今や、営業組織で欠かせない存在となってきたSFA（営業支援システム）。
しかし「SFAの必要性がわからない」ため導入に踏み切れなかったり、SFAを導入していても「定着が進まない」などの課題を抱えていたりする組織も、まだまだ少なくありません。
そこで、本記事では「初めて導入する」「リプレイス（乗り換え）を検討している」方に向け、SFAの上手な選び方をお伝えします。
選び方のポイントや選定ステップなどを紹介するので、SFAの選び方を理解して自社に合うSFAを選定しましょう。
失敗しないSFAの選び方
SFAとは「Sales Force Automation（営業支援システム）」の略称で、営業部門における管理プロセスの一元化や、顧客データの蓄積・分析を可能にするツールです。
多くのベンダーから様々なSFA製品が提供されているため、どれが自社に最適か迷うこともあるでしょう。
そこで、SFA選びで失敗しないための6つの選び方を押さえておくことが重要です。
導入目的を明確にする
SFAやCRMは、導入するだけでは効果を発揮しません。目的を持って使いこなすことで、業務改善や利益の向上につながります。
まずは「SFAを導入する目的」を明確にし、それを社内で共有しましょう。これにより、自社の課題に合った製品が見えてきます。
たとえば、以下のような導入目的が一般的です：
- 営業ノウハウの蓄積と共有
- 営業担当者の業務効率化
- 顧客情報管理の改善
目的を明確にすることで、必要な機能も具体的にイメージしやすくなり、最適なSFA選定が可能になります。
SFAの特徴・機能を学ぶ
目的が設定できたら、そこへ至るための機能を備えたツールを選びましょう。SFAには基本機能として、下記の機能が搭載されています。
顧客管理機能
顧客管理機能では、企業名をはじめ、住所、電話番号、担当者、決済者の情報などを管理します。
過去のコミュニケーション履歴なども残せるため、担当者以外でも素早く顧客の情報を引き出し、対応することが可能です。
また、担当者が変わる際にも、顧客情報がSFAに蓄積していれば、情報の伝達モレがなくなり、トラブルを避けやすくなります。
SFAの顧客管理機能なら、顧客情報に加え、商談の情報や契約履歴を一元管理できるため、機会損失を減らすことが可能です。
案件管理機能
案件管理機能では、「担当者」「取引先企業」「提案サービス（商品）」「受注見込額」「営業フェーズ」「受注確度」を確認することができます。
案件の基本情報が見える化されることで、「あの案件どうなっている？」などと進捗状況を確認する手間が省け、案件の中身に関する具体的な話を進めることができるため、営業組織全体のコミュニケーションの質が高まります。
関連記事：案件管理とは？案件管理の種類や選び方とおすすめツール12選
商談管理機能
商談管理機能では、「訪問目的」「過去の商談内容」「商談進捗状況」「次回アクション予定」などの商談の詳細情報を確認することができます。
商談内容が見える化されることで、売れている営業パーソンは商談先でどういった内容の話をしているのか、どういった資料を作成しているのかなどの営業ナレッジを社内で共有することができます。
ナレッジの共有により組織全体の営業パフォーマンスの向上に活用できます。
関連記事：商談管理のポイント｜SFAを使った営業効率化の方法とは？
営業プロセス管理機能
営業プロセス管理機能では、営業パーソンの日々の行動を時系列で表示することで進捗状況を簡単に把握できます。
チームメンバーの行動状況や抱えている案件がどういったフェーズまで進んでいるのかを確認する際に便利な機能です。
商談管理機能同様、上司や売れている営業パーソンが、どういった行動を取っているのか、メールや電話のタイミングを参考にすることができるため、組織全体の営業パフォーマンス向上に活用できます。
また、案件のバッティングやスケジュール漏れなどを防ぐことができます。
関連記事：営業プロセスとは？見える化の効果と営業力強化のポイント
予実管理機能
予実管理機能は、「案件」「期間」「営業パーソンごとの売上実績」「売上予測」を確認できる機能です。
グラフ表示もできるレポーティング機能を活用することで、簡単に把握できます。営業会議の資料も簡単に作成できるため非常に便利な機能です。
「Excelでの予実管理から脱却する」ためにSFAの導入を検討する企業は多くいます。
売上予測を一瞬で確認することで、目標達成における現状の立ち位置を素早く把握し、常に先手を打てるようになるのです。
関連記事：営業の予実管理とは？5ステップと成功のポイント・ツールを解説
行動管理機能
行動管理機能は営業活動管理機能とも呼ばれ、営業担当が行う活動を可視化するための機能です。
取引先とのメールのやり取りや訪問履歴など、行動内容を案件に紐づけて管理ができます。
行動管理を行うことで、行動の記録が案件履歴として蓄積されるため、商談後に内容を振り返ったり、ブラッシュアップして次の提案に活かすことができるでしょう。
関連記事：行動管理とは？営業の管理方法とPDCAサイクルの回し方
機能とコストのバランスを考える
