企業は、何かしらの商材を販売して売上を作り、事業を成長させていきます。

成長の状況を把握し、最適なタイミングで戦略を練るためには、日々の売上管理が欠かせません。

売上管理のためのツールは多岐にわたりますが「まずはエクセルから始めよう」という企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、エクセルでの売上管理の方法について紹介します。

またエクセル以外のおすすめの売上管理ツールについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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売上管理とは?

売上管理とは、日々の売上情報を記録・集計して、売上総額や目標達成率などを分析する作業を指します。

企業によって異なりますが、社内全体の売上管理だけでなく、さまざまな軸で売上を見ていくのが一般的です。

たとえば社内組織を細分化して部門別・チーム別、さらには担当者別での売上管理を行います。

また商材別・顧客別・地域別に売上管理をしている企業もあります。

関連記事:売上管理とは?業務の目的やエクセルでの管理方法などを解説

売上管理の必要性

企業は事業を成長させるために売上を上げていく必要があり、月次や年次での売上目標を立てます。

売上目標を達成するには日々の売上情報を追いかけ、達成できなさそうな場合は迅速に対策を取らなければいけません。

正確な売上管理ができていなければ達成率を把握できず、対策が遅れてしまい売上目標に達成できないという事態も起きるでしょう。

そこで売上管理にて、自社の売上の動向や傾向を把握する必要があります。

適切に売上管理ができていれば、単に「売上総額が下降している」というだけでなく「固定費のうち人件費の割合が大きすぎる」「顧客Aの売上金額が落ちている」「商材Aは地域Bでまったく売れていない」など、多角的に分析できます。

売上動向の問題点や要因を把握できれば、相応な対策を取ることも可能です。

このように、売上管理は自社の売上におけるボトルネックを発見し、解決策を取るために必要なのです。

関連記事:売上目標の正しい立て方とは?売上目標が未達成になる原因と3つの施策

売上管理をエクセルで行うメリット・デメリット

売上管理をエクセルで行っている企業が多いことからも、エクセルでの売上管理は利便性が高いと言えます。

その一方でデメリットとも言える点もいくつかあります。

エクセルでの売上管理のメリット・デメリットについて解説します。

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売上管理をエクセルで行うメリット

売上管理をエクセルで行うメリットは大きく4つあります。

手軽に始められる

エクセルは日ごろから利用頻度の高いソフトウェアなので使い慣れている人も多く、手軽に始められるのがメリットです。

エクセルに慣れていれば売上管理の表作成や表計算もそれほど難しくないですし、複雑な計算をしたい場合でもインターネットで調べれば関数の使い方を紹介した記事で調べられます。

特別な知識や経験がなくても手軽に始められるのがエクセル管理のメリットでしょう。

コストを抑えられる

Office系ソフトはもともと会社用PCにインストールされている場合が多く、導入に際して新たなコストをかける必要がありません。

新しいシステムを構築すると膨大なコストがかかってしまい、費用対効果が充分ではなくなってしまいます。

自社専用にカスタマイズできる

エクセルは決まったフォーマットがないぶん、柔軟にカスタマイズして使用できる点もメリットです。

売上管理システムを使うと、決められた表や項目しか使用できません。「ここがこうだったら…」「この項目もほしい…」など、自社が使いやすいようなカスタマイズも難しいでしょう。

しかしエクセルであれば、使いやすい表にしたり必要な項目を追加したりするのも簡単です。

関数を活用できる

エクセルは関数を活用することで、複雑な計算や分析も可能です。

多角的に分析したい際にも、関数の知識があれば難なく実行できるでしょう。

売上管理をエクセルで行うデメリット

一方、売上管理をエクセルで行うデメリットも存在します。

こちらも大きく4つのデメリットがあるでしょう。

関連記事:なぜ脱エクセルが必要なのか?Excel以外のツール活用のメリットを解説!

