ワークフロー機能搭載のSFAツール7選｜メリットや選び方も解説

「営業活動に関わる申請・承認のフローに時間がかかっている」「入力漏れや対応遅れが起きがち」などの課題を抱えている営業組織には、ワークフロー機能が搭載されたSFAがおすすめです。

SFAのワークフロー機能を活用すれば、煩雑な申請や承認フローを自動化し、営業活動の効率化を実現できます。さらに、入力漏れの防止や対応遅れの削減などの効果も期待できます。

本記事では、ワークフロー機能を搭載したSFAの特徴とその具体的な活用方法を解説します。営業フローに課題を感じている方はぜひ参考にしてみてください。

ワークフロー機能搭載のSFAとは

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動に関わる情報を一元管理し、関連する業務を自動化するための営業支援システムです。

SFAに搭載されている「ワークフロー機能」は、営業チームの日常業務を大幅に効率化する機能として注目されています。

ワークフロー機能とは、業務プロセスをオンラインで自動化する仕組みです。例えば、契約関連や経費の申請、日報や報告書の承認依頼、提案資料の添削依頼といった業務が対象になります。

SFA上で申請を行うと、設定された承認ルートに基づいて回覧・承認が進み、担当者はオンラインで署名や確認を行えます。

ワークフロー機能により、紙ベースのやり取りに比べて時間と手間を削減できるだけでなく、進捗状況が「誰が承認待ちか」「いつ承認されたか」などリアルタイムで可視化できるのです。

さらに、ワークフロー機能には業務プロセスを自動化する仕組みも含まれています。

具体的には、以下のような自動化設定が可能です：

• 案件発生時に顧客へ自動的にフォローアップメールを送信
• 資料請求の問い合わせが来たら、担当者を自動で割り当てる

業務プロセスの自動化により、対応漏れや遅延を防ぎ、営業活動の正確性とスピードを向上させることができます。SFAのワークフロー機能は、単なる業務効率化を超えて、営業プロセス全体の質を高める強力な機能です。

関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説

営業でのSFAによるワークフロー活用例

SFAのワークフロー機能は、営業現場での日常業務を効率化し、作業負担を軽減する強力なツールです。ここでは、具体的な営業シーンにおける活用例をご紹介します。

申請・承認プロセスの電子化

営業活動では、出張や経費の申請、見積書の確認、契約締結に関する承認など、多くの申請業務が発生します。営業における申請・承認プロセスをSFAのワークフロー機能により電子化することで、以下のような効果が得られます。：

• 時間短縮：紙ベースでの印刷や提出の手間を省き、自宅や外出先でも申請・承認が可能に。
• プロセスの可視化：進捗状況をリアルタイムで確認でき、誰の承認待ちかが一目で把握可能。

データ入力の自動化

ワークフローを設定しておくと、データが自動で入力されるため入力の手間がかからないうえに、入力の漏れやミスを防げます。たとえば、Webサイトから資料請求の問い合わせが来ると、問い合わせフォームに入力された氏名や連絡先などの顧客情報がSFAに自動的に入力されるように設定可能です。

また、外部ツールと連携しておくとデータが自動で同期されます。
名刺管理ツールとSFAを連携すると、名刺管理ツールにデータが登録されるとSFAの顧客情報にも自動で入力されます。
さらに、メールソフトと連携しておけば、メールの内容が自動でSFAに登録されるため、メール内容を手動で転記する必要がありません。

タスクの自動作成と割り振り

営業活動では、顧客対応の漏れが発生しやすい場面がありますが、SFAのワークフロー機能の活用によって防止できます。たとえば、Webサイトから問い合わせがあった場合、自動的に「Aさんに電話をかける」というタスクがSFA上に作成されるよう設定可能です。

タスクの割り振りにも時間をかけることなく、スピーディに対応が進められるでしょう。

また、SFA上で営業タスクが可視化されることで、チーム全体の作業状況を把握しやすくなり、効率的な業務運営を実現できます。

関連記事：

• タスク管理が上手い人とは？スキルや方法・便利ツールを紹介
• タスク管理ツール・ToDo管理におすすめ13選を徹底比較【2024年最新版】

ワークフロー機能搭載のSFAのメリット・デメリット

ワークフロー機能が備わっているSFAを活用するメリットとデメリットを紹介します。

ワークフロー機能搭載のSFAのメリット

まずは、ワークフロー機能があるSFAのメリットから見ていきましょう。

入力の負荷が減る

ワークフロー機能を活用することで、データ入力作業の効率化が図れます。

たとえば、顧客情報を入力すると案件情報にも自動で反映される仕組みや、外部ツールからのデータ同期機能により、入力ミスや漏れを防ぎつつ正確なデータを維持できます。

営業担当者は煩雑な入力作業から解放され、より多くの時間をコア業務に集中できるようになります。

関連記事：営業がSFAに入力しない原因とは?入力率を上げる4つのポイント

情報を一元管理できる

SFAを導入することで、顧客情報の一元管理が可能です。部門ごとにエクセルや紙で分散していた情報が一つに集約されるため、必要なときにいつでも最新の情報にアクセスできるようになります。

