SFA導入のメリット・デメリット｜運用失敗の原因と対策も解説

SFAを導入すると、「業務効率化」や「営業活動の見える化」など、さまざまなメリットがあります。しかし、これは導入が成功した場合の話。

SFAの導入に失敗してしまうことも少なくありません。

そこでこの記事では、導入を成功させるために「マネージャー、営業現場、経営者、それぞれの立場から見た導入のメリット」と、「失敗を防ぐポイント」を合わせてお伝えします。

SFA導入で失敗しないためにも、こちらの資料を参考にしてみてください。
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SFAとは？

まずは、SFAとは何なのかについて簡単におさらいしましょう。

SFAとは、「Sales Force Automation」の略であり、「営業支援ツール」を意味します。

SFAは企業の営業活動における情報全般をデータ化して蓄積し、分析することができるソフトウェアです。

また、営業が商談を開始してから受注に至るまでの進捗状況を可視化し、その活動の管理を行います。

SFAについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いは？意味・役割・主な機能を徹底解説

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SFA導入のメリット

SFAを導入した企業では、導入から15ヶ月後に営業パーソン一人当たりの売上が中央値で39.6%改善されたというデータがあります。

（※弊社サービスMazrica Sales(旧 Senses) 導入企業の調査結果）

SFA/CRM（Mazrica Sales）を活用することで、営業パーソン一人一人の営業生産性が向上したことを示しています。

ではなぜ、営業生産性が上がり、売上が向上するのでしょうか？

まずは一般的に、SFAを導入することで、営業活動にどんなメリットがあるのか？紹介していきましょう。

営業プロセスの見える化

SFA導入のメリット1つ目は見込み顧客獲得から受注（または失注）に至るまでの「営業プロセスの見える化（可視化）」ができることにあります。

例え営業案件が失注だったとしても、営業プロセスと営業個人の活動内容が可視化されることにより、プロセスのどこで問題があったのか？が明確になり、次の打ち手を考えられるようになるわけです。

ホワイトボードやExcelなどで営業プロセスの管理をすることも可能ですが、各案件のステータスの更新忘れが生じたり、情報共有がしにくいなどの課題があります。

営業の属人化の解消

SFAを導入することで得られるメリットの2つ目は「営業の属人化を解消できる」ことです。

具体的には、

• 営業活動に関する情報を全員が閲覧できるようになる
• 案件の更新、各担当者の行動情報などが通知される（営業の動きがリアルタイムで分かる）
• 見やすい形式（例えばカード形式など）で案件の状況が確認できる

以上の結果として、簡単に情報共有ができ、属人化することを防げます！

営業の属人化が起こる原因と解消法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

関連記事：営業の属人化はなぜ起こる？何が悪いのか、解消するためにやるべきこと

営業活動の効率化

SFAを導入することで得られるメリットの3つ目は「営業活動を効率化できる」ことです。

営業の仕事は多岐に渡ります。

特に重要な仕事は、顧客とのコミュニケーションや商談や提案、新規顧客の開拓などではないでしょうか。

ですが、現代の営業は顧客とのコミュニケーションや商談や提案、新規顧客の開拓などの前後に行われる、事務作業やデータ入力、提案書づくりなどに多くの時間を費やしています。

SFAを導入することで、営業前後の作業の時間を効率化し、営業本来の仕事に多くの時間を使えるようになるでしょう。

SFA導入の効果・メリット

次に、ここからは営業現場、マネージャー、経営者それぞれの立場から見たSFA導入のメリットを紹介します。

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現場から見たSFA導入のメリット

①ネクストアクションがわかる

過去に、自分や他の営業メンバーが成功した行動パターンをSFAで確認することで、成功率がぐんと上がります。

新人の営業や別の業界からの中途入社でも、次に何をすべきかの判断が自分でできるので、早い段階で成果を出すことができます。

②適切なアドバイスをもらえる

SFAに入力した内容を見た上司から、適切な判断やアドバイスをもらえます。
と言ってしまうと、黙ってても上司が教えてくれるからいいや、と思ってしまうメンバーもいるかもしれません。