共同編集ができない

エクセルはリアルタイムの共同編集が難しいというデメリットがあります。

共同編集をするためにはMicrosoft 365 サブスクリプションに加入する必要があり、共同編集のための設定やメンバー招待の手間もかかります。

他ツールとの連携ができない

エクセルは他のツールとの連携ができません。

売上管理表を請求書作成システムや顧客管理システムなどと連携することで、情報を二重入力する手間もなく効率性を向上できます。

しかしエクセルは他ツールと連携できないため、二重入力になってしまいミスを引き起こしやすくなるのです。

時系列的に把握することが難しい

エクセルでは販売した実績のみの記録になるため、受注するまでの経緯や商談内容などを時系列で記録できません。

受注に至るまでの顧客フォローや、契約を決める営業トークなどが記録できないため、成功事例を共有できず営業が属人化してしまいます。

また失注した案件については記録する欄がないため、失注原因の特定が難しくなることも考えられます。

データが膨大になると限界がある

エクセルでの売上管理は取引数が少ないうちは問題がなくても、データが膨大になってくるにつれて限界を感じるようになるでしょう。

計算したい際にも指定範囲が広すぎてミスしてしまったり、エクセルを開くときに読み込み時間がかかりすぎてストレスになってしまったりすることがあります。

▶▶営業成果の最大化のために「エクセル」以外のツールを使うタイミングとは?

売上管理表をエクセルで作る方法・テンプレート

売上管理において、日々の売上動向を可視化するためには売上管理表は必須です。

売上管理表はエクセル(Excel)で作ることができます。

ここでは、売上管理に必要な項目と作成すべき表について見ていきましょう。

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売上管理に必要な項目

売上管理表に記載する内容は企業によってさまざまですが、最低限、以下の項目は必要と言えます。

  • 取引番号
  • 取引日(販売日/契約日)
  • 顧客名
  • 商材名
  • 単価
  • 個数
  • 売上金額(単価×個数)
  • 原価
  • 粗利(売上金額-原価)

これらに消費税や割引金額など自社にとって必要な項目を追加しましょう。

Excelの売上管理表を短時間で作るために必要なショートカットキーはこちらの記事にまとめています。
【関連記事】Excelショートカットキー53選【仕事が早い人は使っている】

売上管理表で必要なデータ項目

売上管理表では、顧客名や商材名などは何度も使用するため、その都度入力していると手間がかかります。

また複数名で売上管理をする場合、半角・全角などが人によって異なると正しい売上データを取れません。

そのため売上管理表を作成する際には、まずは顧客データと商材データそれぞれのマスターデータを作成して売上管理表に紐づけておくと、項目を選択するだけで表が埋まるため手間がかからなくなります。

顧客データと商材データは、基本的には以下の項目で作成すると良いでしょう。

【顧客データ】

  • 顧客ナンバー
  • 顧客名/会社名
  • 連絡先

【商材データ】

  • 商材ナンバー
  • 商材名
  • 原価
  • 販売価格
  • 必要があれば仕入れ先名

これらのデータを入力したら範囲を指定し『挿入>テーブル>先頭行をテーブルの見出しとして使用する』の順で設定します。

テーブル名は任意の名称にしましょう。

顧客・商材のマスターデータが完成したら、次は売上管理シートの作成です。

売上管理シートでは、先述のような売上管理に関する項目を設定します。

マスターデータから自動で値を取り込みたい項目は、範囲を指定して『データ>データの入力規則>設定』と進み『入力値の種類>リスト』を選択して「元の値」にマスターデータを指定します。

なお、すべてのシートは同一のExcelファイル上で作成しましょう。

別々のExcelファイルで作成すると紐づけたり情報を修正したりするときに手間がかかるため、一つのExcelファイルで作成したほうが管理の無駄を省けます。

関連記事:エクセルを活用した案件管理・進捗管理のポイント|営業管理のトレンドとは

エクセルの売上管理で役立つ関数

エクセルの便利な点は、さまざまな関数を使うことで複雑な計算や分析が可能になる点です。

ここでは、Excelの売上管理で知っておきたい関数と、売上管理における使い方について紹介します。

気になる関数があれば、詳しく調べて使いこなせるようにしましょう。

IF関数

IF関数(イフ関数)は、セル内の値が決められた条件を満たしているかどうか判断し、設定されている値を返す関数です。

  • IF関数:IF(論理式, TRUE値, FALSE値)
  • 例:=IF(B1<=10000,”達成”,”未達成”)

