ビジネスで最終的な経営目標を達成するためには、KPIは重要な評価指標です。
また従業員一人ひとりにKPIを設定することで、モチベーション維持やパフォーマンス向上なども期待できます。
そこで、KPIを適切に管理するKPIマネジメントが求められます。
本記事ではKPIマネジメントの概要について解説した上で、KPIマネジメントの方法や事例を紹介します。
KPIマネジメントを取り入れたいと考えている組織は、ぜひご参考ください。
この記事の内容
KPIマネジメントとは
KPIマネジメントとは、適切にKPIを設定して目標達成までのプロセスを管理するマネジメント手法です。
KPIは設定して終わりではなく、その先のマネジメント施策に落とし込むことで、大きな成果を生むことができます。
KPIが設定されていないと、目標の達成度を測ることができないため、期限ぎりぎりになったときに目標値とのギャップが生じてしまう恐れがあります。
そのためKPIを設定して進捗状況を管理し、確実に目標を達成できるようマネジメントする必要があるのです
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KPIマネジメントに役立つ関連用語
KGI・CSF・KPIは、KPIマネジメントにおいて重要な概念であり、それぞれの意味と関係性を正しく理解することが重要です。
KGIやCSF、KPIは相互に連動しており、KPIが達成されるとCSFを満たし、最終的にKGIの達成へと繋がる構造になっています。
ただし、CSFが適切に設定されていないと、KPIを達成してもKGIには到達できないリスクがあります。
そのため、CSFの設定には、顧客や競合分析、ニーズの把握、自社の課題の特定を行い、現実的かつ達成可能な要素を選定することが重要です。
KGI（Key Goal Indicator: 重要目標達成指標）
KGIは、最終的に達成すべき目標を数値で示すものです。具体的なゴールを定量的に測定できる形で表現します。
たとえば、「四半期で新規受注金額1,000万円を達成する」や「年間契約継続率を90％以上にする」といったように、成果の達成度合いを明確に評価できる指標として設定されます
CSF（Critical Success Factor: 重要成功要因）
CSFは、KGIを達成するために必要な重要なプロセスや成功要因です。CSFは数値ではなく、成功に不可欠な条件を設定します。
たとえば、「見込み顧客との信頼関係を築く」「営業プロセスの標準化を徹底する」「社内での情報共有体制を強化する」といったように、目標達成に向けて取り組むべき具体的な行動や仕組みがCSFにあたります。
KPI（Key Performance Indicator: 重要業績評価指標）
KPIは、CSFを数値で表した指標であり、CSFに基づいて達成すべき目標値を設定します。
たとえば、「週に10件の新規商談を設定する」「初回接触から提案までのリードタイムを5営業日以内に短縮する」「営業報告の提出率を100％に保つ」といったように、重要なプロセスの進捗や質を定量的に管理するための目安となります。
関連記事：営業のKPIとは？設定方法や指標例・KGIとの違いを簡単に解説
KPIマネジメントが必要とされる背景
KPIマネジメントはなぜ必要と言われているのでしょうか。KPIマネジメントの必要性が高まっている背景には、以下の理由があります。
ビジネス環境の変化が速く複雑化している
いかなる時代でも、ビジネス環境は常に変化しています。さらに近年はインターネットの普及やコロナ禍の影響により、ビジネス環境の変化はめまぐるしくなっています。
また、価値観の多様化に伴い、消費者のニーズも複雑化しています。
変化の多い現代では、ビジネスでの目標値を達成するプロセスも状況に応じて軌道修正しなければいけません。
そこで自分たちが置かれている立ち位置を把握して、速やかに軌道修正して目標を達成するために、KPIマネジメントが重要になるのです。
生産性向上が必須となっている
KPIマネジメントは生産性向上への影響も期待できます。
少子高齢化を背景に労働力不足が深刻化しており、限られたリソースで生産性を最大化しなければいけません。
そのため、リソースを適切に分配して生産性を向上させるために、現状を見える化する仕組みが必要です。
KPIマネジメントを行うことで成果が数値化されて現状が見える化し、生産性向上が期待できるでしょう。
関連記事：生産性指標とは？算出手法や種類・向上のための取り組みを解説
人材が多様化している
企業で働く人材の多様化にも、適切なKPIマネジメントにより対応できます。
男女の垣根がなくなり女性が仕事で活躍する場面が増えてきました。また障がい者や高齢者など、多様な人材の雇用も促進しています。
しかし人材が多様化すると、非正規雇用やテレワークなど働き方も多様化し、社内の足並みが揃いにくくなる課題もあります。
そこでKPIマネジメントにより自社が目指すべき方向性を明確にし、多様な人材を有効活用する仕組み作りが求められます。
