営業管理とは？営業で管理すべき6つのデータと管理方法・秘訣

経営者や営業マネージャーといった、営業を管理する立場の方であれば、少なくとも一度は「営業管理」という言葉を耳にしたことがあるかと思います。

「営業管理」という言葉を知っているにもかかわらず、何もしていないのであれば、営業管理の必要性がいまいち理解できていないのではないでしょうか？

そこで今回は、営業を管理することで得られる3つのメリット、注目すべきデータ、具体的な方法を詳しくご紹介していきます。

あなたは、売上目標と実績を比べて、「なんで達成できなかったのか？」と詰めたり、「次はがんばろう」と漠然と励ますだけになっていませんか？そのままでは目標達成は難しいですし、個人の成長にも繋がらず、組織として力を発揮することもできません。

こんな状況になってしまっていたら、非常にもったいないです。営業管理を取り入れて、個人と会社の成長を実現させましょう！

最近では「セールスイネーブルメント」の概念を取り入れ、営業管理をしている企業が増えてきています。
▶︎▶︎︎営業パーソンの成果を最大化する「セールスイネーブルメント」の実践手順とは？

営業管理とは？

営業管理では、営業プロセスごとの数値データを分析することで課題を発見し、改善していくことを目的としています。

ここで重要になるのが、どんなデータを使うか取捨選択をすることです。

営業活動に関するデータをすべて分析するのは現実的に難しいですし、見るべきデータが間違っていれば、成果に結びつきません。

というわけで、まずは管理すべき項目ごとに、管理する目的と必要なデータをしっかりと押さえておきましょう。

尚、営業管理と類似する「販売管理」について、こちらの記事内で詳しく解説しています。
関連記事：販売管理とは？基本や目的・販売管理システム7選

営業管理をするメリットとは？

ここからは、営業管理をする3つのメリットを説明します。

1. 案件情報を見える化できる

「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」を全員で共有することで、

• ボトルネックが発見できる
• 全員でアドバイスができる
• 更新されていない案件を発見し、失注を防ぐ

･･･といったことが可能になります。

「三人寄れば文殊の知恵」とはよく言ったもので、みんなで考えるよりも、ずっといいアイデアや改善策が出てくるはずです。

よくある話ですが、営業会議の際に案件の状況確認ばかり行っていて、「次にどんなアクションをすべきか」といった議論がされないケースがあります。

そういった企業は案件の見える化をすることで建設的な営業会議を行うことが可能になります。

【関連記事】：営業プロセスの見える化—その効果や営業力強化のポイントとは？

また、みんなの課題を考えることで、「考える機会」が増え、いつの間にか思考力や課題解決力が鍛えられるという、相乗効果もあります。

以下はクラウド営業支援ツールSenses（センシーズ）のファネル分析レポート（受注率分析）の画面イメージです。

ファネル分析レポートを用いることで営業プロセス内でのボトルネックを特定することができます。

【関連記事】情報資産とは？具体例や営業活動に役立てるためのポイント解説

2. 営業ナレッジを共有できる

優秀な営業パーソンは、豊富な知識や情報、ノウハウ、そして独自の営業スタイルを持っているものです。

これを、彼・彼女の中だけに留めておくのは、宝の持ち腐れ。

みんなに公開すれば、全員が勝ちパターンを共有でき、組織全体の営業スキルの底上げに繋がります。

特に、新人や経験の浅い人、売上に悩んでいる人にとっては、情報が貴重な“宝”となるはずです。

例えば、以下(クラウド営業支援ツールSenses)のような過去の営業活動がおすすめされれば新人営業も自ら学んで動くことができます。

3. 業務を効率化できる

たとえば、営業現場でこんなシーンはありませんか？

• 案件の進捗を確認するために担当者に話を聞こうとしたが、外出が多く、なかなか捕まらない
• 業績会議で使う資料を作成するのに、10以上ものExcelやパワポの資料を見る羽目になってしまった
• 前年との比較をするために、Excelで新しいシートや枠組み、計算式を作らなければならなかった

