Senses Lab. トップ 業務改善・効率化 生産性を向上させるためにおさえておきたい3つの指標

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国家をあげた取組みである「働き方改革」は、生産性の向上を目的として進めていることは理解しているかと思います。
しかし、実際に生産性とはどのように算出し、どのように向上させるのかがいまいちわかっていない方も多いのではないでしょうか。
今回は、生産性向上のために抑えておくべき指標や、生産性を高めるためのポイントをご紹介します。

労働生産性とは

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企業は限られた経営資源(ヒト・カネ・モノ)を効果的に投入して、最大の利益を上げる必要があります。
生産性とは、投入した資源(インプット)に対してどのくらいの産出(アウトプット)ができたかを計る指標です。
つまり「労働生産性」とは、一人ひとりの労働力(インプット)に対してどのくらいの成果(アウトプット)が出ているかを計ることができます。
労働生産性は、労働の成果を労働力で割ることで求められ、この指標が高くなれば少ないインプットで大きなアウトプットができているということになり、労働生産性が高い企業だと判断することができるでしょう。
労働の成果は、売上額、利益、生産数量、営業担当者ひとりあたりの売上などの数値が用いられます。
そして労働力には、社員数、人件費、労働時間などが使われます。

労働生産性には「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の二つの指標があり、それぞれ以下の式で求めることができます。
・物的労働生産性=生産数量(売上高の場合もある)÷労働量
・付加価値労働生産性=付加価値額÷労働量
 ※付加価値額は(営業利益+人件費+減価償却費)もしくは(売上高-外部購入価値)
それぞれ「産出」として用いる指標が異なるため、企業として「単純な生産量」を基準にするのか「付加価値(≒粗利益)」を基準にするのかを考えてから数値を求めるようにします。

現在の日本は、先進国の中では労働生産性が最下位の数値になっています。
今後、少子高齢化が進んで労働人口が減っていくことで、更に労働生産性が下がってしまうことが懸念されます。
そのため、働き方改革などにより生産性を向上させるための政策が必要となっているのです。

業務効率化と生産性向上の違い

しばしば生産性向上と混同されてしまうのが、業務効率化です。
業務効率化とは、業務のプロセスからムリ・ムダ・ムラな作業を省いて業務をスムーズにすることによって、限られた生産資源を効率的に活用していくことです。
具体的には、マニュアルを整備して業務フローを統一したり、長時間の会議を廃止したりする動きが業務効率化にあたります。
つまり、業務効率化を実行することによって、人件費などのコスト削減、労働時間の削減が実現します。
そのため、業務効率化を行うことで生産性が向上するという仕組みに繋がるのです。
しかし、むりやり業務効率化を進めてしまっても成果に繋がらず、逆に生産性が下がってしまうということも起こりえます。

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生産性を分析するための3つの指標

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生産性を分析することで、自社の効率性やどのくらいの付加価値を生み出したかを把握することができます。
経営資源を適切に活用できているかの課題が見えてくるので、企業経営にとっては欠かせない分析です。
また、社員一人ひとりがどのくらいの付加価値を生み出しているのかを数値で提示できるため、企業だけでなく社員のモチベーションアップにも繋がります。
生産性分析を行うにあたって必要となる指標は3つありるので、それぞれ説明します。

●付加価値
付加価値とは、外部から仕入れた商品をそのまま販売するのではなく、企業独自の新しい価値を追加して利益を上げたもののことです。
つまり、他社に真似できない独自の方法で生み出した成果で、粗利益とも似ています。
付加価値の産出方法は下記の2つの計算方法があります。

【中小企業庁方式(控除法)】
付加価値=売上高-外部購入価値(材料費、運送費、外注費など)
【日銀方式(加算式)】
付加価値=経常利益+人件費+帝釈領+減価償却費+金融費用+租税公課

一般的に使われているのは、控除法の計算式です。

●労働生産性
労働生産性とは、先述の通り、労働量に対してどのくらいの付加価値が生まれたのかを算出する指標です。
「産出÷投入」で求められるため、一般的には「生産量や売上高÷従業員数」などで計算されます。
従業員ひとりがどのくらいの利益を生み出しているのかを数値化できるため、この数値が高いほど従業員一人ひとりが効率的に付加価値を生み出せているということになります。
数式からも分かるように、労働生産性を上げるためには単純に人員を減らすか付加価値を上げるしか方法がありません。
そこで各企業は、残業時間の削減や人員削減、付加価値創出のための施策立案などの対策をとるのです。

●労働分配率
企業が生み出した付加価値のうち、どのくらいの割合が人件費に充てられているかを算出するのが労働分配率です。
「(人件費÷付加価値)×100」で求められ、人件費には給与・賞与のほか福利厚生費や退職金なども含まれます。
中小企業は50~60%ほどが平均値だと言われています。
労働分配率が低いほうが効率よく利益を上げて企業の手元に残る金額も多くなると思われますが、この比率が低すぎると従業員に不満が募ってしまう結果にも繋がります。
しかし、労働分配率が高ければ企業にとっては赤字になってしまいます。
よって、労働分配率が低下傾向でありながら賃金水準が高い状態であることが、企業の経営を困難にせず従業員のモチベーションを保つことに繋がるのです。

生産性向上のための具体施策

労働人口が減少している昨今では、少ない経営資源で最大の成果を上げることが求められ、生産性向上はどの企業にとっても課題となっています。
しかし、社員数を減らして大きな成果を得ることは簡単ではありません。
そのため、より効率的に業務を行える環境を整えることが急務なのです。
生産性を向上させるため、企業にできることはどのようなことなのでしょうか。