KPIマネジメントのメリット
適切なKPIの設定とマネジメントを行うことで、以下のメリットが見込めます。
目標とする指標が明確になる
KPIの設定により、目標が明確になるので自分がすべき行動を把握できます。
仕事において、何を目標にすると良いのかわからなければモチベーションが下がり、生産性も低下します。
社内で統一された目標指標がなければ、社内の意識がバラバラになり足並みが揃いません。
そして自分がどれだけ目標を達成しているかも可視化されるため、モチベーションも向上するでしょう。
また、社内で目指すべき方向性も明確になるので、社内の意識が統一される効果も期待できます。
関連記事：売上目標の正しい立て方とは？売上目標が未達成になる原因と3つの施策
評価基準を統一化できる
KPIは定量的に判断できるよう、数値で測れる指標を設定します。そのため、従業員の成果を一定の数値評価できるようになります。
たとえばKPIで一人ひとりの月間商談数を定めている場合、誰がKPIを達成できているかが一目で把握できます。
上司は公平な視点で評価できるため、従業員も評価に対する不満が生まれにくく、モチベーションを維持して業務にあたれるでしょう。
関連記事：営業パーソンの適切な評価とは？営業力を向上させる評価基準・評価項目を解説
組織・個人のモチベーションアップにつながる
KPIマネジメントにより、組織や個人のモチベーションアップが期待できる点もメリットです。
目指すべき方向性がKPIという具体的な指標で定められるため、組織としてどう動くべきかが明確になります。
目標を達成するプロセスで何か問題が起きても、具体的なKPIが設定されているため、原因究明がスピーディになり組織全体で改善できるのです。
またKPIを達成するために、自分が何をすべきか、自分には何が不足しているかといった視点で業務に取り組めます。
自分の強み・弱みを把握することで、よりパフォーマンスを向上させようとモチベーションがアップするでしょう。
PDCAサイクルを回しやすくなる
KPIはゴールを達成するための中間目標なので、定期的にKPIを測定して振り返ることで、こまめに軌道修正をしながらゴールまで進めることが可能です。
KPIが達成できていないと、最終的なゴールも達成できない可能性が高いと判断できます。そこで対策を立てて改善していくと、ゴール達成に近づくことができるのです。
一方KPIが設定されていないと、ゴールまでの達成状況が把握できません。PDCAを回せないので、最終的にゴールを達成できなかったとなりかねないのです。
関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAサイクルを効率的に回す3つのコツを紹介
KPIマネジメントの実行手順
次は、KPIマネジメントの実行方法について、具体的に解説します。以下のやり方に沿ってKPIマネジメントを行うことで、成功に近づくことができるでしょう。
- KGIを設定する
- KGI（目標）と現状とのギャップを把握する
- ギャップを埋める解決策・戦略（CSF）を設定する
- KPIを設定する
- 設定したKPI・KGIを再精査する
- PDCAサイクルを回し、継続的にKPIを改善する
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KGIを設定する
KPIを設定する前に、最終的なゴールを設定します。最終的なゴールはKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）と言います。
KPIを設定する際は、まずKGI（最終目標）を明確にし、そこからKSF（重要成功要因）を導き出し、さらに具体的な行動指標であるKPIへと落とし込んでいきます。
KGIは通常、売上や利益といった定量的な指標で設定され、企業の中期経営計画や四半期予想など、中長期的な目標を基に定めます。
経営層が決定したKGIが現場に降りてきた場合は、まず現状とのギャップを確認することから始めましょう。
KGI（目標）と現状とのギャップを把握する
KGIを決定した後は、現状の数値と比較してギャップを明確にします。設定したKGIが現状からどの程度乖離しているのか、目標が現実的かどうかを慎重に確認する必要があります。
あまりにも高すぎる目標を設定すると、目標が形骸化する恐れがあり、逆に「達成不可能だ」と従業員のモチベーションを低下させる原因にもなりかねません。
また、単純に現在の数値と比較するだけでなく、景気変動や市場動向なども外部要因も考慮することで、より現実的で精度の高いギャップ分析が可能です。
ギャップを埋める解決策・戦略（CSF）を設定する
ギャップの大きさを把握した後は、ギャップをどのように埋めるかを分析することが重要です。
目標値を構成する要素を細かく分解することで、必要な施策が明確になります。
たとえば、売上目標を達成するためには、アポイント数の増加、商談数の拡大、顧客単価の向上、顧客数の増加など、さまざまな要素を改善する必要があります。