また、更新があればすぐに反映されるため、常に新鮮で正確な顧客情報を活用できる点もメリットです。

承認プロセスの迅速化

申請や承認のプロセスが電子化されることで、紙ベースで行っていた場合の手間や遅延が解消されます。

ワークフロー機能を活用すれば、進捗状況が可視化され、「どこでプロセスが止まっているのか」を把握可能です。

また、スマホで承認手続きが可能なため、外出中でもスムーズに対応でき、業務のスピードアップに寄与します。

社内のコミュニケーションの効率化

SFAのワークフロー機能は、営業プロセスにおける社内コミュニケーションの効率化にも貢献するでしょう。

たとえば、Webサイトからの問い合わせが自動的に担当者に通知されるため、従来のように人を介してアクションを依頼する手間が省けます。

ワークフロー機能搭載のSFAのデメリット

SFAのワークフロー機能を活用すると多くのメリットがありますが、デメリットもあるため注意が必要です。

コスト負担の増加

SFAの導入には初期費用が発生し、クラウド型の場合は月額料金も必要となります。長期間の利用を考えると、コスト負担が増加する可能性があります。

導入前にはランニングコストを含めた費用対効果を慎重に検討し、企業規模や予算に合ったプランを選択することが重要です。

関連記事：SFAの費用対効果とは？成果が出るSFAの選び方・導入方法を解説

運用の複雑化による定着率の低下

複雑なワークフローを設定すると、現場での混乱を招き、結果的に機能が十分活用されないリスクがあります。現場でSFA全体に対する抵抗感が生じ、活用が進まなくなることも考えられます。

運用をシンプルに保ち、現場での受け入れやすさを意識した設定を行うと良いでしょう。

関連記事：SFA導入に失敗する理由は？原因と解決策を解説

ワークフロー機能搭載のおすすめSFA6選

ワークフロー機能が搭載されているおすすめのSFAを6製品紹介します。なお、本章では各SFAのワークフロー機能について紹介しますが、もちろん他にも便利な機能が豊富に搭載されています。

各SFAの詳しい情報を知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

関連記事：【2024年最新版】SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選｜CRM・MAとの違いも解説

Mazrica Sales

「Mazrica Sales」は、「誰でも使えて、誰でも成果を出せる」にこだわったクラウド型営業支援ツール（SFA/CRM）です。営業現場の使いやすさにこだわったSFAのため導入・定着がスムーズだと評判です。国産SFAなので、日本企業の商習慣や業務プロセスにもマッチするUIになっています。

それでは、以下でMazrica Salesのワークフロー機能各種を紹介します。

▶︎Mazrica Sales主要機能ページはこちら

通知機能

Mazrica Salesにデータが登録されると、外部ツールに通知が届くように設定できます。
たとえば、案件データが登録された際や、案件情報に営業アクションデータが登録された際に、メールやビジネスチャットツールに通知が届きます。
「誰がどの案件を担当しているのか」「どのフェーズにあるのか」などの情報共有がスムーズになり、チーム内の連携が強化されるでしょう。

見積もり申請・承認機能

見積書を作成した際、マネージャーなどに承認の申請を行えます。
承認者は「承認」もしくは「差し戻し」を選択できるため、見積もり内容を確認してから判断できます。

CRMオートメーション

Mazrica Sales上で取引先・案件・アクション・コンタクトなどの情報が更新されたタイミングで、タスクを自動で更新したり新規案件を自動で作成したりする機能です。
たとえば、「失注」のフェーズに案件が移行したら自動で「掘り起こし」アクションを立てられるため、スムーズに再提案ができます。

iPaas連携機能

Mazrica Salesは複数の外部ツールと連携されており、標準連携に対応しているツールであれば簡単な手順で連携ができます。
さらに、連携に対応していないツールでもiPaas連携機能を使えば連携できるため、オンプレミスも含めたさまざまなツールと連携してスムーズなワークフローを構築できるでしょう。

Mazrica Salesは様々な外部サービスと連携できます。
関連記事：Mazrica Sales と連携できる外部サービス11選

【URL】https://product-senses.mazrica.com/

▶︎▶︎【無料ebook】Mazrica Salesのサービスについてのお役立ち資料はこちら

Sales Cloud

世界的に高いシェア率を誇る、Salesforce社の「Sales Cloud」にもワークフロー機能が搭載されています。
ドラッグ＆ドロップの簡単操作でワークフローを設計でき、営業プロセスを自動化します。ツール内に見積書作成機能も搭載されており、そのまま申請・承認ができるため効率的です。

【URL】https://www.salesforce.com/jp/products/sales/

Hubspot

Hubspotが提供する「Marketing Hub」や「Sales Hub」などでワークフロー機能を利用できます。
タスクの振り分けやメールの送信、担当者への通知などのワークフローを自動化でき、人手の作業によるミスを削減します。
ワークフローのテンプレートも利用可能なので、目標に合ったテンプレートを活用するとワークフロー設計も効率化します。