どれも、ものすごく時間や手間がかかる仕事ですが、これまでは「しょうがない」と思ってやっていたのではないでしょうか。

ですが案件管理をしていれば、常に情報が整理され、まとまっているため、探したり分析したりといった無駄を省くことができます。

業務効率化については、こちらの記事内で詳しく解説しています。
関連記事：業務効率化とは？手法4つと成功事例、おすすめツールを紹介

例えば以下のような売上のヨミ表をチーム全体で見れるような状態であれば様々な手間が省けますよね。

以下はクラウド営業支援ツールSensesの売上予測レポートの画面イメージです。

売上予測レポートを用いることで目標への達成率や目標との乖離をリアルタイムで共有できるようになります。

関連記事：【Senses活用事例】なぜSensesは営業現場で使いやすく運用コストまで削減できるのか？

営業管理で注目すべき6つのデータと管理の秘訣

営業管理で注目すべき6つのデータとその管理の秘訣について紹介していきます。

▶▶営業現場におけるデータの具体的な活用方法についてはこちらをチェック！

1. 目標管理

まず一つ目は、「目標管理」におけるデータ管理の秘訣をご紹介します。

目標管理とは

目標管理とは、目標の進捗や達成度合いを管理することです。現状とのギャップを埋めるという意味で別名「ギャップ管理」とも呼ばれます。

目標とは、決まった期間内に必ず達成しなければならない売上のことを指します。

目標管理では、目標の進捗や達成度合いを確認します。
しっかりと目標管理することで、営業メンバーのモチベーション維持や全体の売上向上につながります。

目標設定の秘訣

・納得感のある目標にする

目標を立てる上では、必ずその目標が納得感のあるものになっているかを確認する必要があります。

大半の目標は、営業メンバーの都合によってではなく、企業の経営計画から立てられたものであるため、各営業メンバーは自分の意見が反映されていない目標を追わなければなりません。

だからこそ、営業メンバーはその数値に納得感を求めてきます。
根拠と理由を合わせて伝えながら目標設定を行うことで、営業メンバーは納得感を得ることができ、モチベーション維持にもつながります。

・少し背伸びした目標にする

目標を立てる上では、少し背伸びをした目標を意識することが重要です。

多くの営業メンバーは、目標を設定した際その目標を達成するまでの努力しか行いません。つまり達成が容易な目標を用意しても、それを達成するまでの努力しかしない可能性があるのです。

これを防ぎパフォーマンスを上げるためには、少し背伸びした目標を意識することが重要です。ただしあまり高くなりすぎないよう、営業メンバーの納得感も意識して設定しましょう。

上記はクラウド営業支援ツールSensesの売上予測レポートです。

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2. 取引先・コンタクト・顧客管理

つづいて取引先やコンタクト、そして顧客の管理の方法について具体的に説明します。

取引先・コンタクト・顧客管理とは

この3つは同じ意味で使われることが多いですが、下記のように定義します。

• 取引先＝企業
• コンタクト＝取引先企業の担当者
• 顧客＝受注したお客さま

（取引先、コンタクトは受注していない段階を表しています）

それぞれの言葉の定義が重要なのではなく、企業と担当者、受注した企業を分けて管理することが重要です。

関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説

取引先・コンタクト・顧客管理の秘訣

それでは次に、取引先・コンタクト・顧客管理で見るべき指標をご紹介します。
まず、基本的な指標は以下になります。

• 取引先別の売上
• 従業員規模別の売上
• 受注率
• 業界別の売上・受注率
• エリア別の売上・受注率

またコンタクトに関しては、

・コンタクトの役職者別の売上・受注率

などに関しても確認しておくとよいでしょう。

上記はクラウド営業支援ツールSensesの取引先一覧の画面イメージです。

具体的な改善の方法

取引先・コンタクト・顧客管理を行ってできることの一つはターゲットの最適化です。

例えば取引先・コンタクト・顧客管理を行って、従業員規模別、業界別、エリア別の売上・受注率を確認できれば、どの属性のターゲットに注力して営業を行うべきかを確認することができます。

DM配信等のマーケティング施策も最適化することができるのです。

また、コンタクトに関しても役職者別の売上・受注率を管理することで、ホットリード基準の見直しなどを行うことができます。

関連記事：営業のデータ活用を推進する5ステップ

3. 案件管理

三つめは「案件管理」です。

案件管理とは

取引先との間で発生した商談のことを案件といい、受注に向けて進捗させるためのマネジメントを案件管理といいます。

案件管理をすることで商談の進捗の見える化につながり、営業メンバーや上司間でのコミュニケーションが活発になります。これによってクロージング精度の向上やアプローチ漏れの防止にもつながります。

