経営者や営業マネージャーなど、営業を管理する立場の方であれば、少なくとも一度は「営業管理」という言葉を耳にしたことがあるはずです。
「営業管理」という言葉を知っているにもかかわらず、実際は何もできていない方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、営業を管理することで得られる3つのメリット、注目すべきデータ、具体的な方法を詳しく紹介します。
この記事の内容
営業管理とは？
営業管理とは、営業プロセスを最適化するために行うマネジメントのことを指します。
営業管理では、営業プロセスごとの数値データを分析することで課題を発見し、改善していくことが目的です。
ここで重要になるのが、どんなデータを使うか取捨選択をすることです。
営業活動に関するデータをすべて分析するのは現実的に難しいですし、見るべきデータが間違っていれば、成果に結びつきません。
まずは管理すべき項目ごとに、管理する目的と必要なデータをしっかりと押さえておきましょう。
尚、営業管理と類似する「販売管理」について、こちらの記事内で詳しく解説しています。
営業管理が必要な理由
営業管理をしないと営業活動は個々のメンバーの独断で行われ、組織として営業生産性を継続的に上げていくことが難しいです。
属人的な営業活動で一部のトップ営業が生まれたとしても一人では売上に限界があり、退職した際の売上の大幅減のリスクもあります。
個人単位だった営業管理の方法を、組織全体で行うことで、営業活動の効率化を図ることができるようになり、結果として売上の増大を見込むことができます。
営業組織として、高い営業力を作っていくためには、組織全体での改革が必須でしょう。
関連記事：営業のタスク管理とは？方法とおすすめタスク管理ツールを紹介
営業管理のメリット
ここからは、営業管理をするメリットを説明します。
目標の明確化と共有に繋がる
営業管理を行うことで、営業目標を明確に設定し、組織全体で共有することができます。
これにより、営業チーム全体が同じ目標に向かって努力することができ、業績向上に繋がります。
案件情報を見える化できる
「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」を全員で共有することで、
- ボトルネックが発見できる
- 全員でアドバイスができる
- 更新されていない案件を発見し、失注を防ぐ
などが可能になります。
「三人寄れば文殊の知恵」とはよく言ったもので、みんなで考えるよりも、ずっといいアイデアや改善策が出てくるはずです。
よくある話ですが、営業会議の際に案件の状況確認ばかり行っていて、「次にどんなアクションをすべきか」を議論がされないケースがあります。
ネクストアクションが議論されない企業は案件の見える化をすることで建設的な営業会議を行うことが可能になります。
また、みんなの課題を考えることで、「考える機会」が増え、いつの間にか思考力や課題解決力が鍛えられる、相乗効果もあります。
関連記事：営業プロセスの見える化—その効果や営業力強化のポイントとは？
営業ナレッジを共有し、属人化を防げる
優秀な営業パーソンは、豊富な知識や情報、ノウハウ、そして独自の営業スタイルを持っているものです。
知識やノウハウなどを、彼らの中だけに留めておくのは、宝の持ち腐れです。
みんなに公開すれば、全員が勝ちパターンを共有でき、組織全体の営業スキルの底上げに繋がります。
特に、新人や経験の浅い人、売上に悩んでいる人には、情報が貴重な“宝”となるはずです。
業務を効率化できる
営業管理を行うことで、業務を効率化することが可能です。
たとえば、営業現場でこんなシーンはありませんか？
- 案件の進捗を確認するために担当者に話を聞こうとしたが、外出が多く、なかなか捕まらない
- 業績会議で使う資料を作成するのに、10以上ものExcelやパワポの資料を見る羽目になってしまった
- 前年との比較をするために、Excelで新しいシートや枠組み、計算式を作らなければならなかった
どれも、時間や手間がかかる仕事ですが、これまでは「しょうがない」と思ってやっていたのではないでしょうか。
