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「営業担当者の事務作業が多い」「営業活動に充てる時間を増やしてあげたい」「担当の引継ぎがうまくいかない」

このような課題を抱えている企業は、営業支援が必要かもしれません。

営業支援とは、営業担当者の負担を減らしたり営業活動を効率化したりして、営業生産性を向上させるための取組みです。

本記事では営業支援が必要な背景や営業支援導入のメリットをまじえ、具体的な営業支援の手順やサービス・ツールについて紹介します。

営業支援とは?

営業支援とは、その名の通り営業担当者や営業活動を支援することを指します。営業担当者の業務を効率化したり業務量を削減したりして、営業に集中できる環境を作り生産性を高める取組みです。

具体的な営業支援の方法には、以下のようにさまざまな種類があります。

  • 営業支援システムを導入する
  • データベースで顧客情報を管理する
  • 事務作業(請求書作成や発注管理など)をシステムで自動化する
  • インサイドセールスとアウトサイドセールスで分業する
  • 提案書作成をアウトソーシングする
  • 営業代行会社に依頼する

上記は一例ですが、システムを活用したり営業支援をしてくれる会社に依頼したり多様な方法が考えられます。

このように営業担当者が営業活動に専念できる時間を増やし、営業生産性を高めることが営業支援なのです。

こちらの記事では国内で流通している営業支援ツールをまとめて紹介しています。
関連記事:SFA(営業支援システム・ツール)比較44選|2022年最新版

営業支援が必要な理由|営業の実態

営業の生産性を高めることが営業支援の目的だと述べましたが、なぜ営業担当者は生産性が低くなってしまうのでしょうか。

その要因として、営業担当者が抱えている業務内容や業務量 が挙げられます。

営業担当者は、顧客との商談や新規開拓などの営業活動を行う時間(=営業コアタイム)以外に、事務作業や提案書作成などの業務を行っています。

これらの業務に費やす時間を総計すると、意外にも膨大な時間を使っているため、営業コアタイムの創出が難しくなっているのです。

これを裏付けるデータとして、Salesforce Researchが2018年2月12日から3月15日にかけて実施したアンケートの結果があります。

日本の営業担当者300人を対象にした本調査によると、1週間のうち営業コアタイムは全体の38%という結果が出ました。

つまり1週間のうち62%もの時間は営業活動以外の業務に充てられており、実は営業活動の時間はそれほど長くないということがわかっています。

この62%の時間を削減することで、営業活動に充てられる時間を増やせるのです。

(出典:第3回年次レポートセールス最新事情 p35|Salesforce Research

さらに営業生産性が下がってしまうもう一つの要因として、営業活動のムダやムラも挙げられます。

  • 「商談をしたら反応が良かったが、忙しくてそのまま放置してしまっていたため他社に奪われてしまった」
  • 「退職した営業担当者の顧客をうまく引き継げず、失注してしまった」
  • 「テレアポ担当者が獲得したリードに訪問したら、まったく興味がなさそうで無駄足だった」

これらはすべて情報共有や連携ができていないことによる、ムダやムラです。

このようなムダ・ムラがあると営業チャンスをロスしかねません。

上記のように、営業担当者はそもそも営業活動に充てられる時間が少なく、せっかく創出した営業コアタイムにもムダ・ムラがあることにより、営業生産性が低下してしまうのです。

