多くの企業では期初に事業計画を立て、目標を決めて予算を組みます。
そして、事業計画に向かって日々事業活動を実施していくことになります。
その際、当初立てた計画に対して実績を常に把握することが予実管理です。
経営者やマネージャーだけではなく、部署や個人でも営業目標を立てて達成度合い、進捗を定期的に見るマネジメント手法は一般的に行われていると思います。
しかし、予実管理がうまくいかないケースも見受けられます。
なぜ、予実管理がうまくいかないのか実例と対策について考えていきましょう。
この記事の内容
予実管理とは？
予実管理とは「予算（予定）」と「実績（実際）」を合わせた用語です。
「予算（予定）」と「実績（実際）」のそれぞれの数値を管理し、企業経営に活かすことを意味します。
予実管理は「予算実績管理」とも呼ばれます。
ほとんどの企業では目標が設定されており、予算が決められているはずです。
決められた予算に対し、実績が滞りなく進捗しているかどうかを確認し、差異がある場合に何らかの施策を打つ一連のプロセスが「予実管理」です。予実管理は企業の意思決定における重要な材料となります。
▶︎▶︎予実管理をエクセル→SFA（営業支援ツール）に切り替えるタイミングとは？
予実管理と予算管理の違い
予算管理とは「予算を達成するために、期初の計画（予算）と期末の実績（活動の結果）を比較・分析し、適切な対応をしていくこと」を指し、一般的に予実管理と同義だとされています。
予実管理は企業だけにあてはまることではありません。個人で旅行に行く際も企業と同様に、予算を決めるはずです。
そもそも予算とは、特定の目的のために立てた数値目標のことを指します。
つい旅行が楽しくなってしまい、決めた予算以上に買い物をし過ぎてしまったら帰りの飛行機をLCC（ローコストキャリア）に変更するなり、食費を抑えるなりしてお金の使い方を軌道修正する必要があるわけです。
企業も同じように、決められた予算に対して実績の進捗がどの程度進んでいるのか？このまま予定通り進んで良いのか？軌道修正は必要ないのか？など、予算と実績を比較・分析し、定期的にモニタリングすることが重要です。
予算管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：予算管理とは？予算管理の方法とPDCAサイクル | ツールも紹介
予実管理表とは？
予実管理表とは、予実管理を分かりやすく数値化してまとめた表を指します。
予実管理表を作成する場合、エクセルやスプレッドシートを使った方法と、SFA（営業支援ツール）などを活用することになるでしょう。
予実管理表を作成する目的としては、目標となる予算の数値に対して、現状どの程度の達成度なのか？を把握するために作成されます。
エクセルやSFA（営業支援ツール）を活用した予実管理表の作成方法・事例については、本記事内でも紹介していきますので、参考にしてみてください。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
なぜ予実管理が必要なのか？
次に、予実管理が必要な理由について解説します。あらゆる企業において、予実管理を取り入れることでメリットを享受できます。
目標に対する進捗を把握するため
企業が設定した予算に対して日々の営業活動の実績が合致しているのか、予算と実績の差を定期的に認識します。
ただ単に「今月は差が大きい」と思うだけではなく、予算と実績に差が生じている要因を徹底的に分析することが重要です。
下図の第3四半期のように、予算に対して実績が足りていない場合は何の要因で予算に達していないのかを分析し、第4四半期で対応する策を検討します。逆に第2四半期のような予算を実績が上回っている場合でも、予想以上の強みの分野があるから予算以上の実績をあげられているかもしれません。
要因分析を習慣づけるため
軌道修正も時には重要です。思うように伸びていない分野がある場合、他のサービスの営業活動にリソースを寄せるなど予実管理の中で戦略変更を決断するかもしれません。
伸びているからといって問題がないのではなく、業績が伸びている場合も原因を分析する必要があります。
定期的に予算と実績を把握し、それを分析することで企業が持っている課題や弱み、逆に強みや伸ばすべき分野が見え、来期からの改善に活かすことができるようになります。
SFAを活用すると、以下の画像のような目標金額と売上実績の比較レポートが自動で作成でき、予実管理が簡単に行えます。
予実管理の進め方5つのステップ
予実管理の具体的な流れを理解しておきましょう。
次の①～⑤を予実管理のフォーマットとして使ってもらうと予実管理を正しく実行できるはずです。
- 予算目標を設定する
- 具体的な数字目標に落とし込む
- 全社の予算に合算して確認する
- 予算と実績の差異を確認して課題を抽出する
- 解決策を検討する
▶︎▶︎予実管理をエクセル→SFA（営業支援ツール）に切り替えるタイミングとは？
①予算目標を設定する
全社の事業目標に従い、部門ごとで予算作成などの目標を設定します。
予算目標の設定の際に、先述したように目標の数字が適切かどうか判断しながら設定する必要があります。
目標数値の妥当性を判断する際のポイントとしては、過去の実績・成長率などから大きく外れていないこと、競合他社や業界全体の実績・成長率から外れていないことが挙げられます。
経営側の理想や願望を反映することも重要ですが、現実的な数字になるように気をつけましょう。
②具体的な数字目標に落とし込む
