「日々の日報作成が面倒」「提出された日報の情報だけでは不十分」など、営業日報に関しては現場もマネージャーも不満や課題を抱えがちです。
もしかしたら非効率な日報作成・管理が原因かもしれません。
SFAを導入することで、日々の営業日報の作成や管理が効率化し、さらに営業力向上が期待できるのです。
本記事では、SFAによる日報管理のメリットや成功ポイント、そして日報管理におすすめのSFAを紹介します。
日報管理に課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてくださいね。
日報管理の課題
日報は、「今日は何をしたのか」「どういう成果があったのか」「今日以降、どのような取り組みを行うべきか」などの情報を可視化するために必要不可欠です。
しかし、日報管理にはさまざまな課題が隠れています。
まず、営業の現場担当者にとっては「日報を作成するのが面倒」という課題があります。
顧客への訪問が多い営業職にとって、日報の作成・提出のためにオフィスに戻るのは大変です。
また、記入する項目が多かったり、細かく報告しなければならなかったりして、日報作成の時間がかかりすぎてしまい毎日面倒だと感じる人が多いようです。
そもそも日報を作成する意味や目的を理解しないまま「やらされている」という意識で日報を作成しているがゆえに、日報の内容が単なる活動報告で終わってしまう点も課題です。
たとえば「○○社と商談」という報告だけだと、どのような商談をしてどのような結論に至ったのかわかりません。
そのため、マネージャーは適切な指示ができずに、日報の情報を活用しきれないのです。
ほかにも、現場では「日報を作成しても見てもらえない」「他の営業メンバーが何をしているのかわからない」、マネージャー層は「全員分を確認するのが大変」「過去の日報を活用できていない」などの課題があります。
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SFAで日報を管理するメリットとは？
こうした日報管理の課題を解決するために、SFAを導入するのも一つの手段。
SFAは顧客情報管理や売上管理といったイメージを持っている方も多いですが、実は日々の営業管理・日報管理に最適なツールなのです。
SFAで日報管理するメリットは、主に以下の点があります。
- 日報のフォーマットが統一される
- 入力負荷の軽減（外出先からでも入力可能）
- フィードバックがしやすい
- 分析がしやすい
- 一元管理できる
日報のフォーマットが統一される
企業によっては、Excelファイルで日報を作成している営業担当者もいれば、チャットツールにテキストを打ち込んで報告している営業担当者もいる場合があるでしょう。
フォーマットがバラバラだとマネージャーは日報を確認する負担が大きくなり、非効率な運用になりがちです。
しかしSFAを活用すると全員が同一のフォーマットとなるため、日報を管理しやすくなります。
日報の項目も自社で設定できるため、不要な項目をなくして必要な項目を追加することで、営業担当者は「日々の日報を作成するだけ」、マネージャー層は「毎日、必要なデータを収集できる」という効率的な運用が可能です。
関連記事：日報の書き方一つで業務が効率的に！部下に日報を定着させるポイント
入力負荷の軽減（外出先からでも入力可能）
SFAを導入すると、営業担当者の入力負荷の大きな軽減が期待できます。
今までは、日報を作成するにはパソコンを開いてExcelやチャットを立ち上げる必要があるという人も多いでしょう。
中には、日報の作成のためにオフィスに戻り、直接マネージャーに提出しなければならないという人もいるかもしれません。
SFAで日報作成ができるようになると、外出先や自宅で日報を提出できるだけでなく、スマートフォンからの日報作成も可能になります。
また、SFAのツールによっては、メールソフトやスケジュールアプリと連携してデータを自動同期できるものもあるため、データを転記したり二重入力したりする必要がありません。
なお、SFA以外も含めた営業日報を作成できるアプリやツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：クラウド型日報アプリ・ツールのおすすめ7選！価格（無料あり）・特徴など徹底解説
フィードバックがしやすい
SFAによる日報管理は、もちろんマネージャー層にとってもメリットがあります。
SFAを使うと、営業担当者ごとに「商談がスムーズに進んでいるか」「今月の目標に対する達成度はどのくらいか」といった状況がリアルタイムで把握できます。
そのため、停滞案件に対してどのようにアプローチすべきかアドバイスをしたり、目標を達成するために何をすべきか指示したりすることができるのです。
マネージャーからのフィードバックが増えれば、営業担当者のモチベーションも上がります。
また、「日報をしっかり見てもらえている」と思うため、毎日入力しようという意識にもなるでしょう。
分析がしやすい
SFAは営業アクションや商談などの報告ができるだけでなく、それらのデータを簡単にレポートとしてアウトプットできる点も魅力です。
自動で集計してグラフ化できるため、分析の手間がかからなくなり、データ活用が促進されるでしょう。
SFAツールによっては、「営業フェーズごとの失注率」や「営業担当者ごとの強み・弱み」など、細かな分析を自動で行える機能もあります。
一元管理できる
SFAでの日報管理の大きなメリットとして、一元管理できることも挙げられます。
たとえば、Excelによる日報作成の場合、フォルダに日報が溜まると過去の日報をさかのぼって確認するのが大変になります。
、チャットツールにテキストを打ち込んで日報管理する場合は、他のメッセージに流れてしまうため、いつ・誰が・何をしたのか可視化できず不透明になりがちです。