導入費用やランニングコストは重要なポイントです。多機能なシステムは高価になりがちですが、機能を使いこなせなければ無駄な出費になります。
必要最低限の機能を持つシステムから始め、コスト全体を把握した上で費用対効果を考慮しましょう。
特に気になるのは、初期費用と月額費用の違いだと思いますが、これらは製品ごとに大きく異なります。
初期費用が高くても月額費用が低いものもあれば、初期費用が無料で月額費用が高めに設定されている製品もあります。
製品を絞り込んだら、それぞれの初期費用と継続的な費用を比較し、料金に含まれているサービス内容も合わせて確認することが大切です。
SFAを選ぶ際のポイント
前述した失敗を起こさないために、自社にマッチしたSFAツールを導入する必要があります。SFAの選び方は、以下のような点がポイントです。
- 自社の導入目的に合う
- 入力しやすい（データがたまる）
- スマホ対応か
- データ活用がしやすい
- 他システムと連携ができるか
- 自社の商習慣に合う
- サポートが充実している
- ベンダーの実績
自社の導入目的に合う
SFAツールによって強みや機能が異なるため、自社が求めているツールを見極めなければなりません。そのために、まずは「なぜSFAを導入するのか」「SFAによってどのような課題を解決したいのか」など、導入目的を明確にしましょう。
導入目的が明確になれば、逆算してどのような機能やサポートなどが必要なのか把握できるため、自社とマッチするSFAツールを選びやすくなります。
関連記事：SFAで解決できる課題とは？導入メリット・デメリットも解説
入力しやすい（データがたまる）
データを活用するためには、まずはデータを蓄積しやすいSFAツールであることが重要です。営業現場が入力しやすいツールであれば、自然とデータが溜まっていくでしょう。
- インターフェースが見やすい
- 入力項目がシンプル
- モバイルデバイスからでも入力できる
上記のポイントで選定するだけでなく、無料トライアルで実際に使い勝手を試してみたり、営業担当者に意見を聞いたりして選定を進めましょう。
関連記事：営業がSFAに入力しない原因とは?入力率を上げる4つのポイント
スマホ対応か
SFAがスマホやタブレットに対応しているかは重要な選定ポイントです。
マルチデバイス対応のSFAを選ぶことで、営業担当者は外出先でも資料の確認や、その日の商談内容をすぐに入力することができ、業務効率が向上します。
関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選
データ活用がしやすい
データの入力のしやすさのほかに、活用のしやすさにも注目しましょう。
たとえば、自動分析機能が搭載していれば、「Excelなどにデータを転記して関数を入れて分析をする」作業が発生しません。
また、最近ではAIが搭載されているSFAツールもあります。AIが自動でデータを分析するだけでなく、分析結果からネクストアクションや改善策を提案するなども可能のため、データ活用が促進されるでしょう。
関連記事：営業データ分析3つの手法！見るべき項目やSFAを活用した分析手法
他システムと連携ができるか
SFAは他システムとの連携機能があるか確認しましょう。
MA（マーケティング・オートメーション）や受発注システムと連携できれば、データ活用の幅が広がり、営業活動がより効率的になります。
また、カレンダーアプリとの連携などによってスケジュール管理の効率化や二重入力を防ぐことが可能になるため、他ツールとの連携性は重要なポイントの一つです。
自社の商習慣に合う
業界や商材などによって商習慣が異なるため、SFAツールに求める機能も異なります。
たとえば、新規開拓がメインの企業の場合は、マーケティングやインサイドセールスなどにも対応しているSFAツールが良いでしょう。一方、既存フォローやルート営業がメインの場合、顧客との関係性構築に強みのあるSFAツールが適しています。
自社の商習慣によって最適なSFAツールも異なるため、各ツールの機能や設計方法などを理解して選定しましょう。
関連記事：不動産業界向けSFA（営業支援ツール）おすすめ8選｜活用事例も紹介
サポートが充実している
SFAツールを導入して社内に定着させるためには、SFAベンダー（開発企業）のサポートが頼りになります。「機能の使い方がわからない」「もっと活用するためにはどうしたら良いのか」などを相談でき、適切な解決策を提示してくれるベンダーのツールを選びましょう。
ベンダーによってサポート体制はさまざまです。メールやチャットのみに対応しているベンダーもあれば、利用状況を分析して活用促進のための案を提案してくれるベンダーもあります。
それぞれのサポート体制を確認し、自社が求めるレベルに対応しているか見極めましょう。
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ベンダーの実績
導入実績が豊富なベンダーを選ぶと、SFAに関する知見が蓄積されており、企業ごとのニーズに応じた柔軟な対応が期待できます。
