労働人口の減少により、営業の自動化はますます重要になっています。
煩雑な作業に多くの時間を取られていませんか？営業の自動化を導入することで、定型業務を効率化し、質の高い営業活動を実現できます。
本記事では、営業活動の中で自動化できる業務や自動化するメリット、自動化に役立つツールなどをわかりやすく解説します。
この記事の内容
営業の自動化とは？
営業の自動化とは、営業プロセスの一部や定常業務などを、ITツールやソフトウェアを活用して自動化することを指します。営業チームが日々行っているルーチン作業を自動化することで効率化を図り、より売上に直結する重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。
例えば、リード獲得や顧客のフォローアップ、データの入力や分析といった繰り返しの作業が自動化の対象となります。
営業活動には多くのプロセスが含まれるため、各段階での業務を自動化することで、時間やリソースを節約し、営業パーソン一人ひとりの生産性を向上させることができるでしょう。
関連記事：業務効率化の方法とは？考え方やすぐにできる5つのアイデア
営業を自動化する目的
営業の自動化の主な目的は、業務効率の向上と売上の最大化です。
営業プロセスの中には、営業リストの作成、リード・商談管理、提案書作成、見積書作成、契約・請求書作成、フォローアップメールの作成など、単純かつ反復的な作業がいくつかあります。
これらの業務を自動化することで、営業パーソンは単純作業から解放され、商談や顧客対応などの重要な業務に集中することができます。
また、営業活動を自動化することで、営業データの蓄積や分析も行うことができ、顧客ニーズの理解や営業施策の最適化を促進します。
営業を自動化するメリット
営業の自動化には、さまざまなメリットがあります。
以下に3つの主要なポイントを挙げます。
- 作業時間の短縮により、営業活動に集中できる
営業の自動化により、業務を効率化し、重要な営業活動に集中することができます。
データ入力やスケジュール管理、見積書・請求書作成など定型作業に関しては、ツールを用いて自動化することで、営業パーソンは作業時間を削減し、商談や顧客との関係構築など、売上に直結する重要な業務に集中できます。 - 蓄積した営業データを活用し、営業活動を最適化できる
営業の自動化によって、顧客の属性や行動履歴、商談ログなどをデータとして収集・管理することができます。
これにより、受注につながりやすい商談や顧客属性を分析するなど、データをもとに商談や提案内容の改善を行ったり、新規開拓するセグメントを決定したりなど、営業活動を最適化できます。 - 商談機会の損失を防げる
営業の自動化は、商談機会の損失も防ぐことができます。
煩雑な営業の業務を手動で管理していると、タスクの抜け漏れが生じたり顧客への対応がおろそかになるなど、商談機会の損失が発生してしまう可能性があります。
自動化ツールを活用すれば、顧客への対応漏れを防ぎ、商談の進捗状況なども一元管理できるため、業務を効率化しながら受注確度の高い顧客に対し優先的にアプローチを行い商談機会の損失を防ぐことができます。
営業効率化・自動化におすすめの5つの業務
営業活動には多くのプロセスが含まれますが、特に自動化によって大きな効果が期待できる業務があります。
ここでは、営業効率化・自動化におすすめの5つの業務について解説します。
スケジュール調整
営業パーソンが日々行うスケジュール調整は、時間がかかる業務のひとつです。
会議や商談の日時調整は、顧客との連絡が必要となり手間がかかることが多いですが、営業ツールを活用することでカレンダーとの連携・スケジュール調整の自動化を行うことができます。
例えば、営業担当が指定したURLを顧客がクリックして日時を選択するだけで、自動的に日程調整が完了しカレンダーに予定が追加されるツールなどもあります。
これにより、メールのやり取りを削減し、迅速に商談を設定できます。
関連記事：営業のスケジュール管理・カレンダーツール/アプリおすすめ11選！
メール・問い合わせ対応
日々のメール対応や問い合わせ対応は、自動化しやすい業務のひとつです。
