いやすい

・背景画像を変更することでオリジナルボードを作れる

Chrome拡張機能や外部サービス連携機能

・ショートカットキーで作業スピードアップ

【料金】

・無料

Business Class:月額9.99ドル/ユーザー

Enterprise:月額20.83ドル/ユーザー

URL

https://trello.com/ja

Asana

【製品概要】

Asanaはタスク管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べるため、自社の働き方に合った形式を選択できるのが嬉しいタスク管理ツール。

カレンダー機能では各タスクの進捗と納期を確認することができるので、締め切りに間に合わなかったなどの字体も防げますね。

カレンダーはGoogleカレンダーとも連携できるので、普段Googleカレンダーを使っている人でも安心。

無料版では15名まで共有することができるので、低コストで始めることができるのもメリット。

【特徴】

・充実したチュートリアル

・タスク管理方法を2パターンから選択できる

・タスクをカレンダーでも管理可能

Chrome拡張機能

【料金】

Basic:無料

Premium:月額9.99ドル/ユーザー

Business:月額19.99ドル/ユーザー

Enterprise:お問い合わせ

URL

https://app.asana.com/

monday.com

【製品概要】

アイコンや色分けで、見やすさ・操作しやすさにこだわったタスク管理ツールのmonday.com

メンバーごとの各タスクの残り日程や作業量が見える化するので、マネージャーは各メンバーの作業量を調整しながらタスクを割り当てることができます。

チームごと・プロジェクトごとのボードも作成できるので「複数のタスクが混在して管理しきれない」という事態も避けることができます。

顧客ごとのタスク管理という使い方も可能なので、営業担当者と営業事務の連携もスムーズにいくようになりますよ。

【特徴】

・見やすいUI

・ボード上のチャットでコミュニケーションを取れる

・項目を自由にカスタマイズ可能

【料金】

月間契約の場合、月額29ドル~

※ユーザー数・プランに応じて金額が変動

URL

https://monday.gaprise.jp/

jooto(ジュートー)

【製品概要】

Jootoは、タスクをカードで管理するカンバン方式のタスク管理ツールです。

基本操作はドラッグ&ドロップのみ。

進捗度が直感的に見えるガントチャート機能も搭載しており、プロジェクトの進行管理も楽ちん。

プロジェクトを横断して自分が担当するタスクのみを管理することができる上に、他の担当者のタスクをフォローすることでプロジェクトの全体の進捗も確認できます。

【機能】

・使いやすいダッシュボード

・ガントチャートでタスクの進捗を確認

・外部サービス連携可能

・細かなユーザー権限設定

【料金】

・フリープラン:無料

・スタンダードプラン:月額500/ユーザー

URL

https://www.jooto.com/

Todoist

【製品概要】

Todoistは無駄を省いたシンプルなデザインで、スマートにタスク管理ができるツールです。

タスクに優先度を設定することができ、優先度が高く緊急性の高いタスクから処理することが可能。

完了したタスクはグラフ化され、進捗状況が可視化されます。

目標を設定し、目標達成度を確認しながらタスクを進めましょう。

【機能】

・シンプルなデザインで使いやすい

・タスクに優先度、ラベルの設定ができる

・グラフで進捗度を確認

100以上のアプリと連携可能

【料金】

・無料プラン

・プレミアム:月額338/ユーザー

・ビジネス:月額558/ユーザー

URL

https://todoist.com/?lang=ja

Backlog

【製品概要】

グラフやチャートなどで進捗状況を可視化することで分析にも繋げることができるBacklog

各担当者・各部門の作業内容や完了日を管理することで、社内全体でのプロジェクトの進行も効率的に管理できます。

情報共有することで、伝え忘れや確認漏れを防ぎます。

また、複数のエンジニアが携わるシステム開発では「いつ誰がどんな変更を実行したのか」が分かりにくく、トラブル等に繋がることもありますが、SVN Git を使ってチームのソースコードを管理し、ファイルの変更履歴を確認することが可能。

5つの料金プランから、会社規模や事業内容によって選ぶことができるのも魅力。

【機能】

・グラフやガントチャートで進捗状況を可視化

・担当者と期限を設定して作業漏れをなくせる

・ソースコード管理

【料金】

スタータープラン月額2,400円~

URL

https://backlog.com/ja/

Wrike(ライク)

【製品概要】

「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できるのがWrikeです。

いつでも表示形式を変更できるため、プロジェクトの内容やタスクの進捗状況に応じてカスタマイズできるのが嬉しいですね。

進捗状況や目標に関するレポート機能もあり、ミーティング用資料や分析資料としても活用できます。

定期的なタスクやプロジェクトはテンプレートとして設定することで、効率的にタスク管理をすることができますね。

ビジネスにおけるタスク管理に長けたツールと言えるでしょう。

【機能】

・タスク管理形式は3パターンから選択可能

・タスクにかかるタイムトレッキング機能

・スピーディーなレポート機能

・「Businessクラス」からSalesforceと統合

【料金】

・無料プラン

Professional:月額9.8ドル/ユーザー

Business:月額24.8ドル/ユーザー

Marketing:お問い合わせ

Enterprise:お問い合わせ

URL

https://www.wrike.com/ja/

Jira Software(ジラ ソフトウェア)

【製品概要】

ソフトウェア開発のタスク管理に適したツールがJira Softwareです。

ユーザーストーリーや課題を作成し、それを基にして開発チーム全体にタスクを割り振ります。

タスクは優先度・ラベル・担当者などのラベル別に管理することができるので、納期の短い案件や複雑な案件でも最適な管理ができます。

レポート機能では、さまざまな視点から課題や状況を分析することで、予測や問題の解決に役立ちます。

【機能】

・課題をタスクリストにして整理し、ひとつひとつ解決

・充実したレポート機能

3,000以上ものアプリ

・クラウド型とオンプレミス型で提供

【料金】

・クラウド型:月額7ドル/ユーザー~

・オンプレミス型:サーバー10ドル、データセンター年額12,000ドル

URL

https://ja.atlassian.com/software/jira

torio

【製品概要】

Torioは、20187月にリリースした比較的新しいツールです。

1秒でタスク作成」を謳っている通り、メモ感覚でタスクを作成することができるので、忙しいビジネスパーソンにとっては非常に助かります。

他メンバーのタスクも確認できることで、組織全体でプロジェクトの効率を上げることができます。

外部連携サービスも充実している上に、スマホアプリで外出中でもタスク管理ができるため、コミュニケーションロスをなくします。

【機能】

・入力負荷が少ないので、気軽にタスク管理ができる

・従来のリスト方式に加えて、カンバン方式もリリース

・豊富な外部連携サービス

30日間無料で利用可能

【料金】

・ベーシック:月額980/ユーザー

・シングル:月額1,280/ユーザー

・エンタープライズ:お問い合わせ

URL

https://www.torio.io/

終わりに

ひとりではなかなかうまく進まずにつまずいていたタスク管理も、組織全体でツールを使った運用にすることで、業務の効率化だけでなくメンバー同士のサポート体制も生まれます。

特に、営業部門のタスク管理は、営業タイミングのロスや失注を防ぐための根本的なもの。

組織全体で取り組んで、営業力のアップや受注率アップに繋げましょう!

営業効率化ツール7選

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