ですが案件管理をしていれば、常に情報が整理され、まとまっているため、探したり分析する無駄を省くことができます。
例えば以下のような売上のヨミ表をチーム全体で見れるような状態であれば様々な手間が省けますよね。
営業管理で管理すべき6つの基本項目
次に、営業管理で管理すべき6つの基本項目を紹介します。
営業管理では、売上や現状の売上状況だけではなく、様々な管理項目があります。
営業効率化の実現に必要な営業管理の項目と、それぞれの役割を詳しく解説します。
1. 目標管理
目標管理とは、目標の進捗や達成度合いを管理することです。現状とのギャップを埋めるという意味で別名「ギャップ管理」とも呼ばれます。
具体的な指標としては、以下のようなものが挙げられます。
- 総売上高
- 新規受注件数
- 営業担当者別実績(売上/受注件数)
目標とは、決まった期間内に必ず達成しなければならない売上のことを指します。
目標管理では、目標の進捗や達成度合いを確認します。
しっかりと目標管理することで、営業メンバーのモチベーション維持や全体の売上向上につながります。
また、目標を立てる上では、必ずその目標が納得感のあるものになっているかを確認する必要があります。
大半の目標は、営業メンバーの都合ではなく、企業の経営計画から設定されているため、各営業メンバーは自分の意見が反映されていない目標を追わなければなりません。
だからこそ、営業メンバーはその数値に納得感を求めてきます。
根拠と理由を合わせて伝えながら目標設定を行うことで、営業メンバーは納得感を得ることができ、モチベーション維持にもつながります。
もう一つ注意したいポイントは、少し背伸びをした目標を意識することです。
多くの営業メンバーは、目標を設定した目標を達成するまでの努力しか行いません。つまり達成が容易な目標を用意しても、必要最低限の努力しかしない可能性があるのです。
これを防ぎパフォーマンスを上げるためには、少し背伸びした目標設定を意識することが重要です。ただしあまり高くなりすぎないよう、営業メンバーの納得感も意識して設定しましょう。
関連記事：MBO（目標管理制度)とは？メリットや目標設定の方法を解説
2.顧客管理（取引先・コンタクト管理）
次に必要な管理項目は、顧客管理です。
顧客管理は下記のように定義できます。
- 取引先＝企業
- コンタクト＝取引先企業の担当者
- 顧客＝受注したお客さま
それぞれの言葉の定義が重要なのではなく、企業と担当者、受注した企業を分けて管理することが重要です。
取引先・コンタクト・顧客管理では、以下のような指標を管理することをおすすめします。
- 取引先別の売上
- 従業員規模別の売上
- 受注率
- 業界別の売上・受注率
- エリア別の売上・受注率
またコンタクトに関しては、
・コンタクトの役職者別の売上・受注率
などに関しても確認しておくとよいでしょう。
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3. 案件管理
取引先との間で発生した商談のことを案件と呼び、受注に向けて進捗させるためのマネジメントを案件管理といいます。
案件管理をすることで商談の進捗の見える化につながり、営業メンバーや上司間でのコミュニケーションが活発になります。これによってクロージング精度の向上やアプローチ漏れの防止にもつながります。
具体的には、以下のような報告フォーマットを用いて、案件管理を行うことをおすすめします。
- 商談日
- 取引
- 営業担当者
- 商材
- 商談経緯
- 商談内容
加えて以下の内容も確認すると、より効果的でしょう。
- 案件の進捗
- 受注の確度（見込度）
- 受注予定日
- 売上予測額（見込額）
- 営業の行動履歴
個別の案件が予定通り動いているかを確認するのはもちろん、どのフェーズで案件が停滞したり止まりやすいのかを確認することで、ボトルネックとなる個所を把握できます。
止まりがちなフェーズにおいて、その原因を分析することで、改善策を考えていきましょう。
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4. 行動管理