成果を出せる営業効率化の事例はこちらの記事で紹介しています。
関連記事:営業の業務改善の3つの方法 | 営業効率化の事例を紹介

営業支援システム導入のメリット

生産性低下に悩まされている営業現場。そんな営業現場は、営業支援によりどのようなメリットを得られるのでしょうか。

・営業コアタイムの創出

営業支援により事務作業などの営業以外の業務が減ることで、営業担当者の負担が軽減します。

日々の負担を減らすことで、営業コアタイムを増やせるのです。

営業コアタイムが増えれば、訪問する顧客数を増やしたり新規開拓をしたりする時間も確保できます。

なかなか確保できない、既存顧客へのアップセルやクロスセルの提案をする時間も作り出せるでしょう。

・営業活動の効率化

営業支援を行うと、チーム内での情報共有や部門間の情報連携がスムーズになり、営業活動が効率化します。

たとえばマネージャーが営業担当者ひとりひとりの動きを確認し、適切なタイミングでアドバイスや指示ができるようになります。

また営業担当者間で提案書やプレゼン資料などを共有できれば、一から資料を作成する手間もありません。

・営業スキルの均質化

売れる営業担当者の営業ノウハウを共有したり、受注につながった成功事例を共有したりすることで、営業組織のスキル均質化を図れます。

営業担当者によって成績に大きな差が出ている組織ほど、営業支援による均質化・標準化を実現できれば、営業力が高い組織を構築できるでしょう。

関連記事:ナレッジマネジメントとは?|営業のナレッジ共有とおすすめツール

・売上アップ

営業コアタイムが増えたり営業活動が効率化したりすれば、そのぶん顧客対応の時間を増やし売上を生み出す機会も増えます。

新規開拓や既存顧客フォローの時間も充分に確保できるため、さらなる売上アップが期待できるでしょう。

また営業支援により、営業課題やボトルネックも把握しやすくなります。

これらに対策を取ることで、より売上を作り出す仕組みが構築できます。

営業支援の導入手順

「自社には営業支援が必要かもしれない」と思った人も多いのではないでしょうか。

しかしむやみに営業支援を行っても、充分な効果は得られません。

まずは自社にとって営業支援が必要なポイントを見極めてから、プロセスに従って営業支援を導入しましょう。

1.自社の営業プロセスの整理

まずは自社の営業プロセスを整理します。

一般的には「アポイント獲得→初回訪問・ヒアリング→商談・提案→見積書提出→クロージング」といった流れですが、企業や商材によっては商談回数が増えたり決裁者へのプレゼンが追加されたりする場合もあるでしょう。

また営業プロセス全体だけでなく、一日の営業活動についても分解しましょう。

たとえば「出社→メール確認・返信→提案書作成→見積書・請求書作成→A社訪問→移動→B社訪問→帰社→ミーティング→日報作成→退社」といった、一日の営業スケジュールを可視化します。

顧客対応の営業プロセスと、営業担当者の1日の営業プロセス、それぞれを分解して整理することで自社の課題を見つけやすくなります。

2.営業活動のボトルネックの特定

営業プロセスを可視化できたら、自社の営業課題が見えてきます。

  • 「テレアポ時にヒアリングした内容が共有できておらず、初回訪問でも同じことを聞いてしまって効率が悪い」
  • 「初回訪問から2回目以降の商談につながりにくい」
  • 「見積書や請求書などの作成に時間がかかりすぎる」
  • 「一日のうちに訪問できる件数が少ない」

このようなボトルネックを洗い出し、自社の営業生産性を低下させている要因を特定しましょう。

3.営業支援内容の特定

自社のボトルネックをもとに、営業支援をすべき内容を特定します。

たとえば「見積書や請求書などの作成に時間がかかりすぎる」という課題であれば、営業支援システム(SFA)や請求書作成ツールを活用することで解決できるでしょう。

また「一日のうちに訪問できる件数が少ない」という課題では、事務作業を減らすことはもちろん、ミーティングや日報作成のために帰社しなければいけない体制も原因となっています

