KPIマネジメントとは？目標達成のための5ステップと事例3選を解説

ビジネスで最終的な経営目標を達成するためには、KPIは重要な評価指標です。また従業員一人ひとりにKPIを設定することで、モチベーション維持やパフォーマンス向上なども期待できます。

そこで、KPIを適切に管理するKPIマネジメントが求められます。

本記事ではKPIマネジメントの概要について解説した上で、KPIマネジメントの方法や事例を紹介します。KPIマネジメントを取り入れたいと考えている組織は、ぜひご参考ください。

KPIマネジメントとは

KPIマネジメントとは、適切にKPIを設定して目標達成までのプロセスを管理するマネジメント手法です。

KPIは設定して終わりではなく、その先のマネジメント施策に落とし込むことで、大きな成果を生むことができます。

KPIが設定されていないと、目標の達成度を測ることができないため、期限ぎりぎりになったときに目標値とのギャップが生じてしまう恐れがあります。

そのためKPIを設定して進捗状況を管理し、確実に目標を達成できるようマネジメントする必要があるのです

KPIとKGI・CSFの関係

KGI・KSF・KPIは、KPIマネジメントにおいて重要な概念であり、それぞれの意味と関係性を正しく理解することが重要です。

これらのワードは度々混同されがちであるため、ここでそれぞれの関係性について解説します。

KGI（Key Goal Indicator: 重要目標達成指標）

KGIは、最終的に達成すべき目標を数値で示すものです。具体的なゴールを定量的に測定できる形で表現します。

KSF（Key Success Factor: 重要成功要因）

KSFは、KGIを達成するために必要な重要なプロセスや成功要因です。これは数値ではなく、成功に不可欠な条件を設定します。

KPI（Key Performance Indicator: 重要業績評価指標）

KPIは、KSFを数値で表した指標であり、KSFに基づいて達成すべき目標値を設定します。

これらは相互に連動しており、KPIが達成されるとKSFを満たし、最終的にKGIの達成へと繋がる構造になっています。

ただし、KSFが適切に設定されていないと、KPIを達成してもKGIには到達できないリスクがあります。

そのため、KSFの設定には、顧客や競合分析、ニーズの把握、自社の課題の特定を行い、現実的かつ達成可能な要素を選定することが重要です。

KPIマネジメントが必要とされる背景とは？

KPIマネジメントはなぜ必要と言われているのでしょうか。KPIマネジメントの必要性が高まっている背景には、以下の理由があります。

ビジネス環境の変化が速く複雑化している

いかなる時代でも、ビジネス環境は常に変化しています。さらに近年はインターネットの普及やコロナ禍の影響により、ビジネス環境の変化はめまぐるしくなっています。

また価値観の多様化に伴い、消費者のニーズも複雑化しています。

変化の多い現代では、ビジネスでの目標値を達成するプロセスも状況に応じて軌道修正しなければいけません。

そこで自分たちが置かれている立ち位置を把握して、速やかに軌道修正して目標を達成するために、KPIマネジメントが重要になるのです。

生産性向上が必須となっている

KPIマネジメントは生産性向上への影響も期待できます。

少子高齢化を背景に労働力不足が深刻化しており、限られたリソースで生産性を最大化しなければいけません。

そのためリソースを適切に分配して生産性を向上させるために、現状を見える化する仕組みが必要です。

KPIマネジメントを行うことで成果が数値化されて現状が見える化し、生産性向上が期待できるでしょう。

関連記事：生産性指標とは？算出手法や種類・向上のための取り組みを解説

人材が多様化している

企業で働く人材の多様化にも、適切なKPIマネジメントにより対応できます。

男女の垣根がなくなり女性が仕事で活躍する場面が増えてきました。また障がい者や高齢者など、多様な人材の雇用も促進しています。

しかし人材が多様化すると、非正規雇用やテレワークなど働き方も多様化し、社内の足並みが揃いにくくなる課題もあります。

そこでKPIマネジメントにより自社が目指すべき方向性を明確にし、多様な人材を有効活用する仕組み作りが求められます。

KPIマネジメントのメリット

