SFAはどんなツール?

SFAとは(Sales Force Automation)の略で、日本語ではよく、営業支援システム、営業支援ツールと呼ばれています。

SFAの一番の目的は、営業活動を効率化して受注率を高めることです。

SFAは、企業の営業活動における情報全般をデータ化して蓄積や分析することができます。営業プロセスの見える化、属人化されがちな営業情報の共有、営業活動の効率化を実現させ、上記の目的達成を強力に後押ししてくれるのです。

SFAを使うメリットって?

SFAの一番のメリットは、営業活動における定性的な情報を定量的に表してくれる点です。ブラックボックス化していた営業パーソンの個々の行動を、数値によって可視化します。

例えば、自社のトップセールスマンAさんは「商談後1時間以内に必ずお礼のメールを送っている」や、「初回アポからクロージングまでかける期間はどんなに長くても1か月」といったような、目に見えない他の営業パーソンの営業プロセスがわかるようになります。

当然、営業方法に正解があるわけではないので、必ずこのタイミングでこの行動を取れば受注できる、という訳ではありません。相手も状況も毎回違うので、パターン化することは難しいです。

しかしながら、企業に蓄積された営業プロセスのデータを分析することで、受注率の高い、いわゆる勝ちパターンというものは見えてきます。

自由度が高い分、個人の資質や経験によって成果が左右されやすいからこそ、営業パーソン全員が勝ちパターンを意識することが、営業組織全体のパフォーマンスを向上させる一番の近道になります。

つまり、営業プロセスの見える化と組織ナレッジの活用がSFA導入の大きなメリットと言えるでしょう。

SFAを導入する上でのポイント

SFAを導入する上で何をポイントにすれば効果があるのでしょうか。

導入目的と課題の明確化

SFAを導入する上で重要なことは「SFA導入の目的と解決したい課題」を、それぞれ明確にすることです。導入前にこの2つを明確にしなければ、SFAの運用は上手くいきません。

現状の課題を解決するためには、SFAが本当に最適なソリューションなのか考える必要があります。この部分を曖昧にした状態で導入しても、現場の営業パーソンには定着せず、入力が面倒なツールが増えた、という印象を現場に与えてしまい全く活用されません。

現場の営業パーソンが自然と入力するためには、入力の負荷以上のインセンティブを感じてもらう必要があるのと同時に、入力を習慣化させる仕組みづくりを行わなくてはなりません。

適切なツールの選択

次に重要なことは、自社の営業組織に最適なSFAを選択することです。

SFAと一言で言っても、各社、様々な機能を搭載したSFAを開発・提供しており、どのツールが自社にとって一番合うものなのかを判断することは難しいですよね。

SFAの選択基準として、現場の営業パーソンの入力負荷はどのくらいなのかを1つの基準にしましょう。
どんなに優れた機能を搭載していても、結局、現場の営業パーソンが入力をせず、大切な営業情報がデータとして蓄積されなければ意味がありません。

また、SFAの導入前に無料トライアル期間が用意されており、使用感を確かめることができます。まずは無料トライアルで現場の営業パーソンに使ってもらい、現場の声に耳を傾けることが重要です。その後、自社の課題解決において、必要な機能が搭載されているのかを確認するといったフローがベストだと思います。

どう活用すれば良いの?

SFAは、導入をしてからがスタートです。よく、SFAは魔法のツールではないと言われますが、全くその通りで活用して初めて成果が得られるツールなのです。

SFAには基本的な機能として、「案件管理」「商談管理」「営業プロセス管理」「予実管理」などがあります。
そこで、各機能についてご紹介していきたいと思います。

案件管理機能とは?

案件管理機能では、「担当者」「取引先企業」「提案サービス(商品)」「受注見込額」「営業フェーズ」「受注確度」を確認することができます。

案件の基本情報が見える化されることで、「あの案件どうなっている?」などといった進捗状況を確認する手間が省け、案件の中身に関する具体的な話から入ることができるため、営業組織全体のコミュニケーションの質が高まります。

口頭による個々の案件進捗状況の確認をする必要がなくなることで、営業会議などもスムーズに進めることができ効率化が測れるという点からも、案件管理情報の入力は徹底させていかなくてはなりません。

 

商談管理機能とは?

