ビジネスで最終的な経営目標を達成するためには、KPIは重要な評価指標です。また従業員一人ひとりにKPIを設定することで、モチベーション維持やパフォーマンス向上なども期待できます。
そこで、KPIを適切に管理するKPIマネジメントが求められます。
本記事ではKPIマネジメントの概要について解説した上で、KPIマネジメントの方法や事例を紹介します。KPIマネジメントを取り入れたいと考えている組織は、ぜひご参考ください。
KPIとKPIマネジメント
まずはKPIマネジメントにと併せて、KPIについても押さえておきましょう。
KPIとは？
KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。端的に表現される場合「中間目標」と言われることもあります。
ゴールとなる目標数値を達成するために、ゴールまでのプロセスの中で定期的に業績を評価して達成状況を把握します。その際に使用されるのがKPIです。
KPIは一つではなく、複数の項目を設定します。そうすることで多角的に達成状況を分析でき、目標と現状とのギャップを見つけやすくするのです。
関連記事：KPIとは？営業のKPI設定方法とKGIとの違いを簡単に解説
KPIマネジメントとは？
KPIは設定して終わりではなく、その先のマネジメント施策に落とし込むことで、大きな成果を生むことができます。
KPIとは、適切にKPIを設定して目標達成までのプロセスを管理するマネジメント手法です。
KPIが設定されていないと、目標の達成度を測ることができないため、期限ぎりぎりになったときに目標値とのギャップが生じてしまう恐れがあります。
そのためKPIを設定して進捗状況を管理することで、確実に目標を達成できるようマネジメントできるのです。
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KPIマネジメントが必要とされる背景とは？
KPIマネジメントはなぜ必要と言われているのでしょうか。KPIマネジメントの必要性が高まっている背景には、以下の理由があります。
ビジネス環境の変化が速く複雑化している
いかなる時代でも、ビジネス環境は常に変化しています。さらに近年はインターネットの普及やコロナ禍の影響により、ビジネス環境の変化はめまぐるしくなっています。また価値観の多様化に伴い、消費者のニーズも複雑化しています。
このような時代では、ビジネスでの目標値を達成するプロセスも状況に応じて軌道修正しなければいけません。そこで自分たちが置かれている立ち位置を把握して、速やかに軌道修正して目標を達成するために、KPIマネジメントが重要になるのです。
生産性向上が必須となっている
KPIマネジメントは生産性向上への影響も期待できます。
少子高齢化を背景に労働力不足が深刻化しており、限られたリソースで生産性を最大化しなければいけません。そのためリソースを適切に分配して生産性を向上させるために、現状を見える化する仕組みが必要です。
KPIマネジメントを行うことで成果が数値化されて現状が見える化し、生産性向上が期待できるでしょう。
関連記事：生産性指標とは？分析方法から生産性向上の施策を紹介
人材が多様化している
企業で働く人材の多様化にも、適切なKPIマネジメントにより対応できます。
男女の垣根がなくなり女性が仕事で活躍する場面が増えてきました。また障がい者や高齢者など、多様な人材の雇用も促進しています。
しかし人材が多様化すると、非正規雇用やテレワークなど働き方も多様化し、社内の足並みが揃いにくくなる課題もあります。
そこでKPIマネジメントにより自社が目指すべき方向性を明確にし、多様な人材を有効活用する仕組み作りが求められます。
KPIを設定・マネジメントするメリット
適切なKPIの設定とマネジメントは、以下のメリットが見込めます。
目標とする指標が明確になる
仕事において、何を目標にすると良いのかわからなければモチベーションが下がり、生産性も低下します。
また社内で統一された目標指標がなければ、社内の意識がバラバラになり足並みが揃いません。
しかしKPIの設定により、目標が明確になるので自分がすべき行動を把握できます。
そして自分がどれだけ目標を達成しているかも可視化されるため、モチベーションも向上するでしょう。
また社内で目指すべき方向性も明確になるので、社内の意識が統率される効果も期待できます。
【関連記事】売上目標の正しい立て方とは？売上目標が未達成になる原因と3つの施策
評価基準を統一化できる