適切なKPIの設定とマネジメントは、以下のメリットが見込めます。

目標とする指標が明確になる

仕事において、何を目標にすると良いのかわからなければモチベーションが下がり、生産性も低下します。

また社内で統一された目標指標がなければ、社内の意識がバラバラになり足並みが揃いません。

しかしKPIの設定により、目標が明確になるので自分がすべき行動を把握できます。

そして自分がどれだけ目標を達成しているかも可視化されるため、モチベーションも向上するでしょう。

また社内で目指すべき方向性も明確になるので、社内の意識が統一される効果も期待できます。

関連記事：売上目標の正しい立て方とは？売上目標が未達成になる原因と3つの施策

評価基準を統一化できる

KPIは定量的に判断できるよう、数値で測れる指標を設定します。そのため従業員の成果を、一定の数値により評価できるようになります。

たとえばKPIで一人ひとりの月間商談数を定めている場合、誰がKPIを達成できているかが一目で把握できます。

上司は公平な視点で評価できるため、従業員も評価に対する不満が生まれにくく、モチベーションを維持して業務にあたれるでしょう。

関連記事：営業パーソンの適切な評価とは？営業力を向上させる評価基準・評価項目を解説

組織・個人のモチベーションアップにつながる

KPIマネジメントにより、組織や個人のモチベーションアップが期待できる点もメリットです。

目指すべき方向性がKPIという具体的な指標で定められるため、組織としてどう動くべきかが明確になります。目標を達成するプロセスで何か問題が起きても、具体的なKPIが設定されているため、原因究明がスピーディになり組織全体で改善していくことができるのです。

またKPIを達成するために、自分が何をすべきか、自分には何が不足しているかといった視点で業務に取り組めます。自分の強み・弱みを把握することで、よりパフォーマンスを向上させようとモチベーションがアップするでしょう。

セールスパーソンの強み・弱みの見える化には、SFA/CRM「Mazrica Sales」の「セールスメトリクス」機能が効果的です。

セールスメトリクス機能とは、Mazrica Salesに蓄積された案件データや行動データをもとに、営業パーソンの強み・弱みといった属性を可視化できる機能のこと。

今までは売上金額がKPIとして設定されがちで、結果のみフォーカスされていました。しかしセールスメトリクス機能を活用すると、リードタイムや営業アクション数などの営業プロセスにおけるさまざまな指標から、多面的に各セールスパーソンを評価できます。

計7項目の評価指標をレーダーチャート形式で見える化できるため、自身の強み・弱みを直感的に把握して改善につなげられるでしょう。

セールスメトリクス機能については、下記にて詳しく紹介しているのでぜひご確認ください。
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PDCAサイクルを回しやすくなる

KPIはゴールを達成するための中間目標なので、定期的にKPIを測定して振り返ることで、こまめに軌道修正をしながらゴールまで進めることが可能です。

KPIが達成できていないと、最終的なゴールも達成できない可能性が高いと判断できます。そこで対策を立てて改善していくと、ゴール達成に近づくことができるのです。

一方KPIが設定されていないと、ゴールまでの達成状況が把握できません。PDCAを回せないので、最終的にゴールを達成できなかったとなりかねないのです。

関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAサイクルを効率的に回す3つのコツを紹介

KPIマネジメントの5ステップ

KPIマネジメントを実行するうえで、どのようにKPIを設定したら良いのかわからない人も多いのではないでしょうか。

適切なKPIを設定するためには、以下の手順で進めましょう。

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KGIを設定する

KPIを設定する前に、最終的なゴールを設定します。最終的なゴールはKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）と言います。

