経営者や営業マネージャーといった、営業を管理する立場の方であれば、少なくとも一度は「営業管理」という言葉を耳にしたことがあるかと思います。

「営業管理」という言葉を知っているにもかかわらず、何もしていないのであれば、営業管理の必要性がいまいち理解できていないのではないでしょうか?

そこで今回は、営業を管理することで得られる3つのメリットと具体的な方法を詳しくご紹介していきます。

あなたは、売上目標と実績を比べて、「なんで達成できなかったのか?」と詰めたり、「次はがんばろう」と漠然と励ますだけになっていませんか?

そのままでは目標達成は難しいですし、個人の成長にも繋がらず、組織として力を発揮することもできません。

こんな状況になってしまっていたら、非常にもったいないです。

営業管理を取り入れて、個人と会社の成長を実現させましょう!

営業で管理すべきデータとは?

営業で管理すべきデータとは?営業管理をするメリットと方法 | Senses Lab. | 1

営業管理では、営業プロセスごとの数値データを分析することで課題を発見し、改善していくことを目的としています。

ここで重要になるのが、どんなデータを使うか取捨選択をすることです。

営業活動に関するデータをすべて分析するのは現実的に難しいですし、見るべきデータが間違っていれば、成果に結びつきません。

というわけで、まずは管理すべき項目ごとに、管理する目的と必要なデータをしっかりと抑えておきましょう。

1. 取引先・コンタクト・顧客管理

この3つは同じ意味で使われることが多いですが、下記のように定義します。

それぞれの言葉の定義が重要なのではなく、企業と担当者、受注した企業を分けて管理することが重要です。

取引先=企業
コンタクト=取引先企業の担当者
顧客=受注したお客さま
(取引先、コンタクトは受注していない段階を表しています)

なお、この項目では、企業や担当者の情報、商談の履歴・進捗を記録、管理します。

2. 目標管理

目標とは、決まった期間内に必ず達成しなければならない売上のことを指します。

目標管理では、目標の進捗や達成度合いを確認します。

3. 案件管理

取引先との間で発生した商談のことを案件といい、受注に向けて進捗させるためのマネジメントを案件管理といいます。

「商談日」「取引先」「営業担当者」「商材」「商談経緯」「商談内容」などの5W1Hに関する基本情報のほか、確実に受注するためには「案件の進捗」「受注の確度(見込度)」「受注予定日」「売上予測額(見込額)」「営業の行動履歴」などのデータも指標とするといいです。

4. 行動管理

テレアポ、商談、クロージングなど、営業が起こすアクション(=行動)を、数値データに基いて管理します。

主に、アクションの内容、担当者、フェーズ、改善施策と実施結果といったデータを使用します。

営業管理をするメリットとは?

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ここからは、いよいよ本題である、営業管理をする3つのメリットを説明します。

1. 案件情報を見える化する

「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」を全員で共有することで、

・ボトルネックが発見できる
・全員でアドバイスができる
・更新されていない案件を発見し、失注を防ぐ

・・・といったことが可能になります。

「三人寄れば文殊の知恵」とはよく言ったもので、みんなで考えるよりも、ずっといいアイデアや改善策が出てくるはずです。

よくある話ですが、営業会議の際に案件の状況確認ばかり行っていて、「次にどんなアクションをすべきか」といった議論がされないケースがあります。

そういった企業は案件の見える化をすることで建設的な営業会議を行うことが可能になります。

また、みんなの課題を考えることで、「考える機会」が増え、いつの間にか思考力や課題解決力が鍛えられるという、相乗効果もあります。

2. 営業ナレッジを共有する

優秀な営業パーソンは、豊富な知識や情報、ノウハウ、そして独自の営業スタイルを持っているものです。

これを、彼・彼女の中だけに留めておくのは、宝の持ち腐れ。

みんなに公開すれば、全員が勝ちパターンを共有でき、組織全体の営業スキルの底上げに繋がります。

特に、新人や経験の浅い人、売上に悩んでいる人にとっては、情報が貴重な“宝”となるはずです。

3. 業務を効率化する

たとえば、営業現場でこんなシーンはありませんか?