行動管理では、テレアポ、商談、クロージングなど、営業が起こすアクション（＝行動）を、数値データに基いて管理します。
主に、アクションの内容、担当者、フェーズ、改善施策と実施結果といったデータを使用します。
行動管理をすることで、リアルタイムに近い形で日々の営業活動の共有が可能になります。
上司からの適格なアドバイスにより、提案の質を高めることができたり、トップ営業の活動を可視化することができます。
行動管理で見るべき指標の一例としては、以下が挙げられます。
- アプローチ数
- アポイントメント獲得数
- 商談数
- 受注数
これらの指標はあくまで一例であり、自社で必要な指標の追加や、基準を定めていくことが重要です。明確な基準の上で指標を確認することによって、営業の行動における課題が明になります。
関連記事：行動管理とは？営業の管理方法とPDCAサイクルの回し方
5. モチベーション管理
行動管理を行い、明らかにアプローチ数や成約率の低い営業担当者がいた場合は、モチベーション管理も行う必要があります。
やる気のないままで勤務を続けてしまうと売上につながらないのはもちろん、顧客の目にも悪く映ってしまいます。
モチベーション管理を行うことで、社員の抱えている問題がわかり、働きやすい職場づくりやより優秀な人材の獲得に役立ちます。
例えば、アプローチをかけた顧客が成約率が低いことが多く、結果が出ずにモチベーションが低下している場合は、「こういう条件の顧客に営業をかけたほうが良い」等のアドバイスをしてみましょう。
また、目標へのモチベーションが低下している場合は、目標が納得いくものになっているか、理想に寄りすぎていないか、などをもう一度検討する必要があります。
また、顧客へのアプローチ数が少ないためモチベーションが低下していると思ったら、日常の業務量が多すぎた可能性もあります。
業務過多が疑われる場合は業務量を調整したり、情報の入力や管理を自動的に行えるSFAツールを導入して効率化を図りましょう。
関連記事：モチベーション管理とは？仕事のモチベーションが下がる理由と維持する方法
6. 人材育成管理
人材育成管理は、営業担当者のスキルを組織全体として高めるために行います。
目標管理などをしていれば、個々の営業担当者は独自の成長をしますが、属人的な体質の営業部になってしまうからです。
人材育成においても人や状況の管理を行い、うまくいかない場合は原因分析をして対策を練る必要があるのです。
人材育成において抱えがちな課題には以下のようなものがあります。
- 「現場は営業活動で忙しく、人材育成にあてる時間が少ない」
- 「目先の課題を優先するあまり、育成がなかなか進まない」
- 「上司や先輩の指導・育成の能力に問題がある」
このような課題に対して、
- 業務効率化を図る
- 案件管理を通して物事の優先度を設定する
- 育成のためのマニュアルを作成する
などの対策を講じていくことができます。
SFA/CRMでトップセールスの営業プロセスを分析し、タイミングやターゲットごとのアプローチ方法を最適化できると理想的でしょう。
営業の人材育成術については以下の記事をご参考ください。
関連記事
- 新人営業を即戦力にするための育成方法5つ｜身につけさせるべきスキルとSFAを活用した教育術を紹介
- 営業に必要な10のスキルとスキルアップの方法とは？
- 営業マニュアルの作り方｜テンプレートや運用方法も解説
営業管理を効率化するコツ
営業管理は、いくつかのコツを抑えることでより効果的に運用できます。ここでは、特に覚えておきたい営業管理の3つのコツを紹介します。
営業管理を効率化するためにSFA/CRMを導入する
SFAのようなツールを導入することで効率的な営業管理につながります。
作業の負荷軽減ができ管理項目の可視化が容易になります。自社の営業スタイルにあったツールを選定できるように目的や費用対効果を整理してから導入しましょう。
管理項目を最小限にする
管理する項目が増えすぎると、担当者の負担が大きくなり、必要なデータが見れなくなるリスクもあります。管理項目は必要最小限にして定期的に項目を見直しも必要です。
最低限管理すべき項目は、先述の通り以下の通りです。
- 目標管理
- 顧客管理（取引先・コンタクト管理）