【URL】https://www.hubspot.jp/

Zoho CRM

世界の25万社以上に導入実績がある「Zoho CRM」。
申請・承認、報告、タスクの作成・割り当てなどのワークフローを自動化し、タスクの状況をリアルタイムで把握できる機能が搭載されています。
進捗状況を分析して問題点や改善点を提案する機能もあり、ワークフローのブラッシュアップが可能です。

【URL】https://www.zoho.com/jp/crm/

関連記事：Zoho CRMとは？評判・口コミと企業の向き不向きを徹底比較！

Sales Force Assistant

「顧客創造」や「顧客深耕」など営業スタイルに合わせた各種SFAシリーズを展開する、NIコンサルティングが提供するSales Force Assistant。
同社が提供するグループウェア「NI Collabo 360」と完全連携しており、Sales Force AssistantシリーズのSFA上からNI Collabo 360のワークフロー機能を利用して申請・承認ができます。

【URL】https://www.salesforce-assistant.com

eセールスマネージャーRemix Cloud

「eセールスマネージャーRemix Cloud」は、ワークフローシステム「コラボフロー」との連携によってワークフロー機能を利用できます。
eセールスマネージャーの顧客情報や案件情報から書類を作成・申請でき、ダッシュボード上で承認状況を確認できるため、複数のツールにアクセスする必要なくワークフローを進められます。

【URL】https://www.e-sales.jp/

ワークフロー機能を搭載したSFAの選び方

SFAを導入する際には、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。特にワークフロー機能を搭載したSFAは、その活用目的や使い方を明確にすることで、初めて真価を発揮します。

ここでは、選定時に押さえておきたいポイントを解説します。

目的を明確にする

SFAツールを選ぶ際に最初に取り組むべきことは、自社がワークフロー機能を使って何を達成したいのかを明確にすることです。

「営業活動の効率化」と一口に言っても、営業プロセスのどの部分を効率化したいのか具体的に定める必要があります。

たとえば、申請・承認フローの簡略化や顧客データの一元管理、タスクの自動割り振りといった具体的な目標を設定すると、最適なツールを選びやすくなるでしょう。

目的が曖昧なまま導入すると、期待していた効果が得られず、導入コストが無駄になるリスクがあります。

そのため、現状の課題をリストアップし、現場担当者へのヒアリングを重ねて、現実的なニーズを明らかにすることが重要です。

必要な機能を絞り込む

機能が豊富なSFAが必ずしも最適とは限りません。実際に活用する機能が限られている場合、複雑さが導入の障壁となり、ツールが使われなくなる可能性があります。

自社に必要な機能を明確にし、それに合ったSFAを選びましょう。

たとえば、営業プロセスの簡略化が主目的であれば、ワークフローの設定が柔軟で、操作性に優れたツールを選ぶことが重要です。

また、SFAは他のシステムやサービスと連携することで効果を最大化できます。顧客管理ツールやメールシステムとの連携機能が充実しているか、外部ツールとの互換性があるかを事前に確認しましょう。

さらに、スマートフォンでの操作性も重要です。外出先で利用する機会が多い場合は、モバイルデバイスでの操作性を必ずチェックしてください。

無料トライアルを提供しているSFAも多いため、事前に試してみることをおすすめします。

【無料トライアル】

SFA/CRM・営業支援ツール『Mazrica Sales』は無料トライアルが可能です。以下のリンクよりお申し込みください。

▶︎▶︎無料トライアルのお申込みはこちらから

長期的な視点で効果を測定・分析する

SFAの導入効果は、短期的に測れるものばかりではありません。そのため、長期的な視点で活用計画を立て、継続的に効果を測定・分析することが求められます。

例えば、初年度の目標は導入後の操作に慣れること、2年目以降に業務プロセスの改善やコスト削減を目指すといった段階的な計画を立てると良いでしょう。

特に管理者と現場担当者の間で認識のずれが生じやすいため、定期的に利用状況を確認し、フィードバックを反映した改善策を講じることが重要です。

データ分析機能を活用し、ツールの利用状況や業務効率の変化を可視化することで、継続的な最適化が可能になります。

まとめ

SFAは非常に便利なツールですが、ワークフロー機能が搭載されているとさらに利便性が向上して営業活動が効率化します。

今回紹介した、ワークフロー機能を搭載したSFAは、上手に活用することで生産性向上が期待できます。ただし、現場にとって使いやすいSFAでなければ運用が定着せず、失敗に終わるリスクが高いです。

「Mazrica Sales」は現場にとっての使いやすさに定評があるSFAのため、SFA導入が初めての企業だけでなく、一度失敗した経験のある企業でもスムーズな運用定着を実現します。

使いやすいワークフロー機能も充実しているため、現場担当者の手間を削減して営業効率を高めます。

下記ページに強みや、できることをまとめておりますので、Mazrica Salesについて概要を知りたい方はぜひご覧ください。

▶︎Mazrica Sales製品ページはこちら
▶︎Mazrica Sales主要機能ページはこちら

詳しい特徴や機能は以下の資料で紹介しているので、気になる方はぜひダウンロードしてみてくださいね。