KGIが定量的な数値でなければKPIも設定できないため、たとえば「年間の売上高○万円」といった具体的な数値を設定します。

関連記事：KGIとは？KPI・OKRとの違いをまとめて解説

KGI（目標）と現状とのギャップを把握する

KGIを設定したら、目標値と現状の数値にどのくらいのギャップがあるか把握しましょう。ギャップを埋めるためにどのようなKPIを設定すべきか分析できるからです。

ギャップを把握するには、グラフやチャートなどで直感的に見える化することをおすすめします。

Mazrica Salesのダッシュボードでは、複数のレポートを一覧で表示できます。

たとえば半円型のハーフパイチャートでは、目標値への達成度を数値と色分けで表示されるため、目標と現状のギャップを直感的に把握できます。

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ギャップを埋める解決策・戦略（CSF）を設定する

どのくらいのギャップがあるか把握したら、ギャップをどのようにしたら埋められるか分析しましょう。

分析する際には、目標値を構成する要素を分解すると考えやすいです。

たとえば目標の売上金額を達成するためには、何が必要か考えてみましょう。

そうするとアポイント数や商談数、顧客単価や顧客数など、それぞれを向上させる必要があることがわかります。

このようにKGIを達成するための要素を分解すると、自社でどのような戦略を立てたら良いのか分析できます。

関連記事：営業戦略の立て方とは？5つのステップとフレームワークを解説

自社が取るべきアクションを分析できたら、CSF（Critical Success Factor：重要成功要因）を設定します。

CSFは、KGIを達成するための成功要因を意味します。

たとえばKGIである売上金額を達成するためには「新規顧客数を増やす」「単価を上げる」などを達成することで、目標売上金額の達成に近づきます。これがCSFです。

KPIを設定する

CSFを基にしてKPIを設定します。

たとえば「新規顧客数を増やす」というCSFをKPIに落とし込むと、以下のような内容が挙げられます。

• テレアポ件数
• アポイント獲得数
• WEBサイトへのアクセス数
• サイトからの問い合わせ件数
• 商談件数

このようにCSFをさらに分解して、KPIとして具体的な数値を設定します。

関連記事：KPI設計とは？BtoBマーケティングのKPI設計例や設計のポイントを解説

PDCAサイクルを回し、継続的にKPIを改善する

PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用して、設定したKPIの達成度を定期的に評価し、必要に応じて改善策を練りましょう。

KPIを実践→効果測定→改善するプロセスを継続的に繰り返すことで、組織のパフォーマンスを向上でき、最終的なKGIの達成に近づきます。

KPIの見直しと改善は、柔軟に対応しながら行うことが重要です。

関連記事：営業活動の中でPDCAサイクルが上手く回らない理由と改善方法

KPIマネジメントを行う際の注意点

KPIマネジメントは注目されている手法ですが、正しく実施しなければ効果を発揮しません。 ここでは、KPIマネジメントを行う際に注意すべきポイントを紹介します。

KPIやCSFを現状に合わせる

KPIマネジメントでよく見られる失敗例の1つが、「KPIやCSFが現状にマッチしていない」ことです。

組織の現状や市場の状況に合わないKPIやCSFを設定してしまうと、目標達成を妨げる原因になってしまいます。

例えば、顧客対応が弱点である企業が、営業成績の強化を優先してKPIに設定するのは非効率です。

顧客満足度向上に取り組むべき状況で、無理に営業力を強化しようとするのは、的外れなアプローチになってしまいます。

また、景気や競争環境など自社でコントロールできない外部要因をKPIに設定してしまうと、計画通りに進まないリスクが高くなります。 自社の状況をしっかり分析し、現実的な目標設定をすることが重要です。

KPIを増やしすぎない

KPIを複数設定することが必要な場合もありますが、過剰に設定しすぎるのも問題です。

KPIが多すぎると、どのKPIが最も重要なのかが曖昧になり、全体の目標であるKGI（重要目標達成指標）とのつながりが薄れる可能性があります。

例えば、顧客対応の質が向上しているにもかかわらず、KPIとして「新規顧客獲得数」を重視しすぎると、既存顧客へのフォローが疎かになり、結果的に売上が伸びないという事態が起こるかもしれません。