- 案件管理
- 行動管理
- モチベーション管理
- 人材育成管理
他部門と連携する
営業組織で蓄積したデータは、マーケティング部門やサポート部門と連携すると更に成果が出るでしょう。
マーケティング部門であれば、営業が持つ解像度の高い顧客情報をもとに、より狙いたい顧客像を明確にすることができます。サポート部門であれば、これまでやり取りしていた案件情報から、顧客が抱えそうな課題を事前に察知してカバーする。
チーム営業の導入で複数名の関与で受注率が２倍以上になる、というデータもあります。
営業管理に必要な3つのツール
営業管理をするには、ツールを活用することが不可欠です。
ここでは具体的な管理の方法と、ツールごとの違いを見ていきましょう。
エクセル（excel)
まずは、関係者全員が見れる・編集できるシート（Excelで共有設定をするか、クラウド上のスプレッドシート）を用意します。
あとは、4つの項目ごとにシートをつくり、記入する項目や枠組み、計算式などを入れていけば完成です。
誰もが無料で使えるツールなので、思い立ったその日に始められます。
また、どのデータを使うかなど、すべてを自分のやりやすいスタイルにカスタマイズして作ることができます。
簡単に始めることができるものの、案件管理や行動管理には、毎日のように入力する項目があるため、更新が面倒になって後回しにしがちなのがネックとなります。
入力漏れを防ぐには、帰社したらすぐに入力する、毎週金曜日に入力漏れがないか確認するなどのルールを設けることが必要です。
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SFA/CRM
営業支援ツール（SFA/CRM）は、営業活動における情報を一元管理できるツールで、取引先、目標、案件、行動の管理に関するデータを蓄積・分析することができます。
SFA/CRMを提供しているベンダーと契約すれば導入でき、自分でテンプレートを作成したり、データを集計する必要がありません。
また、データはすべて自動で入力されるため、Excelと比べると入力項目が少ないのが特徴です。
▶︎▶︎SFA活用の具体的な14シーンとは？詳しく知りたい方はこちらをご参考ください
ただしツールの導入後、データを蓄積するのに10日以上の日数がかかることが多いので、導入のタイミングには注意が必要です。（データが蓄積されるまでは分析やレポートなど一部の機能が使用できません。）
なお、初期の段階で使い方を覚えられないと、いかに入力項目が少なく、簡単に入力ができたとしても、入力作業自体が億劫になってしまいます。
そのため、導入してしばらくの間はマネージャーがフォローをする、ベンダーによる研修やサポートを受ける、といった対策をすることが有効です。
入力が継続できなければツールの効果を発揮することはできませんので、最初は少し大変でも、しっかりフォローをしておきましょう。
クラウド営業支援ツールMazrica Salesは直感的に操作可能なUI/UX、外部ツール連携による入力負荷の軽減、カスタマイズの容易さが特徴です。
Mazrica Salesを導入することで、担当者の入力作業の負担軽減が実現します。
それにより、正確に営業のボトルネック特定が可能になる他、自社の営業ナレッジが蓄積していくため、営業組織の生産性を飛躍的に向上させることが可能になります。
Mazrica Salesについて、詳細が気になる方は以下から資料をダウンロードしてみてください。
▶Mazrica SalesってどんなSFA/CRM？サービス紹介資料とデモ動画が無料でダウンロードできます
DSR（デジタルセールスルーム）で営業管理をする方法
デジタルセールスルーム（DSR）とは、BtoB企業が見込み顧客と情報や営業コンテンツを共同し、効率的な営業活動を行うことを目的としたオンラインスペースのことです。
デジタルセールスルームでは、売り手と買い手がリアルタイムでチャットのやり取りをしたり、チャットや動画メッセージ、資料の共有などによってオンデマンドでの交流を行うことができます。
DealPods（ディールポッズ）は営業と顧客においてやり取りされる、