・業務の見える化
まずは、社員一人ひとりがどのような業務を抱えているのかを見える化することです。
誰がどのような業務を抱えているのか、適切に業務が振り分けられているか、優先順位が低い業務ばかりしていないか、何時まで(何日まで)にその業務を終わらせるのかなどを可視化することにより、ムダやムラがなくなります。
また、スケジュールの見える化によって長時間労働の是正が期待でき、労働投入量を抑えることにも繋がります。

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・業務の自動化
今まで人間が行っていた業務をシステムやAIツールなどの導入によって自動化することも、生産性の向上に繋がります。
人間が行うとミスが発生してしまうような重複作業や、人間にとっては複雑な分析作業など、ツールを導入して自動化することによって少ない時間でミスもなく済ませることができるようになります。

・業務の標準化
同じ業務を行うメンバーが何人もいたとしても、それぞれが各自のやり方で行っていては、ミスが発生したり品質に差が出たりしてしまいます。
属人化されたルールの基で業務をしているとトラブルが起きやすくなってしまいますし、退職や異動で引継ぎの際にも混乱してしまいます。
それでは、生産性は下がってしまいますよね。
そのためにも、マニュアル化やルール設定をして業務を標準化させ、一定の品質と効率を実現しましょう。

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営業の生産性を向上させるツール「SFA(営業支援ツール)」とは

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労働生産性は部署をまたいだ企業全体の指標となる数値ですが、それを営業部に当てはめて考えることで営業の生産性を求めることができます。
一般的に営業生産性は「売上÷総労働時間」で求められますが、これらは更に「営業効率」と「営業稼働率」に分解することができます。

・営業効率=売上÷営業活動時間(営業担当者ひとりあたりの営業時間1時間あたりの売上)
・営業稼働率=営業活動時間÷総労働時間(総労働時間に占める営業活動時間の割合)

つまり、営業生産性を上げるためには営業効率・営業稼働率どちらも高める必要があるのです。

営業活動に関わるこの二つの指標を高めるためにおすすめしたいのが、営業支援ツールとも呼ばれるSFAの導入です。

SFAとは?CRMとの違いは?|どこよりもわかりやすく解説

SFAでは、営業活動や顧客に関わるデータを一括で管理することができ、更に分析なども行うことができます。
例えば、WEBサイトやWEB広告、セミナーや展示会などさまざまなチャネルから接点を持ったリード(見込み顧客)に対して、それぞれどのようなアプローチをすることで成約に繋がりやすくなるかがデータ分析することができます。
これによって、チャネル別のリードへのアプローチ方法が明確になり、少ない営業活動時間で高い売上を実現することに繋がって営業効率が高まるのです。
また、営業資料をチーム内で共有したり、会議で使用する資料を自動で出力したりできたら、営業活動へ充てる時間を多く確保することができます。
つまり、SFAの資料共有やレポートの自動出力などの機能を活用することで、営業稼働率を高めることができるのです。

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クラウド営業支援ツールSensesを使った営業生産性の向上

当社が提供しているクラウド型の営業支援ツール「Senses」を導入した企業では、一人あたりの売上が平均で39.6%向上したというデータがあります。


営業生産性の向上が実現した企業は、どのようにSensesを活用して成果を得たのでしょうか。

・営業活動の見える化
Sensesの「案件ボード」では、各営業担当者の案件の進捗状況をカード形式で可視化することができます。

Senses
営業プロセスのどこにどんな案件があるのかが分かると、マネージャーは指示やアドバイスを出しやすくなりますし、営業担当者自身も案件に対しての意識が高まります。
また、案件ごとに営業担当者がどんなアクション(行動)を取ったのかを入力・管理することによって、成約に繋がりやすいアクションを効果的なタイミングで実行することができるようになるのです。

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・データドリブンな仕組みの構築
経験や勘に頼った営業活動では、なかなか成約を取ることが難しくなってきています。
そこで、データドリブンな営業組織を構築することが求められています。
Senses上に顧客や営業活動のデータを蓄積していくことで、経験や勘に頼らない数値化された裏付けデータを基にした営業活動を行うことができるようになります。
分析やレポート出力は簡単な操作だけで完了するため、細かいデータもすぐに確認することができ、PDCAサイクルを回しやすくなります。

▶︎Sensesが実際に現場でどのように活用できるのかを知りたい方必見【Senses活用例14シーンをご紹介!】

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・部門間の連携
以前は営業部が全て行っていた業務も分業することで効率的に行うことができるため、近年はマーケティング部門やインサイドセールス部門、カスタマーサクセス部門と営業部門が連携して仕事を進めている企業が増えてきています。
たとえば、インサイドセールス部門が電話営業などでリードの課題や悩みをヒアリングしてアポイントを取りますが、その内容をSensesに入力しておくことで、実際に商談へ行く営業担当者は顧客の正確な情報を基にした提案ができます。

アクションコメント

また、アフターサポートをして継続的な利用を促すカスタマーサクセス部門と営業部門の連携も大事です。
顧客の課題や反応などをSensesに入力しておくことによって、カスタマーサクセス部門は適切なアプローチをすることができるのです。

終わりに

少ない労働量で最大の成果を得るためには、単純な人員削減などではなく、企業独自の工夫が必要です。
特に売上に直結する営業部門は、どうやって営業生産性を向上させるかが課題となります。
働く環境を整えるだけでなく、SFAなどのITツールの導入などで成果に繋がる仕組みを作りましょう。

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