案件管理の秘訣

案件管理では商談を受注に持っていくために見ておくべきポイントがあります。
以下を確認し、営業活動におけるボトルネックを排除していくことで、商談の精度を高めていきましょう。

・適切な受注確度となっているか

受注確度とはある営業パーソンが企業に営業活動をした場合に、自分のサービスや商品を購入してもらえるか否かの決定前の判断基準のことです。

この確度を決める基準が曖昧なままだと、商談の精度を高めることはできません。

受注確度の基準のつくり方についてはこの記事で解説していますので、確認してみましょう。
【関連記事】受注確度とは？確度管理のメリットとブレない基準のつくり方をご説明します。

・顧客のフォローが予定通りできているか

顧客のフォローは商談前だけでなく、商談後においても重要です。

商談後のフォローは顧客の状況を尋ねたり、足りなかった部分を補ったりするもので、これが受注率を向上させます。

こちらの記事では、フォローの重要性について解説していますので、ぜひ確認してみましょう。
【関連記事】営業におけるフォロー（後追い営業）の重要性とその効果

・案件が進捗しているか

案件管理では、案件が着実に進捗していることを確認するのも重要です。

個別の案件が予定通り動いているかを確認するのはもちろん、どのフェーズで案件が停滞したり止まりやすいのかを確認することで、ボトルネックとなる個所を把握できます。

なぜそのフェーズで止まりがちなのかを分析することで、改善策を考えて行きましょう。

クラウド営業支援ツールSensesのファネル分析レポート。「次フェーズ進捗率」を見ることで、各フェーズにおいてどれほどの案件が次のフェーズへ進んでいるのかがわかります。

上の図の場合は、クロージングから受注にかけて大きく落ち込んでいることがわかります。

クロージング商談の提案資料のサポートをすることや上司が同席してクロージングの商談にのぞむと良いでしょう。

営業からの案件報告フォーマット

営業からの案件報告においては通常以下の5W1Hに関する基本的な内容を確認していきます。

• 商談日
• 取引
• 営業担当者
• 商材
• 商談経緯
• 商談内容

加えて以下の内容も確認すると、より効果的でしょう。

• 案件の進捗
• 受注の確度（見込度）
• 受注予定日
• 売上予測額（見込額）
• 営業の行動履歴

これらをしっかりと確認することで漏れのない案件管理を行っていきましょう。

以下はクラウド営業支援ツールSensesの案件ボードです。案件ボードを用いることで案件の進捗を直感的に把握することができるようになります。

 

【関連記事】案件管理/進捗管理システム・アプリ10選｜おすすめツールを徹底比較！

4. 行動管理

4つめは「行動管理」です。

行動管理とは

テレアポ、商談、クロージングなど、営業が起こすアクション（＝行動）を、数値データに基いて管理します。

主に、アクションの内容、担当者、フェーズ、改善施策と実施結果といったデータを使用します。

行動管理をすることで、リアルタイムに近い形で日々の営業活動の共有が可能になります。上司からの適格なアドバイスにより、提案の質を高めることができたり、トップ営業の活動を可視化することができます。

株式会社マツリカの提供するSFA「Senses」のアクション分析レポート。各フェーズにおいてどのような行動をとったのかを可視化できます。

行動管理の秘訣

行動管理で見るべき指標の一例としては、以下が挙げられます。

• アプローチ数
• アポイントメント獲得数
• 商談数
• 受注数

これらの指標はあくまで一例であり、自社で必要な指標の追加や、基準を定めていくことが重要です。明確な基準の上で指標を確認することによって、営業の行動における課題が明確になります。

具体的な改善方法

行動管理を行ってできることの一つは、営業のアクションの効率化です。

今回は「アクション数が設定したKPIに達しておらずかつ、売上が少ない」という場合を想定してみましょう。

この時、一度のアクションにかかった時間の平均（総アクション時間/アクション数）を確認してみると、予想より時間のかかりすぎているアクションがあるかもしれません。

例えばこの時間のかかりすぎているアクションが、メール配信に関連するものだとすると、メール作成・配信が効率化できるツールを使えば改善につながるということがわかりますよね。