このようにKGIを構成する要素を分解することで、自社に最適な戦略や施策が見えてきます。
そして、KGIの構成要素の分析結果をもとに、CSF（Critical Success Factor：重要成功要因）を設定します。
CSFは、KGIを達成するために必要不可欠な成功要因です。例えば、売上目標の達成には「新規顧客数の増加」や「顧客単価の向上」などが挙げられます。
CSFに焦点を当てて取り組むことで、目標達成への道筋が明確になります。
KPIを設定する
CSFを基にしてKPIを設定します。
たとえば「新規顧客数を増やす」ためのCSFをKPIに落とし込むと、以下のような内容が挙げられます。
- テレアポ件数
- アポイント獲得数
- WEBサイトへのアクセス数
- サイトからの問い合わせ件数
- 商談件数
このようにCSFをさらに分解して、KPIとして具体的な数値を設定します。
関連記事：KPI設計とは？BtoBマーケティングのKPI設計例や設計のポイントを解説
設定したKPI・KGIを再精査する
設定したKPIが適切かどうかを確認するためには「KPIが現実的に運用可能か」「KPIの達成がKGIの実現に直結しているか」の2つの観点から見直しましょう。
たとえば、「新規顧客の獲得件数を月に50件達成する」というKPIを設定した場合、営業チームの人数が不足していたり、効果的な営業手法が確立されていなければ、目標達成は困難です 。
まずは、営業体制の強化や営業プロセスの改善などの準備が必要であり、KPI自体の見直しも検討すべきでしょう。
また、KPIの達成状況を定期的に把握できる環境が整っているかも重要なポイントです。
たとえば、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）を活用して、リアルタイムで数値を可視化することで、KPIマネジメントをより効果的に進められます。
このように、実行可能性と効果測定の仕組みを事前に整えることで、KPIとKGIの整合性を確保し、目標達成に向けた確実なステップを踏めるでしょう。
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ギャップに対しての対策を立てておく
KPIマネジメントには、進捗状況に応じた軌道修正も含まれますが、都度その場で改善策を検討・実行していると、対応が遅れ、目標未達につながるリスクがあります。
そのため、あらかじめ想定されるギャップに対する対策を準備しておくことで、検討にかかる時間を短縮し、迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。
たとえば、「月間で50件の商談を実施する」というKPIを週ごとに分割し、1週目の目標を12件と設定していた場合、進捗が遅れていると判断できる基準として「1週目で10件に満たない場合は、翌週の架電数を通常の1.5倍に増やす」といったように、具体的な対応策を事前に準備しておくことが挙げられます。
ただし、すべての想定に対して事前対策を立てるのは現実的ではないため、KPIの達成に大きな影響を及ぼすと考えられる要因に絞って、優先的に対応策を検討することがポイントです。
PDCAサイクルを回し、継続的にKPIを改善する
PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用して、設定したKPIの達成度を定期的に評価し、必要に応じて改善策を練りましょう。
KPIを実践→効果測定→改善するプロセスを継続的に繰り返すことで、組織のパフォーマンスを向上でき、最終的なKGIの達成に近づきます。
KPIの見直しと改善は、柔軟に対応しながら行うことが重要です。
関連記事：営業活動の中でPDCAサイクルが上手く回らない理由と改善方法
営業のKPIマネジメント事例3選
企業の売上を支える営業組織では、目標の売上金額を達成するためにKPIマネジメントが特に重要視されています。
SFA/CRM（営業支援ツール）の「Mazrica Sales」を活用すると、蓄積された営業情報から目標値と現状のギャップをリアルタイムで把握でき、問題点を割り出して目標達成への筋道を導き出せます。
そこで、Mazrica Salesを活用した営業のKPIマネジメントを事例として紹介します。
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売上のKPIマネジメント
KGIを売上金額としている場合、売上のKPIマネジメントが特に重要です。
Mazrica Salesの売上予測レポートでは、契約予定日と契約金額から目標値の達成度を自動で集計でき、売上の予実管理ができます。
組織全体だけでなく担当者ごとの目標金額も設定できるため、一人ひとりの達成度が表示されます。
グラフや表でわかりやすく表示されるため、直感的に目標と現状のギャップが把握でき、スムーズにKPIマネジメントができます。