ミーティングや日報作成をする必要がないよう、ビジネスチャットやグループウェアでの情報共有が有効となるでしょう。

4.営業支援サービスを導入

自社に必要な営業支援内容が特定できたら、それに合わせた営業支援サービスを検討し導入します。

企業によって、複数のツールを導入したり業務を外注したりする必要もあるかもしれません。

ただし「よさそうだから」と言って、何でもかんでも導入しないようにしましょう。

営業支援が必要ない分野にサービスを導入してしまうと、今までの成果が台無しになるリスクもあるからです。

前項までの順序に沿って、自社にとって必要な営業支援を導入するのがポイントです。

おすすめの営業支援システム・ツール

それでは、ここからは具体的な営業支援のためのツールやサービスについて紹介します。

営業支援が可能なものは多岐にわたりますが、ここでは「MA」「SFA」「営業コンサルティング」について見ていきましょう。

マーケティングオートメーション(MA)ツール -見込み客の獲得・育成の効率化-

MAツール(マーケティングオートメーションツール)とは、マーケティング活動を自動化するためのツールです。

主にリード獲得とリード育成の機能があり、マーケティング活動を効率化してくれます。

ツールによって機能がさまざまですが、具体的には以下の機能が搭載されています。

  • リード情報管理
  • メール配信
  • クーポンなどのキャンペーン配信
  • LP作成
  • 問い合わせフォーム作成
  • リードのWEB閲覧履歴分析
  • スコアリング

企業によってはリソース不足で、営業担当者がマーケティングを兼務しているケースもあります。

MAによりリードの獲得や育成を効率化できれば、それだけ営業活動に充てる時間も増やすことができるでしょう。

MA(マーケティングオートメーション)ついては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事:MA(マーケティングオートメーション)とは?意味や導入メリット・おすすめのツールを紹介

営業支援ツール(SFA) -営業活動の効率化・見える化-

Senses

営業支援に特化したツール「SFA」を導入するのも効果的です。

SFAには以下のような機能が搭載されています。

  • 顧客情報管理
  • 案件情報管理
  • 売上情報管理
  • 営業活動履歴の可視化
  • レポート作成

SFAに営業情報を蓄積しておけば営業活動が可視化され、毎日の日報作成やミーティングも不要になります。

営業支援に特化しているため、営業活動の効率化に大きく寄与してくれるでしょう。

またSFAはツールによってさまざまな機能が搭載されています。

自社に必要な機能が搭載されているSFAを選ぶことが、営業支援成功のカギと言えるでしょう。

SFAについては、こちらの記事で詳しく解説します。
関連記事:SFAとは?CRM・MAとの違いは?意味・役割・主な機能を徹底解説

たとえば当社が提供している「Senses(センシーズ)」は、営業現場の使いやすさにこだわったSFAです。

特に営業担当者の入力負荷軽減は好評です。企業情報のデータベースを搭載しているため、Senses上で取引先企業のあらゆる情報を取得できます。

またGmailとの連携により、顧客とのメールのやり取りの内容がSenses上に自動で入力されます。

さらにAIが搭載されている点も大きな特徴。

AIが案件の契約確度を予測し、リスクになりそうな項目についても判定してくれるため事前に対策を講じられます。

また契約までのリードタイムや契約金額の予測も可能です。

AIによる精度の高い予測により、営業活動が大幅に効率化するでしょう。

Sensesでできる営業支援はこちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事:Senses(センシーズ)で実現できる営業支援とは?機能紹介と活用方法

営業コンサル -営業組織の強化・仕組み作り-

営業支援はツールを導入するだけでなく、営業組織自体の変革が必要なケースもあります。

そのような場合は営業コンサルを活用しましょう。

営業コンサルは営業業務を請け負う営業代行とは異なり、営業組織や営業プロセスにまで対応してくれるため、売上を生む仕組み作りが可能になります。

また営業担当者に対する研修を行い、営業力アップや営業スキル標準化などが実現します。

必要に応じて、営業コンサルによる営業支援も検討しましょう。

営業支援システムとしてSFA・MAを導入する際のポイント

先述のように、営業支援サービスは何でもかんでも導入すればいいというわけではありません。

営業支援のメリットを最大限生かすためにチェックするべきポイントがあるのでこれからご紹介します!