行動管理を行い、一つ一つのアクションを見直すことが営業の効率化に、ひいては売上の向上につながる可能性があるのです。

株式会社マツリカの提供するSFA「Senses」のアクション推移レポートの画面イメージ。アクション数や一度のアクションにかかった時間を確認できます。

以下は、先ほど紹介したクラウド営業支援ツールSensesのアクション（営業活動）の画面イメージです。どの案件で、いつ、どんなアクションをしたのかを時系列に残して確認することができます。

関連記事：営業の業績改善・業績向上とは？強い営業組織を作るための4つの条件と成功のポイント

5. モチベーション管理

5つ目は「モチベーション管理」です。

モチベーション管理とは

行動管理を行い、明らかにアプローチ数や成約率の低い営業担当者がいた場合は、モチベーションの調査も行う必要があります。

やる気のないままで勤務を続けてしまうと売上につながらないのはもちろん、顧客の目にも悪く映ってしまいます。

モチベーション管理を行うことで、社員の抱えている問題がわかり、働きやすい職場づくりやより優秀な人材の獲得に役立ちます。

【関連記事】モチベーション管理とは？仕事のモチベーションが下がる理由と維持する方法

モチベーション管理の秘訣

モチベーションが低下する原因にも様々なものがあります。

例えば、アプローチをかけた顧客が成約率が低いことが多く、結果が出ずにモチベーションが低下している場合は、「こういう条件の顧客に営業をかけたほうが良い」等のアドバイスをしてみましょう。

また、目標へのモチベーションが低下している場合は、目標が納得いくものになっているか、理想に寄りすぎていないか、といったことをもう一度検討する必要があります。

また、顧客へのアプローチ数が少ないためモチベーションが低下していると思ったら、日常の業務量が多すぎたせいだという可能性もあります。そのようなときは業務量を調整したり、情報の入力や管理を自動的に行えるSFAなどのツールを導入して効率化を図りましょう。

関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違い・基本機能から成功事例まで徹底解説

このように、モチベーション管理を行い、営業担当の行動や感情の原因を分析しながら営業チームの生産性向上を目指していきましょう。

6. 人材育成管理

最後に、「人材育成管理」について、具体的な管理の秘訣をご紹介していきます。

人材育成管理とは

営業活動に直接かかわっていなさそうで見落とされがちですが、人材育成管理も非常に重要な管理事項です。

目標管理などをしていれば、個々の営業担当者は独自の成長をしますが、属人的な体質の営業部になってしまうからです。

人材育成においても人や状況の管理を行い、うまくいかない場合は原因分析をして対策を練る必要があるのです。

人材育成管理の秘訣

人材育成において抱えがちな課題には以下のようなものがあります。

• 「現場は営業活動で忙しく、人材育成にあてる時間が少ない」
• 「目先の課題を優先するあまり、育成がなかなか進まない」
• 「上司や先輩の指導・育成の能力に問題がある」

このような課題に対して、業務効率化を図ったり、案件管理を通して物事の優先度を設定したり、育成のためのマニュアルを作成したり、というような対策を講じていくことができます。