目標利益が設定された場合、人件費や減価償却費など使える経費を確認し、費用の予算も設定します。
粗利益率を決めた上で部門別の利益目標を決定します。
③全社の予算に合算して確認する
部門ごとに設定された予算や費用を全社予算として再度確認し、事業目標と相違が生じてないか確認します。
ここまでが予算策定のプロセスです。④から実績側の活動が入ってきます。
④予算と実績の差異を確認して課題を抽出する
予算や目標の設定が完了し、営業活動が始まったら、設定した期間ごとに予算と実績の比較を行うことが重要です。
例えば、毎月の目標を設定し、それをさらに週単位の日程に分解して管理するなどの方法があります。
進捗が悪いときは、少なくとも目標に近づけるための修正プランを立てて実行し、一方で進捗が順調なときには、なぜ達成できているのかを分析して、成功要因を維持するよう努めることが必要です。
さらに、担当する顧客の売上推移や前年比を確認し、今後の目標達成に向けた予測を立てることも大切です。
その結果に基づいて、必要があれば目標を上方修正したり、逆に調整を加えたりすることで、現実的かつ効果的な営業活動を進められるようになります。
⑤解決案を検討する
進捗が生まれたら、売上データや外部環境の要因を考慮して分析を行い、特定した課題に対して具体的な対策を講じることが必要です。
例えば、季節商品を扱っている場合に、夏がピークの製品を冬に積極的に提案しても、受注につながる可能性は低いでしょう。季節や需要のタイミングを無視した営業活動では成果が出にくいため、状況に応じたアプローチが重要です。
仮に失注してしまった場合でも、その理由を正確に分析しておけば、ターゲットを変更したり、別の商品を提案したりといった方法でリカバリーを図ることができます。問題の原因を把握し、柔軟に対応することが進捗改善の鍵となります。
▶︎▶︎予実管理をエクセル→SFA（営業支援ツール）に移行するメリットとは？
予実管理を成功させるための2つのポイント
予実管理を成功させるためには、どんなことが必要なのでしょうか。
1つは適切な予算設定、もう1つはPDCAサイクルを回して改善することです。
それぞれ見ていきましょう。
適切な予算を設定する
予実管理がいまひとつ上手く機能していないという企業も多く存在しています。
そのような場合、予算と実績が正しく設定されていない可能性があります。
予実管理は実際に設定した予算と実績が数字として定量的に把握できます。
そのため、差を大きく出したくないからという理由で予算を低く設定したり、逆に実現不可能なほど高い予算を設定したりすることは問題です。
簡単に到達できるような予算設定は簡単に実現できてしまうため、会社として「伸ばそう」とする意思が欠落してしまいます。
逆に高すぎる予算では企業の強みも弱みも分析できないまま、「予算未達」で終わってしまいます。
予実管理とはただ単に「予算を達成した」、「予算を達成できなかった」ということだけではなく、自社の強みや弱みなどの課題を抽出できるようにすることが重要となります。
PDCAサイクルを回して改善する
最適な予実管理をしていくには、現状を正しく把握した上で、改善をしていかなければなりません。
そのためには、定期的にSFAツールなどで現状を把握し、改善するためのPDCAを回していく必要があります。
PDCAサイクルを回し、予算設定の精度を高めることができれば、課題を早期に解決することが期待できるわけです。
予実管理でありがちな失敗例
予実管理は、企業の目標達成のための重要な施策です。しかし、方法を間違えると、効果を出せず失敗してしまうこともありえます。
ここからは、予実管理でありがちな失敗例を2つ紹介します。
細かい差異の分析が目的になってしまう
予実管理を行う際、実績と予算の細かな差異に過度に焦点を当ててしまうことがあります。
予算と実績のズレに対して過敏になりすぎると、重要な意思決定のタイミングを遅らせ、組織全体の柔軟性を損なうリスクがあります。
予実管理の目的は、予算と実績の差異の分析を通して企業が抱える課題や弱み、または強味を特定し、来期からの改善につなげることです。手段が目的にならないよう、気をつけましょう。
予算にこだわりすぎる
予実管理において、予算に過度に固執することもよくある失敗の一つです。
予算は理想的な目標を示すものであるべきですが、状況の変化や新たな情報を反映させないままに予算を絶対視すると、柔軟な対応ができなくなります。
予算と実績が合わない場合、設定した予算がふさわしくなかったという場合もあります。
効果的な予実管理のためには、予算をあくまでガイドラインとし、必要に応じて予算の見直しも視野に入れるなど、柔軟に対応することが重要です。
予実管理をする3つの方法
では次に、実際に予実管理をするにはどうすれば良いのか？3つの方法を見ていきましょう。
1つはExcel（エクセル）やスプレッドシートで予実管理表を作成する方法。もう1つはSFAや予実管理ツールで予実管理をする方法です。
そして3つ目に、Excel（エクセル）とSFAのデータを統合した予実管理の方法も紹介します。
Excel（エクセル）を使った予実管理表の作成方法
個人、あるいは中小企業であれば紙で予実管理をしている会社も少なくありません。
しかし、Excelやスプレッドシートでも、簡単に予実管理をすることは可能です。
▶︎▶︎予実管理をエクセル→SFA（営業支援ツール）に切り替えるタイミングとは？
■月次ベースの予実管理表サンプル
例えば、列に「商品リスト」、行に「月」を並べることにします。カテゴリーごとに「予算」「実績」「差異」の項目を割り当てます。