しかし、SFAによる日報管理では、SFA内に全員の日報を一元管理できます。検索機能を活用すれば過去の日報も簡単に見つけることができ、他の営業担当者の成功事例や営業ノウハウなどの共有も促進できるでしょう。
関連記事：エクセル日報の作り方と管理方法・改善策を紹介【テンプレート付】
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SFAで日報管理を成功させるには？
日報管理をSFAに移行しただけでは成功にはつながりません。現場が率先して価値のある日報を作成し、蓄積されたデータを活用することが重要です。
そこで、SFAによる日報管理を成功させるポイント・コツを紹介します。
入力しやすい仕組みを作る
現場の抵抗感をなくして率先して入力してもらうためには、入力しやすい仕組み作りが必要です。
たとえば、以下のようなポイントがあります。
- 使いやすいSFAを選ぶ
- 項目を増やしすぎない
- 外部ツールとの連携で入力負荷を軽減する
- モバイルデバイスでも入力できるようにする
営業担当者にとって負担の少ない運用にし、効率化を図りましょう。
データの正確性を保つ
日報は作成することが目的なのではなく、営業状況を可視化したりデータを活用したりして次の営業活動に役立てることが目的です。
データの分析・活用には、大前提として「正確なデータ」である必要があります。
そのためには、担当者によってデータの入力方法に違いがあってはいけません。
たとえば、Ａさんはアルファベットや数字を全角で入力していても、Ｂさんは半角で入力していたら、正しく集計や分析ができなくなります。
また、入力方法が異なると重複データがあっても気づくことができません。
同じ顧客の情報を重複で入力してしまうと、正確な分析ができないだけでなく、重複アプローチをしてしまい顧客の満足度を低下させるリスクもありえます。
データの正確性を担保するため、入力ルールを決めましょう。
フィードバックを行う
マネージャー層は、日報の内容を基にしてフィードバックをしましょう。
日報の内容から「トラブルが起きていないか」「失注のリスクがないか」などをチェックして適切なフィードバックを行うことで、営業担当者は「自分が入力したデータが役に立っている」と感じてモチベーションが高まります。
また、営業担当者同士でフィードバックし合うこともおすすめです。
は日報管理が属人化していて誰が何をしているのか可視化できていなくても、SFAに日報を蓄積できれば他の営業担当者の活動内容も確認できるようになります。
お互いにフォローやアドバイスをし合える組織になれば、チームワークも向上しますし、営業力の底上げにもつながるでしょう。
日報データを分析する
日報で入力されたデータには、営業活動や営業組織にとって価値のある情報が多く含まれています。
データを分析すると、自社の営業組織や営業担当者の強み・弱みや、受注しやすい顧客の傾向、成功しやすいパターンなどが見つかることがあります。
日報をそのままにしておかず、蓄積されたデータを分析して営業活動に活かしましょう。
日報管理におすすめのSFA8選
現在、さまざまなSFAが開発されている中で、特に営業の日報管理におすすめな8製品を紹介します。
なお、本章で紹介する内容は日報や活動報告に特化していますが、それぞれのSFAには日報管理機能以外にも豊富な機能が搭載されています。詳しくはこちらの記事を読んでみてください。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違い・基本機能から成功事例まで徹底解説
Mazrica Sales
「Mazrica Sales」は、商談や電話、メール、社内会議などの営業アクションを登録することで、日報として活用できます。
アクションは「面談・メール・電話・社内タスク・社外タスク」という種別があり、内容に応じて種別を選択して登録します。
取引先・案件・コンタクト（担当者）に紐づけてアクションを登録でき、完了したアクションだけでなく予定しているアクションも登録できるため対応漏れを防ぐ効果もあります。
アクションの登録はモバイルアプリからも可能で、使いやすいインターフェースでサクサクと入力できます。
また、Mazrica Salesには日報作成・管理を効率化する機能があるため紹介します。
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OCR機能によるメモ入力
モバイルアプリを活用すると、カメラを使ってOCR機能を利用できます。
たとえば、商談中や電話中などに手書きのメモをした場合、通常であればSFAに入力する際にメモの内容を打ち込まなければなりません。
しかしOCR機能を活用すると、手書きメモの内容を読み取って自動でデータ化し、「アクション実施結果」に登録できるようになります。
カレンダーツールとの連携
Mazrica Salesは多様な外部ツールと連携でき、そのうちのひとつがカレンダーツールです。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのカレンダーツールと連携することで、Mazrica Salesに登録した予定アクションをカレンダーツールに自動同期できます。また、逆も可能です。
二重入力をする必要がなくなるため、業務効率化を図れるでしょう。
レポートや一覧機能による分析
登録したアクションは、自動でデータが集計・グラフ化されて分析に活用できます。表を作成したり関数を使ったりすることなく自動で分析できるため、分析業務の効率化につながります。
また、登録したアクションは一覧表示も可能です。営業担当者別の活動量が直感的に把握でき、組織の状況を可視化できます。
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eセールスマネージャーRemix Cloud
「eセールスマネージャーRemix Cloud」には日報機能があり、スケジュールやToDo、アクションを登録するだけで日報として提出できます。
