営業の現場では、日々いろいろな情報が発信され、その情報を基に戦略を考えたり自身の業務に活かしたりしますよね。
有益な情報を円滑に共有することが重要となりますが、メンバーになかなか情報共有の意識が根付かずに、ツールを上手に活用できていない企業もあるかもしれません。
また、ツールを導入しすぎて煩雑化・複雑化してしまう例もあります。
この記事では、情報共有ツールの目的から活用方法、そしてどのようなツールがあるのかを説明します。
この記事の内容
情報共有の目的とは？
新しい案件や顧客、トラブルや事案など、日々の業務において次々と新しい情報は発生します。
その情報を、電話などの連絡ツールや会議などを通して、上司やチーム内、さらには部署を超えて社内で共有することは、会社という組織に属していると当たり前に行われていることと思います。
こうした情報共有は円滑なチームワーク・人間関係を構築するだけでなく、社内外のトラブル防止・対策、組織としての判断や指示の迅速化などにも効果があるので、結果として組織の売上向上に繋がります。
ただ、どのような目的でその情報を共有するのかが曖昧なままだと、その情報共有は「形式的」なものとなってしまい、情報自体も活かされずに終わってしまいます。
特に、業務の効率化とスピードアップが売上に結び付く営業部内に焦点を当てると、次のような目的をもって情報共有をすることが必要となります。
営業戦略の立案
日々増えていき動きのある案件を共有し、その案件や顧客についての情報を全体で把握していることで、どのような営業戦略を取っていくのか立案しやすくなります。
営業ノウハウの共有
属人化しやすい営業業務を見える化することで、個々のノウハウを応用することができます。
効率的な報連相
出先にいることが多い営業職は、上司やメンバーとなかなか顔を合わせる機会もありません。
円滑な情報共有をすることで、一から説明することなく効率的に報連相を行うことができます。
情報共有ツールを導入することで営業情報の共有は改善するか？
業務フローのデジタル化が進み、様々なITソリューションを取り入れている企業が多くなってきています。
顧客情報は名刺管理ツール、案件の進捗はスプレッドシート、日々のスケジュールはカレンダーアプリ、タスク管理はグループウェアなどというように、様々なツールを導入して業務や目的ごとに使い分けている企業も多いでしょう。
しかしこれでは、本来便利になるはずが逆に煩雑になってしまいます。
また、案件についての全体像が把握できず、営業戦略立案が鈍ったりチャンスロスに繋がったりすることもあります。
さらに、部門ごとに異なる情報共有ツールを使用していると、開発部門やマーケティング部門など、他部門との情報共有が円滑に進まないために顧客からの要望やクレームに応えることができない事態にも陥ります。
会議などの場でしか他部門と話す機会がない場合は、タイムラグが生じてしまい、更なるトラブルを引き起こすことにも成りかねません。
つまり、目的ごと・業務ごと・部門ごとなど、パーツごとの情報共有ツールの導入ではなく、きちんと社内全体で活用できる仕組みに整備することで情報共有が改善されるのです。
必要な情報が必要な人に届くためには、パッチワークになっているシステムを整備し、内容が歪められることなく届くようなインフラを作るべきなのです。
情報共有ツールを導入する前にやるべきこと
いざ、情報共有ツールを導入することに決めたとしても、ただ導入するだけでは「情報を共有する」ことだけが目的となり、「積極的に活用する」には至りません。
また、活用するためには、情報の入力者に正確で質の高い情報を入力してもらう必要もあります。
情報共有が面倒だと感じている人や、情報共有にメリットを感じない人にとっては、いくら優れた情報共有ツールを導入しても意味がありませんよね。
そのため、まずはツールの導入の前に、使いたくなる仕組みや情報発信した際のメリットを伝えることで、メンバーの情報共有に対する意識をプラスのものにしましょう。
例として
・情報発信をするとポイントが貯まる
・ページのPV数を公開したり、ランキング形式にしたりする
・コメント欄でやり取りができる
など、積極的に使いたくなる（やりたくなる）工夫が挙げられます。
中には、営業部門のエースにボーナスを支給し、ノウハウを書き込んでもらっている企業もあります。
日々忙しい営業部門にとっては、情報共有ツールに書き込む時間すらもったいないと感じるメンバーもいるかもしれませんが、企業からのボーナス支給という形で、入力の手間や有益なノウハウの発信に対してかつ営業のエースに対して評価と謝礼を渡しているのです。
また、システム上で情報共有をするということは、情報をデータベースに蓄積することでもあります。
メンバーからの質問に答えることで時間が割かれてしまう人は、よく質問される内容を記録しておくことで時間も手間も減ることに繋がるので、質問に答えていた時間を自分の業務に充てることができるようになります。
このような仕組み作りにより、情報共有の文化を社内に根付かせることで、共有された情報が「生きた情報」となり、積極的に活用・応用されるようになります。
情報共有ツールをご紹介
さて、情報共有について述べてきましたが、実際に情報共有ツールを利用することで
・情報を記録して整理、保存しておく
・円滑で効率的なコミュニケーションが可能
・複数人とやり取りができる
などのメリットがあります。
では、具体的に情報共有ツールにはどのようなものがあるのでしょうか？
自社の特性や課題、目的に応じて、どのツールが最適なのかを比較してみてください。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは？
メールよりも使いやすく効率的で、セキュリティー面にも配慮されているのがビジネスチャットツールです。
社内SNSと間違われることも多いですが、ビジネスチャットツールはコミュニケーション・情報共有を目的としているのに対して、社内SNSは情報発信による社内ネットワーク活動を支援するものです。
また、ビジネスチャットツールはパソコン・スマホ・タブレットなどマルチデバイスに対応しているので、どのようなシーンでも利用することができます。
具体的にどのような製品があるのかは、下記の記事を参照してください。
営業支援ツール
営業支援ツールとは？
営業支援ツールは英語では「Sales Force Automation」、通称「SFA」と呼ばれます。
商談の進捗状況や履歴、顧客・案件の情報を一元管理し共有することができるツールです。
営業業務を効率化し、成約数や売上アップをサポートしてくれます。
具体的にどのような製品があるのかは、下記の記事を参照してください。
https://product-senses.mazrica.com/senseslab/knowledge/sfa-comparison
グループウェア
グループウェアとは？
社内・チーム内でのコミュニケーションに関するさまざまな機能が盛り込まれているのがグループウェアです。
製品によって異なりますが、スケジュール管理・共有、タスク管理・共有、ファイル共有、電子決済、掲示板でのメッセージのやり取りなどの機能が、一つのシステムで統合されています。
具体的にどのような製品があるのかは、下記の記事を参照してください。
https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tool-reviews/groupware-comparison
おわりに
情報共有ツールを導入することで、社内の情報共有がスムーズになり、業務が効率化されスピードアップに繋がるなどのメリットがあります。
ですが、ただツールを導入するだけでは効果を得ることは難しく、しっかりと目的や業務にあったツールを導入する必要があります。
また、ツールの活用を後押しする企業文化を作ることで、より現場のメンバーが情報共有ツールを活用するようになります。
情報共有ツールを導入する際には、目的を決めて、しっかりと定着するような文化を作るようにしましょう！