- 製品紹介や提案書などの資料
- 参考Webページやデモンストレーション動画などのURL
- 議事録や案件サマリーなどのテキストメモ
- 約束や宿題、確認事項など双方のタスク管理
- 連絡や質問などのチャットコミュニケーション
これらの情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。
営業は、マイクロサイト内での買い手の行動情報を取得し顧客分析を可能にすることで、求められている情報を求められているタイミングで提供できるようになります。
これにより買い手は、より早く、楽に、知りたい情報を取得でき購買体験が向上します。
営業は、より早く、確実にお客様と信頼関係を築きながら案件を受注できます。
営業も顧客も、互いに協力し合い案件やプロジェクトを前に進められるようになるのです。
営業管理はSFA/CRMで効率良く徹底的に
営業のプロセスを把握・管理することのメリットは、ご理解いただけたでしょうか。
上述した3つのメリット―「案件情報の見える化」「営業ナレッジの共有」「業務の効率化」―が実現すると、何がいいのか悪いのかわからないという状態から脱し、改善すべきポイントがわかるようになってきます。
たとえば、
- 受注の数が少ないのであれば、訪問数が足りないという仮説を立てて、とにかく訪問数を増やす
- クロージング数が少ないのであれば、デモを行う際のプレゼンの質を高めるなど、早めに対策を実行することができる
･･･など、営業のアクションに対してすぐ打ち手を実行することができるようになります。
この記事を読んで、「うちでも営業管理をしてみようかな･･･」と思ったら、次はぜひ、ExcelでやるのかSFAを導入するのか考えてみてはいかがでしょうか？
その際は、ExcelとSFAの違いを分かりやすく説明しているSFAとExcelのメリット・デメリットとは？営業プロセスを見える化する２つの営業管理方法の記事も必見です。
DSRを用いた営業管理
最後に、DSRを用いた営業管理の具体例を紹介します。
DSRとは
デジタルセールスルーム（DSR）とは、BtoB企業が見込み顧客と情報や営業コンテンツを共同し、効率的な営業活動を行うことを目的としたオンラインスペースのことです。
デジタルセールスルームでは、売り手と買い手がリアルタイムでチャットのやり取りをしたり、チャットや動画メッセージ、資料の共有などによってオンデマンドでの交流を行うことができます。
参考記事：デジタルセールスルーム（DSR）とは？複雑化するBtoB営業プロセスに有効な情報共有の場
営業担当者の動きが全て可視化
営業資料を一元管理
DealPodsでは今までメールでバラバラでやりとりをしていた、資料・議事録・タスクなどを1ページにまとめて管理することができます。営業マネージャーはルーム内の議事録や提案資料を一元管理することができるので営業担当者の動きにあったアドバイスがしやすくなります。
DealPodsのコンテンツ管理機能では「あの資料はどこにあるっけ？」という状態をなくし、「ほしいコンテンツをすぐに見つけ、送れる」状態を作ることができます。これにより営業マネージャーは営業担当者が使う営業資料を一元的に閲覧することができるので、顧客にあった提案資料をレコメンド可能です。
商談テンプレートを一元管理
DealPodsの商談テンプレート機能では商談の進め方をテンプレートに登録し、営業プロセスを標準化することができます。新人営業にはまずテンプレートに沿った商談や営業活動の流れを定着させることができるようになります。
インテントデータ取得
顧客の「誰が・いつ・どこに・どれくらい」興味を持っているのか、ページのアクセス状況を解析することで確認ができます。「ご検討状況はいかがですか？」をなくすことができます。
参考記事：インテントセールスとは？仕組み・方法・おすすめツール紹介
SFA/CRM自動入力
顧客向け商談ページの中に記載された内容はSFA/CRMにワンクリックで転記をすることができます。面倒な社内報告を減らすことができます。
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