営業活動量のKPIマネジメント
営業活動においては、テレアポ件数や商談件数などの営業アクションも重要なKPIです。
Mazrica Salesには営業アクション分析レポートの機能が標準搭載されており、営業担当者ごとの活動量を数値として見える化できます。
アクションの目標数値を設定している場合は、現状での達成度も自動で集計されます。
未完了の営業アクションも表示されるので、対応の遅れや漏れを防ぐ効果も期待できます。
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営業プロセス推移率のKPIマネジメント
アポイントを獲得しても、営業プロセスを進めるうちに顧客が徐々に離脱してしまうことは珍しくありません。
しかし、受注までのプロセスにおいて、どのフェーズで離脱したかを把握できれば対策を取れるため、受注率を向上させることができます。
Mazrica Salesのファネル分析レポートを活用すると、営業プロセスの推移率を把握可能です。
たとえば「初回アポイントから2回目の商談までに離脱が多い」ことが把握できれば、初回アポイント後のフォローを手厚くすることで改善が見込めます。
また「決裁者との商談後に離脱が多い」場合には、決裁者へのプレゼン内容や商談後のフォローなどを改善する必要があるでしょう。
このように営業プロセスにおける推移率を分析することで、目標値へ近づくための具体的な改善策を打ち出せます。
下記ページに強みや、できることをまとめておりますので、Mazrica Salesについて概要を知りたい方はぜひご覧ください。
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KPIマネジメントを行う際の注意点
KPIマネジメントは注目されている手法ですが、正しく実施しなければ効果を発揮しません。 ここでは、KPIマネジメントを行う際に注意すべきポイントを紹介します。
KPIやCSFを現状に合わせる
KPIマネジメントでよく見られる失敗例の1つが、「KPIやCSFが現状にマッチしていない」ことです。
組織の現状や市場の状況に合わないKPIやCSFを設定してしまうと、目標達成を妨げる原因になってしまいます。
例えば、顧客対応が弱点である企業が、営業成績の強化を優先してKPIに設定するのは非効率です。
顧客満足度向上に取り組むべき状況で、無理に営業力を強化しようとするのは、的外れなアプローチになってしまいます。
また、景気や競争環境など自社でコントロールできない外部要因をKPIに設定してしまうと、計画通りに進まないリスクが高くなります。 自社の状況をしっかり分析し、現実的な目標設定をすることが重要です。
KPIを増やしすぎない
KPIを複数設定することが必要な場合もありますが、過剰に設定しすぎるのも問題です。
KPIが多すぎると、どのKPIが最も重要なのかが曖昧になり、全体の目標であるKGI（重要目標達成指標）とのつながりが薄れる可能性があります。
例えば、顧客対応の質が向上しているのに、KPIとして「新規顧客獲得数」を重視しすぎると、既存顧客へのフォローが疎かになってしまいます。すると結果的に売上が伸びないという事態が起こるかもしれません。
KPIは絞り込み、最も効果的な指標を中心に設定することが重要です。
KPIを重視しすぎない
KPIを重視しすぎることも失敗の原因になります。 KPIはあくまで中間目標であり、最終目標であるKGIを達成するための手段にすぎません。
しかし、KPIに意識を集中しすぎると、KGIの達成が二の次になり、効果的な行動が取れなくなることがあります。
例えば、KPIとして「顧客訪問数」を設定し、数値ばかりを重視すると、営業担当者が短時間で訪問件数をこなすことに焦点を当てすぎてしまいます。
結果として顧客との信頼関係が築けず、成約率が下がってしまうかもしれません。
KPIはKGI達成のための手段として適切に運用し、過度に依存しないようバランスを取ることが重要です。
終わりに｜KPIマネジメントを正しく実施して目標達成をスムーズに
KPIマネジメントは、ビジネス環境の変化が激しい現代に必要なマネジメント手法です。
また、適切なKPIマネジメントは、従業員のモチベーションを高めたり、最終目標であるKGIを達成しやすくしたりする効果があります。
KPIマネジメントでは、KGIやCSFを踏まえたKPI設定が必要となるため、順序に沿って進めることで適切なKPIを設定できるでしょう。
またKPIの達成度を把握するためには、Mazrica Salesなどのツール活用も一つの手です。
ぜひMazrica Salesを活用し、KPIマネジメントを促進しましょう。
下記資料では、KPIという言葉の定義から、KPIマネジメントを実行する上で押さえるべき3ステップを分かりやすく解説しています。是非お手元にダウンロードしてご覧ください。
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