また、日報だけでなく週報にも対応しているため、1週間の活動を客観的に振り返りたいときに適しています。
作成した日報は部署やグループへの転送もでき、情報共有が促進されるでしょう。
GENIEE SFA/CRM
「GENIEE SFA/CRM」の活動履歴機能や商談履歴機能では当日の営業活動を記録でき、リアルタイムでマネージャーと情報を共有できます。
受注見込みの金額や時期も入力できるため、売上予測にも役立ちます。
また、地図機能を使えば現在地付近の顧客情報や商談履歴を更新できるため、訪問後すぐに記憶が新しいうちに情報を入力できます。
【URL】https://chikyu.net/
関連記事：GENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう）の評判・口コミ・向き不向き｜導入前に知っておきたいポイント
Zoho CRM
世界25万社以上に導入されている「Zoho CRM」は、タスク管理やスケジュール管理などの機能を用いた活動報告を日報として活用できます。
活動報告は入力するとリアルタイムで更新されるため「1日の終わりに日報を提出する」というフローがなくなり、常に最新の情報を得ることが可能です。
【URL】https://www.zoho.com/jp/crm/sfa-daily-report/
ネクストSFA
「ネクストSFA」は日報・週報・月報の機能があり、活動履歴を登録するだけで自動で作成されます。
作成した日報・週報・月報はファイル添付やコメント挿入もできるため、必要な情報をすべて詰め込んで提出できます。
当日のToDoや今後の予定も報告でき、対応の抜け・漏れの防止やスケジュールの共有が可能です。
【URL】https://next-sfa.jp/function/report/
Sales Force Assistant
新規開拓やルート営業など営業スタイルに合わせたラインナップが豊富な「Sales Force Assistant」は、その日に登録した商談情報・業務情報・顧客の声を一画面に表示する日報機能が搭載されています。
【URL】https://www.salesforce-assistant.com/ksn/ksn-02.html
関連記事：Salesforce（セールスフォース）は役に立たない？評判・口コミ・料金を紹介
Ecrea
「Ecrea」には、すでに登録してある活動報告から日報を作成できる機能があります。
日報を送りたい相手を設定できるため、マネージャーや先輩、チームメンバーなどを設定して日報を共有できます。
作成した日報は日付や担当者などで検索でき、他のメンバーの日報も確認できるのもメリットです。
【URL】https://ecrea.co.jp/
kintone
「kintone」はSFAに特化したツールではありませんが、自社に必要な業務アプリケーションを選択してSFAとして活用することも可能です。
業務アプリには日報・報告書のアプリもあり、28個の項目を柔軟に設定して自社に最適な日報フォーマットを作成できます。
【URL】https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/report.html
関連記事：kintoneはSFAとして便利？営業に使うメリット・デメリットとは
日報管理をする際のSFAの選び方
前章で紹介したように、日報管理に適したSFAの種類は多岐にわたります。そこで、どのようなポイントでSFAを選定すればよいのか解説します。
関連記事：SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選｜CRM・MAとの違いも解説
入力のしやすさ
まずは、現場担当者の入力のしやすさは重要です。
項目が多すぎたり、入力方法が難しかったりすると、現場での使い勝手が悪くなり入力が進みません。
導入前に入力のしやすさを確認するため、無料トライアルで現場担当者にも使い勝手を確かめてもらってから導入しましょう。
スマホやタブレット端末対応
スマホやタブレットなどのモバイルデバイスに対応しているSFAであることも大切なポイントです。営業担当者は外出が多いため、訪問先や移動中などに手軽に情報を入力できるよう、モバイルデバイス対応のSFAを選びましょう。
関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選
データ活用がしやすい
日報は作成することが目的ではなく、データを活用して営業力を向上させることが本来の目的です。
そのため、データを入力しやすいだけでなく活用しやすいSFAを選ぶことがポイントとなります。
自動でレポートを作成したり、集計・グラフ化したりするなど、蓄積されたデータを活用しやすいSFAを選びましょう。
SFAによっては、蓄積されたデータからネクストアクションを提案してくれるツールもあります。
蓄積されたデータが豊富であるほど提案の精度も高まるため、データ活用が進むでしょう。
まとめ
営業活動の可視化のためには日報管理が欠かせませんが、「やらされ感」で続けていても成果にはつながりません。
やらされ感を解消して率先して日報作成・管理をするためには、一人ひとりの目的意識だけでなく、環境整備も重要です。
SFAを用いて日報管理を行うことで、データの入力や活用がしやすくなり、今までは「日報を作成して提出するだけ」という組織でも「日報から営業のヒントを得て次につなげる」という高度な運用ができるようになるでしょう。
Mazrica Salesは、入力のしやすさにも分析のしやすさにもこだわり、単なる日報管理を超えてワンランク上の日報管理・活用ができるSFAです。
日報・活動報告のほかにも役に立つ機能が充実しているため、ぜひ詳細資料をダウンロードしてみてくださいね。
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