なので、自分で気づくことや聞きにいく姿勢も大事だということを、一緒に伝えておくとよいでしょう。

③ミスや漏れを防ぐ

アラート機能や、上司・同僚に情報が見えていることで、長期間訪問していない顧客や、やり残していることを漏れなく把握できます。

また、本人不在の場合のフォローもしやすくなります。

④報告時間を短縮できる

日報は文章にしなければならず、書くのに時間がかかります。

SFAなら、決められた項目をプルダウンで選択するだけのものも多く、簡単に報告ができます。

営業マネージャーから見たSFA導入のメリット

①営業活動が見える化される

• 顧客の予算や競合といったデータ
• 見積書提出、デモの実施など、案件がどのフェーズにいるのか
• 必要なアクションが行えているのか
• 各営業が、どのフェーズや行動に時間をかけているのか

以上のようなことを把握できることで、受注確度の判断やより的確なアドバイスができます。

【関連記事】仕事の見える化のメリットとは？｜具体的な進め方や営業の見える化を紹介

②イレギュラーを発見しやすい

進捗が止まったままの案件や、値引額が大きすぎるなど、通常とは違う状態の商談や案件を、早期に見つけることができます。

見つけ次第すぐに、原因を分析して見直しや改善をすることで、最小限の影響（被害）に留めることができます。

③数字をすぐに把握できる

業績報告や会議の際には、数値レポートが必要になります。

各営業メンバーへのヒアリングや日報から拾ってくることもできますが、これにはかなりの時間と労力がかかります。

SFAであれば、定形フォームへの入力が多いので、内容に大きなばらつきが出ることがなく、数値データを簡単に集計・分析することができます。

これまで2時間ほどかかっていた集計作業が、たった4分でできるようになったという事例もあります。

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経営者から見たSFA導入のメリット

①経営戦略の立案に活かせる

市場や顧客、組織全体の状況が一つのツールにまとめてあるので見やすく、リアルタイムでわかるので、情報に基づくスピード感のある経営判断ができるようになります。

どの業界の顧客が増えていて、どんな受失注理由が多いのかなど、簡単に集計することが可能です。

②教育コストの削減

通常、新人は先輩がやっていることを見たり、わからないときには質問をしながら、仕事を覚えていきます。

悪いやり方ではありませんが、先輩や上司にはかなりの負担がかかります。

SFAを導入することでナレッジの共有ができるようになれば、先輩に聞かなくても、提案資料や行動の勝ちパターンを学ぶことができます。

【関連記事】：営業情報共有ツール3選！導入の目的と効果

③マネジメント層の適正な評価ができる

現場は売上で評価をすることができますが、マネージャーは売上に直結しない業務が多く、適正な評価が難しいです。

どれだけ案件のサポートに入ったのか、営業のボトルネックを解消できたのかは簡単に数値化することができないため、評価が難しくなってしまいます。

SFAで営業のプロセスが見える化されることによりマネジメントの中身が見え、経営者が適正な評価ができ、それがマネージャーのモチベーションアップにも繋がります。

▶︎▶︎営業マネージャーの役割とは？意識すべき３ステップをご紹介します

SFA導入のデメリット

SFAを導入することで、様々なメリットを享受できる一方で、デメリットが全くないわけではありません。

ここでは、SFA導入のデメリットにも目を向けてみましょう。

費用や時間的なコストが発生する

SFAを導入することで、月額の利用料、場合によっては初期費用やカスタマイズ費用が必要なこともあります。

SFAの導入はビジネスへの「投資」であるため、費用が発生するのは当然ではあるものの、うまく活用できなければ、ただ費用が消化されるだけの「使われないツール」になってしまいます。

費用と同様に、見逃してはならないのがSFAの運用コスト（時間的なコスト）です。

SFAの設計に人的コストが発生したり、運用に工数がかかる場合は、その分の時間的コストがかかってしまいます。

社内の運用体制・協力体制が不可欠

特にSFAを新規で導入する場合、新しいことに敬遠してしまって、日々の入力をしてくれない人が出てくることもあります。

SFAは蓄積された営業データを基に、営業活動・組織を改善していくものです。

データ入力がなされないと正確な営業データを取得できません。

仮にSFAの導入前に自社の営業課題やSFA導入目的を共有せずに導入してしまった場合、非協力的な営業パーソンが現れる場合もあります。

日頃から使いやすい（使いたくなる）SFAを導入することはもちろん、社内の理解を得ながら、運用体制や活用方法についてもアドバイスができるSFAを選択する方がいいでしょう。