自動化ツールを活用すれば、定型文を使った返信やフォローアップメールの送信などを、ツール上にテンプレートとして保存することができ、都度メールを作成する時間と手間を減らし、素早く対応できます。
さらに、メールマガジンや顧客への定期的なメールを配信する場合は、ツールを用いて自動配信を行うことも可能です。
新規開拓と見込み顧客へのアプローチ
新規顧客の開拓や見込み顧客へのアプローチは、営業活動において重要ですが、手動で行うと多くの時間とリソースが必要です。
営業自動化ツールを活用することで、顧客リストの中から優先的にアプローチすべき顧客を選定し、新規開拓リストを簡単に作成できるようになります。
さらに、見込み顧客への定期的なメール配信や、興味・関心に基づいた適切なコンテンツをレコメンドしたり、営業メールを自動で送信することもできるため、見込み顧客を育成し、効率的にアポイントを獲得することができます。
関連記事：営業アプローチとは？営業手法や成功のポイントを解説
レポートや書類作成
営業の成果報告や商談ログの入力、営業活動で必要な書類作成などの作業は、営業パーソンにとって手間のかかる業務の一つです。
営業支援ツールを使えば、営業活動のデータを適宜入力することで、自動で集計し、レポートを作成できます。
自動化されたレポートは上司やチームへの共有もスムーズに行えるため、効率的な情報共有が実現します。
さらに、ツール上で顧客情報をきちんと入力しておけば、見積書作成時に自動で顧客情報が反映されるため、書類作成のたびに情報を最初から入力するといった手間もなくなります。
ツール活用により、レポートや書類作成にかかる時間が大幅に削減されるでしょう。
顧客や商談情報の共有・連携
営業チーム内での顧客情報や商談内容の共有は非常に重要ですが、情報をその都度テキストにまとめたり、共有することは手間がかかります。
自動化ツールを活用することで、顧客情報や商談データがリアルタイムで更新され、チーム全員が最新の情報にアクセスできるようになります。
これにより、商談進捗の見落としや対応漏れを防ぎ、チーム全体でのスムーズな営業活動を促進します。
また、顧客管理情報システム（CRM）を使えば、営業担当者間の情報連携も簡単に行え、引き継ぎの際のトラブルも回避できるでしょう。
関連記事
営業自動化ツール3つの種類
営業の自動化を進める際には、適切なツールを選定することが重要です。
自動化ツールにはさまざまな種類がありますが、特に営業活動の効率化に役立つ3つの主要ツールを紹介します。
MA（マーケティングオートメーション）
MA（マーケティングオートメーション）は、マーケティング活動を自動化するためのツールです。見込み顧客の育成やフォローアップを効率的に行うために利用されます。
MAツールを活用することで、見込み顧客に対して適切なタイミングでメールやコンテンツを自動で配信し、顧客の興味や関心に基づいたアプローチが可能です。
また、顧客の行動データを基に、購入意欲の高い見込み顧客を自動的にスコアリングする機能もあります。これにより、営業チームがより商談獲得や受注見込みの高い顧客に集中できるため、成約率の向上に貢献します。
関連記事：MA（マーケティングオートメーション）とは？意味や導入メリット・おすすめのツールを紹介
SFA(営業支援ツール)
SFAとは、「Sales Force Automation」の略語で、営業支援ツール・営業支援システムを意味します。
SFAは営業活動を効率化し、営業プロセス全体を可視化・共有するために活用されます。
商談の進捗状況や見込み顧客の情報、成約に至るまでの各プロセスを一元管理でき、営業担当者のタスクやスケジュールを最適化します。
SFAを導入することで、営業活動の細かいデータをリアルタイムで把握でき、次のアクションを迅速に決定できます。また、営業活動の記録が自動で行われるため、営業担当者の作業負担が軽減され、効率的な営業が可能となります。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説
CRM(顧客管理情報システム)
CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、「顧客関係管理」「顧客関係システム」「顧客管理システム」などを意味します。