月次ベースの予実管理のサンプルの例では行を1月単位とし、3ヶ月おきに4半期（1Ｑ～4Ｑ）の小計を入れています。
さらに1Ｑから4Ｑの合計である年合計を最終行で計算しています。
■日次ベースの予実管理表サンプル
日次ベースの予実管理のサンプルでは月別にシートを作成しており、行を1日単位としています。
月別ベースの予実管理と同様に最終行に合計を計算していますが、これはこの2月の合計の数字となります。
■カテゴリー別の差異分析
前述したように、予実管理は予算と実績を比較し差異を出すことがゴールではありません。
予算以上の事を達成したら何の要因で伸びたのか、未達であれば弱みが何だったのかを分析します。
月次ベースの予実管理から年間ではスキンケアが予算を大きく未達、ボディケアが予算を上回る好業績を出しています。
内訳をさらに見ていきます。
スキンケア事業の4Qの売上が弱いということがわかります。
クリスマス商戦で他社に顧客を奪われた可能性があるのであれば、来年はクリスマスキッドを発売するなどの対応策が検討されます。
このようにExcelで簡単に予実管理を実施することもできます。
もし紙で実績を管理しているというような事業者さん、Excelで実績を入力しているだけで予実管理は実施していないというような企業がいましたら、上記例を参考に予実管理をExcelで作成してみてください。
関連記事：Excelショートカットキー53選【仕事が早い人は使っている】
BIツールを活用した予実管理
予実管理の方法の3つ目は「BIツール」を活用することです。
BIとはBusiness Intelligenceの略で、さまざまな場所にあるデータを1つにまとめる（統合する）ことで、組織がよりデータに基づいた意思決定を行えるようにするためのツールです。
関連記事：BIツールとは？おすすめ9選の機能や仕組み、料金を徹底比較
前述したExcelやSFAのそれぞれにデータを集めていたとしても、BIツールがあれば両者のデータを統合し、新たな視点でデータの分析と意思決定ができます。
主にExcelやスプレッドシートを使ってデータ管理をしていた人も、SFAをメインに活用していた人も、一歩先の分析・ビジネスの意思決定ができるようになるわけです。
比較的簡単にデータの統合ができるツールもありますので、ぜひビジネスの意思決定と成果を上げるために活用してみてください。
尚、営業支援ツールMazrica SalesにもBI機能が搭載されています。
▶︎▶︎直感的に使用できる営業支援ツールMazrica SalesのBI機能の詳細はこちら
SFAや予実管理ツール・システムを活用する
事業規模が小さい場合はExcelでの予実管理でも十分かもしれません。
しかし、規模が大きくなるとExcelのメンテナンスが頻発します。
例えば、商品カテゴリーの追加などExcelの場合、行挿入して式をコピー＆ペーストすれば追加は可能ですが、頻発するととても手間がかかります。
さらに商品単価の変更だったり、月別の平均売上が必要となったりした場合にExcelのフォームが煩雑になったり、計算式を間違えたりする可能性もあります。
事業規模の拡大に合わせて予算管理ツール（予実管理システム）の導入を検討しても良いかもしれません。
計算式を間違えてしまうという心配やクラウド上でデータを保持しているため、データが破損するようなケースなどの問題を解決してくれます。
おすすめのSFAについては、こちらの記事でも紹介しています。
関連記事：SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選【2024年最新】
▶︎▶︎予実管理のための細かい入力作業が不要なSFA（営業支援ツール）の詳細はこちら
予実管理におすすめの営業支援ツール(SFA)
エクセルでの予実管理に限界も感じている方におすすめなのがSFAです。
SFAを活用することで、売上だけでなく、そこに紐づく取引先、案件、名刺情報などを集約することができます。
売上予測をSFAで行う方法については以下の記事をご参考に。
関連記事：売上予測にSFAを活用する方法とメリットを解説！
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関連記事：AIの営業活動への活用例｜よくある営業課題への解決方法
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その他にもグループウェア（G Suite、office365）や名刺管理ツールなどの外部ツール連携により、営業メンバーの日々の行動を手間なく把握できます。
▶▶予実管理が簡単にできるMazrica Salesの概要資料はこちら
効率の良い予実管理にはSFA/CRMツール「Mazrica Sales」
予実管理とは「予算を達成した」「予算が未達だった」と、一喜一憂することが目的ではありません。
予実管理の結果内容を分析し、次のアクションを起こすことが重要です。
そのための管理方法もExcelを使って具体的にご紹介させていただきました。
Excelでの管理で乱雑になることが想定される場合には、SFAツール、予実管理ツールの導入をおすすめします。
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今回ご紹介した予実管理の目的、方法、ツールを参考にしていただき、できる所から実施してみてください。
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