KPIは絞り込み、最も効果的な指標を中心に設定することが重要です。

KPIを重視しすぎない

KPIを重視しすぎることも失敗の原因になります。 KPIはあくまで中間目標であり、最終目標であるKGIを達成するための手段にすぎません。

しかし、KPIに意識を集中しすぎると、KGIの達成が二の次になり、効果的な行動が取れなくなることがあります。

例えば、KPIとして「顧客訪問数」を設定し、その数値ばかりを重視すると、営業担当者が短時間で訪問件数をこなすことに焦点を当てすぎてしまい、結果として顧客との信頼関係が築けず、成約率が下がってしまうかもしれません。

KPIはKGI達成のための手段として適切に運用し、過度に依存しないようバランスを取ることが重要です。

営業のKPIマネジメント事例3選

企業の売上を支える営業組織では、目標の売上金額を達成するためにKPIマネジメントが特に重要視されています。

SFA/CRM（営業支援ツール）の「Mazrica Sales」を活用すると、営業情報を蓄積することで目標値と現状のギャップをリアルタイムで把握でき、問題点を割り出して目標達成への筋道を導き出せます。

そこでMazrica Salesを活用した営業のKPIマネジメントを事例として紹介します。

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売上のKPIマネジメント

KGIを売上金額としている場合、売上のKPIマネジメントが特に重要です。

Mazrica Salesの売上予測レポートでは、契約予定日と契約金額から目標値の達成度を自動で集計でき、売上の予実管理ができます。

組織全体だけでなく担当者ごとの目標金額も設定できるため、一人ひとりの達成度が表示されます。

グラフや表でわかりやすく表示されるため、直感的に目標と現状のギャップが把握でき、スムーズにKPIマネジメントができます。

営業活動量のKPIマネジメント

営業活動においては、テレアポ件数や商談件数などの営業アクションも重要なKPIです。

Mazrica Salesには営業アクション分析レポートの機能が標準搭載されており、営業担当者ごとの活動量を数値として見える化できます。

アクションの目標数値を設定している場合は、現状での達成度も自動で集計されます。

未完了の営業アクションも表示されるので、対応の遅れや漏れを防ぐ効果も期待できます。

営業プロセス推移率のKPIマネジメント

アポイントを獲得しても、営業プロセスを進めるうちに顧客が徐々に離脱してしまうことは珍しくありません。

しかし受注までのプロセスにおいて、どのフェーズで離脱したかを把握できれば対策を取ることができ、受注率を向上させることができます。

Mazrica Salesのファネル分析レポートを活用すると、営業プロセスの推移率を把握できます。

たとえば「初回アポイントから2回目の商談までに離脱が多い」ことが把握できれば、初回アポイント後のフォローを手厚くすることで改善が見込めます。

また「決裁者との商談後に離脱が多い」場合には、決裁者へのプレゼン内容や商談後のフォローなどを改善する必要があるでしょう。

このように営業プロセスにおける推移率を分析することで、目標値へ近づくための具体的な改善策を打ち出せます。

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終わりに｜KPIマネジメントを正しく実施して目標達成をスムーズに

KPIマネジメントは、ビジネス環境の変化が激しい現代に必要なマネジメント手法です。また適切なKPIマネジメントは、従業員のモチベーションを高めたり、最終目標であるKGIを達成しやすくしたりする効果があります。

KPIマネジメントでは、KGIやCSFを踏まえたKPI設定が必要となるため、順序に沿って進めることで適切なKPIを設定できるでしょう。

またKPIの達成度を把握するためには、Mazrica Salesなどのツール活用も一つの手です。ぜひMazrica Salesを活用し、KPIマネジメントを促進しましょう。

下記資料では、KPIという言葉の定義から、KPIマネジメントを実行する上で押さえるべき3ステップを分かりやすく解説しています。是非お手元にダウンロードしてご覧ください。