KPIは定量的に判断できるよう、数値で測れる指標を設定します。そのため従業員の成果を、一定の数値により評価できるようになります。
たとえばKPIで一人ひとりの月間商談数を定めている場合、誰がKPIを達成できているかが一目で把握できます。
上司は公平な視点で評価できるため、従業員も評価に対する不満が生まれにくく、モチベーションを維持して業務にあたれるでしょう。
組織・個人のモチベーションアップにつながる
KPIマネジメントにより、組織や個人のモチベーションアップが期待できる点もメリットです。
目指すべき方向性がKPIという具体的な指標で定められるため、組織としてどう動くべきかが明確になります。目標を達成するプロセスで何か問題が起きても、具体的なKPIが設定されているため、原因究明がスピーディになり組織全体で改善していくことができるのです。
またKPIを達成するために、自分が何をすべきか、自分には何が不足しているかといった視点で業務に取り組めます。自分の強み・弱みを把握することで、よりパフォーマンスを向上させようとモチベーションがアップするでしょう。
セールスパーソンの強み・弱みの見える化には、SFA「Mazrica Sales (旧 Senses) 」の「セールスメトリクス」機能が効果的です。
今までは売上金額がKPIとして設定されがちで、結果のみフォーカスされていました。しかしセールスメトリクス機能を活用すると、リードタイムや営業アクション数などの営業プロセスにおけるさまざまな指標から、多面的に各セールスパーソンを評価できます。
計7項目の評価指標をレーダーチャート形式で見える化できるため、自身の強み・弱みを直感的に把握して改善につなげられるでしょう。
セールスメトリクス機能については、下記にて詳しく紹介しているのでぜひご確認ください。
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PDCAサイクルを回しやすくなる
KPIはゴールを達成するための中間目標なので、定期的にKPIを測定して振り返ることで、こまめに軌道修正をしながらゴールまで進めることが可能です。
KPIが達成できていないということは、最終的なゴールも達成できない可能性が高いと判断できます。そこで対策を立てて改善していくと、ゴール達成に近づくことができるのです。
一方KPIが設定されていないと、ゴールまでの達成状況が把握できません。PDCAを回せないので、最終的にゴールを達成できなかったとなりかねないのです。
マネジメント上でのKPI設定方法
KPIマネジメントを実行するうえで、どのようにKPIを設定したら良いのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
適切なKPIを設定するためには、以下の手順で進めましょう。
KGIを設定する
KPIを設定する前に、最終的なゴールを設定します。最終的なゴールはKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）と言います。
KGIが定量的な数値でなければKPIも設定できないため、たとえば「年間の売上高○万円」といった具体的な数値を設定します。
関連記事：KGIとは？ーKPI・OKRとの違いをまとめて解説
KGI（目標）と現状とのギャップを把握する
KGIを設定したら、目標値と現状の数値にどのくらいのギャップがあるか把握しましょう。そのギャップを埋めるためにどのようなKPIを設定すべきか分析できるからです。
ギャップを把握するには、グラフやチャートなどで直感的に見える化することをおすすめします。
Mazrica Sales (旧 Senses) のダッシュボードでは、複数のレポートを一覧で表示できます。たとえば半円型のハーフパイチャートでは、目標値への達成度を数値と色分けで表示されるため、目標と現状のギャップを直感的に把握できます。
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ギャップを埋める解決策・戦略を考える
どのくらいのギャップがあるか把握したら、そのギャップをどのようにしたら埋められるか分析しましょう。分析する際には、目標値を構成する要素を分解すると考えやすいです。
たとえば目標の売上金額を達成するためには、何が必要か考えてみましょう。そうするとアポイント数や商談数、顧客単価や顧客数など、それぞれを向上させる必要があることがわかります。
このようにKGIを達成するための要素を分解すると、自社でどのような戦略を立てたら良いのか分析できます。
