弊社が2017年2月に調査したデータによると、SFA(営業支援ツール)を導入した企業の約半数が課題を解決できずに、不満を抱えています

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そこで今回の記事では、導入時に気をつけるポイントと失敗事例を見ていきながら、SFAを上手く活用する方法をご紹介いたします。

SFAの導入が失敗してしまう理由

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失敗した原因がわかれば、自ずと成功する方法もわかるはず、ということで、まずは失敗してしまう理由について見ていきたいと思います。

①入力する項目が多すぎる

あれもこれもと機能を追加した結果、必要な情報を入力するのに1時間かかってしまうなど、営業担当者の手間と時間が浪費されてしまうと、誰も使いたがらないツールになってしまいます。

②データ入力が定着しない

入力する方法が限られていると、後回しにすることが多く、またルーティン化もされないため、継続して入力することができません。

③データが正しく入力されない

誤った情報を入力していたり、入力漏れがあると、正しい分析を行うことができなくなってしまいます。

①〜③は入力そのものに関するものです。SFAはデータがあってこそ初めて真価が発揮できるものなので、これがネックになっていると継続することは難しいです。

④解決したい課題・目的が不明確

どんな成果を出したいのか、という目的を明確にしておかないと、導入後の現場では、ツールで何ができるかわからない、どう使えばいいのかわからない、といった状態になってしまいます。

他社で成功事例があるから、なんとなく良さそうだから、などの勢いで導入してしまうと、必ず失敗します。他社の事例は、あくまでも他社のもの。落ち着いて考えれば、ぴったり同じ課題があるわけないということは、わかりますよね。

⑤新しいシステム・業務フローに馴染めない

それなりの成功が保証されている従来のやり方を変更するとなると、失敗してしまうことへの不安を営業担当者が感じてしまうことがあります。

⑥データを私有財産だと考えている

自らが持つ、名刺や人脈、訪問記録などのデータを、自分を「デキる営業」に見せるための私有財産として捉え、情報共有をしたがらないこともあります。

⑤、⑥は、実際に入力をする営業担当者が感じるであろう、心理的な壁です。「仕事なんだから有無を言わさずやらせればいい」と思うかもしれませんが、そういって導入した場合、評価に関係のある売上数字以外の情報が入っておらず、データを活用できないなんてことが起こります。

SFAを導入する際に気をつけるべきポイント

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失敗してしまう理由が一通りわかったと思います。次は、失敗をしないために導入時には何を基準に選べばいいのか、ポイントを3つご紹介します。

①導入目的と課題の明確化

「誰が」「どのように使い」「どのような成果に結びつけたいのか」を考え、それがSFAを導入することで本当に解決できるのかを考える必要があります。

※SFAで解決できる課題については、「営業支援ツール(SFA)が解決できる課題とは?」も合わせてご覧ください。

②価格と機能のバランス

多機能・高機能のツールはいろんなことができますが、価格も高いですし、入力項目も多かったりと、使いこなすにも高い技術が必要です。初めてSFAを導入するのであれば、シンプルな機能で価格を抑えたもので十分です。

また、大企業向けのものを中小企業が使うと無駄な機能や、無理な管理をしなくてはならなくなることもあります。大は小を兼ねると言いますが、機能が多すぎると営業現場が利用を敬遠することが大半なので、この点も気をつけましょう。

③使い勝手

UI/UXや操作性が悪いと、情報を入力すること自体がストレスとなってしまいます。導入担当の方が思っている以上に、営業現場はシステムに対するリテラシーが低いケースがあります。

導入前に必ず一度は、現場の営業担当者に使ってみてもらうようにしてください。

なお、導入する際のポイントとは少しずれますが、入力がネックになってしまわないようにするためには、入力の負荷以上のメリットを感じさせた上で、入力を習慣化させる仕組みをつくることが効果的です。

SFAを導入するメリット

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上記でも少し触れましたが、入力してもらうにはそれなりのメリットが必要です。

■経営者にとってのメリット:
営業の数値や無駄を見える化して、戦略を立てやすくする

■マネージャーにとってのメリット:
活動状況、案件プロセス等を管理・把握しやすくなる

■営業担当者にとってのメリット:
報告が簡単にでき、空いた時間を提案や商談に充てられる

このように、経営者、マネージャー、営業担当者のメリットは違います。導入を決めるのは経営者、マネージャーですが、導入の際には営業担当者にとってのメリットをしっかり伝えるようにしましょう。

SFAを活用するための施策

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SFAは、営業プロセスの見える化、属人化されがちな営業情報の共有、営業活動の効率化を実現できる、とても便利なツールです。

しかし、これまでに説明してきたように導入すれば効果が出る。と言うものではありません。

SFAを活用するには、データの入力→活用という2ステップをクリアする必要があるので、使う人や使い方で発揮出来る効果も全然違ってきます。

というわけで最後に、SFAを活用するための機能、施策をいくつか挙げておきます。

■案件管理
案件の担当者、取引先企業、提案内容、受注見込額など基本情報を確認できます。これらの情報を分析することで、顧客が何を求めているかがわかり、ニーズに合った提案をタイミングよく行うことができます。

■商談管理
訪問目的、過去の商談内容、商談進捗状況、次回アクション予定など、顧客とのコミュニケーション履歴を可視化できます。優秀な営業担当者がどんな話をしているのかなどナレッジが共有されることで、組織全体のパフォーマンスが上がります。

■ダッシュボード
掲示板のように、案件がどのように動いていて、どのような状態にあるのかを、ひと目で確認できるツールです。

■導入後の研修、フォロー
どんなに使いやすいツールだとしても、また、社員のITリテラシーが高かったとしても、導入しただけで放っておいてはいけません。最初の段階で「使いづらい」「わからない」と感じれば、触れるのも嫌になってしまいます。

導入後は、マネージャーまたはベンダーのカスタマーサクセスチームによる研修を実施し、入力に慣れるまで丁寧にフォローすることが重要です。

まとめ

失敗する理由は①入力に関するもの、②目的が明確でない、③心理的な問題の、大きく分けて3つありました。

さらに、これをクリアするには、「SFAを導入する際に気をつけるべきポイント」で挙げた3つのポイントを念頭に置いて、導入を検討してみてください。

なお導入の際には、まずは無料トライアルで営業担当者に使ってもらい、現場の声に耳を傾けることが重要です。その上で、最小限の規模で導入してみて、必要であれば機能や範囲を広げていくのがベストです。

この記事を読むことで、みなさんがSFAを上手に活用していただけるようになれば嬉しいです。

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