CRMは主に顧客に関連する情報を管理し、長期的に顧客との関係構築を行います。顧客の満足度やロイヤルティを向上させることで、売上増加を目指します。
CRMを用いて顧客の連絡先や過去の商談・受注履歴、問い合わせ内容など、あらゆる顧客データを一元管理することで、営業パーソンは顧客に対してパーソナライズされた対応が可能になります。
また、CRMは営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポート部門とも情報を共有できるため、全社的な顧客対応の質を高めることにも役立ちます。
関連記事：CRMとは？導入メリット・機能や選び方とツールも紹介
営業自動化におすすめのツール
営業自動化ツールはさまざまありますが、本記事では、おすすめのツールとして「Mazrica Sales」を紹介します。
他にも色々なツールと比較したい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
関連記事：【2024年最新】SFA（営業支援）ツールおすすめ比較10選｜CRM・MAとの違いも解説
営業効率を向上させる「Mazrica Sales」
Mazrica Sales（マツリカセールス）はクラウド型営業支援ツール（SFA/CRM）です。
商談管理や営業タスク管理、営業プロセス全体を可視化・レポーティングするツールとして活用できます。
Mazrica Salesは「現場ファースト」をコンセプトに、営業現場にとって真に使いやすいSFAであることを追求しています。また、営業活動に必要な顧客、案件、行動、名刺などのすべての情報を一元管理することが可能です。
以下に、おすすめの機能を3つ紹介します。
オートメーション
CRMの機能の一つに、オートメーション機能が搭載されています。オートメーション機能では、営業データの登録や更新、条件に応じたアプローチ施策の分岐、SlackやTeams通知など、様々な処理を自動で行うことができます。
【オートメーション機能で実現できること】
- 必須業務を自動的にアクションとして登録する
案件更新されたら「架電」アクションを立てる、「失注」フェーズに案件が移行したら
「掘り起こし」アクションを立てるなどの処理を行うことができます。 - 案件のフェーズを自動更新する
確度の更新や、特定項目の入力で案件フェーズを自動で移行します。例えば営業活動で主流なBANT情報（予算・決済者・ニーズ・時期）をヒアリングし、その項目を入力することをトリガーに自動で「フェーズを案件化」することができます。条件に合わせて情報を自動でアップデートすることで、顧客情報の管理・更新の手間を減らせます。 - 新規受注案件を自動で作成する
新規案件が「受注」に移行したら案件タイプを「既存営業管理」に自動で更新し、後工程部門に案件を共有できます。取引先に商談情報なども紐づけておけば、商談時のニーズや課題感を把握することができ、スムーズにCS部門に連携が可能となります。 - メールや外部サービス（Slack・Teamsなど）に通知する
メールが外部サービスと連携することで、受注した案件の情報を社内に共有したり、問い合わせがあった際に通知をすることができます。これにより、社内情報の連携がスムーズになります。
レポート作成
「Mazrica Sales」では、営業活動に必要なレポートを自動生成できます。
売上実績や推移、着地見込みなどの数値データをわかりやすくダッシュボードで可視化するため、営業担当者やチームの責任者は、営業活動の進捗をすぐに把握することができます。
また、受注率や進捗率の分析など営業活動において必要なレポートは標準で搭載されているため、レポート作成に関する設計が不要です。
データさえあればレポートを自動生成できるため、データ設計などの専門知識がなくても、生成されたレポートを確認し、営業活動の改善に活かすことができます。
また、標準レポートだけでなくもっと詳しくデータを分析したい場合は、カスタムレポートの作成なども可能です。
【8つの標準レポート】
- 売上予測レポート
- 売上推移レポート
- 売上実績レポート
- ファネル分析レポート
- フェーズ進捗レポート
- アクション予測レポート