・案件の進捗を確認するために担当者に話を聞こうとしたが、外出が多く、なかなか捕まらない
・業績会議で使う資料を作成するのに、10以上ものExcelやパワポの資料を見る羽目になってしまった
・前年との比較をするために、Excelで新しいシートや枠組み、計算式を作らなければならなかった

どれも、ものすごく時間や手間がかかる仕事ですが、これまでは「しょうがない」と思ってやっていたのではないでしょうか。

ですが案件管理をしていれば、常に情報が整理され、まとまっているため、探したり分析したりといった無駄を省くことができます。

営業管理の具体的な方法

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営業管理をするにはExcelまたはSFAの、2つの方法があります。

ここでは具体的な管理の方法と、それぞれの違いを見ていきましょう。

※どちらの場合も「営業で管理すべきデータとは?」で挙げた4つの項目を管理します。

1. Excelで営業管理をする方法

まずは、関係者全員が見れる・編集できるシート(Excelで共有設定をするか、クラウド上のスプレッドシート)を用意します。

あとは、4つの項目ごとにシートをつくり、記入する項目や枠組み、計算式などを入れていけば完成です。

誰もが無料に使えるツールなので、思い立ったその日に始められます。

また、どのデータを使うかなど、すべてを自分のやりやすいスタイルにカスタマイズして作ることができます。

簡単に始めることができるものの、案件管理や行動管理には、毎日のように入力する項目があるため、更新が面倒になって後回しにしがちなのがネックとなります。

入力漏れを防ぐには、帰社したらすぐに入力する、毎週金曜日に入力漏れがないか確認するなどのルールを設けることが必要です。

2. SFAで営業管理をする方法

営業支援ツール(SFA)は、営業活動における情報を一元的に管理できるツールで、取引先、目標、案件、行動の管理に関するデータを蓄積・分析することができます。

SFAを提供しているベンダーと契約すれば導入でき、自分でテンプレートを作成したり、データを集計する必要がありません。

また、データはすべて自動で入力されるため、Excelと比べると入力項目が少ないのが特徴です。

ただしツールの導入後、データを蓄積するのに10日以上の日数がかかることが多いので、導入のタイミングには注意が必要です。(データが蓄積されるまでは分析やレポートなど一部の機能が使用できません。)

なお、初期の段階で使い方を覚えられないと、いかに入力項目が少なく、簡単に入力ができたとしても、入力作業自体が億劫になってしまいます。

そのため、導入してしばらくの間はマネージャーがフォローをする、ベンダーによる研修やサポートを受ける、といった対策をすることが有効です。

入力が継続できなければツールの効果を発揮することはできませんので、最初は少し大変でも、しっかりフォローをしておきましょう。

まとめ

営業のプロセスを把握・管理することのメリットは、ご理解いただけたでしょうか。

上述した3つのメリット―「案件情報の見える化」「営業ナレッジの共有」「業務の効率化」―が実現すると、何がいいのか悪いのかわからないという状態から脱し、改善すべきポイントがわかるようになってきます。

たとえば、
・受注の数が少ないのであれば、訪問数が足りないという仮説を立てて、とにかく訪問数を増やす

・クロージング数が少ないのであれば、デモを行う際のプレゼンの質を高めるなど、早めに対策を実行することができる

・・・といったように、営業のアクションに対してすぐ打ち手を実行することができるようになります。

この記事を読んで、「うちでも営業管理をしてみようかな・・・」と思っていただけたら、次はぜひ、ExcelでやるのかSFAを導入するのかについても、考えてみてください。

その際は、ExcelとSFAの違いを分かりやすく説明している営業プロセスを見える化する2つの方法:ExcelとSFAを徹底比較も合わせてご覧いただければと思います。

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