サポートは充実しているか

SFAやMA導入しても、定着せずに使われなくなってしまうというケースがよくあります。

現場に丸投げして手探りで進めていくことになると、時間も負担も増えてしまい意味がありません。

営業スタッフの負荷を取りのぞくことができ、充実したサポート機能が整ったサービスを選ぶようにしましょう。

例えば、名刺の自動取り込みや、アンケートフォームなど様々な方法で顧客情報を自動取り込みなどができるツールが望ましいでしょう。

マルチデバイスに対応しているか

マルチデバイスに対応していると、顧客訪問先への移動時間や、営業活動から帰社する時間などの空いた時間に活動記録を入力することができるため、営業コアタイムの創出に大いに貢献させることができます。

外部サービスと連携することができるか

SFAやMAはそれ一つでとても有能ですが、どうしてもカバーしきれない部分はあります。

そこで、顧客情報管理に特化したCRMツールや、チャットツール、名刺管理ツールなど、様々なツールと連携させることができれば、あらゆるデータを一元管理できるため、営業活動の効率をより良くすることが可能です。

【関連記事】Senses(センシーズ )と連携できる外部サービス11選

社員が導入する目的・効果を理解しているか

実際に使う現場社員が何のためにそのサービスを利用し、何が改善されるのかということを理解していなければ、効果を最大限発揮させることは難しくなってしまいます。

マニュアルを作成したり、会議の場などで導入する目的・効果をよく説明し、周知するようにしましょう。

本格導入する前に、トライアルで使用感を現場に確認してもらい、自社に合ったデザインや入力方法のものを導入できるように検討することも効果的です。

【関連記事】SFAを活用するための8つのポイント

営業支援に営業コンサルを利用する際のポイント

営業コンサルティングは会社や担当者によって得意とする手法やケースは異なります。

社内のリソースを使わずに営業成果を伸ばすことができる点で非常にメリットが高いですが、選び方を間違えると費用に対して効果が得られずにむしろ営業活動が停滞してしまう恐れがあります。

営業コンサルを選ぶ際にはぜひ以下のポイントを参考にして下さい。

【関連記事】営業代行会社・営業アウトソーシングサービス比較13選!料金・特徴を解説【最新】

コンサルタントとの相性は合っているか

コンサルタントも一人の人間であるため、人間的な相性は重要な問題の一つです。

企業が実際に実行に移し、成果を挙げていくためには、コンサルタントがヒアリングを元にして、適切な指導・アプローチができるひとでなくてはなりません。

コンサルタントの実績やスキルに加え、スムーズなやりとりが可能なのか、論理的でわかりやすい受け答えができるか、指導力は備わっているのか、などを確認しましょう。

コンサルティング手法・提案は自社に合っているか

営業コンサルのサービス提供の形態は、おおまかに「社員への指導・研修」「人材派遣等の人的支援」「SFAやCRMなどのツールやシステムの導入支援」に分けられます。

営業コンサルを選択する際は、どの手法が一番自社の課題解決に合っているのかを検討しましょう。

費用感が自社に適しているか

営業コンサルは多くの場合半年から1年以上と中長期にわたって契約されます。

そのため、費用感が自社に適しているかという検討は十分にされる必要があります。

また、料金体系はコンサルタントの労働時間によって変動する時間制、労働時間に関わらず1か月や一年ごとの固定されている定額制、売上や粗利が増加するごとに応じて変動する成果報酬型、の3パターンがあります。

会社によっては、マニュアルの作成や研修等に別の料金体系を設定している場合もありますので、コンサル選びの際には是非ご確認ください。

終わりに

営業支援により営業生産性が向上すると、営業力アップや顧客満足度向上につながります。そして最終的には売上にも影響を及ぼすでしょう。

「営業の生産性が低い」と感じている企業には営業支援が有効だと考えられるので、まずは自社の営業課題やボトルネックを把握し、それに合わせた営業支援を検討してみましょう。

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