商談管理機能では、「訪問目的」「過去の商談内容」「商談進捗状況」「次回アクション予定」といった、商談の詳細情報を確認することができます。

商談内容が見える化されることで、売れている営業パーソンは、商談先でどういった内容の話をしているのか、どういった資料を作成しているのかといった営業ナレッジを社内で共有することができます。ナレッジの共有により組織全体の営業パフォーマンスの向上に活用できます。

また、時系列で商談内容を確認することができるので、失注した案件の分析をする際にも活用できます。
失注原因が初回の提案内容によるものだったのか、それともリードタイムが掛かり過ぎてしまったことに原因があるのかといった振り返りができ、改善点や次の一手を導き出すことができます。

 

営業プロセス管理機能とは?

営業プロセス管理機能では、営業パーソンの日々の行動を時系列で表示されることで進捗状況を簡単に把握できます。
チームメンバーの行動状況や抱えている案件がどういったフェーズまで進んでいるのかを確認する際に便利な機能です。

これも商談管理機能同様、上司や売れている営業パーソンが、どういった行動を取っているのか、メールや電話のタイミングを参考にすることができるため、組織全体の営業パフォーマンス向上に活用できます。また、案件のバッティングやスケジュール漏れなどを防ぐことができます。

 

予実管理機能とは?

予実管理機能は、「案件」「期間」「営業パーソンごとの売上実績」「売上予測」を確認できる機能です。
グラフ表示もできるレポーティング機能を活用することで、簡単に把握できます。営業会議の資料も簡単に作成できるため非常に便利な機能です。

SFAの導入を検討する上で、Excelでの予実管理から脱却したいという理由を挙げる企業は多くいます。
売上予測を一瞬で確認することで、目標達成における現状の立ち位置を素早く把握し、常に先手を打つことができるようになります。

 

導入を失敗しないためには

ここまでは、主にSFAを導入することで得られるメリットを中心に紹介してきました。

SFAを導入したことで、営業の効率化・営業ナレッジの共有が実現し、営業パフォーマンスの向上を達成している企業が多くあります。その一方で、SFA導入を失敗してまったというケースも多々あるという現状も知っていただきたいです。

一番多い失敗ケースは、導入したものの現場の営業パーソンに定着せず、全く入力がされないというケースです。多くの企業の失敗ケースがこれに該当します。

現場に定着しない要因は、「選択したツールが使いづらかった」「現場の営業パーソンが利用することで得るメリットを感じられなかった」「上司から入力を強制化されめんどくさくなってしまった」など、様々の要因があります。

一番の要因はSFA導入の目的が明確化されていなかったという点に尽きるでしょう。SFAを導入すれば、「今ある営業課題がなんとなく解決しそうな気がする」といった意識で導入をすると、現場には浸透せずに使われなくなってしまうことが多いのです。

何を解決したいのか、本当にSFAで今の営業課題は解決できるのかという部分を徹底的に考えることが、失敗を防ぐ上で非常に重要なのです。

失敗しないために、もう1点心がけていただきたいのは、最初は小さく始めるということです。

始めから 全部署で導入して一斉に利用開始するよりは、部署を限定して試験的に利用して、しっかりPDCAが回せるようになってから、徐々に広げていくやり方がおすすめです。

始めから多機能なツールを選んだり、個別カスタマイズをするよりは、目標を達成する上で必要最低限の機能をしっかり使いこなすというところから始めてみることが、失敗せずに活用が進む第一歩となるはずです。

どんなに素晴らしいツールでも、現場に定着しないことにはどうにもなりません。初めは小さく少しずつという意識を持つと、ツールの導入がスムーズになるのではないかと思います。これはコスト面を考えても有効だと思います。

さいごに

人口減少による働き手の減少や、働き方改革が騒がれている昨今、営業の効率化はどの企業にも当てはまる、改善すべき共通の課題になっています。

そうした中、現状の営業管理の方法に限界を感じている、これからSFAを導入したいと考えている方の参考になればと思い、ご紹介しました。

SFAがなぜ現場に定着しないのか、フォーカスをあてた記事もあるので、ぜひこちらの記事も参考にしていただければと思います。

SFA(営業支援ツール)は現場の営業に嫌われる。は本当か?

SFAに興味を持った方や、導入を検討している方はこちらの資料も参考にしてみてください。

SFA/CRM徹底比較8選

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