例のように入力すると、B1セルの数値が目標額10000より大きかった場合は達成、少ない場合は未達成と表示させることができ、オートフィルでその他のセルにも同様に適用することができます。

売上管理では、予実管理で活用できます。たとえば営業担当者別に売上目標が与えられている場合、売上目標のセルに比べて売上実績のセルのほうが高いか低いかで「達成」「未達成」などと判定結果が表示されるよう設定しておけば、目標を達成しているかどうかが一目で把握できます。

COUNTIF関数

COUNTIF関数(カウントイフ関数)は、条件に当てはまるセルが指定された範囲にいくつあるかをカウントできる関数です。

  • COUNTIF関数:COUNTIF(範囲, 条件)
  • 例:=COUNTIF(B2:B8,”>55″)

例のように入力すると、B2からB8のセルの範囲内で55以上の数値が入力されたセルの個数がいくつあるかカウントすることができます。

売上管理表では顧客や営業担当者ごとの契約件数や、商材別の販売回数などをカウントできます。また検索条件をうまく活用すれば「○万円以上の契約をした顧客数」などもカウント可能です。

SUMIF関数

SUMIF関数(サムイフ関数))は、指定された範囲の中で条件に一致したセル内の値のみを合計する関数です。

  • SUMIF関数:SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])
  • 例:=SUMIF(B2:B10,”〇〇株式会社”,C2:C10)

例のように入力すると、例えばBセルに顧客名、Cセルに売上額が入力されているとすると、B2からB10のセルの中から〇〇株式会社と入力されたセルを特定し、C2からC10の〇〇株式会社の売上額の合計を計算することができます。

売上管理においては、顧客別や担当者別の売上金額の合計、商材別の販売個数の合計などを計算できます。

AVERAGE関数

AVERAGE関数(アベレージ関数)は、範囲内のセルの平均値を算出できる関数です。

  • AVERAGE関数:(平均範囲)
  • AVERAGEIF関数:(条件範囲, 条件, [平均範囲])
  • 例:=AVERAGE(A1:A20)

例のように入力すると、A1からA20セルの数値の平均値を算出できます。

売上管理では、顧客全体の平均売上金額、営業担当者全員の平均受注金額などを計算できます。

うまく使えば、顧客別や営業担当者別の平均売上金額も算出できます。

RANK関数

RANK関数(ランク関数)は、その名の通り順位を決定する関数です。

  • RANK関数:=RANK(検索値,範囲,順序)
    • RANK.EQ関数:数値が同じだった場合、同じ順位になる
    • (RANK.AVG関数:数値が同じだった場合、そのセルの個数に応じて順位が平均表示される)
  • 例:=RANK(B2,$B$2:$B$13,0)

売上管理では、顧客や営業担当者の売上実績の順位付け、商材別の販売個数の順位付けなどに使われます。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数を活用すると、何度も手作業で数値を入力したりする必要がなく、入力業務を大きく効率化できます。

VLOOKUP関数は1つのセルが入力された際に、あらかじめ商品一覧と単価をまとめた表から対応するセルを同じ列に表示させることができます。

  • VLOOKUP関数:VLOOKUP(検索値, 範囲,列番号,検索方法 )
    • 検索方法…近似値を含める場合は「TRUE」、完全一致させる場合は「FALSE」
  • 例:=VLOOKUP(A3,価格テーブル!A2:C7,3,FALSE)

あらかじめ商品一覧と単価をまとめた

例のように入力すると、価格テーブルを参照して、A3セルに対応するC3セルの値を受注シートに自動で入力することができます。価格テーブルの値を修正した場合自動で受注シートに反映されるので、二度手間になりません。