基本的には、人材育成によってトップセールスのノウハウを積極的に新人や若手に伝えていくべきです。

SFA/CRMでトップセールスの営業プロセスを分析し、タイミングやターゲットごとのアプローチ方法を最適化できると理想的でしょう。

営業の人材育成術については以下の記事をご参考ください。

【関連記事】新人営業を即戦力にするための育成方法5つ｜身につけさせるべきスキルとSFAを活用した教育術を紹介

エクセル・SFA（営業支援ツール）を使った営業管理の具体的な方法

営業管理をするにはエクセルまたはSFA（営業支援ツール）の、2つの方法があります。

ここでは具体的な管理の方法と、それぞれの違いを見ていきましょう。

※どちらの場合も「営業で管理すべきデータとは？」で挙げた4つの項目を管理します。

1.  エクセルで営業管理をする方法

まずは、関係者全員が見れる・編集できるシート（Excelで共有設定をするか、クラウド上のスプレッドシート）を用意します。

あとは、4つの項目ごとにシートをつくり、記入する項目や枠組み、計算式などを入れていけば完成です。

誰もが無料で使えるツールなので、思い立ったその日に始められます。

また、どのデータを使うかなど、すべてを自分のやりやすいスタイルにカスタマイズして作ることができます。

関連記事：エクセル案件管理・進捗管理のポイント｜営業管理のトレンドとは

簡単に始めることができるものの、案件管理や行動管理には、毎日のように入力する項目があるため、更新が面倒になって後回しにしがちなのがネックとなります。

入力漏れを防ぐには、帰社したらすぐに入力する、毎週金曜日に入力漏れがないか確認するなどのルールを設けることが必要です。

他にもExcel管理には様々な制約があります。

関連記事：Excel（エクセル）では限界！営業管理をもっと上手くやる4つの方法

2. SFA（営業支援ツール）で営業管理をする方法

営業支援ツール（SFA）は、営業活動における情報を一元的に管理できるツールで、取引先、目標、案件、行動の管理に関するデータを蓄積・分析することができます。

SFAを提供しているベンダーと契約すれば導入でき、自分でテンプレートを作成したり、データを集計する必要がありません。

また、データはすべて自動で入力されるため、Excelと比べると入力項目が少ないのが特徴です。

▶︎▶︎SFA具体的な活用シーンは14シーン挙げられます。詳しく知りたい方はこちらをご参考ください。

ただしツールの導入後、データを蓄積するのに10日以上の日数がかかることが多いので、導入のタイミングには注意が必要です。（データが蓄積されるまでは分析やレポートなど一部の機能が使用できません。）

なお、初期の段階で使い方を覚えられないと、いかに入力項目が少なく、簡単に入力ができたとしても、入力作業自体が億劫になってしまいます。

そのため、導入してしばらくの間はマネージャーがフォローをする、ベンダーによる研修やサポートを受ける、といった対策をすることが有効です。

入力が継続できなければツールの効果を発揮することはできませんので、最初は少し大変でも、しっかりフォローをしておきましょう。

先述したクラウド営業支援ツールSensesは直感的に操作可能なUI/UX、外部ツール連携による入力負荷の軽減、カスタマイズの容易さが特徴です。

▶Senses（センシーズ）ってどんなSFA？サービス紹介資料とデモ動画が無料でダウンロードできます

3.DSR（デジタルセールスルーム）で営業管理をする方法

デジタルセールスルーム（DSR）とは、BtoB企業が見込み顧客と情報や営業コンテンツを共同し、効率的な営業活動を行うことを目的としたオンラインスペースのことです。

デジタルセールスルームでは、売り手と買い手がリアルタイムでチャットのやり取りをしたり、チャットや動画メッセージ、資料の共有などによってオンデマンドでの交流を行うことができます。

DealPods（ディールポッズ）は営業と顧客においてやり取りされる、

• 製品紹介や提案書などの資料
• 参考Webページやデモンストレーション動画などのURL
• 議事録や案件サマリーなどのテキストメモ
• 約束や宿題、確認事項など双方のタスク管理
• 連絡や質問などのチャットコミュニケーション

これらの情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。

営業は、マイクロサイト内での買い手の行動情報を取得し顧客分析を可能にすることで、求められている情報を求められているタイミングで提供できるようになります。

これにより買い手は、より早く、楽に、知りたい情報を取得でき購買体験が向上します。
営業は、より早く、確実にお客様と信頼関係を築きながら案件を受注できます。

営業も顧客も、互いに協力し合い案件やプロジェクトを前に進められるようになるのです。

▶︎▶︎DealPodsの紹介資料はこちら

まとめ

営業のプロセスを把握・管理することのメリットは、ご理解いただけたでしょうか。

上述した3つのメリット―「案件情報の見える化」「営業ナレッジの共有」「業務の効率化」―が実現すると、何がいいのか悪いのかわからないという状態から脱し、改善すべきポイントがわかるようになってきます。

たとえば、

• 受注の数が少ないのであれば、訪問数が足りないという仮説を立てて、とにかく訪問数を増やす
• クロージング数が少ないのであれば、デモを行う際のプレゼンの質を高めるなど、早めに対策を実行することができる

･･･といったように、営業のアクションに対してすぐ打ち手を実行することができるようになります。

この記事を読んで、「うちでも営業管理をしてみようかな･･･」と思っていただけたら、次はぜひ、ExcelでやるのかSFAを導入するのか考えてみてはいかがでしょうか？

その際は、ExcelとSFAの違いを分かりやすく説明しているSFAとExcelのメリット・デメリットとは？営業プロセスを見える化する２つの営業管理方法も合わせてご覧いください。