- アクション分析レポート
- フェーズ進捗レポート
OCR機能
「Mazrica Sales」では、OCR（光学文字認識）機能を搭載しており、モバイルのカメラを使用して名刺情報や手書きの営業活動メモをツールに簡単に取り込むことが可能です。
※OCR機能とは：
OCRは、Optical Character Readerの略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことを指します。紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。
この機能により、手作業でのデータ入力を省略し、営業現場での名刺管理や、手書きメモのデジタル化を瞬時に行うことで、さらに業務効率化を図ることができます。
▶︎▶︎Mazrica Salesの詳細が知りたい方はこちらから資料をダウンロード
売上向上につながる営業自動化3つのポイント
営業の自動化を行うことは、業務の効率化だけでなく、売上向上にもつながります。
ここでは、売上向上につながる営業自動化の3つのポイントを紹介します。
適切なツールを選ぶ
自動化を成功させるためには、まず自社の営業プロセスに適したツールを選ぶことが重要です。
例えば、商談管理や営業データの活用・分析を行いたい場合はSFAツール、見込み顧客の管理が課題であればCRMツール、顧客へのメールフォローや顧客育成を効率化したいならMAツールなど、自社が抱えている課題や状況に応じて適切なツールを選ぶことが大切です。
営業自動化に役立つツールは数多くあり、それぞれに強みや特徴があります。
自社に合ったツールを選定することで、営業チーム全体の生産性が大きく向上するでしょう。
部分的にな導入からスタートする
営業自動化ツールを導入する際は、一気に全面的な導入をするのではなく、まずは一部の営業プロセスや業務から部分的に導入することをおすすめします。
例えば、まずはリード管理やメールフォローの自動化から始めて、次に商談管理やレポート作成といった他の業務に拡大していくとスムーズです。
効果や運用状況を確認しながら、段階的に自動化を進めていくことで、社内の混乱や事故を防ぐことができます。
また、部分的に導入することで初期費用を抑えながら、効果検証も容易に行うことができます。導入初期は無理のない範囲で、着実に導入を進め運用に乗せることを意識しましょう。
部門間で連携する
営業の自動化は、営業活動だけでなく、他部門との連携を強化することでさらなる効果を発揮します。
マーケティング部門やカスタマーサクセス部門と連携し、一気通貫でデータを活用・効率化することで、社内共有や顧客対応がスムーズになります。
マーケティング部門が獲得した見込み顧客情報を営業が迅速に活用したり、カスタマーサクセス部門が得た顧客のフィードバックを営業活動に反映するなど、部門間の情報共有が進むことで、全社的な売上向上に貢献できるでしょう。
営業の自動化を検討する際は、組織横断でシステムを活用し、データを統合することを前提に考えることをおすすめします。
営業活動の自動化で効率的に売上を拡大しよう
営業の自動化は、業務の効率化だけでなく、売上の拡大にも寄与します。
営業パーソンの生産性の向上から顧客との関係構築、販売機会の損失防止など、さまざまなメリットがあります。
自動化を行うためには、SFA・MA・CRMなどそれぞれのツールの理解をしっかりと行った上で、自社の課題に適したツールを選びましょう。
また、営業部門だけでなくマーケティングやカスタマーサクセスなど、他部門と連携することで、全社的な業務効率化や売上向上を目指します。
ツール導入において何よりも重要なことは、「導入後きちんと運用に乗るかどうか」です。導入を検討する際は、現場メンバーの意見や感想も聞きながら、導入後の運用イメージが湧くものを選ぶよう心がけることが大切です。
「5分で分かるMazrica Sales ・ 失敗しないSFA/CRM導入方法 ・ 導入事例」3点セット
誰でも使える 誰でも成果を出せる「Mazrica Sales」の概要資料はこちらからダウンロード 次世代型営業DXプラットフォーム・SFA / CRM + MA + BI
資料をダウンロードする投稿者プロフィール