SFA導入後の運用が失敗する原因

つづいて、導入に失敗してしまう原因を4つ、ご紹介します。

SFA運用に失敗してしまう原因とは、ある意味でSFA導入のデメリットとも言えるかもしれません。

どんな状況で失敗してしまうのか事前に知っておけば、対策を立てることができ、成功する確率を上げることができます。

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①ツールの導入が手段ではなく目的になってしまう

SFAは、営業活動を見える化したり、業務効率化という目的を実現するための、一つの手段です。

しかし実際には、データの入力率をKPIに設定したりと、入力することがゴールになってしまっていることも多いようです。

②入力項目が多すぎて、業務が増えたと感じてしまう

いずれ使うかもしれない、あったら便利、という機能を全部付けた結果、入力項目が膨大になってしまうことがあります。

業務効率化のためにツールを導入したのに、入力に毎日30分以上もかかる･･･というのでは、本末転倒になってしまいますね。

③データ分析のスキルがなく使いこなせない

SFAは、導入しただけでは効果がありません。
あくまでも、データを集めて、営業活動を見える化するツールという認識を持っておくことが大切です。

ですので、改善や売上アップといった成果に繋げるには、データを分析して、仮説を立てて、実行することが必要になります。

【関連記事】営業データ分析の手法3つ！見るべき項目やSFAを活用した分析手法

④導入後のフォローが足りない

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たとえば、出退勤の仕組み一つとっても、各社で導入しているシステムや使い方は違いますし、慣れるまでには時間がかかります。

SFAもこれと同じです。ITリテラシーが高い社員だとしても、新しいシステムを使いこなすには努力が必要です。

ここでマネージャーのサポートやフォローがなければ、早々と使いこなすことを諦めてしまいます。

SFA導入で失敗しないためのポイント

次は、導入で失敗しないためのポイントを3つ、ご紹介します。

関連記事：SFA活用のための8つのポイント【永久保存版】

①導入目的と課題が明確になっている

誰が、どのように使って、どんな成果を挙げたいのか、そしてそれがSFAの導入で解決できる、と納得できてから導入しましょう。

②価格と機能のバランスがいい

機能は多い方が良いと考えがちですが、初めてSFAを導入するのなら、自社の課題を解決できるシンプルな機能があれば十分です。

尚、SFAの費用についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：SFAの費用相場とは？主要SFAツールの料金・価格を徹底比較！

③使い勝手がいい

見た目がいいとか世間の評価が高いという基準ではなく、実際に入力を行う現場の営業が操作しやすいツールを選びましょう。

以上3点が、最低限、気をつけるポイントになります。もっと詳しいことが知りたい方は、「SFAの導入はなぜ失敗しがち？導入する際に気をつけるべきポイント」もご覧ください。

▶️▶️【現場に使われるSFA】Mazrica Sales (旧 Senses)は驚きの定着率！使いやすさの秘密とは？

SFA導入の手順

SFAを導入するメリット、失敗例、そしてポイントに続き、いよいよ具体的な導入手順について解説します。

SFAは、複数の営業担当者が使っていくことになりますので、導入前に社内体制を整備しておく必要があります。

導入から運用までのプロセスは、以下のようになります。

• プロジェクトチーム編成
• 目的の明確化・SFA導入の検討
• 自社に最適なSFAの選定
• 導入事前準備
• 運用開始

それぞれ順を追って解説していきます。

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 1.プロジェクトチーム編成

まずは、2~5名ほどでSFAを導入して営業改革を進めるためのプロジェクトチームを編成します。人数は企業規模に応じ、あくまで改革を計画するのが目的なので少人数でも構いません。

SFAを導入することで、それまで手作業だった業務を機械化したり、個人管理が主流だったものを共有クラウド管理したり、営業業務を大きく変えることになります。

組織の一部からは反発も出る可能性もあるため、メリットや目的を共有するのはもちろんですが、経営トップのサポートやバックアップを得られるようにすることも方法の一つです。 