関連記事：営業戦略とは？戦略の立て方と5つのフレームワーク・戦術との違いを紹介
CSFを設定する
自社が取るべきアクションを分析できたら、CSF（Critical Success Factor：重要成功要因）を設定します。
CSFは、KGIを達成するための成功要因を意味します。
たとえばKGIである売上金額を達成するためには「新規顧客数を増やす」「単価を上げる」などを達成することで、目標売上金額の達成に近づきます。これがCSFです。
KPIを設定する
CSFを基にしてKPIを設定します。
たとえば「新規顧客数を増やす」というCSFをKPIに落とし込むと、以下のような内容が挙げられます。
- テレアポ件数
- アポイント獲得数
- WEBサイトへのアクセス数
- サイトからの問い合わせ件数
- 商談件数
このようにCSFをさらに分解して、KPIとして具体的な数値を設定します。
【KPI関連記事】
営業のKPIマネジメント事例
企業の売上を支える営業組織では、目標の売上金額を達成するためにKPIマネジメントが特に重要視されています。
SFA（営業支援ツール）の「Mazrica Sales (旧 Senses) 」を活用すると、営業情報を蓄積していくことで目標値と現状のギャップをリアルタイムで把握でき、問題点を割り出して目標達成への筋道を導き出せます。
そこでMazrica Sales (旧 Senses) を活用した営業のKPIマネジメントを事例として紹介します。
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売上のKPIマネジメント
KGIを売上金額としている場合、売上のKPIマネジメントが特に重要です。
Mazrica Sales (旧 Senses) の売上予測レポートでは、契約予定日と契約金額から目標値の達成度を自動で集計でき、売上の予実管理ができます。
組織全体だけでなく担当者ごとの目標金額も設定できるため、一人ひとりの達成度が表示されます。
グラフや表でわかりやすく表示されるため、直感的に目標と現状のギャップが把握でき、スムーズにKPIマネジメントができます。
営業活動量のKPIマネジメント
営業活動においては、テレアポ件数や商談件数などの営業アクションも重要なKPIです。
Mazrica Sales (旧 Senses) には営業アクション分析レポートの機能が搭載されており、営業担当者ごとの活動量を数値として見える化できます。
アクションの目標数値を設定している場合は、現状での達成度も自動で集計されます。
未完了の営業アクションも表示されるので、対応の遅れや漏れを防ぐ効果も期待できます。
営業プロセス推移率のKPIマネジメント
アポイントを獲得しても、営業プロセスを進めていくうちに顧客が徐々に離脱してしまうことは珍しくありません。
しかし受注までのプロセスにおいて、どのフェーズで離脱したかを把握できれば対策を取ることができ、受注率を向上させることができます。
Mazrica Sales (旧 Senses) のファネル分析レポートを活用すると、営業プロセスの推移率を把握できます。
たとえば「初回アポイントから2回目の商談までに離脱が多い」ということが把握できれば、初回アポイント後のフォローを手厚くすることで改善が見込めます。
また「決裁者との商談後に離脱が多い」という場合には、決裁者へのプレゼン内容や商談後のフォローなどを改善する必要があるでしょう。
このように営業プロセスにおける推移率を分析することで、目標値へ近づくための具体的な改善策を打ち出せます。
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終わりに
KPIマネジメントは、ビジネス環境の変化が激しい現代に必要なマネジメント手法です。また適切なKPIマネジメントは、従業員のモチベーションを高めたり、最終目標であるKGIを達成しやすくしたりする効果があります。
KPIマネジメントでは、KGIやCSFを踏まえたKPI設定が必要となるため、順序に沿って進めていくことで適切なKPIを設定できるでしょう。
またKPIの達成度を把握するためには、Mazrica Sales (旧 Senses) などのツール活用も一つの手です。ぜひMazrica Sales (旧 Senses) を活用し、KPIマネジメントを促進しましょう。
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