実績があるベンダーはトラブル対応にも慣れているため、安心して導入を進められます。これらのポイントをもとに、自社に最適なSFAシステムを選定してください。
SFAの導入前にするべきこと
SFAを導入して成果を出すためには、導入前の準備段階も重要です。導入前にするべきことを見ていきましょう。
導入目的・導入効果を整理する
SFAを導入する目的と、SFA導入によって得られる効果について整理します。
目的が不明瞭だとSFAをどのように活用していけば良いのか、方向性を見失うこともあります。また、どのような効果につながるのか把握できていないと、現場の利活用につながりません。
そのため「なぜ導入するのか」「SFA導入によってどのような効果が得られるのか」の情報を整理し、チーム内で共有しましょう。
プロジェクト体制を作る
SFA導入を進めるにあたり、プロジェクト体制を整えることも重要です。率先して導入を進める人物がいなければ、いつの間にかSFA導入が遠ざかってしまう事態も起こりかねません。
営業活動や営業組織について知識があり、自社の営業課題に対して客観的に向き合ってSFAの活用方法を模索できる人材をアサインしましょう。
ツールの選定基準を決める
SFAツールは、国内外合わせると膨大な種類があり、それぞれ機能や強みが異なります。そのため「導入実績が豊富だから」「知り合いに勧められたから」などの安易な理由で導入すると、自社に合っていない事態が起きることも。
自社にとって必要な機能や、求めているサポート体制、解決できる営業課題など、どのような基準でSFAツールを選定するか明確に設定し、「候補となるSFAツールは基準をクリアしているか」の軸で選定しましょう。
リプレイス時のSFA選定ステップ
次に、SFAツールのリプレイスを検討している営業組織が行うべき選定手順を紹介します。
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運用がうまくいかなかった原因の整理
現在導入しているSFAツールで成果が出なかった原因を把握しておかなければ、リプレイスしても同じ事態になりかねません。
運用に失敗してしまった原因を突き止めておけば、自社にとって本当に必要なのはどのようなSFAツールなのか見えてくるでしょう。
関連記事
SFAツールの比較・検討
インターネットや展示会などで複数のSFAツールについて情報収集し、機能面・サポート面・価格・導入実績などを比較します。
また、候補となる複数のSFAツールで無料トライアルを試してみるのも良いでしょう。口コミサイトやSNSなどではわからない、実際の使い勝手を把握できます。
そして、それぞれの情報は表にまとめたり、点数化したりして、自社にとってマッチするSFAツールを検討しましょう。
関連記事：【2024年最新版】SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選｜CRM・MAとの違いも解説
プロジェクトチームを作り導入推進の体制を作る
スムーズにリプレイスが進むように、プロジェクトチームを組織することもポイントです。責任の所在が明らかになるだけでなく、役割が明確になるためリプレイスがスムーズに進みます。
たとえば、以下のような役割のメンバーをアサインして組織すると良いでしょう。
- プロジェクトオーナー：最終意思決定者
- プロジェクトリーダー：実行責任者
- 環境設定リーダー：導入時の設計や、運用時の設計見直し
- 運用促進リーダー：導入後の社内定着を促進
データ移行の準備
すでに導入しているSFAツールに蓄積されたデータは、リプレイス後の新たなSFAツールに移行する必要があります。
既存ツールのデータをExcelなどでエクスポートし、移行先ツールのデータ項目に沿って整理しておきましょう。
社内導入説明会・トレーニングの実施
いくら素晴らしいSFAツールにリプレイスしても、営業現場が活用してくれなければ意味がありません。社内に向け、導入説明会を実施して理解を得たり、トレーニングを行って使い方に慣れてもらったりする必要があります。
社内説明会やトレーニングをサポートしてくれるベンダーもあるため、選定時に確認してみましょう。
こちらの資料では、失敗しないSFA導入の手順についてまとめています。
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SFA検討の場合はMazrica Salesにご相談を
世の中にはたくさんのSFAツールがあるため、選び方を間違うと自社に合っていないツールを導入してしまい、失敗につながりかねません。
まずは自社の課題や目的を明確にし、必要な機能を洗い出してから選定を進めましょう。
Mazrica Salesは、初めてSFAツールを導入する企業や、リプレイスする企業など、さまざまな導入実績があるSFAツールです。「Mazrica Salesだけでなく他のツールも候補として選定したい」「どのように選定を進めていけば良いのかわからない」方のご相談もお受けしておりますので、まずは一度お問い合わせください。
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