売上管理では、顧客名を選ぶだけで、自動的にマスターデータから従業員数やその他の情報を抽出して管理表に記載することができます。

ピボットテーブル

ピボットテーブルとは、膨大なデータを分析・集計できる機能です。

こちらは関数や数式を使わずに操作できます。

ピボットテーブルを用いると、膨大なデータをまとめ直したり逐一コピペしたりする必要がなく、項目を選ぶだけで元のデータを様々な方法で応用させることができます。

簡単な操作方法は以下の画像の通りで、ピボットテーブルを作りたいデータ部分を指定してツールバーのピボットテーブルタグを選択するだけですぐに作成することができます。

(ピボットテーブルにしたいデータ)

ピボットテーブルでは表示したい項目を自在に選ぶことができ、元のデータ表から特定の観点に注目した新しい表やグラフを作成することができます。

売上管理では、データを「顧客ごとの売上金額」や「日付ごとの売上金額」などの複数の項目別に集計したり、様々な切り口でデータを分析することが可能です。

売上管理にSFA(営業支援ツール)を活用する

ここまでエクセルで行う売上管理の方法を紹介してきました。

売上に関する情報は、主に経営や営業に関連する部署が管理をするはずです。

そこで、特に経営や営業部門がエクセル以外で売上管理を行う際におすすめなツールを紹介します。

SFA(営業支援ツール)を使えば、各案件に紐づいて売上実績のレポートを自動で算出してくれるのでオススメです。

また売上の実績だけでなく、売上目標と比較しながら売上の見込み把握や予実管理ができます。

関連記事:SFAとは?CRM・MAとの違いや主な機能から成功事例まで徹底解説

おすすめ売上管理ツール Senses(センシーズ)

エクセルでの売上管理にはメリットがある一方、デメリットもいくつかあります。

その点を解消できるツールとして、当社が開発・提供している「Senses(センシーズ)」を紹介させていただきます。

Sensesはもともと営業組織向けの営業管理システム(SFA)ですが「導入してから、売上管理が効率化した」という声も多く寄せられているツールです。

【活用事例】業界・課題別のSensesの導入・活用事例集の無料ダウンロードはこちら

Sensesを売上管理に活用する一番のメリットは、顧客情報や営業情報に紐づいた売上管理ができる点でしょう。

「だれが、だれに、いつ、どうやって、何を、いくら売ったか」といった売上管理に必要な項目をすべて一元管理できるため、受注に至る経緯や失注案件まで分析できます。

また、自動で数値を集計しグラフ化して抽出してくれる点も大きなメリットです。

Sensesには売上レポート機能があり、予実管理ができる「売上予測レポート」、契約金額を集計できる「売上実績レポート」、売上金額の推移を時系列で確認できる「売上推移レポート」があります。

売上推移レポート-senses

これらのレポートは担当者別や顧客別などで分析することもでき、より詳細な売上管理が可能になります。

すべて自動でレポートとして抽出してくれるため、売上管理にかかる工数を削減することも可能です。

Sensesの製品サイトはこちらから

終わりに

売上管理は、自社の経営状況を把握したり、営業担当者や顧客の売上動向を可視化したりするために有効です。

エクセルでの売上管理は、コストもほとんどかからず、特別なスキルがなくてもすぐに運用できます。しかしデータが多くなるとエクセル管理では限界を迎えてしまうでしょう。

Sensesをはじめとする売上管理に最適なツールの視野に入れ、自社にとって最適な売上管理の方法を見つけてください。

また、当社ではSensesだけでなくSFA全般の相談会も受け付けております。「今うちが使っているSFAは売上管理に向いている?」「SFAを使った売上管理についてもっと詳しく知りたい」など、お気軽にご相談ください。

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Sensesは「現場の定着」にもっともフォーカスした営業支援ツール(SFA)です。Sensesの特徴や機能の詳細についてまとめた概要資料と、実際の画面を確認できるデモ動画をお送りいたします。

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