2.目的の明確化・SFA導入の検討

続いて、SFAを導入する目的、運用スケジュール、予算を決定していきます。

ポイントに挙げたように、導入目的を明確化させることは非常に重要になります。

目的に従って、かけられる予算や、いつまでに導入すべきかという情報が定まってくる上、次のSFAを決定する際にも求める機能の要件などがわかってくるためです。

目的を明確にすることができたら、それを営業チームに共有し、SFAを導入するのがいかに大事かをわかってもらうようにしましょう。

3.自社に最適なSFAの選定

目的や予算が定まると、大体どのようなSFAを導入した方がいいかがイメージできます。

複数のベンダーを比較したうえで、どのSFAが自社にとって最適であるかを検討しましょう。

情報源としては、各社のWebサイトやパンフレットはもちろん、ベンダー主催のセミナーなども活用できます。

ツールの無料トライアル等は積極的に活用し、操作感等を確認しましょう。

※自社に最適なツールを導入するためにこちらの資料をご参考ください。
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4.導入前事前準備

導入するSFAが決まったら、次はプロジェクトチームと実際にSFAを運用する営業メンバー合同で、運用前の準備をしていきましょう。

以下のような準備を行っておくことで、スムーズに運用が始められ、運用後の最大限の効果が期待できます。

• SFAを導入する目的の再確認・共有
• SFAの運用ルール・マニュアル作成
• 収集すべきデータや分析方法の明確化
• 成約率や顧客単価などのKPI（計測可能な目標値）設定定

5.運用開始

実際にベンダーと契約を交わしたら、SFAの運用が開始します。

SFA導入後には、SFAを利用する人全員が内容にアクセスできる研修を開催しましょう。

SFAを開いて最初に行うのは、マスタデータやパラメータの登録です。

システム管理者の監督のもと、準備しておいた運用ルールに従って顧客情報や名刺データ、マスタ、パラメータ情報を登録しましょう。

 6.運用の定着化

SFAを導入してから定着するまでは三か月以上かかるとされています。

操作に慣れるまでは営業社員の不満もたまりやすく、従来のやり方に執着する人もいるかもしれません。

SFAが導入したまま無用の長物化しないよう、プロジェクトリーダーは社員ができるだけ毎日必ずSFAに触れられるようにし、フィードバックを通じて課題を解決していきましょう。

困ったときにすぐに頼れるサポート体制を社内に整えるために、ヘルプデスクを設置するのも効果的です。

使用感を確かめながら、適宜効果測定を行い、現場への定着を促していきましょう。

現場の定着しやすさに定評があるクラウド型営業支援ツール、Mazrica Sales (旧 Senses)の詳しい活用事例はこちらから！

関連記事：【Mazrica Sales活用事例】なぜMazrica Salesは営業現場で使いやすく運用コストまで削減できるのか？

SFA導入で効果が上がった事例

「現場の定着」にもっともフォーカスしたSFA「Mazrica Sales」を例に、SFAの導入・活用によって実際にどのような効果があるのかについてご紹介します。

Mazrica Sales の導入・活用により、以下のように営業現場で実際に活用しているユーザーが「売上向上」や「工数削減」を実現しています。

・1人あたりの「売上アップ率」：+39.6%
・1人あたりの「工数削減率」：-30.0%

 

 

Mazrica Salesの特徴や機能の詳細については、こちらの資料をダウンロードください。

Mazrica Sales（旧Senses）サービス紹介資料

まとめ

以上、営業現、マネージャー、経営者、それぞれの立場から見た、SFA導入のメリットとデメリット、失敗を防ぐポイントについてお伝えしてきました。

なお、導入のメリットについては、SFAについての理解を深めるだけでなく、導入を提案する際にも役立ちます。

たとえば、社長へ提案するのなら経営者にとってのメリットを伝え、マネージャーの立場で導入を嫌がる営業メンバーを説得しなくてはならないのなら、営業現場へのメリットを伝えてみてください。

きっと、相手に“刺さる”プレゼンや説得ができると思います。

万が一、SFA導入に失敗してしまった場合は、こちらの記事を参考にしてみてください。
関連記事：なぜSFAは定着しないのか？乗り換え（リプレイス）時に考えたい4つのポイント